集团印章管理办法0923Word文档格式.docx

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第八条、新印章启用前应由集团及分子公司办公室下发《关于集团启用有关章的通知》（详见本管理办法附件一），注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。

第五章印章的保管

第九条、印章授权管理和使用部门：

（一）集团及各分、子公司印章，由集团总裁授权向相关部门核发或核销，印章授权发放给分、子公司或部门印章专管员时需填写《印章留样备案表》（详见本管理办法附件二）；

（二）印章由总裁授权以下部门分别管理和使用：

1、集团及各分、子公司公章、签字章、财务章、合同由集团办公室负责管理和使用；

2、集团及各分、子公司工程章由集团授权给各分子公司分管业务副总裁；

3、其他部门章由集团授权相应部门负责人管理和使用；

第十条、印章专管员的职责

集团、各子公司及分公司所有印章专管员应遵守本条以下规定：

（一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；

次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。

（二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项：

1、专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

2、交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》（详见本管理办法附件三），登记交接日期、管理印章类别。

交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。

（三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。

未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；

经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。

（四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

（五）印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；

若因擅自用印导致集团遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按集团人力资源管理的规定进行处罚。

（六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。

印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》（详见本办法附件四）后方可办理离职手续。

第六章印章的使用

第十一条、印章使用规定：

（一）公章、签字章的使用：

1、使用规定：

（1）严禁在空白凭信、纸张上用印，严禁在手写文件上用印。

（2）外文函件用印，必须附中文翻译。

（3）使用公章均需先填写《印章使用审批表》（详见本管理办法附件五），经授权审批后，方可用印。

（4）原则上，禁止携带公章外出用印。

确因工作需要携带公章外出用印，公章借用部门应事先填写《印章使用审批表》，经授权审批后由至少两人共同携带使用。

（5）携公章外出用印，印章管理员必须封装，贴上《印章外借封条》（详见本管理办法附件十四）后交给带章人。

用印时，公章借用部门必须有两人同时在场当众拆封。

用印完毕后应现场封装，贴上《印章外借封条》（详见本管理办法附件十四）在场的两名用印人必须在封口处签名确认。

归还公章时，印章管理员必须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。

借用印章超出申请归还的时间，则应注明延迟归还的原因.

（6）印章管理员必须亲自用印，用印前必须查验同意用印的审批文件，审查用印文件的内容、格式，确认无误后方可用印；

对不宜用印的应向签发的领导说明情况，不符合手续的要责成补办手续后方可用印。

（7）未经用印审批的文件，印章管理员有权拒绝用印。

需要紧急用印的文件，必须由印章管理员和用印申请人两人同时在场电话请示具有审批权的领导，经领导口头同意后方可用印，但用印申请人必须在3个工作日内补办用印审批手续。

（8）使用公章均需由印章管理员登记《公章使用日志》（详见本管理办法附件六），每年1月份月底由印章管理员收集整理存档。

2、审批流程：

用印申请人申请—→部门负责人—→分、子公司总经理—→分管业务副总裁—→集团办公室负责人—→总裁

（二）财务章的使用：

（1）财务章仅限财务凭证、财务报表、财务验资资料、财务审计资料、发票、支票、纳税资料及其他财务资料使用。

（2）使用财务章均需先填写《印章使用审批表》（详见本管理办法附件五），经授权审批后，方可用印。

（3）携财务章外出用印，印章管理员必须封装，贴上《印章外借封条》（详见本管理办法附件十四）后交给带章人。

用印时，财务章借用部门必须有两人同时在场当众拆封。

归还财务章时，印章管理员必须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。

（2）使用财务章均需由印章管理员登记《财务章使用日志》（详见本管理办法附件七），每年1月份月底由印章管理员收集整理存档。

用印申请人申请—→财务部负责人—→分、子公司总经理—→分管业务副总裁—→集团办公室负责人—→总裁

（三）合同章：

（1）合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经集团或分子公司授权人核准，不得在其他文件上使用。

