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Excel学习攻略
Excel2000工作薄安全攻略
当你打开一个Excel2000文档时，你想过没有，你的工作薄安全吗？
也许，你的工作薄被他人打开窥探过，甚而至于被非法修改了！
难道你不想给自己的工作薄加把锁吗？
所幸的是，Excel2000提供了多种方式对用户如何查看或改变工作簿和工作表中的数据进行限定并提供了以下安全保护功能以保护你的工作薄的安全。
一、对单元格进行保护
单元格是构成Excel2000电子表格的最最基本的元素，对单元格的保护就是对Excel2000工作表的保护。
我们可以锁定单元格，当有人企图修改时，Excel2000即会发出警告。
步骤如下：
1、选定需要锁定的单元格或其集合。
2、点击鼠标右键，并从其弹出的快捷菜单中选择"设置单元格格式"菜单项。
3、从弹出的"单元格格式"中选择"保护"标签卡，并将"锁定"的复选框选上。
从"工具"菜单中选择"保护"命令，再选"保护工作表"，设置好保护密码后，"锁定"功能即生效。
（具体操作步骤可参考下一项"设置单张工作表的访问权限"）
注：
只有在保护工作表的情况下，锁定的单元格才会生效，否则形同虚设。
二、设置单张工作表的访问权限
通过设置工作表的访问权限，对查看或编辑工作表进行限制，并且通过这种限制，可以非常有效地防止他人非法更改工作表中的内容、查看到隐藏的数据、改变图形对象或更改保存的方案。
具体操作如下：
1.打开一个欲要实施保护的Excel2000工作表。
2.执行"工具"菜单中的"保护"命令，然后在其子菜单中选择"保护工作表"命令，弹出"保护工作表"对话框。
3.选中"内容"复选框，可以防止改变工作表的单元格中的内容及图表项，防止他人查看隐藏数据；选中"对象"复选框，可以防止修改工作表或图表中的图形对象，添加或编辑批注；选中"方案"复选框，可以防止改变工作表中的方案以及查看隐藏的方案。
若要防止他人取消工作表保护，则键入密码，再单击"确定"按钮，然后在"确认密码"对话框中再次键入同一密码。
小心保管并记好你的密码，否则将会无法访问工作表中被保护的数据。
三、设置整个工作簿的访问权限
通过对整个工作薄的改动进行限制，可以防止他人添加或删除工作薄中的工作表或者查看其中的隐藏工作表，还可以防止他人改变工作薄窗口的大小和位置。
1、执行"工具"菜单的"保护"命令，从其子菜单中选择"保护工作薄"命令，弹出"保护工作薄"对话框。
2、选中"结构"复选框，可以禁止工作薄中的工作表的移动、删除、取消隐藏或重新命名等操作，而且不能插入新的工作表；如果要在每次打开工作薄时保持窗口的固定大小和位置，则选中"窗口"复选框。
最后键入保护密码，按下"确定"按钮，然后在"确认密码"对话框中再次键入以便系统确认密码。
四、设置共享工作簿的权限
对工作薄进行共享设置后，可以由网络上的多位用户访问和修改。
若想为工作簿指定一个密码来保护共享，或保护其他工作表或工作簿特性，则可以作如下操作：
1.单击"工具"菜单的"保护"命令，从其子菜单中选择"保护并共享工作薄"命令，弹出"保护共享工作薄"对话框。
2.选中"以追踪修订方式共享"复选框，用这种方式可以共享工作薄且避免丢失修订记录，如果希望其他用户在关闭冲突日志或撤消工作簿共享状态时输入密码，请在"密码"框中键入密码，然后在出现提示时再次输入以便确认。
为工作簿提供共享保护以后，其他用户就不能撤消工作簿共享状态或者关闭冲突日志，除非知晓正确的密码。
五、在打开或保存工作簿时提供权限保护
在打开或保存工作薄时设置密码，可以对打开和使用工作薄数据的人员进行限制，防止非法修改数据。
还可以建议他人以只读方式打开工作薄。
操作如下：
1、打开一个欲实施密码保护的Excel2000文档。
2、单击"文件"菜单中的"另存为"命令，随后出现"另存为"对话框。
单击其中的"选项"按钮，出现"保存选项"对话框。
3、在"打开权限密码"编辑框中，键入密码，然后单击"确定"按钮。
若要限制他人修改数据，同理，也需在"修改权限密码"编辑框中键入密码。
4、在"重新输入密码"编辑框中重新键入密码，然后单击"确定"按钮。
5、单击"保存"按钮。
若有回应提示，单击"是"按钮，以打开的工作簿替换现有工作簿。
补充说明：
若想以只读方式打开工作薄，在第3步操作时只需将"建议只读"复选框选上。
如果按照只读方式打开设有密码保护的工作簿，在打开和编辑该工作簿时并不需要输入密码。
