Word技巧.docx

Word技巧.docx

《Word技巧.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Word技巧.docx（26页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

Word技巧

Word技巧:

用Word修饰教案

　　大方美观是老师制作教案时的基本要求，清秀淡雅的教案也能使学生产生浓厚的学习兴趣。

在倡导人性化教学的今天，只讲让学生看清楚教案内容，已经远远不够。

在Word教案旁加入修饰已经必不可少，下面我介绍一种加入花边的方法，相信不同颜色不同样式的花边，一定能为你的教学增添一分生机和活力。

　　首先，选择“格式→边框与底纹”，在弹出的窗口中选择“页面边框”，再选择边框的设置、线型、颜色，如果你想把边框做得漂亮些，可以选择“艺术型”列表中，提供的图案（请见附图），然后在“应用范围”中选择“本节”即可。

这样一来，一个漂亮秀雅的教案就呈现在学生的面前了。

。

Word表格原来也能求得平均值

　　在Word中我们怎样才能求得如图1所示的每位学生5门功课的平均值以及4位学生各单科的平均值？

其实，Word表格可以像在Excel中一样，能够用A1、A2、B1、B2……的形式来描述，其中字母代表列，而数字则代表行。

　　下面是操作步骤：

　　第一步单击要放置计算机结果的单元格，首先放到G2单元格。

图1

　　第二步单击菜单栏中的“表格→公式”，会弹出如图2所示的“公式”对话框。

　　第三步一般情况下，公式中默认的函数为SUM函数，本例是求平均值，需要在“粘贴函数”列表框中选择平均值AVERAGE函数，例如本例求张XX的5门功课的平均值，选择数字格式之后，应建立公式：

“=AVERAGE（left）”或者是“=AVERAGE（B2:

F2）”，得出G2单元格的值。

计算G3、G4、G5单元格的方法和G2类似。

　　第四步单击B6单元格，方法与第三步相似，但需要注意的是：

应建立如下公式：

“=AVERAGE（above）”或者是“=AVERAGE（B2:

B5）”。

计算C6、D6、E6、F6单元格的方法和B6类似。

 Word技巧教程:

输出文档按页序排列

我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，，如果我们想使Word输出文档按页序排列，该怎么办呢？

　　我们打印一篇有很多页的文档时，Word默认总是从第一页打印到最后一页，所以文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，是按页号的逆序排列的。

现在有一部分激光打印机可以使输出的文档按页号正序排列，或者有的打印机有两个输出纸道，可以调节不同的输出纸道使输出文档按正序还是逆序排列。

但绝大多数的喷墨打印机只能使输出的文档按页号逆序排列，这样的话我们只能用手工方式将所有的页逆序整理一遍，十分麻烦。

其实存在这种问题的打印机我们在打印前只要先在Word的“文件”→“打印”→“选项”中，选中“逆页序打印”，即可在打印时从最后一页打印到第一页，这样打印机打印完后所有的页都是按顺序排列的。

 Word用Word打印特大字

　　我想大家平时因为各种工作的需要，如做大标语、大横幅剪字、装饰或制作广告等，往往需要打印出比较大的字来。

但可惜的是，一般情况下，一些常见的字处理软件只能够处理有限字号的字，并不能够满足我们打印大字地的要求。

不过，Word是字处理软件中的大哥大，我们完全相信它有这个能耐！

　　1、设置页面大小

　　先选择Word“文件”→“页面设置”命令，打开Word“页面设置”对话框，选择“纸张”标签，并选择“纸型”为“自定义大小”，同时设置一下纸张的大小，如宽55厘米、高55厘米等（如图1）。

按下“确定”按钮，此时Word会提示“你有一处或多处页边距设在了页面之外，选择‘调整’按钮可以增加页边距”，我们选择“忽略”按钮。

　　2、设置文字大小

　　在页面直接输入需要打印的汉字内容，然后选中它们，选择“格式”菜单下的“字体”命令，在打开的“字体”对话框中选中“字号”输入框，双击使字号内容反显，然后输入字号大小，输入字号的大小在1磅到1638磅之间。

