第59届中国教学仪器设备展示会务接待部工作方案文档格式.docx
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其他同志服从组长安排本着分工不分家的原则积极协助、配合有关活动）
4、交通礼仪组：
负责大会期间所有交通调度方案的制定、实施；
负责礼仪安排方案的制定和实施等工作；
负责和旅行社的联系。
於晓东副组长：
陈红成员：
王国平、王晓东、郑希佳、谢碧裕、王云鹏、屠元成、许夷臣。
接待站8人（其中26日4组，27日2组，中心4人，GQY4人），每辆交通车1（GQY）人。
陈红协助组长主要负责礼仪安排和领导的礼仪引导包括胸花的准备和佩戴；
王国平协助组长主要负责中心人员的车辆安排及配合紧急用车调度（单位车4辆，GQY提供3辆，其中会务接待组专用1辆。
）
23日：
按返程回执由GQY负责定时定人定车接待。
26日：
杭州城站接待：
谢碧裕、GQY1（许夷臣检查、督促和协调）;
杭州萧山机场接待：
王云鹏、GQY1（屠元成检查、督促和协调）；
义乌机场接待：
王晓东、GQY1（陈红检查、督促和协调）;
义乌火车站接待：
郑希佳、GQY1（陈红检查、督促和协调）
27日：
接待站的工作人员负责将客人热情引导送到车上，要求在站点设置接待展台和接待牌。
须在25日前和车站、机场联系并现场确定接待站布置、接待安排。
在杭州城站、杭州萧山机场和义乌各安排一辆别克备用车主要用于接待站工作人员的安排和临时紧急接送客人之需。
26、27日接待时间：
火车站8：
00—18：
30机场8：
30—18：
30。
领导、专家的安排要有量身定做的个性化服务方案（定车、定人、定行程）。
5、贵宾、专家接待（综合协调）组：
负责贵宾接待安排方案的制定、实施和义乌接待落实（副厅以上由义乌方负责）；
省外电教馆领导的接待；
邀请厅里有关领导。
徐飞副组长：
张华良、郑少艾、於晓东、周洪刚、陈敏生
备注：
建议接待安排参照展示会处长接待方案，行程确定后专车、专人负责到底。
6、应急处理组：
巡查、处理宾馆和会场内的有关紧急事宜
郑少艾成员：
王国平
7、省内代表接待组：
负责省内参观代表的接待联络和联谊。
吴贤平负责，直属企业配合。
8、中心离退休老同志（13人左右）和省内采购专家的接待安排：
李建民、胡治方（具体负责），旅行社承担任务，於晓东负责联系对接。
9、选书专家的所有安排由陶庆文负责。
三、工作任务
负责展会期间有关会务工作和贵宾的接待、食宿、交通等会务服务工作。
主要工作职责：
1、制定会务接待方案；
2、考察并落实会议代表住宿宾馆，签订相关协议；
3、《会务指南》的编印；
4、与会代表各类证件、餐券、住宿卡等的设计与制作；
5、制定与会人员餐饮标准，审查监督宾馆食谱及质量；
6、汇总会议各类资料，负责会议代表报到及资料分发；
7、收集汇总参会代表资料并整理成册；
8、各组团单位联络员、团长及主要来宾的接待及外出活动安排与陪同；
9、大会期间各类活动的会务及接待；
10、会议代表用餐统计及协调；
11、会议礼品的准备；
12、代表住地现场管理与服务；
13、落实大会用车，与相关部门签订用车合同；
14、与地方交警部门协商落实各类车辆通行证；
15、制定接送用车方案；
16、大会用车安排与调度；
17、与地方铁路、民航、客运部门联系，制定返程票订票方案；
18、订购返程票相关票务工作；
19、接待晚宴的工作方案并组织实施；
20、完成组委会交办的其它工作。
三、前期准备工作分工
序号
任务名称
完成时间
责任人
备注
1
制定工作方案
3月20日前
王会军、张华良
2
考察并落实会议代表住宿宾馆，签订相关协议
张华良