要保存修改的话必须将工作表另存，这丝毫不会影响到原工作薄的数据安全。
六、设置宏病毒防护功能
假如你从不可靠的网络或Internet节点上下载数据，这时你要注意病毒问题。
设置此项功能，可以Excel2000在试图打开包含宏的工作簿时显示警告信息，做到"防患于未然"。
但此项功能并不能真正判断出是否有宏病毒存在，所以在继续操作之前需要自行确定工作簿肯定没有病毒。
1、单击"工具"菜单中的"宏"命令，选择"安全性"子命令。
2、点击“安全级”标签项，选中"高"复选框即可。
当然，为安全起见，以上几种方法可以综合运用，使你的数据更加安全。
向Excel中快速输入相同文本
在向Excel中输入数据时，经常要向不同的单元格中输入相同的文本数据，即使使用“Ctrl+C”、“Ctrl+V”来完成输入也很麻烦。
其实，在Excel中有很多快捷方法可以实现文本的重复输入。
1．利用“填充柄”
如果要输入相同文本的单元格是连续的，可先向第一个单元格中输入该文本，然后用鼠标向右或向下拖动“填充柄”，该文本将被复制到其他连续单元格中。
2．利用快捷键
如果不连续的多个单元格需要输入相同文本，可在按住Ctrl键的同时，用鼠标单击相应的单元格，以选中那些需要输入相同文本的所有单元格，然后输入文本内容，再按下“Ctrl+Enter”，所有选中的单元格中都会自动输入相同的文本。
如果要输入的文本和前面的单元格相同，可按下“Ctrl+D”或“Ctrl+R”。
其中，“Ctrl+D”是向下面的单元格中输入相同文本，“Ctrl+R”是向右侧输入。
3．利用系统提示
如果需要输入的文本在同一列的前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会出现提示，这时只需直接按下Enter键就可以把后续文本输入。
Excel中自动填充计算表格项
利用Excel制作电子表格时，有时需要用到计算填充功能，F列每种元件的价格合计，就是由E列元件单价乘以D列元件数量得来的。
通过分析，发现利用Excel97提供的VBA（VisualBasicforApplication）功能，写几行Basic代码即可方便地达到自动填充F列数据的目的，且计算结果为纯数据值，可以自由进行处理。
具体实现步骤如下：
1.建立Excel工作表，分别填入其它相应的数据，包括E列元件的单价和D列元件数量。
2.点击“视图”→“工具栏”→“VisualBasic”→VB控件工具箱。
3.在整个工作表的底部或适当的位置放置控制按钮“CommandButton1”。
4.双击控制按钮，加入语句：
PrivateSubCommandButton1_Click（）
DimiAsInteger’自动填充的行号
DimrandAsString’工作表D列的范围参数
DimraneAsString’工作表E列的范围参数
DimranfAsString’工作表F列的范围参数
Fori=2To12’12为本例中给出的填充结果行号，可由使用者自己设定’该循环主要完成工作表F列计算表格的自动填充
rand=″D″＋CStr（i）
rane=″E″＋CStr（i）
ranf=″F″＋CStr（i）
Worksheets（″Sheet1″）.Range（ranf）=Worksheets（″Sheet1″）.Range（rand）＊Worksheets（″Sheet1″）.Range（rane）NextiEndSub
5.按执行键，就可达到设计要求的计算表格项的自动填充，且填充结果为纯数据。
Excel97提供了VBA功能，使我们可以根据需要对其进行适当的二次开发，仔细研究其用法，会使制作电子表格的工作更加轻松。
Excel中单列表格的打印方法
用Excel的文件另存与Word的查找替换与排版实现Excel中的单列表格的打印方法。
其实利用Excel自身的公式操作，也可轻松实现单列表格文本的合成打印。
以横向排列，逐行显示的“学生姓名”列为例，具体操作方法如下：
1.先在当前表sheet1的适当位置选择一列作为数据合成列，如F列，并在其下第2个单元格F2中输入公式“=F1&&""&&B2”，（公式表示在二个姓名之间空2格）则F2中产生第一个姓名，选择F2，利用向下拖动填充句柄的方法将F2中公式复制到以下单元格中，直到最后一行，则以下单元格的内容将会是当前行以前的所有行中的姓名合成。
2.选择sheet2表，在A1单元格中输入公式“=TRIM（Sheet1!