一般纵向A4幅面单字大小为500磅，纵向A3幅面单字大小为750磅，注意输入字号后一定不要忘了回车，否则字号设置不起作用（如图2，笔者正在设置当前字号为888），最后单击“确定”按钮保存。

当然，我们也可以在文字“字体”属性中设置其为空心字体，以节省墨粉。

　　3、观看效果

　　此时我们可以看到Word窗口中汉字明显大了，为了取得更好的效果。

我们单击工具栏上的比例缩放下拉框，选择一个合适的比例，就可以看到整体效果了（如图3）。

　　4、打印输出

　　给打印机装好纸，单击“打印输出”按钮后即可把当前大字打印出来了。

　　小提示

（1）据笔者试验，发现在Word中输入字号没有任何限制，只取决于你定义的纸张大小，如果超过过纸的宽度，则另一边不可见，这一点还请大家要注意。

（2）磅与字号的关系

　　我们在字处理软件中设置字号时经常会遇到磅和字号，那么它们之间的大小关系到底怎样？

为此，笔者特地查找了有关资料，得知“字号”和“磅”对应关系如下：

42磅对应初号、36磅对应小初、26磅对应一号、24磅对应小一号、22磅对应二号、18磅对应小二号、16磅对应三号、15磅对应小三号、14磅对应四号、12磅对应小四号、10.5磅对应五号、9磅对应小五号、7.5磅对应六号、6.5磅对应小六号、5.5磅对应七号、5磅对应八号。

从中也可以看出，当用“字号”作为字的度量单位时，“字号”越大字越小，最大字的字号为“初号”，最小字的字号为“八号”；而用“磅”作为字的度量单位时，“磅”值越大字越大。

最大字的磅值为“72磅”，最小字的磅值为“5磅”。

　　（3）Word中也提供了艺术字功能，而且我们可以对插入的艺术字进行自由放大和缩小。

同时，Word中自定义纸张时，其宽度和高度的最大值均为55.87厘米，我们只要选择插入艺术汉字后，并用鼠标把艺术字的高度拉满了一页高，字的宽度拉成了一页宽。

这时就可以得到一个最大为55.87厘米×55.87厘米的大字，这已经够大了。

Word基础教程:

在Word中输入复杂编号

相比之下，在Word中输入类似的复杂编号就没有Excel这么灵活了。

不过，要简化输入过程还是完全可以做到的。

首先点击菜单命令“格式→项目符号和编号”，打开“项目符号和编号”对话框。

点击其中的“编号”选项卡，选中其中除“无”以外的任意一种编号方式，这样，对话框下方的“自定义”按钮就可以使用了。

点击“自定义”按钮，打开如图2所示的“自定义编号列表”对话框。

在最上方的“编号格式”输入框中删除原有内容，再输入“WK200304”（引号不必输入）。

点击“编号样式”下拉按钮，在列表中选择“01，02，03”样式，并可以在右侧的“起始编号”处指定起始编号，设置效果可以在下面的“预览”中实时看到结果。

完成后点击确定，就可以得到第一个编号了。

在其后方输入相应的内容后按回车键，则可以自动出现“WK20030402”号码。

其它依此类推。

不过，用这种方法完成输入的缺点也是显而易见的。

那就是如果我们的数据比较多，而最后几位又要求位数固定，那是不容易做到的。

如果遇到这种要求，不妨在Excel中先输入，然后再复制粘贴到Word中来。

Word基础教程:

快速输入上下标的五则经验

在Word中编辑文本的时候，尤其编辑数学或化学习题或试卷时，需要为某些字符设置上标或者下标，比如水的分子式。

常用的方法是：

首先选中这些字符，然后打开“格式”菜单，选中“字体”命令中的“字体”选项卡，在此对话框的“效果”栏中选择“上标（P）”或“下标（B）”，然后单击“确定”按钮。

可是这种操作步骤很多，如果编辑的时候涉及多次输入上标或下标，每次这样进行编辑就太麻烦了，下面的这些方法就可以大大提高输入效率。

一、使用快捷键

在Word中使用快捷键进行输入，既方便又快捷。

1.加上标:

使用Ctrl+Shift+=组合键，按一次后就可进入上标输入状态，再按一次可恢复到正常状态。

2.加下标:

使用Ctrl+=组合键，同样按一次后就可进入下标输入状态，再次按就可恢复到正常状态。

如果是先选中文本再按这两个快捷键，则直接对选中的文本产生作用。

注意:

在智能ABC输入法下，此快捷键功能无效。

二、利用剪贴板

先用上面的方法将某处的上标或下标设置好，然后将其复制，等用的时候进行粘贴，然后修改数值就可。

三、在工具栏上创建上标和下标按钮

点击“工具”菜单的“自定义”命令，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，在左侧“类别”项中选择“格式”项，然后拖动右侧“命令”项中的滑动条，找到“上标”命令，按下鼠标左键，这时会看到“上标”变成了按钮形状，并且在鼠标指针旁出现一个"x"号，拖动鼠标至常用工具栏，可以看到工具栏上出现一“I”状标志，放开鼠标，出“I”处就会出现一个“x2”按钮，此为上标按钮，同样方法再制做一个下标按钮。

使用时按下相应按钮即可输入上下标。

　　四、利用查找和替换功能

　　在输入上下标时在数字前加一个不常用到的符号，比如“*”，全文完成后，用"替换"命令将所有的“*3”替换为下标“3”，很快就全部完成。

　　五、利用“自动更正”功能

　　“自动更正”是Word的一个重要功能，该功能可以自动更正常见的输入错误、拼写错误和语法错误。

只要我们先预设好输入错误和更正后的正确结果，当我们输入一个错误时，系统就能自动地把它们变成正确的，出现在屏幕上。

　　以H2O为例，预设方法:

正确写出H2O，选中它。

然后，打开“工具”菜单，选择其中的“自动更正”命令，在出现的“自动更正”对话框里选择“带格式文本”，在“替换”项中的的空格里键入按一般的文字输入的H2O，然后单击“添加”、“确定”按钮，完成预设。

以后若按一般的文字输入H2O时，屏幕上就会自动地出现设置好下标的H2O。

　　学会以上方法，相信您在编辑这些带有上标、下标的字符时，速度会成倍增加！

Word基础教程:

彻底榨干Word表格的最后空间

　　Word中制作表格时，往往会因为一两个字或一行（列）的增加使得表格无法按要求完成，特别是有字号和其他格式限制时，更让许多新手朋友为了找出这点空间而急得抓耳挠腮。

　　1.让直接“拖拽”更精确

　　也许本列只需要再增加1、2mm就不至于使表格多出一行，其他列也许能再挤一挤，而这个数目已是最大限度了，可是用鼠标拖动表格线时，总是无法达到理想的位置……

　　在“视图”的“工具栏”中调出“绘图”，在“绘图”菜单中打开“绘图网格”对话框，把网格设置中的“水平间距”和“垂直间距”设置到最小（0.01字符和0.01行），如图所示，如果常用此项最好设置成默认值。