3
《会务指南》的编印、汇总会议各类资料、收集汇总参会代表资料（报名信息表）并整理成册、与会代表各类证件、餐券、住宿卡等的设计与制作。
4月22日前
屠康丽
交付编印4月15日前，相关部门配合，各类资料的名称和内容由招商部提供。
设计公司和风格要和其他设计一致。
4
制定与会人员餐饮标准、落实会议活动、宴请场地。
4月15日前
5
与地方交警部门协商落实各类车辆通行证
王会军
6
领导和会内代表的住宿分配
4月25日前
张华良、丁伟立
7
会议礼品的准备
龙泉青瓷和龙井茶
8
大会用车安排与调度方案
於晓东、王会军
GQY
9
联系旅行社，制定返程票订票方案；
旅游活动安排，
要和旅行社协调
10
礼仪安排
陈红
开幕式、展馆、宾馆、重要活动、会议、接待站、车辆；
11
汇总订购返程票信息和相关票务工作。
4月20日前
王荣棠
报到后的返程信息直接联系指定旅行社。
12
宾馆各类信息告示牌
丁伟立
提前联系广告公司
四、会议期间的活动安排
1、4月23日的活动
时间
内容
具体任务
8：
00—20：
00
联络员报到（30人左右）。
地点：
天恒国际大酒店大堂。
1、登记确认、安排住宿；
2、发放资料袋；
3、引领入住；
4、接送安排。
5、礼仪和旅行社到位
於晓东
11：
30—12:
30
中餐；
桌餐（总包）地点：
天恒国际大酒店
餐饮安排、引导和协调
18:
00—20:
晚餐；
菜谱确认、桌次安排、引导
20：
00—21：
会务部接待部碰头会，落实检查第二天联络员活动方案。
（地点天恒酒店608）
1．确定乘车人员名单
2．会场座位排列等
屠康丽
2、4月24日的活动（联络员活动负责人：
胡小杰）
联络员活动：
金华双龙洞、兰溪诸葛村；
落实旅行社（早餐在酒店，中餐在外用，晚餐由旅行社安排，义乌特色酒店）；
接送和餐饮安排；
胡小杰全程陪同参观活动。
14:
00-16：
布置联络员会议会场
横幅，50人场地，主席台布置，桌签（所有人）。
准备联络员会议资料
代表证、餐券、住房分配表、会务指南、住房登记卡、邀请函、人员信息表、礼品（联络员、团长，厅长单独送房间）。
中心参加领导和其他人员的确定和通知。
30—21：
办公室、招商部、会务部碰头会，落实检查第二天联络员会议方案。
（地点：
天恒酒店608）
要在联络员会议上通报的事项准备；
场地检查。
陈金才
中餐和晚餐均在天恒国际酒店201、202包厢
3、4月25日的活动（联络员会议负责人：
时 间
内 容
地 点
任务
上
午
7：
30—8：
早餐（自助）
天恒国际大酒店一楼自助餐厅
1．引导
2．上午会议提醒
3．上午会场检查
8:
30—11:
联络员会议
天恒国际大酒店（三楼天和厅）
1．摄影、摄像、录音、记录、内部报道
蒋辉
2．会场横幅、茶水、席卡、话筒、鲜花等检查
3.现场调度并落实照相准备事宜。
会议结束后引导照相。
中午
11:
30—12：
午餐（桌餐，天鼎厅）
引导和下午工作提醒
下午
00—15:
40
各联络员检查展馆和宾馆
义乌国际展览中心
安排车辆，陪同人员由胡小杰负责。
联络员接待晚餐（义乌特色酒店或者天恒天鼎厅）
车辆和引导，场地落实。
落实中心参加领导。
於晓东、屠康丽
晚上
20:
办公室、招商部、会务部碰头会（地点天恒酒店608）
天恒国际大酒店608房间
落实检查第二天活动方案。
4、4月26日的活动
天恒酒店一楼自助餐厅
引导
7:
00-18:
会议代表（领导）接站
杭州萧山机场、杭州城站、义乌机场、义乌火车站。
展示会代表和乐高会议代表同时报到，接站要有区别指示。
於晓东、郑鲁根
00-20:
教育部乐高会议代表报到
天恒酒店大堂
