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第四条 档案工作是本校工作的有机组成部分，各级领导和教职员工都必须予以高度重视，自觉地将档案列入各项工作计划，列入各自职责范围和岗位目标责任制。
第二章 档案工作机构及职责
第五条 本校档案工作实行“统一领导、集中管理”的原则，实现网络化管理。
本校档案工作由校长直接领导，校务办公室具体负责，设专职档案员一名，有关业务处室设兼职档案员，综合档案室主任由办公室主任兼任。
第六条 综合档案室的主要职责是：
（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策，建立、健全档案工作各项规章制度；
（二）指导本校文件资料的形成、积累和归档工作；
（三）统一管理本校的档案，为学校教育教学工作服务，为社会各界和校友提供有效利用；
（四）按照国家和有关专业主管部门的规定，向有关档案馆移交档案；
（五）办理其它有关的档案业务工作。
第三章文件材料的形成与归档
第七条 本校档案坚持集中统一管理原则，各处室及个人在所从事的工作活动中形成的文件材料，办理完毕后，必须按照规定，送综合档案室归档，任何部门和个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或拒绝归档。
第八条 文件材料的归档内容
一、文件材料的归档范围：
（一）文书档案归档范围及保管期限（见附件）
（二）教学档案的归档范围及保管期限（见附件）
（三）科技（基建、设备）档案的归档范围及保管期限（见附件）
（四）会计档案的归档范围及保管期限（见附件）
（五）特种载体档案的归档范围及保管期限（见附件）
（六）文件材料的不归档范围（见附件）
二、文件材料归档的质量要求
文件材料归档质量总的要求：
遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
具体应做到：
文书档案
1、归档文件按年度、保管期限等主要特征分类归档。
2、归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件和附件、正本与定稿、正文与文书处理单、来文与复文、转发文与被转发文、多种文字形成的同一文件，分别放在一起，不得分开；
文电应合一归档。
4、密不可分的文件材料应依序排列在一起，即复文在前，来文在后；
正文在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；
其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定执行。
5、不同年度的文件一般不得放在一起，但跨年度的请示与批复，放在复文年归档，没有复文的，放在请示年归档，跨年度的规划放在针对的第一年归档；
跨年度的总结放在针对的最后一年归档，跨年度的会议文件放在开幕年归档其他文件材料应按有关规定执行。
6、归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料均应符合档案保护要求。
7、文件材料按排列顺序依次编写页号或件号，装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角填写页号，不装订的案卷应在每份文件材料的右上角加盖档号章，并逐件编件号。
8、有关文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况说明，应将整理人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表置于保管单位的最后。
9、文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并整理，案卷应采用三孔一线的方法装订；
不装订的案卷，文件应逐件用细线装订。
10、2019年起文书档案整理按《归档文件整理规则》执行。
教学档案：
1、教学档案按学年度、问题、保管期限等主要特征分类归档。
2、教学档案文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。
3、归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料均应符合档案保护要求。
4、文件材料按排列顺序依次编写页号，装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角填写页号。
5、有关文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况说明，应将整理人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表置于保管单位的最后。
6、文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并整理，案卷应采用三孔一线的方法装订。
科技档案
按《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行，具体按基建工程项目、设备的种类或型号、教科研类别组卷。
基建档案按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列；
设备档案按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备维护等排列；
