数据库和表应用性强Word文件下载.docx
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18
新疆
20080111
李成
否
山东东营
20080301
王海
20
山东日照
表由两部分构成：
表结构和表内容。
一、表的结构
l表的结构：
指数据表的框架，主要包括字段名称、数据类型和字段属性。
1、字段名称
每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。
字段名称的命名规则为：
（组成，开头，长度）
（1）长度为1～64个字符。
（2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。
（3）不能包含句号（.）、惊叹号（!
）、方括号（[]）和重音符号（’）。
（4）不能使用ASCII为0～32的ASCII字符。
2、数据类型
1、一个表中的同一列数据应具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。
数据的类型决定了数据的存储方式和使用方式。
Access2010中共提供了12种不同的数据类型，以决定字段中所能存放何种类型的数据。
分别是：
文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接和查阅向导，附件和计算。
2、文本类型和备注类型的特征：
a）文本类型字段中能存放任何字符组成的信息。
b）默认大小是255个字符，最大能存放255个字符，能通过字段大小属性对其大小进行修改。
c）对于指定的大小，存放中文汉字与英文字母的个数都是一样的。
d）备注类型字段中存放的也是文本数据，但其字符个数可达65535个。
e）能对文本类型字段进行排序和索引，但对备注类型字段不能。
3、数字类型的特征：
a）数字类型字段中存放的数据只能是数值型的。
b）可以通过字段大小来设置具体大小的数值，但其默认是长整型的。
4、日期/时间类型的特征：
a）可以用来存放日期、时间或日期时间的组合值。
b）输入格式为:
yyyy-mm-dd；
时间格式为:
hh:
mm:
ss；
日期时间组合：
yyyy-mm-ddhh:
ss。
c）其空间大小是固定的，为8个字节的存储空间。
5、货币类型的特征：
a）是数字类型的特殊类型，等价于双精度的数字类型。
f）在显示货币类型的数据时，会自动显示货币符号和千位分隔符，并添加两位小数。
8个字节。
6、自动编号类型的特征：
a）自动编号类型是种特殊的长整型的数字类型，每次向表中添加新记录时，会自动产生一个唯一的长整数。
b）自动编号类型一旦被指定，就会永久地与记录连接，即其值只会递增的规律产生。
删除表中的记录时，不会对自动编号型字段造成任何影响，aceess不会对表中自动编号型字段重新编号。
c）在数据表视图中，不能对自动编号型字段人为地指定数值或修改其数值。
d）每个表中只能包含一个自动编号型字段，并且占有4个字节的空间。
e）自动编号类型的字段一般用来作为表的主关键字。
7、是/否类型的特征：
a）只能存放是否两个的数值。
j）在access中，是否表示成True/False或者-1/0两种形式。
Yes|NoOn|Off，1个字节。
8、OLE类型的特征：
a）能用来保存如word文档、Excel表格、图片、声音或其他二进制的数据。
b）对于存放的数据，有两种保存方式：
链接或嵌入。
每个嵌入对象都存放在数据库中，而每个链接对象只存放于最初的文件中。
用于存储比较特殊的多媒体数据，如图形、图像、音频、视频、动画及其他软件的文件内容。
9、超级链接包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。
存储超级链接地址。
如常用的网址或Email地址。
10、查阅向导数据输入时通过一个列表或组合框选择所需的数据，不必靠手工输入。
注意：
对于某一数据而言，可以使用的数据类型可能有多种，可根据字段的用途和性质来选择一种最合适的类型。
11、附件用于存储所有种类的文档和二进制文件。
压缩的附件，最大2GB；
非压缩的700KB。
12、计算显示计算结果，计算时必须引用同一表中的其他字段，可以使用表达式生成器，8个字节。
“数字”、“日期／时间”、“货币”以及“是／否”，这些数据类型提供预先定义好的显示格式。
可以从每一个数据类型可用的格式中选择所需的格式来设置“格式”属性。
也可以为所有的数据类型创建自定义显示格式，但“OLE对象”数据类型除外。
3字段属性：
即表的组织形式，包括表中字段的个数，每个字段的名称、数据类型、字段大小、格式、输入掩码、有效性规则。
2.2.2建立表结构
1、使用数据表视图
例2.3创建“教工”表
字段名称
数据类型
字段大小
格式
编号
文本
5
4
1
数字
整型
日期/时间
短日期
学历
职称
邮箱密码
6
联系电话
8
在职否
是/否
2、使用设计视图
例2．4使用设计视图创建“学生”表
字段名
类型
备注
在年龄和团员否之间插入“入校日期”，在最后插入“照片”字段
3、定义主键
主键也称为主关键字，是表中能够唯一标识记录的一个字段或多个字段的组合。
只有为表定义了主键，才能与数据库中其他表建立关系。
