文秘与办公自动化教案(全部)Word文档下载推荐.doc
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被动性。
E.有的学者认为秘书工作具有“六性”的特点：
从属性、服务性、综合性、规范性、事务性、被动性
上述见解，仁者见仁，智者见智，互有交叉，提法不一。
但经过近20年的实践检验，其基本精神至今仍是正确的。
1-1-2近年来学术界对秘书工作性质的看法——可归纳为“七性”
一是工作位置的政治性（公务秘书工作的政治性更加明显）;
二是工作地位的从属性（与生俱来不可改变）;
三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）;
四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）;
五是工作效果的潜隐性;
六是工作方式的被动性;
七是工作范围的赋予性。
傅西璐先生关于秘书本质特性的观点：
“综合辅助性”。
一是贴近领导核心，辅助领导工作；
二是不在领导职位，参谋领导之政；
三是没有领导权力，隐含领导权力；
四是贯彻领导意图，反映群众利益。
二、秘书工作的原则
所谓秘书工作的原则,是指我们从事秘书工作时必须遵循的基本准则。
国家对此并无特别规定，学术界也较少讨论此问题。
但是在实际工作中，只有明确并遵循这些原则，才能正确完成任务，提高效率，少走弯路，并且有助于秘书工作机构的建设和秘书人员的成长。
秘书工作三原则：
实事求是的原则；
同领导保持一致的原则；
追求工作效率的原则。
2-2-1实事求是的原则
注意三条：
调查研究要唯实（调查研究是秘书的基本功。
无论发挥参谋助手作用还是进行事务性工作，都离不开调查研究）；
信息工作要求实（切忌报喜不报忧）；
秘书写作要真实（切忌夸张渲染）。
2-2-2同领导保持一致的原则
这是一切公私秘书部门始终不变的基本原则。
对全国党政机关秘书部门的三条要求：
A.坚持党的基本理论和基本路线，为党的中心服务；
B.坚持民主集中制这一根本组织制度和组织原则；
C.坚持全心全意为人民服务的根本宗旨,坚持走群众路线。
同领导保持一致又是对秘书工作的职业性要求。
（注意防止进入一些误区）
2-2-3追求效率的原则
A.秘书工作的效率，是领导工作效率的重要组成部分。
（或曰“对领导工作效率有着直接和重要的影响”）
B.效率问题涉及多方面因素，有多种表现形式。
从根本上说，秘书工作部门实行规范化、制度化、科学化管理是提高效率的制度保证；
秘书人员素质的提高，是提高效率的人的因素的根本保证。
C.效率原则的具体要求，就是办事要快，主动、及时、迅速、准确，力求提前准备、超前服务。
为此：
a.应悉心体察领导意图,同步协调、主动配合，避免被动、拖沓和无准备劳动；
b.应从思想上树立主动和超前服务的观念，对于份内工作，不可待领导布置而动、待领导催促而办、待领导追询而反馈。
【课后思考题】
1、近年来学术界如何看待秘书工作性质？
2、秘书工作要遵循哪些原则？
第二章秘书工作方法
[教学目的]通过学习，使学生从理论和实践的结合上掌握秘书工作的基本方法。
[教学重点]秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性；
秘书应了解和学习的领导方法；
秘书主要专项业务工作方法。
[授课时数]4
[案例1]王副秘书长妙语消除“火药味”
上个世纪90年代初冬季的一天，乌鲁木齐市市长在一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。
在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。
去下一个点时，由于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走了10公里。
王副秘书长不动声色地招呼停车，并主动向市长报告：
顺路请市长看看这片戈壁草场，大得很呢！
市长看后挺高兴。
随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。
他机智地避免了市长发一场大脾气。
[讨论]事后，有人私下议论，说王副秘书长这样做是在欺骗领导。
您的看法呢？
[案例2]市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的?
