办公业务管理规定文档格式.docx

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签发后的公文不得再作任何改动，若确需修改，必须重新送签。

公文须经办公室主任会签，总经理签发后，由办公室负责打印、盖章、装订、登记、分发。

属于秘密的文件，核稿人应该注明"

秘密"

字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

公文办理完毕后，办公室要及时将存档文件连同原稿整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

14.3　行政文件的管理

各部门要有专人负责行政文件的管理，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好行政文件的管理工作，严禁将秘密文件带往公共场所或家中。

行政文件在传递过程中，必须办理登记、签发、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。

各部门应按档案管理有关条款规定把具有留存查看价值的文件资料在规定的时间内移交档案管理部门保存归档。

没有存档价值和存查必要的行政文件，由档案管理部门鉴别、登记后销毁。

15　印章管理

15.1　公司公章为公司向主管机构登记的公司印鉴及特定业务专用的公司印信。

归口公章由部门负责人指定并经公司总经理同意的监印人员负责管理。

15.2　监印人应做好公章的使用、保管和用印工作，对未经批示的各类文件文稿，不得擅自用印。

未经部门负责人同意，不得由他人代理公章用印工作。

如有公章遗失和误用，由监印人负全部责任。

15.3　公章的使用必须严格按照“申请、登记、用印”的程序办理，各部门需用印时，应先填写“用印登记表”，经部门负责人及公司分管领导核准同意后，连同经审核的文件文稿等交监印人登记、用印。

15.4　不得在空白纸张上用印，如确因工作所需，要在空白纸张上用印，需经部门负责人、公司分管领导签字后方可用印，并且，数量超过三张时，还须总经理签批。

15.5　公章的印文磨损申请换发时，由监印人员填具“请（换）发印信申请表”一份，并拓具印模，叙明制发日期，送印信管理部门核定后换发。

15.6　公章遗失时除立即向上级备案外，并应依法公告作废。

16　邮件、函电收发管理规定

16.1　外发函电要求

各部门因公需外发函电，经办人应于每天下午15:

00时以前将函件、电报等送到办公室，并按规定填写登记表。

每天下午十六点以前，收发员应将当日外发函、电清点，送交邮局寄发。

办公室只负责各种因公事务所需外发邮件，私人信函，一律按邮局标准收费。

16.2　外来邮件管理

外来邮件由办公室统一签收分发。

凡挂号信、包裹单、特快专递（包括ESM、同城快递）汇款单等由收发部门开具通知单，由收件人到收发部门当面签收。

一般的函电及职工私人信件，由收发员放到各单位信箱内。

单位不详的私人信件一律放到信架，由各人自取。

不论公私邮件，收发部门应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误；

收发人员应对所有的来函的封口、邮戳等进行仔细检查，如发现被拆或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。

凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收到收发部门的通知后，应随即到收发部门领取，并及时到邮局取款取件。

17　文印管理

17.1　以公司名义上报、下发的公文及公司领导批准翻印的文件、材料均属文印范围。

17.2　由归口部门负责拟定、编写的带有全局性指导意义的公司的月（季）生产、工作计划和一个时期的公司工作安排以及重要专题会议纪要等，也应安排打印。

17.3　不须上报的各部门的工作计划、临时性工作安排及非上报的一般表格、一般技术资料和便函，由各部门自行打印，原则上办公室不予安排。

17.4　需打印的文件，由拟稿人在原稿首页附上“公文拟稿纸”，经部门负责人审查并在原稿上签字后交到办公室，由办公室进行审核修改、统一编号，出清样稿后，交公司分管领导会签（必要时）、总经理签发，方可印发。

17.5　需打印或复印文件或资料时，经办人须把经部门负责人签字的“打印、复印申请单”（由办公室统一印制，下称申请单）交给文印人员，方可给予复印，如果复印的数量超过200张或者份数超过40份，还须经办公室负责人同意。

并且，如果是打印资料，一律须经过办公室负责人许可。

17.6　为控制公司打印、复印纸张的用量，本着节约的原则，文印室要建立打印登记簿，对打印、复印的各类文件材料按规定内容和要求统一登记。

并在月末对各单位的打印、复印费用进行统计核算。

17.7　文印室人员应认真做好本职工作，按办公室安排的轻重缓急次序，进行打印和复印。

对于已打印或已复印好的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室领取。

17.8　文印室人员要严格遵守保密制度，不得将打印、复印传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

