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采购与付款部控制制度4

第一章总则4

第二章岗位分工与授权批准4

第三章供应商管理5

第四章采购操作5

第六章计划外采购6

第七章发票和应付款入账6

附件8

参考文献9

XX公司采购与付款部控制制度设计

设计说明

一、企业概况

二、企业的组织机构图

办公室

总经理

财务科

业务科

车间

仓库

（一）会计组织机构图

会计

出纳

（二）会计组织机构图说明

公司财务科设财务科长一名，负责编制相关的财务报表以及报税情况。

下设出纳一名、会计一名。

出纳主要负责银行存款日记账、现金日记账的登记，以及一些本公司部日常报销业务工作。

会计主要负责应原材料的管理、收应付账款的管理、总账和明细账的登记、编制相关财务报表以及员工工资结等。

三、业务流程图

采购→入库→加工→盘点→销售

四、设计理由

在经济高速发展的现代社会，生产力得到了迅猛提升。

公司产品越来越多，出现了销售难、收款难，从而使公司资金在使用上捉襟见肘，本人在该公司实习期间，发现该公司存在下列现象：

1、计划外盲目采购或购建设备，造成资金积压和资金的低效使用；

2、人员因素是部控制中最活跃的因素，由于企业整体层面部控制薄弱和经济利益的驱动，企业的采购人员有机会与供应商串通舞弊，损害公司的利益，由于采购业务员和财务人员专业胜任能力有限，难免发生差错，导致企业蒙受损失。

3、供应商选择不合理，由于供应商供货能力不足，产品质量不符合生产工艺要求，从而影响到公司正常的生产经营，也就导致公司承担货币资金损失。

4、公司采购人员变动频繁，同一供应商存在多个核算项目和多种付款方式的情况下，付款风险比较大。

5、由于采购申报不合理或其他原因，导致企业库存物资过多，占用过多资金，减缓资金周转速度，不利于提高资金使用效率。

第一章总则

第一条为规本公司的采购与付款业务，堵塞采购漏洞，加强部管理，防经营风险，依据《中华人民国会计法》、《部会计控制基本规》、《企业会计制度》等相关法律法规，结合本公司具体情况，制定本制度。

第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原材料、零配件、助材料、修理用备品备件、燃料等）的行为；

付款是指支付与购进物资有关的款项行为。

第三条　单位负责人对本单位采购与付款部控制的有效实施以及采购与付款业务的真实性、合法性负责。

第二章　岗位分工与授权批准

第四条　公司及分公司应明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批；

（二）询价与确定供应商；

（三）采购合同的订立与审计；

（四）采购与验收；

（五）采购、验收与相关会计记录；

（六）付款审批与付款执行。

任何单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

第五条　办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德，有条件单位根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。

第六条各公司审批人根据采购与付款业务授权的规定，在授权围进行审批，不得超越审批权限。

经办人在职责围，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。

对于审批人超越授权围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第七条　对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专业人员进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。

第八条　严禁XX的机构或人员办理采购与付款业务。

第九条　按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记台账，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章供应商管理

第十条年末，供应链管理员对每家供应商进行评估考核，并将考核结果交由档案管理员录入供应商档案。

供应链管理部档案管理员根据资料整理供应商档案，对每个供应商做简单介绍，记录其主要产品、交货情况及使用情况。

第十一条供应链管理员根据采购需求计划表，汇总原材料总类需求，协同档案管理员从供应商信息库中择优选择供应商。

选择的供应商应符合公司的最大利益——保证生产质量、降低采购成本、物资抵达符合生产要求等。

与合适供应商签有采购基本合同，进入采购操作；

若无采购基本合同，则进行价格谈判。

第十二条若现有供应商无法满足生产需要，或在淘汰对生产有影响的供应商之前，需开发新供应商。

供应链管理员与每家备选供应商进行洽谈样品，要求其提供不少于五件样品。

收到样品后，供应链管理员填写《样品试验单》，随同样品交质检部安排对样品进行验证，并要求质检部填写《验证报告单》，将有关验证信息反馈给供应商管理部。

若质检合格，供应链管理部申请小批量试用。

若小批量使用合格，供应链管理员填写《供方名录申请增加表》，申请增加供应商资料到供应商档案。

申请经供应链管理部经理批准后，供应链管理部组织质检、技术、生产、财务等部门对供应商现场进行考评，将各备选供应商资料以及相关检验记录、考评报告送交主管副总裁，由其确定合作对象，而后进行价格谈判。

