合同管理制度.docx

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合同管理制度

合同管理

总则

本制度根据集团公司实际情况，在集团制度中《经济合同管理》基础上进行细化，集团公司及各地公司在执行本制度的同时，必须符合集团合同管理制度的要求，根据“诚信守约、互利双赢”的原则实施合同管理。

第1节合同文本标准化建设

1标准格式合同文本定义及类别

1.1标准格式合同文本定义

标准格式合同文本是指集团公司根据各种业务特点，就与租户（或者合作方）的权利义务而预先拟订的、经集团法律事务部批准的、集团及各地公司须遵照的各类合同文本。

1.2集团公司编制的标准格式合同文本类别

1.2.1租赁类合同：

商铺租赁合同、广告位租赁合同、商铺返租合同、商户战略联盟合作协议。

1.2.2多种经营合同：

多种经营管理合同、临时促销协议、多种经营点位租赁协议。

1.2.3物业服务合同：

主力店物业服务合同、商铺物业服务合同、写字楼前期物业服务合同、住宅前期物业服务合同以及其他类物业的服务合同。

1.2.4物管服务外包业务合同：

保洁委托服务合同、绿化租摆合同、电梯等各种工程维护保养合同等。

1.2.5物资采购类合同。

1.2.6管理类协议或公约：

消防责任书、装修协议书、业主临时公约等。

2标准格式合同文本的编制、审定和发布

2.1标准格式合同文本的编制部门

2.1.1集团公司营运部负责“租赁类合同”、“多种经营合同”标准文本的编制。

2.1.2集团公司物管部负责“物业服务合同”、“物管服务外包业务合同”、“管理类协议或公约”标准文本的编制。

2.2标准格式合同文本编制后，报送集团法务部审核，经集团公司主管副总经理审批向各地公司发布（电子文本）。

3标准格式合同文本的管理

3.1集团公司招商部、营运部、企划部、物管部、各地商公司须指定专人管理经审核批准后的合同文本。

3.2统一实施发布的编号管理，确保发布标准格式合同文本版本的统一和适宜。

4标准格式合同文本的调整与补充

4.1编制部门须根据合同执行及各地公司反映的情况，定期审核标准格式合同文本，发现标准格式合同文本中与实际需要不符或标准文本缺项的，定期集中修改、补充完善。

4.2修改后的合同文本发布须根据编号要求进行，防止出现新老版本混用情况。

第2节合同办理

1.合同内容洽商

1.1合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。

经招标确定合作方的合同谈判，应由原招标经办部门负责。

1.2所有经济合同的谈判，原则上至少有二名经办人员参与。

1.3与合同对方进行合同内容洽商后，将双方洽商的结果形成书面内容，双方领导签字确认后作为合同文本形成的依据。

2.合同文本的制定

2.1各地公司合同文本的制定和流转控制由相应的业务主管副总经理负责组织。

集团公司行政部负责对各种待办理合同文本的流转。

2.2各地公司与合作方签订合同时，应要求己方草拟合同文本。

2.3若关于标准格式合同范围内的合同文本的草拟，须参照集团商管公司发布的标准格式合同模板，根据双方洽商的合同内容进行修订。

2.4对集团公司尚未发布标准格式合同模板的，由各地公司自行编制，但应确保合同的内容完整、表述准确，经本公司法律顾问审核后，并将自行编制的合同文本报集团公司相关职能部门审核，并转集团法务部审批后，方可进入合同审批程序。

集团公司相关部门应及时将此合同文本纳入标准格式合同文本模板中。

2.5必须采用合同对方的合同文本时，须由总经理组织相关部门及人员认真审核合同文本内容，发现不符合本公司利益的条款须及时交涉修正。

双方确定后将合同文本报集团公司相关职能部门审核，并转集团法务部审批后，方可进入合同审批程序。

该文本未纳入集团公司的标准格式合同模板的，应及时将此合同文本纳入标准格式合同文本模板中。

2.6工程外包合同的制定须充分考虑质量保证及保修内容的确立和修订。

2.7物资采购合同的制定须充分考虑质量保证、保修、退换货的内容的确立和修订。

3.合同报审、报批

3.1审批条件材料的准备

3.1.1各公司向集团公司进行合同报审报批前，须准备合同审批条件材料，合同审批条件材料包括：

集团公司与此合同相关的批复文件、总经理签字的《合同决策信息一览表》等。

3.1.2总经理对《合同决策信息一览表》内容的真实性负责。

3.2合同审批程序与权限

3.2.1各地公司合同经办人员必须按《合同办理流程及审批权限》执行公司内部的合同审批，将草拟合同及审批条件材料呈送相关授权人员审批签署。

3.2.2须上报集团公司审批时，将本公司相关审批人签字后的合同审批会签单及相关的合同审批条件材料传真及合同文本电子版上报集团公司行政部，集团公司行政部将合同文本打印，附上审批材料，再按《合同办理流程及审批权限》流转审批，完成相应的“签字组合”。

3.2.3集团公司行政部负责将各地公司上报的审批材料及合同文本电子版归档。

3.3合同审核批复

3.3.1集团公司相关部门的合同审批授权人员负有合同审查责任，必须就其职能范围对合同进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。