定义主键的方法有两种，一是在建立表结构过程中定义主键；
二是在建立表结构后，重新打开设计视图定义主键。
主键有两种，单字段主键和多字段主键。
单字段主键是以某一个字段作为主键，来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定义。
自动编号主键的特点是，当向表中增加一个新记录时，主键字段值会自动加1，如果在保存新建表之前未设置主键，则Access会询问是否要创建主键，如果回答“是”，Access将创建自动编号类型的主键。
多字段主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。
2.2.3设置字段属性
字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。
1．字段大小
p字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接收。
p字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。
+
p在设计视图的字段属性框的字段大小属性中选择字段大小的类型（数字）或输入字段大小的字符个数（文本）。
p如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超长的字符。
如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小数取整。
对于数字型的字段，可选择字节、整数、长整数、单精度数、双精度数五种。
p如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。
2．格式
p在设计视图的字段属性框的字段格式属性中选择字段格式的类型。
a）格式属性决定数据的打印方式和屏幕显示方式。
格式属性影响数据的显示格式。
b）不同的数据类型，其格式选择各不相同。
可确定数字、货币、日期等字段格式。
c）格式不会影响到表中的数据，仅影响数据的显示方式。
“格式”属性可以使数据的显示统一美观
学生表中“入校日期”日期类型：
长、中、短
mm\月dd\日yyyy\年
将“学生编号”中的字母显示大写P37表2.4
3．输入掩码
p用于指定数据的输入格式。
p可定义文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段。
p如果为某字段定义了输入掩码，同时又设置了它的格式属性，格式属性将在数据显示时优先于输入掩码的设置。
p只为文本型和日期/时间型字段提供向导。
p“数字”或“货币”类型的字段，只能使用字符直接定义“输入掩码”属性。
p输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值的类型的特殊字符组成。
****************************************
将学生表中“入校日期”的输入掩码设为“长日期”
教师表中“邮箱密码”密码
a）输入掩码的功能：
保证数据输入格式的一致性，或者检查输入时的错误。
b）输入掩码只为文本和日期/时间类型字段提供了向导，对于其他类型的字段要用户自己输入。
c）常用的字符所代表的含义：
1）0表示必须输入一个数字（0-9），而9表示可选输入一个数字（0-9）。
2）L表示必须输入一个字母（a-z），而?
表示可选输入一个字母（a-z）。
3）A表示必须输入一个字母或数字，而a表示可选输入一个字母或数字。
4）&
表示必须输入一个字符或空格，而C表示可选输入一个字符或空格。
5）<
表示将所有的字符转换成小写，而>
表示将所有的字符转换成大写。
教师表中“教师编号”要求前两位时字母，后3位数字LL000
“联系电话”010-“4位数字”
0和9区别
4．默认值
p设置默认值可以减少数据输入量。
p在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。
a）设置默认值后，当往表中添加新记录时，access会将这个默认值插入到相应的字段中。
b）用户既可以直接使用此默认值，也可以输入新的值来替代这个默认值。
c）在设置默认值时，默认值必须与字段的数据类型相匹配。
否则会出现错误。
学生表中“性别”男
政治面貌团员
年龄19
教师表中“工作时间”默认为“当前日期”=Date（）
前一天：
=date（）-1
本年度的1月1号=year（Date（））&
“-1-1”
下一年度1月1号=DateSerial（year（Date（））+1,1,1）
聘用日期：
2013-1-1
5．有效性规则
p为防止数据的输入错误而设置。
p有效性规则允许定义一条规则，限制可以接受的内容。
p有效性规则的实质是一个限制条件，完成对数据输入的检测。
有效性规则能够检查错误的输入或者不符合逻辑的输入。
p在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规则。
关系运算：
比较>
<
=,>
=,<
=,
逻辑运算：
与（并且）and，或（或者）or，非not
性别：
orin（“男”，“女”）
职务：
经理、主管、职员
年龄：
大于等于10小于等于60>