第四章采购操作

第十三条订单员根据审批通过的采购需求计划表，按进度预算想供应链管理部确定的供应商开具采购订单。

订单上需填明采购品种、规格、数量、单价、总金额、交货期限。

第十四条订单需经非填列人复核。

第一道复核为采购部经理，第二道复核为主管副总裁。

经复核无误后的订单方可发出。

第十五条订单经审核无误，并由相关责任人签发后，订单员将订单发送给供应商签字确认。

订单员将收到经供应商签字确认后的订单存档，并通知供应商发货。

第十六条订单连续标号，连续使用。

收回供应商确认订单后，采购部时刻关注供应商发货情况，确保生产。

发现问题，及时处理。

第五章验收与入库

第十七条收到供应商发货后仓库清点物资数量，与订单及对方送货单核对。

如有差异，要求送货方签字确认，并及时与供应商沟通。

清点后，仓管员按实收数填写收料通知单，并将收料通知单随同物资交质检部检查质量。

检查合格，质检部在收料通知单上签章，并将物资移交仓库。

检查不合格，质检部签发不合格单据，并提出书面折让或退货意见，发挥采购部。

收料通知单一式三份，经仓管员、质检部检查人签字后，一份由仓管员保管、一份交采购部保管、一份随同发票一起交财务部入账。

第十八条质检部对供应商所供货物质检不合格的，应签发不合格单据，列名物资不合格原因，并提出退货或折让意见。

决定退货的，由采购部办理退货手续。

采购部应填写退货通知单一式三份，一份由采购部留存，附于采购、验收单后归档，一份送财务部门，一份送供应商。

若某一供应商所供物资出现若干次退货，供应链管理部应提出终止于该供应商合作。

第六章计划外采购

第十九条生产部门主管填具计划外采购申请表，详细说明计划外采购需求的理由，呈主管副总裁审批。

审批后的计划外采购申请表送交供应链管理部，副本交财务部留底备案。

第二十条供应链管理部收到经批准的计划外采购申请表后，先在供应商信息库中寻找合格供应商。

与合格供应商有采购基本合同的，立即通知采购部下订单采购；

无采购基本合同的，则进行紧急合同谈判。

价格谈判随合同条款谈判一并由供应链管理部经理协相关人员负责，并由主管副总裁授权适当简化价格核算环节。

合同由主管副总裁授权供应链管理部经理签订，合同副本送交财务部留底备案。

第二十一条采购部收到确定的供应商资料后，进行紧急采购。

由主管副总裁授权采购部经理对订单进行复核，复核无误后发出。

采购部应在订单中注明所购物资需在X天之运抵公司。

第七章发票和应付款入账

第二十二条采购部收到供应商发票后，将发票随同收料通知单移交财务部。

财务部验明发票真伪后，将其与订单、采购基本合同、收料单核对单价、总金额。

核对不一致，由采购部说明情况并报财务总监批准，方可入账。

第二十三条货物和发票账单已经收到，货款不支付的赊购业务，应按全部应付的价（包括对方代垫的包装费、运杂费）作为应付账款处理。

货物和账单已经收到，已支付部分货款的，以未付的账款作为应付账款处理。

应货款未能全部支付而未取得发票账单等结算凭证的，应督促有关业务人员应尽快索取结算凭证，并在取得结算凭证后做上述处理。

货物已到，发票未到、货款尚未支付的，平时一般不做账务处理，待收到结算凭证时，再根据付款情况进行处理，若月终尚未收到结算凭证，则应对已收到的货物按合同价款估价入账，由仓库保管员填制“估价入库单”，据以按估价列入“应付账款”，次月初再做相反分录冲回，以便在收到结算凭证后按正常程序核算。

第二十四条采购员填写付款申请单，交由采购部负责人，财务部负责人和权限相关公司领导审批，出纳人员根据的经批准的付款通知单安排付款。

第二十五条应付账款会计根据相关单据制作凭证，由应付账款主管复核无误后入账。

“应付账款”科目要按不同的供应单位设置明细账，以便详细明了的反映各应付款项的发生的偿付情况。

第二十六条加强对应付账款的管理工作，合理高度采购资金，及时办理货款结算。

同时要经常进行应付账款的清查核对工作，应付账款会计每个季度至少于各供应商对账一次，核对出的未达账项必须逐项查明原因，做到账目清晰，记录准确，无重记、漏记、错记和串户现象。

附件：

附件一

申购单

部门：

编号：

品名

规格

单位

数量

用途

申购人：

经理：

副总经理：

到货日：

年月年月日

参考文献

[1]宋波.企业会计制度设计[M].:

化学工业,2008.86

[2]中国大物流网.企业采购与付款的部会计控制制度设计［EB/OL］.

.all56.//44/2009-05/31304.html

[3]何艳.企业部控制存在的问题及对策[J].财经大学学报,2008,

（2）

[4]素英.浅谈采购业务部控制制度设计[J].经济师,2009,

（1）

[5]峻.浅谈如何完善采购与付款的部控制制度[J].广船科技,2005,

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[6]惠宏.采购与付款业务的有效控制[J],冶金财会,2009,（04）