教科研档案依据类别、项目申报、实施到结题整套材料排列。
会计档案
按《会计档案管理办法》执行，具体按会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其它类等不同形式归档整理立卷。
特种载体档案
声像档案、电子档案、实物档案应用文字标出摄像、录音、刻写、反映的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
具体按《浙江省照片档案管理规范实施细则》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法（报批稿）》执行。
三、归档时间
文书档案于次年6月底前完成立卷归档。
教学档案于次年10月底前完成立卷归档。
基建档案在工程竣工验收三个月内向综合档案室移交。
设备档案在设备开箱验收完毕或调试完成后及时归档。
会计档案可暂由会计机构保管一年，即会计材料形成的第三年初向综合档案室移交。
声像档案、实物档案可随时归档。
电子档案对电子文件进行备份刻录后及时归档。
第九条 各部门经办人员向档案室移交档案时，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
第四章档案管理
第十条 根据本校实际情况，结合形势发展要求，制订并完善统一的分类方案，建立、健全档案保管、鉴定、销毁、统计等各项管理制度。
第十一条 切实执行档案库房管理制度、保管条件符合规定要求。
一、有专用档案库房装具，做到库房、办公室、阅览室三分开。
二、库房配有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案的安全。
三、存放档案分门别类，科学编号，合理排列。
四、定期每半年检查一次室藏档案，核对清理，做到帐物相符对破损或载体变质的档案及时进行修补和复制。
五、建立全宗卷，把管理室藏档案过程中所兴盛的移交目录、案卷说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、检查记录、统计台帐、全宗介绍等材料进行整理组卷。
第十二条 开展档案鉴定工作
一、综合档案室要根据国家和有关部门规定，编制本单位各种文件材料的保管期限表，合理确定保管期限。
二、依法开展档案鉴定工作，在鉴定小组领导下，对已满保管期限的档案进行鉴定，形成鉴定报告，编制销毁清册，执行销毁档案审批制度。
第十三条 做好档案统计工作
一、建立健全统计制度，做好档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计。
二、统计数据必须以原始记录为依据，做到准确、可靠。
三、按照有关部门要求，及时、准确填报档案室基本情况年报。
第十四条 档案管理现代化是本校办公现代化的组成部门，积极创造条件，加快应用计算机等先进技术和手段管理档案。
第五章档案信息开发利用
第十五条 本校档案信息开发利用是档案管理的一个重要内容，综合档案室要根据形势发挥具体需要，积极开发档案信息资源，加强编研工作，充分发挥档案在社会主义精神文明和物质文明建设中的作用。
一、档案工作人员熟悉库藏档案、编制必要的检索工作，为本校各项工作和社会各界提供利用服务。
二、对档案进行多层次的信息加工（如汇编专题资料、编写大事记等）。
三、执行档案借阅制度，根据档案的不同密级，确定不同的利用范围，规定审批手续。
四、加强对保密档案的管理，不得擅自公布档案。
第六章档案的移交
第十六条 综合档案室按照国家有关规定，向市档案馆移交档案。
移交的档案必须符合质量要求，并履行必要的手续。
第七章 奖励和处罚
第十七条 对档案管理工作中成绩显著或作出突出贡献的处室和个人，应给予表彰和奖励。
第十八条 对有下列行为之一的处室或个人，根据具体情况及时与档案行政管理部门联系，由档案行政管理部门根据具体情况给予通报批评，责令其限期改进，并根据情节轻重，给予行政处分；
造成损失的，要赔偿损失：
一、拒不向本校综合档案室移交应归档的各类材料的；
二、在保管或利用档案中涂改、撕毁、丢失档案的；
三、未经批准同意，擅自提供、抄录、公布应当保密的档案的；
四、不按规定向档案馆移交档案的；
五、档案部门认为违反档案管理办法的其它行为。
第八章 附 则
第十九条 本办法未及之处，以《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《浙江省实施<
中华人民共和国档案法>
办法》、国务院《国家行政机关公文处理办法》及国家、省教育厅、市教育局等有关规定执行，如今后有新的规范出台，一律按新规范执行，并对本办法作出修订。
第二十条 本办法适用于舟山职业技术学校档案工作，解释权属本校综合档案室
第二十一条 本办法自发文之日起执行。
舟山职业技术学校综合档案室
二OO三年十一月
附件:
舟山职业技术学校档案归档范围和保管期限
一、文书档案
1、学校党政会议记录（永久）
2、学校一年一次编写组织机构；
人员配备一览表；
大事记；
组织沿革；
年鉴；
校史。
（永久）
3、学校机构建立、撤并、更改校名、启用印章的报告、请示、批复、通知等（永久）
4、学校干部任免、党支部改选、学校领导班子调整的文件。
（永久）。
校内部机构负责人任免材料。
（长期）
5、学校教职工技术职称评审、聘任、考核等记录，批准书、批复、通知等。
（长期）（一式若干份，应有完整一份归入教师业务档案）
6、学校离（退）休人员登记表、审批表，改变干部级别待遇的请示、批复。