F49）”，F49为sheet1表中最后一人的姓名合成值，即将所有姓名组合复制到A1单元格中，然后将A1单元格的对齐格式设置为自动换行，水平方向左对齐，垂直方向上对齐，并适当调整A列的宽度。
3.将A1单元格设置为打印区域，通过打印预览与打印可实现单列文本打印效果的观察与输出。
利用这种方法操作的优点是两个单元格的内容间隔可根据需要任意设置。
同时，通过操作Excel打印预览中的页边距线，可迅速任意调整页面上下左右边距，达到合理排版的功能，另外，对A1单元格的内容通过选择性粘贴的复制，也可将合成后的具体内容在Word中加以排版输出。
大家不妨试一试。
在Excel中轻松查看数据记录
不知道大家有没有这样的感觉，当你查看Excel数据表中某行记录时，由于数据表中的字段较多，需要拖动水平滚动条才能将整个表格的内容看完，这样很容易“看走眼”，不小心就会将上面一行或下面一行的内容错看成当前记录的数据。
这样的数据交给领导，可是要挨批噢，其实通过下面的几行VBA代码，你就可以轻轻松松地查看记录了，操作步骤如下：
打开某工作表（假设为“Sheet1”），单击“工具”菜单中的“宏”，选择“VisualBasic编辑器”命令，双击左侧窗口中对应的工作表标签名称，在弹出的代码窗口中输入如下VBA代码：
PrivateSubWorksheetSelectionChange（ByValTargetAsRange）
IfTarget.EntireRow.Interior.ColorIndex10Then
Target.EntireRow.Interior.ColorIndex=10Else
Target.EntireRow.Interior.ColorIndex=0EndIfEndSub
关闭代码窗口回到Excel工作表中，若需要查看某行记录，只需单击该行中的任一单元格，此时该行将会自动填充绿色并高亮显示（若需改为其它颜色只需改变代码中相应的数值即可），再次单击该行中任一单元格将取消背景色的填充。
另外可同时使多行记录填充背景，以方便查看或对比表格中的数据。
编辑提示：
虽然单击记录前的行号可选定整行记录，相对之下，本文提供的方法在日常办公中更为方便和快捷。
excel快速录入小数的技巧
在工作中笔者要经常录入大批保留三位小数的数据表，数据范围为0.001～100.000，由于大部分数据集中0.001～0.010之间，这样输入一个数据就需要击键5次，录入速度比较慢。
能不能提高输入速度呢？
经过研究，笔者发现通过对数据格式进行重新定义可大大提高录入效率，如输入“0.001”只需输入“1”即可，下面是具体的实现方法和步骤：
方法一：
自动设置小数点
1.选定需要输入数据的单元格；
2.在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“编辑”选项卡；
3.选中“自动设置小数点”复选框；
4.在“位数”框中，输入小数位数，本例中输入“3”；
5.单击“确定”按钮，开始输入数据。
编辑提示：
“位数”框中可输入正数，也可以输入负数。
例如，如果在“位数”框中输入“3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“0．001”。
如果在“位数”框中输入“－3”，然后在单元格中键入“1”，则其值为“1000”；在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受小数位数的影响。
方法二：
自定义数据格式
1.选定需要输入数据的单元格；
2.在“格式”菜单上，单击“单元格”，选中“数字”选项卡；
3.在“分类”下拉框中选中“自定义”；
4.单击“类型”输入框，输入新的格式类型“0.000,”，注意逗号“,”为半角英文字符，而非中文全角标点；
5.单击“确定”按钮，开始输入数据。
编辑提示：
可以通过自定义“类型”来定义数据小数位数，在数字格式中包含逗号，可使逗号显示为千位分隔符，或将数字缩小一千倍。
如对于数字“1000”，定义为类型“＃ ＃＃＃”时将显示为“1 000”，定义为“＃ ”时显示为“1”。
不难看出，使用以上两种方法虽然可以实现同样的功能，但仍存在一定的区别：
使用方法一更改的设置将对数据表中的所有单元格有效，方法二则只对选中单元格有效，使用方法二可以针对不同单元格的数据类型设置不同的数据格式。
使用时，用户可根据自身需要选择不同的方法.
