小学一年级新生学籍建档流程Word格式.docx

小学一年级新生学籍建档流程Word格式.docx

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1、通过各班上报学生审核库。

宁教办字【2011】26号文件附件1规定的要求数据库格式。

2、学校学籍管理人员将审核库汇总上报县教育局审核确定。

（要求9月13、14日完成）。

为便于客户端系统利用该数据库，要将县局确定后的数据库转换为EXCEL格式备用。

3、建籍过程管理。

在“新生管理”-“建籍过程管理”中，点击“新增”,然后选择“新建年级数据库”，在“新生入学年度”中选择“2011”，点击“确定”并激活该建籍过程。

（点击确定后，客户端系统可能不实时显现新生建籍过程，这时需点击一下其他建籍过程后再点一下“新生过程管理”）

4、“新生管理”——“录入摸底调查表”。

“录入摸底调查表”可以单个学生输入，也可利用系统提供的模板导入。

因我们已有县局确定的学籍审核库（dbf文档），可以直接利用。

需将该数据库转换成EXCEL格式，然后编辑成学籍管理客户端“新生管理”——“录入摸底调查表”中要求的EXCEL格式。

该模板位于学校客户端文件夹中的子文件夹“学籍样式表”中的“摸底调查表”。

摸底调查表有7列字段，分别是“姓名、性别、出生日期、身份证号码、家长姓名、联系电话、家庭住址”，每列顺序不可调换。

如果输入了身份证号，就必须要输入出生日期，并且要与身份证信息一致。

出生日期的月、日单个数的要在前面补0，样式为“2004-09-05”。

因学籍审核库中没有出生日期，我们需将身份证号上的出生日期提取出来。

利用公式“=TEXT（MID（D2,7,8）“0000-00-00”）”即可。

导入时将模板需要的字段从审核表中复制到模板中，也可将审核表的格式修改成模板的样式。

5、点击“录入摸底调查表”过程，将编辑好的“摸底调查表“导入。

如果某生的身份证号不正确，系统会给予提示，重新核实修改身份证号后，重新导入即可，原来导入成功的不再添加。

6、点击“录入新生名单”过程，点击“选取”按钮，将右边的“摸底调查表”学生全部选择选取到左边的“新生名单表”中。

（可以单个选取，也可以全选，全选方法：

可以先选取第一个学生，然后按住“ctrl”键，分别单击其余所有学生。

也可用鼠标直接拖拽）

7、点击“建立行政班”过程。

（可以点击“新增”直接录入行政班信息，也可以利用模板导入。

班数少的学校建议直接新增行政班就行，备注栏建议填入班主任的手机号码，也可空项）

8、点击“新生分班”。

将录取的学生分配到各个行政班中。

方法和“录入新生名单”的方法相同。

9、导出班主任系统。

将分班后的学生“导出班主任系统”，由各班主任完成本班学生所有信息的补充、修改。

（先选取导出的路径，形成一个文件夹，在这个文件夹里有几个班就会有几个系统，分别为各自的文件夹）

10、将班主任系统拷给各班主任后，由班主任通过该系统修改学生信息。

班主任系统的用户名和密码相同，都是class。

在“学生基本信息标签”中选择出生地后，可以利用“复制给其他字段”按钮将出生地复制给“籍贯”、“户籍所在地”以及“入学信息标签”中的“来源地区”字段。

并且要查看一下这几个字段后是否有区划代码，如果没有需重新选择区划，否则数据将无法上报。

11、“汇总班主任系统”。

将班主任系统中的数据汇总的学校客户端中。

汇总的数据库名为班主任系统文件夹中含班级代码的数据库名，如下图：

12、“编辑学生基本信息”。

该过程如果由学籍管理员完成，那么前面的“导出班主任系统”、“汇总班主任系统”，可以省略。

13、进行“录入信息检测”，学籍管理员可以检测一下每个学生的所有信息是否都齐全。

（先选取要检测的班或学生，即在左边班级前的蓝色方框内打“√”，再点击“开始检测”，如有空项，可以打印该检查结果，根据提示由班主任或学籍管理员重新修改、补充学生信息）

14、“分配学籍号”。

可以批量分配，也可单个学生分配。

如果不选择排序条件，系统会根据导入的学生顺序分配学籍号。

15、进行“新生统计”，核对一下建档人数。

16、“上报新生学籍信息”（等待县教育局审核确认学籍信息，学校可以登录本单位的山东省基础教育管理信息化平台查看审核确认情况）

“上报新生学籍信息”之前，可以先进行“新生建籍信息导出”功能，将学籍信息导出核对后再上报。

17、“新生建籍信息导出”。

可将系统内学生信息全部导出EXCEL格式，便于核对。

平台操作：

“上报新生学籍信息”成功后，由县教育局完成学籍信息的审核确认。

我们也可以登陆平台对新生学籍批量更改学籍号和班级信息。

1、学籍号更改。

在平台上点击“学籍管理”-“新生学籍号整理”功能，将一年级学生信息导出，重新编辑学籍号后导入即可。

2、班级更改。

在平台上点击“学籍管理”-“学校管理”-“批量分班”功能，将一年级学生信息导出，按要求增加新班级号，导入即可。

方法二：

（这种方法需要的建籍过程少，但这种方法没有充分利用学校上报的学籍审核库，需要在学校客户端系统中重新录入学生，增加了录入工作量。

）

其中第3、4项可以由学籍管理员直接在“编辑学生基本信息”中完成，这样学籍管理员的工作量就大大增加了。

具体流程：

1.“建籍过程管理”，新增建籍过程

2.“建立行政班”，录入或导入班主任信息。

3、“导出班主任系统”，由各班主任录入本班新生全部信息。

4、“汇总班主任系统”（数据库名为班主任系统文件夹中含班级代码的数据库名）

5、“录入信息检测”，检测一下有没有学生信息不全的。

6.“分配学籍号”，可以批量分配。

7.“新生统计”,可以核对一下建籍人数。

8、“上报新生学籍信息”。

备注：

关于学籍照片。

按学籍号顺序照完相后可利用学校客户端文件夹中的isee软件进行批量改名或调整大小，准确、方便、快捷。

将调整后的学籍照片拷贝至学校客户端文件夹下的2011年级文件夹中的photos文件夹中，运行客户端程序，运行“学籍管理”-“照片上传”，在年级数目录中的“一年级-2011级”前面的蓝色框内画“√”，点击右边的“开始上传学生学籍照片”即可。