1、发放会议资料、餐券（颜色不同，不退款）纪念品在会议结束后发。
2、礼仪和旅行社到位。
丁伟立、郑鲁根、
陈红
屠康丽。
中
中餐
天恒酒店等四酒店
各酒店工作人员到位，天恒自助餐，其他酒店桌餐。
天恒酒店天鼎厅（8桌）
已到会的厅长及部领导安排桌餐、席签。
00—18:
天恒会场（三楼天恒厅、天和厅）
教育部会议会场（含团长会议）布置及安排检查。
郑鲁根、项小静
晚餐（自助）
天恒会场及各分会场
天恒自助餐，其他酒店桌餐。
晚餐（桌餐）包厢号？
省教育厅领导宴请教育部领导（由义乌教育局承办）。
其他代表自助餐。
张华良、屠康丽
30-21:
办公室、招商部、会务部碰头会。
天恒国际大酒店608
检查会场，布置第二天的活动安排。
5、4月27日的活动（教育部会议负责人：
郑鲁根；
论坛、团长会议负责人：
项小仙；
接待晚宴负责人：
陈金才）
天恒等四酒店
引导及上午会议提醒
30—11：
教育部乐高项目研讨会
天恒酒店（天恒厅）
会场确认、环境布置、座位安排、礼仪引导、席签、话筒音响和水果鲜花准备。
摄影摄像到位（要求提前1小时到位）。
考虑安排2桌桌餐（201、202）
中餐（桌餐）
天恒酒店（中餐厅）
教育部乐高会议答谢宴会（10桌）。
00-16:
招待晚宴布置
义乌大酒店（天禧厅、天策厅）
贵宾接待室（天汇厅）
请柬发放（25日所有请柬发放给联络员，屠康丽负责）、座位安排、礼仪、交通与领导接待准备。
莫世荣
曹南兴
於晓东、
开幕式布置
义乌国际博览中心广场
请柬发放（26日统一发放到联络员，屠康丽负责）、会场管理、交通与领导接待准备、团长（领队）举牌和礼仪引领预演。
高峰论坛的准备落实
义乌国际博览中心新闻发布厅
制作入场券（发放给联络员或报到时发放，屠康丽负责）、会场入口管理、礼仪安排、交通与领导接待准备。
杨凡
13:
00---17:
参观考察
横店影视基地
乐高会议非团长代表。
车辆、旅游和旅行社联系（於晓东）、陪同（郑鲁根）。
郑鲁根
14：
30—17:
团长会议
天恒酒店三楼天和厅
会场管理、领导引领、座位安排、礼仪安排等（提前1小时准备到位）。
项小静
17:
20-20:
参加晚宴代表接送
义乌大酒店
天恒酒店安排1辆车接送，其他酒店自行解决。
第59届展示会招待晚宴
义乌大酒店（天禧厅、天策厅）贵宾接待室（天汇厅）
主题：
交流感情，共谋发展。
活动由办公室总负责，场地布置、安全措施、饭菜酒水、领导引导、礼仪、交通管理由会务接待部负责；
邀请、设置议程、领导迎送由办公室负责；
抽奖活动由招商部负责；
桌签名单由办公室提供。
文艺演出由宣传组负责。
晚宴时间为18：
00-----20：
主持：
行业协会。
於晓东、曹南兴
00-19：
晚餐
各酒店安排桌餐。
（天恒的包厢号？
21:
00-23:
布置第二天的活动安排。
6、4月28日的活动（开幕式负责人：
赵杭生；
高峰论坛负责人：
宴请厅长、处长活动负责人：
张华良）
00—7：
早餐
引导及活动提醒
30—8:
开幕式代表接送
车辆安排，领导及嘉宾引导（贵宾室布置引导落实）。
於晓东、陈红
30-9:
第59届展示会开幕式
礼仪安排、领导引领、交通安排。
团长（领队）举牌和礼仪引领。
莫世荣、陈红
9:
00—10:
领导参观展馆
义乌国际博览中心
礼仪安排、领导引领，交通安排。
领导参观完毕后统一送回酒店休息。
莫世荣、於晓东、陈红
30-12:
接厅长宴请领导到锦都酒店
交通车等候、锦都酒店门口迎接。
於晓东、张华良
12:
00-13:
厅长宴请
锦都酒店（402包厢）
场地布置、席签、引领、交通等（丁伟立协助落实，於晓东、陈红配合）
本活动由义乌市教育局负责承办，项目负责人：