17.9　文印人员要爱护打印、复印设备和物品，按规定做好维护保养工作和物品领用登记及费用统计工作。

17.10　文稿打印完毕后，文印工作人员要把原稿和打字清样交给办公室秘书或拟稿人校对，校对者校对完后应在原稿上签字，以示负责。

17.11　复印文件材料要严格按照审批份数复印，复印者不得私自增加份数或留存。

可双面复印的文件材料，文印人员有权拒绝单面复印。

打印、复印废页、余页应及时销毁。

17.12　翻印与质量管理有关的资料和文件，如技术资料、质量管理规定等文件时，必须由质量管理人员签字认可，否则，一律不予翻印。

17.13　费用计算（按现用纸价计）如下表所示：

类型项目

16开

8开

A4

A3

复印空白纸（元/包）

18.50

37.00

21.00

42.00

油印空白纸（元/令）

185.00

/

打印（元/张）

1.00

2.00

2.50

复印（元/张）

0.2

0.4

0.25

0.45

油印（元/张）

0.05

0.1

备注

在50张以上才可油印，若价格发生变化，以时价为准，恕不另行通知。

18　会议管理

18.1　适用范围

1——公司领导办公会议；

2——总经理办公会议；

3——两个以上部门的人员参加的其他各种会议。

18.2　管理细则

会议主办部门要做好会前准备工作，将会议名称、议题、时间、地点提前通知参会人员，并将会议资料（若有）提前送达参会者；

但对于定期召开的例会，主办部门不再另行通知，若定期例会取消，主办部门则需及时通知。

无论任何会议，若需使用会议室，会议的主办部门需提前一天将会议时间、参加会议人数通知办公室，以便做好会议室的使用安排。

会议期间，参会人员要自觉遵守会场纪律，按主办部门规定席位就坐。

不得大声喧哗或私下交谈，不得随意走动，手机通讯工具一律要关闭或设为静音、振动状态，不得在会议中接听手机，有事须向主持人请假。

为提高会议的效率，缩短会议时间，各与会人员若要在会上发言，应在会前作好准备，发言要简明扼要，不讨论与会议无关的议题。

会议主办单位要做好会议的考勤和记录（必要时整理和印发会议纪要），公司领导会议、总经理办公会议由办公室负责，其它会议则由会议召集部门负责，或由会议主持人或公司分管领导指定的部门负责。