7、学校教职工违纪处分的报告、调查资料、本人认识及上级机关的批复。
8、学校人员复查、落实政策的报告、批复、结论材料等。
9、学校教职员工、退职报告和批复。
10、学校教职工转正定级、调整工资、招工招干、教师培训进修、民办转正等登记表、审批表及有关方面的工作计划，总结。
11、学校各种名册。
教职员工花名册
共产党名册
12、学校各种统计表。
（年度、综合性的永久；
学期的长期；
季度、月度短期）
13、学校党、政、工、团及各部门拟订的工作意见、计划、规划、总结、目标管理、专题调查材料（党政年度、学期的为永久；
各部门的为长期）
14、学校负责人在全校性会议上的讲话材料。
（重要的为永久，一般的为长期）
15、学校制定的各种组织简则、岗位责任制、规章制度、工作条例。
16、同学录、学生通讯录、校庆活动重要的材料。
17、学校编辑的并反映本校主要职能活动的出版物定稿和样本。
18、学校及部门编印的简讯、信息。
（学校的为长期，部门的为短期）
19、学校教代会专题材料。
（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议纪要、倡议等）（永久）
20、学校教职员工获得各种荣誉称号，如劳模、教坛新秀、优秀班主任、为人师表、各项竞赛、比赛、科研获奖等材料（含名册、事迹、登记表、批准文件、奖状、照片等）省级以上的为永久；
地县级以下为长期）
21、上级机关批准处理的本校人员的补发毕业、肆业证书、文件专业合格证书、荣誉证书等有关材料。
22、学校党团员组织关系转移介绍信及存根，教职员工调动工作，大中专毕业生分配工作报到证、介绍信及存根。
23、学校领导代表学校在上级召开会议上的发言、经验交流材料。
24、学校代上级机关起草被采用的文件最后草稿和印本。
25、学校领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料（本校主要业务工作的会议材料为短期，非主要业务工作的会议材料不归档）。
26、上级机关领导来校视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。
27、学校接待外宾等外事活动形成的文字记录。
28、学校财产、图书清册、财产、物资、档案交接凭证、清册。
29、学校与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。
（重要的为长期，一般的为短期，也可以根据合同、协议内容年限确定）
30、学校教职员工伤亡、抚恤、遗嘱补助等有关材料。
31、学校教职员工生活困难补助、病产期、申请领取独生子女证、聘请代课教师等有关材料。
（短期）
32、学校上报未批复的各项请示材料。
33、学校处理的重要来信、来访的有关材料。
（有上级机关或学校领导重要批示和处理结果的为长期，其余的为短期）
34、上级机关的来文凡是针对本校请示的批复、通报，直接与本校有关的干部任免、奖惩等文件。
35、上级教育行政机关的来文：
（1）凡是学校教育工作需要较长时间贯彻执行，要作为政策依据、指导工作文件，如教育体制改革决定，教育工作条例等。
学校教育工作需要在短期（15年内）贯彻执行的，有参考利用价值的。
36、上级教育行政机关、校办企业公司发文，校办厂需要在较长时间执行的政策性、法规性文件，下达给校办厂的生产计划等。
37、同级机关和非隶属机关颁发的非学校教育工作，但需要执行的文件，与学校联系、协商工作的有关材料。
二、教学档案
（一）学生学籍册（卡）管理：
1、基本情况。
2、每学期品德评语、各学科成绩记录。
3、奖惩情况。
4、体检、健康状况。
5、出勤情况。
6、未结业离校学生去向（如转学、退学、送工读学校，开除、肆业、并注明确切日期）。
7、毕业生去向（如升学考取学校、参军、招工、待业）。
（毕业后立卷归案）
（二）学生思想品德鉴定表、健康卡。
（长期）每学期应填写班主任姓名、表式内的每项内容均应填写齐全。
（三）学生毕业、结业、肆业证书存根。
（四）各类学生名册：
1、全校各班花名册
2、学生会、团队学生干部名册
3、新生入学名册
4、各届毕业生登记表
（五）学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根（含学生、家长申请、报告、领导人意见）、借读生审批材料。
（六）学生奖、惩、事故材料：
1、评为县以上的三好学生、优秀学生干部、优秀团员等材料。
2、校级各类先进名册和材料。
3、参加县以上各种学科竞赛、比赛、文艺演出、体育运动会优胜者、获奖名次、奖品复印件或照片，创造发明奖等材料。
4、开除学籍的处分材料（学校对学生处分的报告、调查材料、本人认识、上级批复等，也含校外处分被公安拘留、少教、劳教、判刑有关材料）。
5、受校纪处分材料和改正情况、撤消处分时间。
6、送工读学校学生登记表、报告及审批材料。
7、学生作伤亡事故的情况报告、调查材料。
（七）教学教研活动形成材料：
1、关于学校各种教学方面的规章制度。
2、每学期总日课表、作息时间。
3、每学期正副班主任名单、教师任职任课情况。
4、第二堂课活动形成的材料（如各科兴趣小组的组织情况和活动计划、活动记录等材料）
5、师范院校毕业生来校实习记录。
6、参加各级教学成果展览的展出目录、获奖材料。
7、学校自编教材。
（八）试卷和成绩：
1、每学科期终考试，试卷样本。
2、学期各科成绩汇总表和单科成绩表。
3、试卷分析、成绩统计、教学质量分析。
4、参加高考各科成绩统计表。
（九）学校体育运动会和达标材料：
1、学校运动会手册。
2、各项成绩记录。
3、优胜者名册和成绩。