10:
00—11:
检查高峰论坛场地
检查入口管理、交通接待安排、席签、座位安排、水、鲜花准备等。
下
00-17:
教育技术高峰论坛
入口管理、交通接待、席签、座位安排、水、鲜花、礼仪等。
晚上宴请活动检查准备情况
银都酒店银爵厅
场地布置情况、车辆准备情况、礼仪、座位安排检查等。
陈伟华
30—20:
宴请各省教育厅长、装备处长
银都酒店银爵厅（
领导接送，领导礼仪、座位安排等。
（云和参与安排）
张华良、
丁伟立、
陈伟华、於晓东、
其他代表晚餐
天恒等4酒店
天恒自助，其他桌餐。
屠康丽（杨凡提前检查第二天新产品新技术发布会活动场地）
7.4月29日的活动（新产品发布会负责人：
蒋辉）
各酒店
45-12:
有关企业作新产品、新技术发布
领导接送，场地布置，领导礼仪等。
杨凡、
中餐（自助餐）
具体用餐形式视代表人数而定。
00—16:
检查采购信息发布会落实和布置情况
领导接送准备，场地布置，领导礼仪准备等。
00—22：
8、4月30日的活动（采购信息发布会负责人：
答谢晚宴负责人：
30-10:
有关省市自治区教育装备中心2010年采购信息发布会。
00-12：
检查答谢晚宴落实情况。
天恒酒店天恒厅（约10桌）
领导和代表接送，场地布置，领导礼仪、座位安排等。
莫世荣、於晓东
会议代表送站
定点班车送义乌机场、义乌火车站、萧山机场、杭州城站
答谢晚宴
领导和代表接送，场地布置，领导礼仪、座位安排等
9、5月1日的活动
地点
30---
集中送团长、联络员至上海
天恒酒店
联系旅行社送站、会议接待扫尾工作。
10、需要接送的专家领导安排（回执确定后安排）
11、展馆用餐和现场会务咨询安排
时间
内容和要求
4月28日—30日
会内代表的调换餐券，展馆的用餐安排和管理。
展馆现场咨询（中心1人，旅行社1名）
五、4月25日至30日中心领导参加活动安排（回执确定后安排）：
工作内容
参加领导
联系人
二○一○年三月
备注
（1）：
重要项目负责人。
开幕式：
赵杭生
论坛：
项小仙
招待晚宴负责：
教育部乐高会议、采购发布会：
郑鲁根
新产品发布会：
蒋辉
联络会议：
胡小杰
团长会议：
厅长宴会、云和晚宴：
张华良。
答谢晚宴：
张华良。
备注
（2）：
需要短信提醒和公告的内容由丁伟立统一负责收集、发布。
备注（3）：
车辆和礼仪安排方案。
备注（4）：
旅行社的联系人和电话。
备注（5）：
会务接待部工作人员电话（含GQY、义乌方、礼仪、志愿者、司机）。
会务接待部需要义乌方面安排的事项
1、增加展示会期间的交通车辆（公交车和出租车）。
交通部门为参加展示会的车辆提供便利，特别是要确保4月28日上午展示会开幕式期间通往展馆的主干道的交通顺畅、提供有效引导。
2、落实在义乌火车站、义乌机场和杭州萧山机场允许布置接待站点事宜并确定有关联系人和联系电话。
3、安排协助接待的人员共5人（要求责任心强、形象较好），其中一人为负责人。
主要任务是在26日、27日在四大宾馆的现场接待和有关服务工作的配合、协助。
希望在4月16日确定人员名单及联系方式。
4、负责承担4月26日晚上18：
00在天恒国际大酒店的我省教育厅领导宴请教育部领导晚宴的安排、落实。
落实28日中午12：
00—13：
30厅长在锦都酒店宴请兄弟省市的厅长活动，要确定负责人及联系方式、有关的安排方案和场地、菜单、座位等安排。
5、负责承担教育部、省领导和浙江省教育厅领导的接待安排工作。
有关行程等领导确定后立即告之义乌同志。
6、安排参加会展期间义乌重要领导的出席安排。
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