会议主办单位须在会后检查有关单位对会议精神的传达落实情况（无需传达的除外），并将情况及时反馈公司分管领导。

18.3　违规处罚标准

主办单位没有做好会前准备工作的，扣罚主办单位负责人20元/次。

参加会议人员迟到1～5分钟（含5分钟）罚款20元；

迟到6～10分钟（含10分钟）罚款30元；

迟到10分钟以上罚款50元；

无故早退，罚款30元；

无故缺席，罚款100元；

不按规定使用通讯工具，罚款20元/次。

不按时考勤或没有形成会议记录或纪要（必要时）的，扣罚主办单位负责人50元/次。

不按时传达会议精神的，扣罚单位负责人50元/次。

不按时落实会议决议的，扣罚单位负责人50元/次。

会议纪律执行情况由办公室负责督促、检查，并汇总各单位报来的会议考勤情况和处罚意见，按规定处罚，从其工资中扣除。

19　办公用品采购及使用管理

19.1　办公用品的范围

低值易耗品

书写用品，包括公文纸、稿纸、信笺、宣纸、工作手册（或笔记本）、墨水、水性笔、铅笔、圆珠笔、毛笔、广告色等；

与书写相关的物品，包括复写纸、色纸、橡皮擦、信封、订书机、订书钉、印台、印泥、铅笔刨、胶水、浆糊、大头针、回形针、图钉、透明胶、尺子等；

其他低值用品，包括电池、小铁夹、文件夹、文件盒、台玻、水壶、保温瓶、垃圾篓、垃圾铲、扫帚、拖把等；

办公楼清洁卫生使用的洗洁精、洗衣粉、洁厕剂、消毒剂等。

复印、印刷用品

打印、复印用品等；

印刷用品，包括各部门使用的各类统计报表、记录、计划单（表）、出入库单、合格证和需要统一格式的各类文件、会议纪要、简报的文件头以及其他需要统一印刷的用品。

与质量管理有关的记录表格、合格证等的印刷，必须经质量管理小组成员的签字认可，否则，办公室一概不予印刷。

耐用品

工具书、参考书等各种书籍；

公司各部（室）、车间办公室及会议室内的桌椅、窗帘、文件（档案）柜、沙发、茶几、茶杯、饮用矿泉水壶等；

装订打孔机、过塑机、复印机、速印机、碎纸机、晒图机以及会议、接待、宣传使用的其他电器设备（包括电冰箱、消毒柜、电视机、照相机、摄影机、吸尘器、取暖器等）。

本规定之外的且尚未有文件规定属于供应部门或其他职能部门采购的办公物品。

19.2　办公用品的采购程序

采购部门：

办公室是负责办公用品采购的部门，若非公司领导同意，其他部门擅自采购办公用品的，财务部门不能给予报销。

采购原则：

按“资信良好、质优价廉”的原则进行比价采购。

采购程序：

低值易耗品：

办公用品仓库保管员（下称仓管员）根据办公用品的库存情况，填写“办公用品购买计划单”（由办公室统一印制，下称“计划单”），提交办公室，经办公室主任批准后进行采购；

在进行较大的活动或实施重大项目时，可由组织部门或使用部门直接填写“计划单”。

复印、印刷品：

复印用品由办公室根据使用情况进行采购；

印刷品由各使用部门根据实际需要直接向办公室提出需求计划，由办公室联系印刷；

耐用品：

各部门按实际需要提出书面申请，经公司分管领导审批后，与所填写的“计划单”一起提交办公室，由办公室核实，按审批权限审批，再由办公室负责购买；

办公用品及办公设施的维护维修：

各部门直接向办公室提出书面申请，由办公室统一安排。

19.3　审批权限

办公用品的采购审批权限按《物资购销比价管理规定》的有关条款执行。

19.4　办公用品的使用对象及发放（领用）程序：

使用对象

各部（室）职能人员；

各车间技术员、班长（或相当于班长岗位人员）以上的管理人员。

领用指标

月度指标为：

10元/人.月；

年度指标为：

月度指标×

12。

发放程序

发放（领用）范围

除第9.1.1.4款之外的本文第9.1.1款中所规定低值易耗品，可由使用单位按第9.4.3.2款所规定的程序进行领取，但研究开发部、生产管理部及其下属各部门所使用的垃圾篓、垃圾铲、扫帚、拖把需到仓库领用，不在此规定的范围之内；

本文第9.1.2.1款所规定的打印、复印用品，可由使用部门派人填写第9.4.3.2款所规定的“申请单”，经单位负责人签字后，直接到办公室领取；

本文第9.1.2.2、9.1.3款所规定的物品，在办公室按规定程序采购回来后，使用部门持经本部门负责人签字的第9.4.3.2款所规定的“申请单”直接到办公室领取。

使用部门领用第9.4.3.1款所规定的物品（第9.4.3.1.3款所规定的物品除外），均计入年度考核指标总额中。

发放（领用）程序

依据：

根据人事管理部门汇总的各单位人员的定员情况并按本文第9.4.1款的规定进行发放，各单位本文第9.4.1款所规定的人员状况发生变化调整时，人事管理部门需及时把名单提交给办公室。

各部（室）、车间派专人统一领取。

领用办公用品时，由领取人持“办公用品领用申请单”（由办公室统一印制，下称“申请单”）到办公用品仓库领取；

仓管员在发放办公用品时，每次均需在“申请单”上填写各物品的单价并计算出该次领用的总额，以便进行统计，并妥善保存“申请单”；

仓管员需把各单位的“申请单”保存至次年的元月10日，在此期限前，各单位可要求仓管员对上年度所领用的办公用品总额进行核对，超过此期限，仓管员有权不予受理。

19.5　其他规定

由办公室负责对公司的办公用品总体费用进行控制。

公司领导的办公用品由办公室负责统一发放。

办公室要加强对办公用品领用的管理，各单位领取本文第9.4.3.1.1款所规定的办公用品时，仓管员要严格依据本文所规定的月度指标，按照“提倡节约，超支自负”的原则发放办公用品，以月为基准点，进行全年的综合平衡，当年底结算出现超支时，仓管员须把超支部门清单报办公室，同时分别通知超支的部门，以便于该部门进行核实。