4、达标情况。
（十）其他：
（重要的为长期，一般的为短期）
1、家长会议材料。
2、本校和兄弟单位的教学活动、经验交流材料。
3、奖学金发放标准和名单。
4、校外活动情况等。
（十一）上级教育行政机关的来文：
1、教学、招生、督导评估等方面的方针、政策。
2、专业、学制、班级设置的批示、批复、规定。
（永久）（与学校没有直接相关的不归档）
3、下达给学校的招生计划及学校的招生简章规定。
三、科技档案
（一）基建档案
1、可行性研究、任务书：
（1）项目建议书及批复（永久）
（2）设计任务书、计划任务书（永久）
2、设计基础材料：
（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明（永久）
（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录（永久）
（3）水文、气象、地震等其他设计基础材料（永久）
3、设计文件：
（1）初步设计（永久）
（2）技术设计（永久）
（3）施工图设计（短期）
（4）关键技术试验（永久）
（5）总体规划（永久）
（6）设计评价、鉴定及审批（永久）
4、工程管理文件：
（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补助协议书（永久）
（2）承包合同、协议书（永久）
（3）施工执照（永久）
（4）环保三同时，消防、卫生等文件，水、暖、电供应协议书（永久）
5、施工文件
（1）土建施工文件：
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要（短期）
原材料及构件出厂证明、质量鉴定（长期）
建筑材料试验报告（长期）
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批（永久）
施工定位测量、地勘察（永久）
土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图（永久）
隐蔽工程验收记录（永久）
工程记录、测试、沉陷、位移、变形观察记录、事故处理报告（永久）
分项、分部、单项工程质量检查、评定（长期）
交工验收记录证明（长期）
竣工报告、竣工验收报告（永久）
（2）设备管线安装施工文件：
设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批（长期）
施工检验、控勘记录（长期）
隐蔽工程检查验收记录（长期）
强度、密闭性试验报告（长期）
设备调试记录（短期）
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告（长期）
系统调试、验收记录（长期）
管线标高、位置、坡度测量记录（长期）
中间交工验收记录证明、工程质量评定（长期）
竣工报告、竣工验收报告（长期）
（3）电气、仪表安装施工文件：
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审（短期）
设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（长期）
调试、整定记录（长期）
性能测试、校核（长期）
施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告（长期）
电仪安装交接记录（短期）
中间交工验收记录、工程质量评定（长期）
6、竣工文件：
（1）项目竣工验收报告（永久）
（2）全部竣工图（永久）
（3）项目质量评审材料（永久）
（4）工程现场声像材料（永久）
（5）竣工验收会议决议文件（永久）
（二）设备档案
学校购置的价值在1万元以上设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文字材料。
（长期）[自制设备形成的文字等材料参考产品档案的归档范围]
1、设备、仪器随机文件，包括维护、使用说明书、合格证、安装图、原理图、易损坏图纸、保修卡、装箱单等。
2、进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。
3、为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。
4、修理记录。
5、有关部门对设备的年检材料。
设备档案可采用一套设备一卷（袋）档案或同一类不用型号设备组成一卷或一袋。
（三）教科研档案
1、学校课题设计方案及申报、实施计划、立项批准书；
课题研究中实验、调查研究、测试的原始记录；
课题组的工作记录及工作总结（含阶段工作汇报）；
经费预决算材料、课题论证鉴定书、课题成果申报、鉴定、审批材料、课题成果推广、应用及反馈信息等整套材料待课题结题后收集归档。
（完成课题作长期，校级为短期；
省级及以上获奖课题作永久）
2、学校汇编的各种教科研刊物、论文集等获奖的长期，其它短期。
3、学校教职工撰写的教育教学论文、报刊上发表的文章（市级以上获奖的长期，未获奖的短期）
四、会计档案
档 案 名 称
保管期限
备注
一、会计凭证类
单位预算会计各种原始
凭证和记帐凭证
十五年
涉及外事的记帐凭证
永久
二、会计帐簿类
日记帐
总帐
明细分类、分户或登记簿
现金出纳、银行存款帐
二十五年
三、会计报表类
各种行政事业单位决算
单位预算会计月、季报表
五年
所属单位报送的保管二年
四、其他类
会计移交清册
会计档案保管清册
会计档案销毁清册
五、特种载体档案
升级会员 