以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。
后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；
二是有的领导随意改动统计数据引起反感；
三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。
于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。
很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。
一、秘书工作方法与管理实践
1-1-1秘书工作方法与组织管理
管理组织体系示意图：
领导层
（管理
决策层）
秘书
（管理决策的
辅助层次）
执
行
层
行为科学：
科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果。
秘书工作方法“三必须”：
必须与组织管理运行机制相适应；
与领导方法相契合；
与秘书职能相匹配。
秘书工作方法必须与组织“四要素”有机融合——
组织目标
组织规范
组织需要
组织管理方法
指明方向
提供依据
方法基础
秘书适用
秘书
1-1-2秘书工作方法与领导工作
秘书工作直接为领导工作服务；
秘书工作与领导工作的需要紧密联系。
总体要求当好近身综合辅助和服务的参谋助手。
具体要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及“三办”,为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务。
秘书工作适应领导工作“五法”——
之一：
“铺垫法”。
突出一个“前”字（领导决策前；
领导开会前；
领导出差前；
领导批阅文件前——属领导开展工作的前期工作）。
“四必须”（A,把握领导工作目标；
B,明确领导工作进程；
C,明确领导工作将要采取的方法措施；
D,加强与领导的沟通）
方法：
以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。
之二:
“拓展法”，即拓展延伸
属后续性工作。
领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；
决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；
领导召开会议后文件归档、落实催办；
领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果
为此，把握3条：
领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；
领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；
工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。
拓展
与延伸
铺垫
以保证取得领导工作的预
期（最佳）效果为目标
严格按要
求办事
使工作落到实处
并取得预期效果
注重整体连续性、
承继性和适变、应变
之三:
“代劳法”
1,本来属于领导应亲自办理的公（事）务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。
如代表领导出面协调；
办理公务；
主持会议；
接待客人；
回复函电等。
2，要注意5点：
A.遵从领导意图,防止“帮倒忙”；
B.遵从授权范围,切忌越权行事;
C.善于扮演“双重角色”，忠实当好领导代表；
D.加强双向交流,与工作对象协作配合;
E.维护整体功利,不宣传自己的辛劳。
[归纳1]秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。
[归纳2]秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。
之四、伴随活动法以实现公务活动的目的为出发点和归宿；
按进度周密安排；
提供便利；
步调协调；
拾遗补缺；
随时应变。
以此来保证领导工作有序、高效进行。
之五：
主辅配合法
前述“四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。
它们常常是相互联系、相互渗透的。
要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。
只有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达到主辅配合一体化的境界。