再拖动表格线试试，已经服服帖帖任你摆布了。

　　2.字体缩放

　　在格式工具栏里有字体缩放按钮，平时可能不常用它，就是A头上长着两个箭头的那个。

它提供的“百分比”可以让字体肥起来，也可以瘦下去，应用中我们多数是要它苗条。

虽然苗条了，它的字号却没有变，这样即使有字号要求也不用怕了。

3.不改字的容颜缩小字间距

　　一般情况下字间距默认为“标准”，对于表格中的列无法再拓宽，而这一列又需要为一两个字挤出空间时，把原来的“标准”改为“紧缩”，也许可以挤进去一两个字。

至于使用的字号能紧缩多少，与字号的大小有关系。

如5号字在紧缩1磅时，文字已经相互交错了，0.5磅才能保持字体的完整，而3号字紧缩1磅仍能保持字体完整。

　　3.不改字的容颜缩小字间距

　　一般情况下字间距默认为“标准”，对于表格中的列无法再拓宽，而这一列又需要为一两个字挤出空间时，把原来的“标准”改为“紧缩”，也许可以挤进去一两个字。

至于使用的字号能紧缩多少，与字号的大小有关系。

如5号字在紧缩1磅时，文字已经相互交错了，0.5磅才能保持字体的完整，而3号字紧缩1磅仍能保持字体完整。

　　4.行距调整能让出不少空间

一般情况如果想在某个页面内再加一行（列）时，如果这个页面已满，可以通过拖动（向上或向左）表格右下角的斜双向箭头的方法挤出一行（列）的地儿。

但这种方法受文档网格的限制，在网格固定的情况下，可能会无法再挤压出空间。

这时候就可以通过取消网格限制（在页面设置对话框中，找到“文档网络”标签，选用“无网络”）来调整行间距以缩小表格所占用的面积，为加上一行（列）找出了空间。

只有取消了网络限制，行距的调整才能体现出明显效果（有时候，因网格的限制，1.5倍行距和2倍行距没有区别）。

另外，行距不光是单倍、1.5倍、2倍，可以通过“多倍行距”在“设置值”中输入参数，如：

0.8、1.1等。

　　四种方法比较而言，最后一种办法挤出的空间最多，为了达到满意效果，我们可以把这几种方法结合起来使用。

Word基础教程:

轻松输入各式各样的下划线

　　我在别人的Word文档中看到一些特殊的下划线，经过研究发现，原来是通过特殊输入方法来实现的：

　　在文档中每一行开头处，分别输入三个或三个以上的下列符号:

~~~、###、***、___、---、===，然后按下“Enter”键，就可以得到一些特殊的下划线了（如图）。

Word技巧教程:

让数字和字母都站起来

　　不少朋友会发现，在Word中进行文本的纵向排版操作时，输入的数字和字母却是“躺”着的（如图1所示），如果想让这些数字和字母也能和文字一样“站”起来，该如何实现呢？

其实只要用好了Word中的“纵横混排”功能，这一效果就可以轻松实现了。

　　选定图1中的数字或字母，单击“格式”菜单中的“中文版式”，选择“纵横混排”命令，此时会打开“纵横混排”对话框（如图2所示），勾选其中的“适应行宽”复选框，单击（确定）按钮就可以看到最终的转换效果了。

　　小提示：

　　１．使用该技巧时应注意应用的数字的位数或单词不能过大，虽然系统能根据行宽压缩其大小，但字符过小会看不清内容。

　　２．该功能不支持对所有的数字和字母一起操作，只能一个一个地转换。

在实际操作时，我们可以先完成某个数字的转换操作，然后将其选定，再利用格式刷工具对其他数字和字母进行格式的复制（双击工具栏中的（格式刷）按钮可多次使用格式刷工具）。

Word基础教程:

Word域功能的N招妙用

Word无疑是现代办公中使用最多的字处理软件，在使用Word处理文档时，若能巧妙灵活地应用域，定会给我们的工作带来极大的方便。

。

　　通常我们是用以下方法调用域功能：

启动Word2003，将光标定位在需要输入分数的地方，点击菜单命令“插入/域”，然后在弹出的“域”对话框中进行相关操作（如图1）。

除了上面讲到的域功能使用方法外，我们还有一种更为简单的方法，在Word文档中直接按下“Ctrl+F9”组合键，会在当前位置插入一对大括号“{}”，这就是域功能符标记，此标记不能通过键盘上的符号键来输入,我们可以直接在其中输入各种域代码。

下面我们就一起来看看，Word是如何让我们随心所“域”的！

　　输入分数

　　通常情况下我们要在Word文档中输入分数，都是利用Word中的“公式编辑器”来操作的，这样不但需要安装公式编辑器组件，而且操作过程繁琐。

其实，我们完全可以利用Word“域”功能轻松输入。

例如我们要输入“3/4”，在需要插入公式的地方按下“Ctrl+F9”组合键，然后在大括号中输入“EQ\f（3,4）”，按“F9”更新一下即可得到结果。

具体格式为“EQ”空一格后输入“L\f（M,N）”。

其中“L”是分数的整数部分，“M”是分数的分子，所以要输入三又四分之三，则输入“EQ3\f（3,4）”。

是不是简单多了（如图2）？

　　提示：

如果输入后在Word文档中显示的不是分式，而是“｛EQ3\f（3,4）｝”这样的形式，则是没有更新域造成的，在代码上点右键，选择“切换域代码”命令或是直接按下F9键更新一下就可以了

Word基础教程:

输入能跟在文字后面显示的拼音

　　Word2003的拼音指南只能生成上下型的拼音格式，而有时我们也需要使用一些跟在文字后面的拼音，这该怎么做呢？

　　笔者今天给朋友们介绍一个好方法，可以很轻易地让Word输出这种拼音来。

如图1所示就是最终的效果图

　　1.首先还是将要注音的几个字输入到Word中，然后全选，并执行“格式”菜单→“中文版式→拼音指南”命令给它们加上拼音，如图2所示

　　2.随后再全选这些文字，并执行“编辑”菜单→“复制”命令

　　3.点击“插入”菜单→“图片→艺术字”，并随便选择一个艺术字样式进入编辑窗口。

按下Ctrl+V键将刚刚复制的带拼音文

字编辑器中，如图3所示

　　　　4.此时我们就会发现拼音已经横向排列了，这时再选中图3窗口中的所有文字，然后用Ctrl+C先复制下来，再点“取消”按钮关闭艺术字编辑器，最后执行“编辑”菜单→“粘贴”命令即可成功生成如图1所示的横向格式拼音了。

　　【小提示】由于在艺术字窗口中没有相应的复制与粘贴按钮，因此本文在这里使用了快捷键，其中，Ctrl+C代表复制功能，而Ctrl+V则代表粘贴功能。

础教程:

页码位置随我怎么设

　　用Word排版完一篇文档准备双面打印输出时，你是否想过放置页码的位置问题？

是照样页脚居中，还是让它有点个性呢？

比如把页码放在每个页面的外侧。

　　这样做：

单击“文件”→页面设置，在打开的“页面设置”对话框中，在“页边距”选项卡中勾选上“对称页边距”项准备双面打印（如图1）。

　　单击“插入”→页码，在打开的“页码”对话框中，在“位置”框中选“页面纵向中心”项（如图2），在“对齐方式”框中选“外侧”项（如图3）。

　　再点“格式”按钮，选择一种中意的格式，最后点“确定”按钮（如图4）。

　　如果对设置的页码显示位置、效果还不太满意，还可以在“位置”和“对齐方式”框中及格式中选择其它组合方式。

没想到吧!

利用填充效果把图片裁剪成异形

　　在Word文档中，如果想把图片裁剪成异形，可以通过图形的“填充”效果来实现。

　　1、先准备好需要裁剪的图片：

通过图像处理软件，将需要裁剪下来的部分调整到图片的中央部位。

　　2、进入Word中，利用“绘图”工具栏上的相关按钮，根据裁剪的需要，在文档中绘制出一个封闭的异形图形。

此处，为了方便，我们直接用“云形标注”自选图形来操作（如图1）。