（2）业务经办人代表集团与对方签订合同的，需填写《合同章专用审批表》（详见本管理办法附件八），经集团或分子公司授权人审查同意后方可用印。

（3）合同专用章管理人员对用印范围和用印手续须严格审查，可暂停为以下合同提供合同专用章。

并及时向集团办公室反映问题，根据批复办理：

未经编号的合同。

（在集团或分子公司授权人签字、邮件或电话短信同意盖章的情况下，可先行盖章。

但需在3个工作日内补齐编号，超期不补的当月报人事部直接纳入考核）；

缺少合同评审文件的合同。

但需在3个工作日内补齐合同评审内容，超期不补的当月报人事部直接纳入考核）；

付款条件不符合公司常规回款条件的合同；

合同内容有明显不利于公司的内容或漏洞，可能给公司带来潜在风险的；

属于代签但缺少授权委托书的合同。

（平级代签，在集团或分子公司授权人签字、电话同意盖章的情况下，可先行盖章。

但需在3个工作日内补齐授权委托证明材料，超期不补的当月报人事部直接纳入考核）

（4）凡合同用印，必须有《合同审批表》（详见本管理办法附件九）；

已经签署完毕又需要修改的合同，必须经法务部重新审核备案后方可用印，作废合同要在新合同用印时交回印章专管员处销毁。

（5）原则上，合同专用章不得携带外出使用。

确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，经授权审批后由至少两人共同携带使用。

（6）携合同章外出用印，印章管理员必须封装，贴上《印章外借封条》（详见本管理办法附件十四）后交给带章人。

用印时，合同章借用部门必须有两人同时在场当众拆封。

归还合同章时，印章管理员必须检查是否封装、签名，印章是否完好无损。

。

（7）使用合同章均需由印章管理员登记《合同章使用日志》（详见本管理办法附件十），每年1月份月底由印章管理员收集整理存档。

（1）合同金额小于等于两千元（¥

2000）的合同章审批流程：

用印申请人申请—→部门负责人—→分、子公司总经理—→分管业务副总裁—→法务主管—→集团办公室负责人

（2）合同金额大于两千元（¥

用印申请人申请—→部门负责人—→分、子公司总经理—→分管业务副总裁—→法务主管—→集团办公室负责人—→财务部负责人—→总裁

（四）工程章：

（1）工程章分类及适用范围：

工程专用章：

用于工程结算等及与其相关的主要依据；

重要的工程报审表及验收文件；

重要设计变更及图纸；

零星工程等需要加盖印章的文件资料。

工程签证专用章：

可作为工程进度款项、工程结算等款项清算、支付依据；

主要用于现场签证，及与工程量相关的文件图纸资料等。

工程资料章 

：

不能作为款项清算、支付依据；

主要用于公司及本部门内部资料及不太重要的文件图纸资料，只用于城建归档要求的文件图纸资料等。

工程部印章只能在本部门的职责范围内使用。

项目章：

仅限于作为工程技术内业资料来往函件使用，不得在此范围外的任何文件资料中加盖此项目章。

（2）工程章使用规定：

以工程部名义发出的公文、公函，要有具体负责人签名，方可使用工程印章。

工程部各类统计报表、申报表用印，须由授权审核签名，方可用印章。

不得在各类分包合同、购销合同、租赁合同、备案合同、担保合同、聘用合同、个人借款等各类合同文件及补充协议上加盖项目印章；

也不得在此类合同类文件的见证方栏内加盖项目印章。

不得在各项延误工期、工程量增减、费用索赔、结算报告、对账单等结算类文件上加盖项目印章。

工程竣工（以质监站核验日为准）满半年，项目印章须交回集团，由集团办公室负责保管。

不得在空白纸张、手写文件上加盖工程章。

使用工程专用章、工程签证专用章、项目章均需先填写《印章使用审批表》（详见本管理办法附件五），经授权审批后，方可用印。

所有工程印章使用均需由印章管理员登记《公司工程部印章使用日志》（详见本管理办法附件十一），每年1月份月底由印章管理员收集整理并移交集团办公室档案室存档。

2、工程章的审批流程：

（1）工程专用章、工程签证专用章、项目章审批流程：

用印申请人申请—→工程部负责人—→分、子公司总经理—→分管业务副总裁

（2）工程资料章、工程部章审批流程：

用印申请人申请—→工程部负责人—→分、子公司总经理

以部门名义发出的公文、公函，要有具体负责人签名，方可使用部门章。

仅限在本部门的职责范围内使用。

所有部门印章使用均需由印章管理员登记《部门印章使用日志》（详见本管理办法附件十二），每年1月份月底由印章管理员收集整理并移交集团办公室档案室存档。

用印申请人申请—→各部门负责人

第七章印章的停用

第十二条、有下列情况，印章须停用：

1、公司名称变动。

2、印章使用损坏。

3、印章遗失或被窃，声明作废。

第十三条、集团决定需要停用印章的，由总裁签字同意后由集团办公室下发《关于集团停用有关章的通知》（详见本管理办法附件十三）将停用原因、时间通知集团各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。

第八章印章的奖惩处理

第十四条、公司各级领导在用印审批过程中把关不严，或印章专管员不按规定用印、严重越权用印给公司造成重大损失的，按严重失职和重大责任事故处理，并追究当事人的行政和经济责任。