严禁批复合同文本时，未审就签字通过。

3.3.2对相关条款内容不清楚或需了解更多信息时，及时与当地公司经办人员沟通。

须办退的合同必须注明办退原因。

3.3.3当地公司根据办退的合同签批内容，与合同对方交涉修正，并填写《合同会签意见落实情况表》后，再行上报。

3.3.4各地公司报批合同时，须预计充分的审批时间。

3.4合同附件作为合同重要的组成部分，须与主体合同文本等同上报、审批及保存。

4.合同签订

4.1签订前校审

合同通过审批后，将合同文本打印成正式文稿，合同金额在五万元（含）以下的由经办人、经办部门主管副总经理实施签订前审稿，合同金额在五万元以上的由经办人、经办部门主管副总经理、总经理实施签订前审稿。

4.2签订过程控制

4.2.1须按集团规定的程序及合同签订的规范要求进行合同签订，严禁未经正式授权的委托签字行为。

并在签订合同时验证对方签字代表人及印章的合法代表性。

4.2.2按双方现场签字原则，若双方无法实现同时签订，原则由对方先签。

若己方先签，则禁止己方签订且对方未签的合同文本外流。

5.已签订合同文本的保管与借阅

5.1已签合同文本的保管与保密

5.1.1各地公司财务部为各种合同的保管部门。

5.1.2须采取双本保存的方法，将合同正本与复印件共同保存，若有保密数据或条款，复印件应消除保密数据或条款。

5.2已签订合同文本的借阅

5.2.1合同正本不得外借，消除保密数据或条款的复印件可由相关业务监管部门或人员借阅。

5.2.2合同复印件的借阅必须经过归口业务副总经理审批，涉及主力店及总经理确定为重要的合同，其复印件的借阅必须经过总经理审批。

5.2.3须建立合同借阅记录，借阅时间不得超过一周。

5.2.4借阅人员不得将合同转借，不得向公司外部的人员透露合同内容。

第3节合同履行的监督管理

1合同履行的相关责任

合同相关部门负责人为履行合同的主要负责人；各地公司总经理是本公司各种合同履行的指导及监督人；集团公司相关部门是各地公司相应业务的合同履行的监督部门。

2合同内容的传达与培训

合同履行负责人将相关合同内容传达到与之关联的部门和人员，并组织与合同业务相关的人员进行合同条款的培训。

3合同履行的检查监督

各地公司按相关方管理的制度对合同对方的合同履行情况进行检查监督，发现对方不符合合同条款要求时，及时采取相应措施给予纠正。

若对方达到解除合同的条件，按非正常的合同期内解除合同的要求执行。

4合同履行评估

4.1合同期较长且循环执行的服务分包合同（如清洁、绿化、消杀、设备保养等的合同）评估：

4.1.1评估时机

每月进行定期评估。

付款前进行付款评估（若为每月付款的与月评估合并）。

合同到期前评估。

4.1.2评估部门：

合同归口业务部门负责人组织相关人员进行。

4.1.3评估结果的处理：

评估结果作为业务改进分析、合同付款及合同续签与否的依据。

4.2租赁类合同及多种经营合同的执行评估：

4.2.1评估时机：

每季度进行一次定期评估。

租金及其他费用收取达到预警程度时进行评估。

合同对方经营管理对己方可能造成影响时进行评估。

己方经营战略发生调整影响到合同续约时进行评估。

其它需要评估的时机。

4.2.2评估部门：

集团公司招商部、营运部、企划部、租金部、各地公司营运部。

4.2.3评估结果处理：

作为租金定位、租户调整的依据。

4.3一次性业务合同（如工程施工合同、外墙清洗合同等）的评估：

4.3.1付款前由该业务归口部门负责人组织进行业务效果评估，评估结果作为款项支付依据。

4.3.2尾款支付前的质量保证评估（如有约定）。

4.4主力店物业服务合同的评估：

4.4.1物业管理边界发生变化时，由集团物管部组织人员进行评估，评估结果作为物业管理合同谈判依据。

4.4.2对方不履行合同条款时由不执行部分归口部门组织进行评估，评估结果作为双方交涉依据。

4.4.3双方对合同条款产生重大分歧时进行评估，评估结果作为双方交涉依据。

4.5供应商的采购合同评估：

4.5.1在以下时机，由各地公司财务部组织人员对供应商进行评估：

物资采购金额明显比市场高时。

采购货物经常性供应不足时。

采购货物质量不符合要求或供应商未按合同提供维修、退货、换货时。

4.5.2评估结果作为是否解除合同的依据

4.6其它类别的合同参照以上合同评估时机和条件进行。

4.7所有合同执行评估均需保留相关记录。

5合同款项支付或收取

5.1合同款项支付

5.1.1须根据合同支付款项时，支付前须进行合同执行评估。

合同履行监督责任人的书面检查评估意见，须作为上级签批合同款项支付申请以及财务部支付款项的前提。

5.1.2付款前评估标准须按合同约定的质量标准执行。

5.1.3严格执行合同中适用于质量保证的尾款（若有）延迟支付质量问题扣款的条款内容。

5.2合同款项收取详见《租费管理》。

第4节合同续签与解除

1合同续签

1.1外包（采购）业务合同的续签条件须均满足以下要求

1.1.1上个合同期间，合同对方提供的服务（物资）质量符合甚至超越集团公司及当地公司要求，且双方合作愉快。