=10and<
=60
工作时间：
上一年度6月1日（包含）之前
“入校时间”必须是9月
2013-1-1之前的<
=##
2013年的
字段之间的有效性规则
6．有效性文本
p当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。
p通常与有效性文本同时定义。
有效性规则是一个条件表达式，仅当输入的值使此条件为真时，系统才接收新值，否则拒绝，并可以通过有效性文本给出适当的提示信息。
7．索引
p索引能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。
p在Access中，可以创建基于单个字段的索引，也可以创建基于多个字段的索引。
按索引的功能分，索引有唯一索引、普通索引和主索引三种。
唯一索引的字段值不能重复。
普通索引可以有重复值。
同一个表可以创建多个唯一索引，其中一个可设置为主索引，且一个表只有一个主索引。
索引时非常重要的属性，能根据键值加速在表中查找和排序的速度，并且能对表中的记录实施唯一性。
历届试题2.1
1、Access提供的数据类型中不包括（2005年4月选择题第16题）
A）备注B）文字C）货币D）日期/时间
3、在“tEmployee”表中，“姓名”字段的字段大小为10，在此列输入数据时，最多可输入的汉字数和英文字符数分别是（2005年9月选择题第16题）
A）55B）510C）1010D）1020
4、数据类型是（2006年4月选择题第16题）
A）字段的另一种说法B）决定字段能包含哪类数据的设置
C）一类数据库应用程序D）一类用来描述Access表向导允许从中选择的字段名称
5、表的组成内容包括（2006年4月选择题第14题）
A）查询和字段B）字段和记录C）记录和窗体D）报表和字段
6、使用表设计器定义表中字段时，不是必须设置的内容是（2006年9月选择题第17题）
A）字段名称B）数据类型C）说明D）字段属性
7、在关于输入掩码的叙述中，错误的是（2005年4月选择题第14题）
A）在定义字段的输入掩码时，既可以使用输入掩码向导，也可以直接使用字符
B）定义字段的输入掩码，是为了设置密码
C）输入掩码中的字符“0”表示可以选择输入数字0到9之间的一个数
D）直接使用字符定义输入掩码时，可以根据需要将字符组合起来
8、若要确保输入的联系电话值只能为8位数字，应将该字段的输入掩码设置为（2005年9月选择题第17题）
A）00000000B）99999999C）########D）?
?
2.2.4建立表之间的关系
建立表之间的关系，将不同表中的相关数据联系起来，也才能为建立查询、创建窗体或报表打下良好的基础。
1、表与表间的关系：
access中表与表之间的关系可以为：
一对一、一对多、多对多3种，具体如下：
a、一对一的关系：
表A中的一行记录对应于表B中的一行记录，并且表B中的一行记录对应于表A中的一行记录。
此时，要求两个表中相关的字段都是主关键字。
b、一对多的关系：
表A中的一行记录对应于表B中的多行记录，并且表B中的一行记录对应于表A中的一行记录。
此时，一对应的表为主表，多对应的表为从表。
c、多对一的关系：
表A中的一行记录对应于表B中的一行记录，并且表B中的一行记录对应于表A中的多行记录。
d、多对多的关系：
表A中的一行记录对应于表B中的多行记录，并且表B中的一行记录对应于表A中的多行记录。
任何多对多的关系都可以拆成多个一对多的关系。
此时，应该引入一个关联表出来，如学生表与课程表，引出了一个选课表。
2、外部关键字：
（参照完整性）
外部关键字也称为外键，用来反映两个表之间的依赖关系。
有外键存在时，必定先存在一个相应的主键。
主键所在的表称之为主表，外键所在的表称之为从表，从表中的数据依据外键对应的值来说明其依赖于主表中的哪条记录。
外键实现了主表与从表之间的依赖关系，也就是说有参照完整性约束关系，即主表约束从表，从表也反过来约束主表。
主表对从表的约束：
外键的取值只能是两种情况：
要么为空，要么必须是主表中存在的值。
从表对主表的约束：
当主表中某条记录被从表中的记录引用了时，此时不能删除主表中的此条记录，也不能修改此条记录对应的主键值。
例如：
班级表（主表）
班级编号（主键）
班级名称
2001
01会计一班
2002
02会计一班
学生表（从表）
学生编号（主键）
学生姓名
班级编号（外键）
1001
张三
（正确）
1002
李四
2001（正确）
1003
王五
2003（错误）
如上表所示：
学生表中的记录表依赖班级表的记录，学生表中的所在班级是外键，故第1行、第2行是正确的，但第3行是错误的。
相应地，在班级表中，编号为2001的记录被学生表中编号为1002记录引用，故此时不删除编号为2001的班级信息，也不能修改2001的值。
参照完整性
指数据的正确性、准确性和有效性。
参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。
如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键值。
实施了参照完整性后，对表中主键字段进行操作时系统会自动地检查主键字段，看该字段是否被添加、修改或删除。