第十五条、因保管不善，导致印章丢失，应对印章专管员追究行政和经济责任。

第十六条、集团办公室不定期派人去各部门检查部门印章使用情况，对不规范用印的部门将进行通报批评，对用印规范的部门进行表扬。

第九章附则

一、附件一：

《关于集团启用章的通知》

二、附件二：

《印章留样备案表》

三、附件三：

《印章交接单》

四、附件四：

《印章专管人离职交接单》

五、附件五：

《印章使用审批表》

六、附件六：

《公章使用日志》

七、附件七：

《财务章使用日志》

八、附件八：

《合同章专用审批表》

九、附件九：

《合同审批表》

十、附件十：

《合同章使用日志》

十一、附件十一：

《公司工程章使用日志》

十二、附件十二：

《公司部门印章使用日志》

十三、附件十三：

《关于集团停用章的通知》

十四、附件十四：

《印章外借封条》

附件一：

关于集团启用有关____章的通知

新兴控股集团各部门及分子公司：

根据新兴控股集团《集团印章管理办法》，由于___________________，现集团已启用“___________章”，该印章由集团____部门管理，专管人员为_____。

为实现集团各部门业务对接、规范我集团的对内对外管理，自_____年___月___日起，启用本通知附件的印章。

特此函告。

附件：

_____年___月___日

新印章样式

主题词：

印章启用通知

抄送：

______________，______________，___________，______________。

新兴控股集团办公室_____年___月___日印发

附件二：

印章留样备案表

编号:

印章名称：

___________________章

审批人：

________________________

刻制人：

_____________启用时间：

________________

配置及保管部门：

_____________

印章用途：

___________________

印章样式

本留样印章自_________年____月_____日启用。

印章领用凭据及承诺：

本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自集团办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照集团《印章使用管理办法》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；

若因本人故意或过失使用本印章导致集团遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对集团因此导致的全部经济损失并接受集团的相应处罚。

印章专管员：

___________

_____年___月___日

附件三：

印章交接单

部门名称：

___________________________________

交接印章名称：

_______________________________

交接日期：

_____月____日

用印注意事项说明：

1、交接人双方的行为均应遵守新兴控股集团《集团印章使用管理办法》的规定。

2、其他说明事项：

_____________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留样：

4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。

移交人：

______________接收人：

_______________

__________年___月___日__________年___月___日

集团办公室负责人：

____________________年___月___日

附件四：

印章专管人离职交接单

离职交接印章名称：

1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守新兴控股集团《集团印章使用管理办法》之规定。

2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；

若有遗漏用印情况且导致集团遭受的经济损失，无论集团何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。

3、其他说明：

_________________________________________

4、印章留样：

集团办公室负责人：

附件五：

印章使用审批表

编号：

日期：

年月日

申请部门

申请人

盖章份数

用印事由

（一事一单）

印章类别

外借记录

借印人承诺：

本印章自年月日时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章负责。

预计归还时间：

年___月___日____时

还印人：

归还日期：

部门负责人

审批意见

子、分公司

总经理审批意见

分管业务

副总裁审批意见

集团办公室

负责人审批意见

总裁审批意见

盖章资料确认

档案室存档名称：

最终版电子版经办人：

归档位置：

最终版纸质版经办人：

档案室经办人

日期

附件六：

公章使用日志

管理员：

年月日至年月日

日期

文件内容

对方单位

用途

文件来源

内容确认

份数

用印人

是否备份

是否外借

审批单编号

备注

附件七：

财务章使用日志

附件八：

合同章专用审批表

申请日期

合同名称

甲方

乙方

合同份数

共份，其中方份，方份，

方份，方份。

经办部门负责人审核意见

分子公司总经理审批意见

分管业务主管审核意见

法务审核

意见

集团办公室审批意见

财务部负责人审批意见

最终版归档

部门负责人：

一、最终版电子版经办人：

二、最终版纸质版经办人：

附件九：

合同审批表

对方主体

资格审查

1、已取得对方的营业执照、税务登记证复印件是□否□

2、具备合同规定的行业的相应资质及合法批准手续是□否□

3、注册资本及净资产是否大于合同标的是□否□

4、已通过对签约方商业信誉及产品质量的考察，符合我方合同要求是□否□

经办部门负责人（签名）：

合同内容

审查综合

结论

1、技术性能或产品、服务质量是否有保障：

是□否□

2、有无设定风险防范措施：

3、采取预付款还是验收后付款预付款□验收后付款□

4、经办部门认为该合同主体及内容合法，质量及价格符合我方要求，主要条款具备，不具有对我方不利的因素及风险，可以签署及履行。

经办部门分管领导（签名）：

1、合同主体资格所需文件是否齐备是□否□补充后方能完备□

2、合同内容是否合法是□否□需修改□

3、基本结论同意合同条款□对合同有关条款保留意见□

4、其他意见：

负责人（签名）：

财务审批

已进行了财务预算、履行程序及付款条件等财务方面的审核：

同意签署□暂不能签署□

其他意见：

续表：

我方名称

对方名称

合同金额

通讯地址

履约期限

联系方式

经办人

签约人及其身份证号

合同装订

合同电子版：

是□　否□已提交档案室。

合同类别：

合同编号：

合同封面：

完成日期

合同签订变更

变更内容：

总经理审批确认

财务部签收人

二、最终版