1-1-3秘书工作方法与社会实践
A.在实践中形成，受实践检验。
我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；
有的至今尚有参考价值（如保密制度与办法）；
有的则失去了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式等）。
学习和借鉴外国秘书工作方法中适合我国实际的成分。
B.在运用中学习，在学习中探索。
学习的目的全在于运用。
学习秘书工作方法的过程，应是一个理论联系实际的实践探索过程。
C．现代管理科学、信息技术特别是信息网络技术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大的冲击与影响。
社会的发展需要，呼唤着秘书工作方法的创新和发展。
这并非对传统方法的全盘否定，而是合理继承基础上的创新和发展。
创新的目的在于提高工作效率和优化工作效果。
我们的选择——认真学习和掌握符合客观需要和规律的有效的秘书工作方法；
同时。
结合现代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作做得更好。
二、秘书应了解的领导方法
1、秘书与基本领导方法
采用马克思主义基本领导方法，做到两个结合：
领导与群众相结合，一般与个别相结合。
力求做到求真务实、开拓进取、深入群众、注重信息、维护领导团结
2、秘书与行政方法
运用行政方法中：
精心参与、协助领导、维护国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令
3、秘书与法律方法
运用法律方法中：
坚持依法治国方略，严格、准确、公平、公正，及时提供法律服务
4、秘书与经济方法
运用经济方法中：
通晓经济管理、掌握经济信息、促进经济发展、遵守财经法纪
5、秘书调查研究方法
运用调研方法中：
注重调研程序、遵循三条原则、多种方法形式、提高自身素质
三、秘书专项业务工作方法
3-3-1可分两大类方法：
A.参谋提醒、综合协调、督促检查、信息沟通；
B.办事、办文、办会。
3-3-2秘书专项业务工作方法细分（6类）：
A.秘书协调方法（又可再细分为秘书协调工作八法）；
B.秘书督促检查方法；
C.秘书信息沟通方法；
D.秘书公文撰拟方法；
E.秘书工作进程调度方法；
F.秘书工作时间调度方法。
[课后思考题]
1、秘书工作方法与领导工作有何关系？
2、秘书使用基本领导方法应把握哪些要点？
第三章秘书素质
[教学目的]通过本讲教学,使学生深刻了解对秘书思想政治、道德品质、知识、技能水平等方面的要求，以利学生对照、学习、锻炼，提高自身综合素质，以适应工作实践和处世待人的需要。
[教学重点]对秘书的政治思想、道德（含职业道德）、知识、技能方面的主要要求。
素质——人内在的物质要素和精神要素的总和。
秘书综合素质的高低。
决定着其思想、道德、才能及其发挥的水平。
秘书素质的三大组
成部分
“德”——即政治素质和道德品质（含职业道德）
“才“——即知识与技能水平
经验（不作研究）
一、秘书的思想政治素质——秘书素质之核心
内涵：
政治方向、政治立场、政治纪律、政治鉴别力、政治敏锐性。
1-1-1秘书思想政治素质的内容
A.远大的人生理想：
在为国效力中实现自己的人生价值!
B.坚定的党性原则：
“人民的利益高于一切！
”
坚决维护民族团结和祖国统一，旗帜鲜明地反对“三股势力”。
C.较高的政策水平
D.较强的法治观念
E.高度的工作责任感：
永远以国家利益和所从事的事业为重！
1-1-2提高思想政治素质的途径
加强理论学习——正确的世界观和方法论
加强政治学习——路线、方针、政策
自觉增强法治观念和组织纪律观念——遵纪守法
努力学习文化科学知识
1-1-3秘书的观念问题
观念——看法、思想，即思维活动的结果。
现在也常被称为“理念”。
社会的变革与发展向秘书提出了更新观念、调整视角的要求：
A.服务观念；
B.创新观念（突破旧的传统意识，在工作中正确地进行变通和独创）；
C.价值观念（充分认识并且努力体现自己的劳动是有效的和创造性的）；
D.参谋观念；
E.信息观念；
F.系统观念（系统分析统筹兼顾）；
G.效能观念（快节奏高效率工作）；
H.保密观念。
1-1-4秘书的作风修养
A.实事求是的作风；
B.主动负责的作风；
C.艰苦奋斗的作风；
D.联系群众的作风；
E.雷厉风行的作风；
F.严细谨慎的作风。
二、秘书的职业道德修养
从秘书队伍中的败类——李真腐败案所引发的反思与教训讲起。
2－2－2职业道德修养几“法”
A.注重学习，树立正确的世界观、人生观、价值观；
B.“三慎”：
慎独、慎初、慎交友；
C.“吾日三省吾身”，防微杜渐，持之以恒；
D.虚心听取批评意见，自觉接受各方监督。