如果对主键的修改违背了参照完整性的要，系统会自动强制执行参照完整性。
3、建立表间的关系：
a）在定义表之间的关系时，应该将要定义关系的所有表都关闭。
仅是本次定义中相关的表关闭。
b）在定义表之间的关系窗口中，隐藏某一表时，仅是让其在引窗口中不显示，此时并不删除其与其它表之间的关系。
例：
2.5定义“教学管理”数据库中已存在表之间的关系。
（P45）
4．编辑表间关系
5、查看子数据表
将“课程表”的子数据表修改为“选课表”
2.2.5向表中输入数据
1．以数据表视图方式输入数据
例2.6向学生表中输入数据
字段之间的切换：
tab、回车、光标
日期时间字段：
“日期选择器”
是否类型：
true-1
OLE类型：
2．创建查阅列表输入数据
例2.7为“教师”表中“职称”字段创建查阅列表，列表中显示“助教”、“讲师”、“副教授”、“教授”
对“性别”字段采用输入方式创建“查阅向导”
3.使用“计算”类型字段存储数据
例2.8为学生成绩表计算总成绩
4.使用“附件”类型字段存储数据
例2.8为学生成绩添加“个人信息”，为附件类型。
5、获取外部数据
在获取外部数据时，既可用导入方式，也可以使用链接方式。
（1）导入数据
导入数据是将其它系统的数据库数据导入到Access数据库中。
一般使用导入命令将外部数据导入至当前数据库中。
a）在access中可以导入的表类型包括：
access数据库中的表、Excel、TxT文本等数据库应用程序所创建的表，
b）在导入数据过程中，可以决定是将数据追加到已存在现表中，还时创建一个新表以保存数据。
导入“数据导入.mdb”数据库中的tTemp数据表
导入“Text.txt”中的数据，追加到“tTemp”表中
导入Text.xls中只导入“编号、姓名、性别、年龄和职务”
（2）链接数据
链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源获取数据。
导入与链接的区别：
a）在获取外部数据时，既可用导入方式，也可以使用链接方式。
b）导入方式是将外部数据的副本复制到当前access数据库中，此之后，Access数据库中的内容与外部数据之间就没有了任何关系。
即外部数据发生变化时，不会影响到数据库中的数据；
反之，当数据库中的数据发生变化时，也不会影响到外部数据。
c）链接方式是在外部数据与数据库中的字段建立一种关联，以便可以通过数据库来使用外部的数据。
但此时，数据还是保存在其原文件中，Access数据库中并没有保存这数据。
因此，通过数据库或外部来修改数据，本质上是一回事。
2.3编辑表
为使数据库中表结构更合理，内容使用更有效，需要对表进行维护。
2.3.1修改表结构
修改表结构的操作主要包括增加字段、删除宇段、修改字段、重新设置主键等。
1．添加字段
在表中添加一个新字段不会影响其它字段和现有数据。
但利用该表建立的査询、窗体或报表，新字段不会自动加入，需要手工添加上去。
方法一、设计视图
方法二、数据表视图
2．修改字段
修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明、属性等。
3．删除字段
与添加字段操作相似，删除字段也有两种方法。
第一种是用表“设计”视图打开需要删除字段的表，然后将光标移到要删除字段行上；
如果要选择一组连续的字段，可将鼠标指针拖过所选字段的字段选定器；
如果要选择一组不连续的字段，可先选中要删除的某一个字段的字段选定器，然后按下Ctrl键不放，再单击每一个要删除字段的字段选定器，最后单击工具栏上的“删除行”按钮。
第二种是用“数据表”视图打开需要删除字段的表，
4．重新定义主键
具体橾作歩骤如下：
（1）使用“设计”视图打开需要重新定义主键的表。
（2）单击主键所在行字段选定器，然后单击工具栏上的“主键”按钮。
完成此步操作后，系统将取消以前设置的主键。
（3）单击要设为主键的字段选定器，然后单击工具拦上的“主键”按钮，这时主键字段选定器上显示一个“主键”图标，表明该字段是主键字段。
2.3.3编辑表内容
1定位记录
数据表中有了数据后，修改是经常要做的操作，其中定位和选择记录是首要的任务。
常用的记录定位方法有三种：
一是用记录号定位，
二是用快捷键定位和使用“转至”按钮定位。
快捷键及其定位功能见下表。
定位到指定的记录
F5 移到记录编号框，在键入记录编号后按Enter
在字段和记录间导航
Tab、回车、右箭头 移到下一个字段
Shift+Tab、左箭头 移到上一个字段
Home移到当前记录中的第一个字段
End
Ctrl+Home移到第一条记录中的第一个字段
Ctrl+End移到最后一条记录中的最后一个字段
2选择记录
选择记录是指选择用户所需要的记录。
用户可以在“数据表”视图下使用鼠标或键盘两种方法选择数据范围。
3添加记录 在已经建立的表中，添加新的记录。
4删除记录删除表中出现的不需要的记录。
在Access中，删除是非常危险的操作，因为数据一旦删除将无法恢复，所以往往会提示是否删除，根据需要选择即可。
5修改数据在已建立的表中，修改出现错误的数据。
可以是整个字段，也可以是部分数据。
6复制数据在输入或编辑数据时，有些数据可
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