Excel中快速输入相同特征的数据
A：
在用Excel进行输入数据的过程中，我们经常遇到一些相同特征数据的输入，比如银行帐号、身份证号等，都是前面几位相同，只是后面的数字不一样。
如果一个个依次输入，既麻烦又枯燥无味，还容易出错。
是不是有简单的方法，只输后面几位，前面相同的几位让计算机自动填充呢？
下面笔者就介绍两种方便可行的方法。
以我行的帐号为例，帐号共15位数字（例如前面都是0836010400）。
方法一
假如要输入的数据放在A列，从A2单元格开始输入帐号后面几位数字，依次输入A3、A4等，所有的数据输入完毕后，在B2单元格中输入公式“="0836010400"&a2”然后回车，这样B2单元格的数据在A2的基础上就自动加上了0836010400。
鼠标放到B2位置，双击单元格的填充柄（或者向下拉填充柄），瞬间B列全部加上了0836010400，至此所有的数据都改好了。
方法二
1.选定要输入共同特征数据的单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，打开“单元格格式”对话框（也可依次选择“格式→单元格”菜单命令打开）。
2.选择“数字”选项卡，选中“分类”下面的“自定义”选项，然后在“类型”下面的文本框中输入更简单的方法是选中A列自定义单元格格式为"0836010400"00000（如果A列数据是5位的字符串，则需要自定义格式为"0836010400"@单击〔确定〕按钮即可。
3.在单元格中只需输入后几位数字，如“083601040008828”只要输入“08828”，系统就会自动在数据前面添加“0836010400”。
另外也可以先输入数字，再选中单元格区域设定数据格式，可以得到相同的效果。
两个办法各有优势：
第一个办法的数据是完整的，也就是说得到的结果的位数和显示的位数一样，可以前面的代码也可以参与计算。
但因为多了一个列，表格显示上有些累赘。
第二个办法比较简便，但数据实际上是不完整的，也就是说前面那一串自动加上去的字符只是一种显示，并不会参与计算，可以用公式=A1或者=Len（A1）来验证，单元格的实际数据还是输入的后面部分的数据。
函数应用基础概念
1.函数和公式
Excel函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。
以常用的求和函数SUM为例，它的语法是“SUM（number1,number2,......）”。
其中“SUM”称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用途。
函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用一个右括号表示函数结束。
参数是函数中最复杂的组成部分，它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。
使得用户可以对某个单元格或区域进行处理，如分析存款利息、确定成绩名次、计算三角函数值等。
按照函数的来源，Excel函数可以分为内置函数和扩展函数两大类。
前者只要启动了Excel，用户就可以使用它们；而后者必须通过单击“工具→加载宏”菜单命令加载，然后才能像内置函数那样使用。
（2）什么是公式
函数与公式既有区别又互相联系。
如果说前者是Excel预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。
以公式“=SUM（E1:
H1）*A1+26”为例，它要以等号“=”开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。
上式中的“SUM（E1:
H1）”是函数，“A1”则是对单元格A1的引用（使用其中存储的数据），“26”则是常量，“*”和“+”则是算术运算符（另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符）。
如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。
2.函数的参数（更多EXCEL知识,尽在
函数右边括号中的部分称为参数，假如一个函数可以使用多个参数，那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。
参数可以是常量（数字和文本）、逻辑值（例如TRUE或FALSE）、数组、错误值（例如#N/A）或单元格引用（例如E1:
H1），甚至可以是另一个或几个函数等。
参数的类型和位置必须满足函数语法的要求，否则将返回错误信息。
（1）常量
常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本，或由名称所代表的数字或文本值，例如数字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。
但是公式或由公式计算出的结果都不是常量，因为只要公式的参数发生了变化，它自身或计算出来的结果就会发生变化。
（2）逻辑值
逻辑值是比较特殊的一类参数，它只有TRUE（真）或FALSE（假）两种类型。
例如在公式“=IF（A3=0,"",A2/A3）”中，“A3=0”就是一个可以返回TRUE（真）或FALSE（假）两种结果的参数。
当“A3=0”为TRUE（真）时在公式所在单元格中填入“0”，否则在单元格中填入“A2/A3”的计算结果。
（3）数组
数组用于可产生多个结果，或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。
Excel中有常量和区域两类数组。
前者放在“{}”（按下Ctrl+Shift+Enter组合键自动生成）内部，而且内部各列的数值要用逗号“,”隔开，各行的数值要用分号“;”隔开。
假如你要表示第1行中的56、78、89和第2行中的90、76、80，就应该建立一个2行3列的常量数组“{56,78,89;90,76,80}。
区域数组是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式。
例如公式“=TREND（B1:
B3,A1:
A3）”作为数组公式使用时，它所引用的矩形单元格区域“B1:
B3,A1:
A3”就是一个区域数组。
（4）错误值
使用错误值作为参数的主要是信息函数，例如“ERROR.TYPE”函数就是以错误值作为参数。
它的语法为“ERROR.TYPE（error_val）”，如果其中的参数是#NUM!