办公室将在次年的元月15日前通知财务在各超支部门的工资或奖金中扣除。

为了便于对办公费用的掌握和控制，仓管员应做好各部门办公用品使用情况的月度、季度及年度的统计工作，并把月度统计表、季度统计表和年度统计上报办公室。

对于本文规定的办公物品，办公室要做好调查核实工作，按照实际需要的原则进行采购和发放。

除本规定第9.1.2.2款、第9.2.3.3款中的申请报告可盖部门印章外，其他的“计划单”、“申请单”均需经办人（或领用人）及本部门领导签字。

本规定不包括信息网络系统的设施、零配件及软盘。

110　出差审批程序

110.1　公司职工因公出差，须事先认真填写“出差任务审批单”，经审批后，方可预支及报销差旅费。

无审批单或事后补单的，原则上财务不予办理预支及报销差旅费。

110.2　中层干部出差，审批程序为“主管领导——办公室———总经理”。

110.3　中层以下人员出差，审批程序为“单位领导——办公室——主管领导”，赴外省出差的，还需报总经理审批。

110.4　因特殊情况，无法事先办理审批单的，应在出差回来后三个工作日内由单位出具情况说明，并经主管领导、总经理签字认可，方可报销差旅费。

110.5　中层及中层以下人员出差，因特殊原因需乘坐飞机的，须经总经理签字批准后财务方能予以报帐。

110.6　供应部、销售部中层以下人员出差，不纳入此管理办法，中层干部出差，仍需经总经理审批。

111　接待工作管理

111.1　接待范围

前来视察或慰问的上级领导及随员；

前来联系工作或洽谈业务的外单位领导及随员；

在外执行公务或洽谈业务时因工作需要而接待的其他单位领导及有关的工作人员。

来访的外籍专家。

111.2　接待分类、标准及额度

接待分类：

部门接待、归口接待及公司接待。

部门接待：

经单位负责人同意，由各单位自行接待与之有业务往来的相关部门。

若所发生的接待费用需从分管领导的接待费用额度中列支，须经过分管领导的批准并通知办公室，方可接待。

归口接待：

各公司领导分管范围内因工作业务联系需要所发生接待由各分管领导负责。

公司接待：

上级主管部门的领导和工作人员、副处级以上待遇的各级领导及其随行人员、由办公室负责接待的参加大型活动或会议的人员、董事长或总经理或分管办公室的公司领导指定由办公室负责接待的其他人员。

接待标准

一类：

省部级领导、外籍专家每人每餐不超过200元；

二类：

地厅级领导每人每餐不超过150元；

三类：

县处级和兄弟单位厂级领导每人每餐不超过60元；

四类：

兄弟单位的中层领导（包括高级职称以上的人员）每人每餐不超过80元；

五类：

上述四类以外的人员每人每餐不超过50元。

111.3　费用开支

需从公司的业务接待费用中列支的业务接待费用，均由办公室统一到财务部办理报帐手续，财务部不再受理各单位从公司业务招待费中列支的业务接待费用的报帐手续。

各单位因工作需要需接待上级领导及业务单位领导的，经分管领导同意后，按接待管理规定的标准予以接待，并应于当周周四执经分管领导签字同意的接待申请单、餐票到办公室办理登记、报帐手续，周四至周日期间发生的接待费用，延续到下周周四办理。

业务接待费报帐采取一周一清的办法，办公室每周四办理一周所发生的业务招待费的报帐手续，发生时间超过一周时间以上的业务接待费，办公室有权不予办理。

接待原则：

提倡节约，反对铺张浪费。

111.4　其他规定

在节、假、休息日有接待任务时，须取得公司分管领导的批准，并在上班后一天内补办有关的申请手续。

在办理申请或申报手续时，相关人员必须签字，使用印章一律无效。

大型活动和大型会议所发生的接待费用及生产抢修时安排的工作餐不在接待费用中列支。

根据本文的规定，如果所发生的接待费用不从公司的年度接待总额中列支（包括归口接待及公司接待），则不受此规定限制。

112　外来人员参观管理

112.1　参观种类

定时参观：

先以公文或电话预先约定参观时间与范围。

团体参观：

机关学校或社会团体约定来公司参观者。

贵宾参观：

政府官员、社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允许来公司参观者。

普通参观：

一般客户或业务有关人员来公司参观者。

临时参观：

因业务需要临时决定来公司参观者。

业务学习：

各企业组织的团队或个人来公司学习生产、设备工艺操作及企业经营、管理业务。

112.2　管理事项

贵宾参观及团体参观：

由办公室核准并报总经理审批后，于参观前三日将“参观接待通知单”填送相关的接待部门，接待部门按指定的时间、地点、线路安排参观接待工作，如事出紧急可先以电话通知后补通知单。