三、秘书的知识与能力
秘书的知识结构;
秘书的知识与能力结构;
秘书的基本技能;
秘书的特殊素质。
秘书的知识与能力——一个复杂的、立体的问题（公务秘书与非公务秘书的差异；
不同行业、层次、工种的差异；
秘书环境与个人情况的差异）。
3-3-1秘书的知识结构
A.秘书知识结构的指导思想
——关于“秘书应当是通才”（知识应当广博；
但非什么都学、都知、都精）
通才型知识结构特点
a.专与博的兼容性（知识体系呈”T”字型展开）;
b.广泛的适应性;
c.强健的再生性
——秘书为领导工作与秘书工作服务，必须掌握两大方面知识（为本行业；
为本行业领导人）
——秘书知识与主客观环境相适应（客观环境；
主观努力）
B.秘书知识结构构建三原则——目标原则、整体原则、动态原则。
C．秘书知识结构主要内容——基础层次、中间层次、最高层次。
基础层次：
社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科。
这一层次的核心部分——马克思主义理论（三大组成部分；
最重要的是马克思主义哲学。
解决世界观、人生观、方法论即正确的立场、观点、方法问题）；
社会学（以科学方法研究社会生活规律。
突出研究视点的综合性和整体性）；
语言逻辑学（基础工具性学科。
提高思维技巧和语言文字〈包括外语〉的运用技能。
围绕核心学科，基础层次向两翼展开外围和边缘部分：
社会科学一翼——经济学、法律学、文学、历史等（以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景）；
自然科学一翼——数学、物理学、化学、生物等学科的常识。
中间层次即专业基础层次：
由若干与秘书业务有密切关系的学科组成。
这一层次的核心部分——领导科学（一门研究现代领导活动规律和方法的新兴交叉学科）；
管理学（专门研究管理过程及管理手段）。
围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分——A.秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、组织行为学、心理学、决策科学等；
B.若干新兴学科如系统论、信息论、控制论、运筹学等
最高层次即专业知识层次：
秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用。
这一层次的核心——两部分（秘书学、秘书所在部门的专业知识）。
围绕这一核心展开的外围和边缘部分——秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、协调学、会议组织学、公文写作学、后勤学、办公自动化原理。
（具体深入，更具操作性）。
3-3-2秘书的智力与能力结构（智力与能力既有联系又有区别）
智力——人们赖以吸取外界知识的能力
能力——即通常所说人的“才能”、“本领”等
A.秘书的智力结构良好的智力是从事秘书工作的基本条件。
秘书的智力主要包括5个方面：
a.观察力——凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户。
秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，耳听六路、眼观八方。
提高观察力的措施：
①培养观察兴趣，形成观察习惯；
②多方接触，开阔视野；
③态度客观，操作细密。
b.注意力——集中专向于某一客观事物的心理活动。
它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证。
注意稳定：
专心致志、绝无旁骛；
注意分配：
头绪繁多、必须兼顾；
注意转移：
紧随领导、适时调整
提高的措施：
①加强工作责任感；
②增强自控能力。
c.记忆力——保持识记和个人经验再现的心理过程。
是智力活动的“储存器”。
秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料。
秘书工作的特殊性要求秘书:
注意记忆的敏捷性（“快”）和正确性（“准”）。
加强的技巧：
增强信心，稳定情绪；
活跃思维，勤于用脑；
及时、反复，发挥联想；
借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。
d.思维力——对客观事物间接和概括的反映能力。
它是智力活动的核心。
思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上。
广度——思考幅度大，思维面开阔，见微知著，洞察背景，范围不狭窄，思路有层次。
深度——思考程度深刻，从现象看本质，追寻来龙去脉，探索内在规律。
有效提高思维力的四条途径：
积极参加社会实践，不断丰富感性知识；