，则返回数值“6”。
（5）单元格引用
单元格引用是函数中最常见的参数，引用的目的在于标识工作表单元格或单元格区域，并指明公式或函数所使用的数据的位置，便于它们使用工作表各处的数据，或者在多个函数中使用同一个单元格的数据。
还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格，甚至引用其他工作簿中的数据。
根据公式所在单元格的位置发生变化时，单元格引用的变化情况，我们可以引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。
以存放在F2单元格中的公式“=SUM（A2:
E2）”为例，当公式由F2单元格复制到F3单元格以后，公式中的引用也会变化为“=SUM（A3:
E3）”。
若公式自F列向下继续复制，“行标”每增加1行，公式中的行标也自动加1。
如果上述公式改为“=SUM（$A$3:
$E＄3）”，则无论公式复制到何处，其引用的位置始终是“A3:
E3”区域。
混合引用有“绝对列和相对行”，或是“绝对行和相对列”两种形式。
前者如“=SUM（$A3:
$E3）”，后者如“=SUM（A$3:
E$3）”。
上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据，如果要分析同一工作簿中多张工作表上的数据，就要使用三维引用。
假如公式放在工作表Sheet1的C6单元格，要引用工作表Sheet2的“A1:
A6”和Sheet3的“B2:
B9”区域进行求和运算，则公式中的引用形式为“=SUM（Sheet2!
A1:
A6,Sheet3!
B2:
B9）”。
也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用，还要在前面加上带“!
”的工作表名称。
假如你要引用的数据来自另一个工作簿，如工作簿Book1中的SUM函数要绝对引用工作簿Book2中的数据，其公式为“=SUM（[Book2]Sheet1!
SAS1:
SAS8,[Book2]Sheet2!
SBS1:
SBS9）”，也就是在原来单元格引用的前面加上“[Book2]Sheet1!
”。
放在中括号里面的是工作簿名称，带“!
”的则是其中的工作表名称。
即是跨工作簿引用单元格或区域时，引用对象的前面必须用“!
”作为工作表分隔符，再用中括号作为工作簿分隔符。
不过三维引用的要受到较多的限制，例如不能使用数组公式等。
提示：
上面介绍的是Excel默认的引用方式，称为“A1引用样式”。
如果你要计算处在“宏”内的行和列，必须使用“R1C1引用样式”。
在这种引用样式中，Excel使用“R”加“行标”和“C”加“列标”的方法指示单元格位置。
启用或关闭R1C1引用样式必须单击“工具→选项”菜单命令，打开对话框的“常规”选项卡，选中或清除“设置”下的“R1C1引用样式”选项。
由于这种引用样式很少使用，限于篇幅本文不做进一步介绍。
（6）嵌套函数
除了上面介绍的情况外，函数也可以是嵌套的，即一个函数是另一个函数的参数，例如“=IF（OR（RIGHTB（E2,1）="1"，RIGHTB（E2,1）="3"，RIGHTB（E2,1）="5"，RIGHTB（E2,1）="7"，RIGHTB（E2,1）="9"）,"男","女"）”。
其中公式中的IF函数使用了嵌套的RIGHTB函数，并将后者返回的结果作为IF的逻辑判断依据。
（7）名称和标志
为了更加直观地标识单元格或单元格区域，我们可以给它们赋予一个名称，从而在公式或函数中直接引用。
例如“B2:
B46”区域存放着学生的物理成绩，求解平均分的公式一般是“=AVERAGE（B2:
B46）”。
在给B2:
B46区域命名为“物理分数”以后，该公式就可以变为“=AVERAGE（物理分数）”，从而使公式变得更加直观。
给一个单元格或区域命名的方法是：
选中要命名的单元格或单元格区域，鼠
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