普通参观及临时参观：

由各接待部门负责人核准，按“参观接待申请表”要求填报参观人员、单位、参观地点线路等，报公司分管领导审批后方可安排接待参观。

所有外来参观人员,均需持公司分管领导签批的“参观接待申请表”，并由相关的接待部门人员陪同,方可进入生产车间。

进入生产车间后,参观人员应按照指定地点、线路参观。

如参观人员不听劝阻，强行进入涉及公司商业机密、新产品开发场所，由公司按盗取企业商业机密论将其移交司法部门处理。

无公司分管领导审批的“参观接待申请表”的外来参观人员，一律拒绝进入生产车间参观。

如公司职员擅自带领外来人员进入生产车间参观者，按泄露企业商业机密论处。

外来参观人员，若非经本公司董事长（总经理）许可，一律禁止携带摄像机、照相机进入生产车间。

获准携带相（摄像）机的人员须严格听从本公司陪同人员的指挥，不得逾越指定准许的范围摄影、拍照。

参观时间以常白班的上班时间为限，若遇到节假日的临时参观，无法及时办理参观接待审批手续的，由接待部门负责人经电话请示取得公司分管领导同意，在安全环保部门办理登记手续后,方可安排接待参观，并需在上班后一天内补办审批手续。

制浆车间、抄浆车间、造纸厂划定为非参观区域，外来人员需经董事长（总经理）签字批准，并由接待部门的公司分管领导陪同，方可进入该区域参观。

113　档案管理

113.1　归档范围

凡是本公司各项工作活动中办理完毕的具有保存查考价值的各种文件材料均应归档。

为了确保归档材料的完整、齐全、准确，全面地反映本职能活动和基本情况，便于今后工作的查阅利用，以下文件材料属于归档范围：

具有保存价值的本公司收、发的电文及其附件。

本公司内部形成的各种文件材料（即内部文件）、各项规章制度、调研材料、计划、总结、图表、照片、录音带、录像及磁盘等。

未经收发登记及非正常途径形成的文件材料、会议文件、合同、契约、协议等。

113.2　归档时间

办理完毕的文件材料，应在次年的6月30日前由承办处室立卷整理后向档案室归档，对于某些专门文件材料，可以根据实际情况相对延长归档时间。

各项管理工作的文件材料，各部门应在6月30日前要将归档文件材料整理立卷，经部门负责人审定后，交档案室归档。

产品试制、课题研究、基建工程或其它技改项目，任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料整理立卷，由项目负责人审定后，向档案室归档。

113.3　归档要求

凡属于归档范围内的文件材料，应符合以下要求：

一般性文件材料的归档一式一份，重要的、使用频繁的文件材料要求归档二至三份。

归档的文件材料应按年度结合组织机构（问题）分类立卷。

案卷内文件的内容应是相互联系（同一问题）。

为便于保管和利用，要求立小卷、薄卷（十份以内）。

归档案卷，卷内文件应按其形成先后秩序排列好、编号、填写卷内目录，拟好案卷标题，注明保管期限。

114　图书（资料）借阅管理

114.1　办公室为公司图书（资料）管理部门，负责指导档案室对公司所有图书（资料）进行归档、分类，编制目录表供公司职工查阅。

114.2　档案室应将所有图书（资料）按书名、册数、购买日期、金额等进行造册登记，并编号分类保存。

114.3　职工可在档案室阅览图书（资料），也可办理借阅手续。

114.4　职工借阅时应先查阅图书（资料）目录表，填写借阅单后向管理员取书。

114.5　职工应爱护借出的图书（资料），不得批改、圈点、画线、折角、涂写或撕剪，如有破损或涂改等情况，按其原值一至三倍进行赔偿。

114.6　原则上孤本资料及工具书仅限在档案室内阅览，不得外借。

如工作需要确需外借的，由借阅人提交外借申请，经借阅人部门负责人及办公室主任签字同意后方能办理外借手续，并限借阅者于当日归还。

114.7　图书（资料）借阅时间不得超过十五天，每次不得超过四册（份），逾期由档案室管理员下达图书（资料）归还通知单，并限通知单下达后三日内归还。

拒不归还者按遗失图书（资料）处理，管理员向办公室提交"

遗失赔款通知单"

，按图书（资料）原值（无标价的图纸资料