着力加强思维训练，掌握各种思维方法；
提倡独立思考，力求多谋善断；
学习掌握思维科学知识，保持发散式思维与收敛式思维之间的必要“张力”。
E.想象力——人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。
它是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。
秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。
想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。
要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。
B.秘书的能力结构
“能力”就是我们平常所讲的“才能”、“本领”。
对于秘书的能力要求是：
“一专多能、全面发展”。
最重要的是4种能力：
语言文字应用能力、协调能力、管理能力、信息处理能力。
a.语言文字应用能力包括阅读能力（要求“精心研读、迅速理解、准确捕捉、筛选信息”）、倾听能力（要求“认真倾听、准确理解、善于归纳、甘于沉默”）、说话能力（要求“准确、简练、明晰、得体”）、写作能力（要求“准确无误、文思敏捷、出手成章、形成风格”）。
b.协调能力是指秘书在领导意图的指导下，在秘书部门的职责范围内，积极主动地沟通信息，调节关系，协同步调，促进和谐运行，提高工作效率。
为了提高协调能力，秘书一要勤奋学习（熟悉政策、法律、原则、规则，掌握协调依据），二要胸怀大局（通盘考虑，统筹各方，处理关系），三要目光敏锐（洞察矛盾焦点，把握协调关键），四要讲求协调艺术，会做思想工作，实现协调目标）。
c.管理能力集中体现在辅助决策、组织实施以及管理日常具体事务等3方面。
这要求秘书十分注重自己知识面的拓展和综合能力的提高，坚持长久、日积月累，培养很强的管理能力。
d.处理信息能力，指的是在信息收集、加工、传递、使用、反馈、贮存等各个环节中熟练的技能技巧和高强的操作能力。
这要求秘书敏于感受信息，勤于收集信息，精于鉴别和加工信息，善于运用信息。
3-3-3秘书的基本技能
秘书技能，指秘书人员从事秘书工作时需要掌握的技术本领亦即动手能力。
关于秘书技能标准：
原国家劳动部制定的初级和中、高级秘书技能标准；
日本国对秘书技能的审定、要求标准；
我国民间企业对秘书技能的需求特点与要求。
A．当前和今后一个时期内现代化初、中级秘书人员需着重掌握的三种技能——电脑应用、“双语言”、速记与快读。
B．其他业务技能：
公共关系能力；
业务信件程式；
邮政手段使用；
电信手段使用；
一般性会计业务办理技能；
出差出国事务；
涉外业务；
内外礼仪事项；
其他必备技能如摄影摄像、汽车驾驶、文娱欣赏等。
C.高级秘书的特殊技能——
a.发挥智谋助手作用方面：
才思敏捷，快速成文；
鉴别力强，信息准确；
模拟风格，参谋代劳；
坚定灵活，谏诤建言。
b.发挥事务助手作用方面：
准确判断，挡驾得体；
无私奉献，拒腐维廉；
适度揽过，维护领导。
c.数学应用与网络技术
1、如何进行秘书职业道德修养？
2、秘书应具备哪些基本技能？
第四章文字工作
[教学目的]通过本讲的教学，使学生掌握有关文字记录、文稿撰拟、审稿等方面的知识特别是基本技能，以利今后从事秘书工作时重点做好文字工作。
[教学重点]秘书文字工作的含义、内容和要求；
文字记录、文稿撰拟、文稿审核的规范和方法。
重要性：
文字工作是“三办”的基础和工具；
是秘书实务最重要的内容之一,又是秘书机构和秘书人员在自己职业舞台上表演的“重头戏”。
因此，是各类秘书必须具备的“看家本领”。
从某种意义上讲，秘书就是文字工作者。
从您当秘书的那天起，就与文字工作结下了“不解之缘”，就得每天苦练文字功底。
[第一练习]公文起草（模拟）
假设您是人文学院秘书。
经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织师生游览本市市容及部分旅游景点。
共安排3天，每批1天。
看南山公园、滨海路、开发区。
租车费由学院负担；
门票、午饭师生自理，争取免公园门票；
安全由学院负责。
毛院长布置秘书起草学院给鲁大的公文，请求批准此事，并由鲁大出具公函，以便学院向开发区及市园林局联系免门票等事宜。
这是一份仅数百字的公文稿。
请同学们构思后，讨论此文的文种和结构。
文种：
报告？
请示报告？
请示？
结构：
1，理由及依据；
2，具体打算；
3，请求事项——A.请求批准;
B.请求以鲁大名义出具联系函;
C.请求鲁大一位或数位领导参加以示关怀和支持。
鲁东大学文学院文件
鲁
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