　　3、在“云形标注”自选图形边缘处双击鼠标，打开“设置自选图形格式”对话框（如图2）。

　　4、按“填充”“颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“填充效果”选项，打开“填充效果”对话框（如图3）。

　　　　5、切换到“图片”标签下，通过其中的“选择图片”按钮，选中前面准备好的图片，确定返回。

　　6、设置好“线条”“颜色”等属性，确定退出。

　　图片被裁剪成我们所需要的异形样式（如图4）。

　　解决Word表格超出版面问题

　　打印时，为了节约成本，我通常都会把一些小尺寸的表格设置成为右对齐且文字环绕方式。

但是在排版的过程中发现表的右边框总是超出版心（正文边框）约2毫米。

无论我怎样拖动和调整，都不行。

下面就介绍具体的解决方法。

　　执行“表格→表格属性”命令，打开“表格属性”对话框，如图。

单击“选项”按钮，打开“表格选项”对话框，在“默认单元格边距”下方的四个选项中，将“右”选项框中的数字（0.19厘米）改为“0”，单击“确定”按钮。

经这样简单设置后，表的右边框自动与正文边框对齐。

　　同理，如将表设置为“左对齐”，文字“环绕”方式，只要将在“默认单元格边距”下方的“左”选项框中的数字（0.19厘米）改为“0”即可。

　　根据笔者的体会，在处理这类表格时，最好将“表格属性”中的“默认单元格边距”的默认值全部设置为“0”。

当然这样会带来一个问题，即表中的文字与单元格线的间距过紧，显得十分拥挤，从而影响版面的美观。

但可通过“格式”菜单的“段落”命令来加以解决，即将段落左、右间距均设置为缩进“0.1～0.2厘米”，问题就迎刃而解了。

　　使用Word表格简单数据计算

　　在使用Word时可能会遇到一些数据统计。

通常的做法是在Excel里算好后，再复制到Word文档中。

不过如果需要处理的数据相对简单，就在Word里也可以完成计算和统计工作。

下面我们就介绍两种方法：

　　一、“工具计算”按钮法

（1）选择“视图→工具栏→自定义”，打开自定义对话框。

（2）在“自定义”对话框，单击“命令”选项卡，选择“工具”命令，将“工具计算”拖到工具栏中。

　　（3）“工具计算”有较强的计算功能，能进行四则混合运算、乘方开方和冥的运算。

例如:

1000÷25-82+（500×2-10003）,首先将算式转换成“1000/25-8^2+（500×2-1000^3）”形式。

　　（4）将计算的算式全部选中，点击“工具计算”按钮，在状态栏左方出现“计算结果”的提示，同时该结果已自动复制到剪贴板。

　　（5）在算式右边输入等号“=”，选“粘贴”命令，结果就复制过来。

　　　　　　二、使用“域”命令

（1）按“Ctrl+F9”组合键，插入段域符“”。

（2）在该段域内输入表达式，例如:

计算

，在该域内输入表达式“=（200-（50+5）+（30/6））/（54/6）”.

　　（3）按F9键，就可得结果。

按“Shift+F9”可在结果和表达式中互相切换。

　　　　这两种方法操作简单快捷，便于修改，可以试试。

Word文档打印预览时也能编辑

编排完成准备打印前，习惯通过Word的打印预览功能查看文档的整体编排，满意后才将其打印。

不过在Word打印预览模式下并不能修改文档，这样即使发现了小错误得返回编辑状态调整或者编辑某处的图片或文字。

发现一个可以直接在打印预览模式下编辑文档。

　　第一步:

单击菜单“文件/打印预览”进入文档打印预览模式，调整好合适的显示比例，并让需要调整的页面显示在Word预览框中。

　　第二步:

单击“打印预览工具栏”上的“放大镜”按钮（如图），使其变成未选中状态，这样鼠标指针在文档编辑区域中从放大镜图标变为“I”图标，现在就可以编辑该文档了。

　　小提示:

编辑完成后，再单击放大镜按钮即可返回预览模式，返回编辑状态只需单击“关闭”按钮。

　　Word基础教程:

数字格式规范化

　　在将网络上的文本复制、粘贴到Word文档中时，我们发现，文档中的数字有的是全角，有的是半角，有的是加粗的，有的没有加粗……格式零乱。

如何快速规范这些字符呢?

　　一、全（半）角转换

　　1、启动Word，打开相应的文档（参见图1）。

　　2、按下“Ctrl+A”组合键，选中全文。

然后执行“格式更改大小写”命令，打开“更改大小写”对话框（如图2）。

　　3、选中“半角”选项，确定返回，转换完成（如图3）。

　　二、格式转换

　　1、启动Word，打开相应的文档（参见图4）。

　　2、执行“编辑→替换”命令，打开“查找和替换”对话框（如图5）。

　　3、在“查找内容”右侧的文本中输入“[0-9]”，在“替换为”右侧的方框中输入“^&”。

　　4、将光标定位在“替换为”右侧的方框中，单击“高级”按钮，展开高级选项，并选中其中的“使用通配符”选项。

　　5、然后单击其中的“格式”按钮，在随后出现的下拉列表中，选择“字体”选项，打开“替换字体”对话框（如图6），设置好相关字符格式，并确定返回。

　　6、单击其中的“全部替换”按钮，并关闭“查找和替换”对话框，数字格式规范统一（如图7）。

　　漂亮的Word文本框DIY

　　Word文本框只有矩形一种，感觉比较单调。

虽然Word2003不能直接插入很漂亮的文本框，但是，漂亮的文本框却是可以DIY的。

好了，不多说了，动手吧。

　　一、异形文本框

　　选中插入的文本框，然后点击“绘图”工具栏中的“绘图→改变自选图形”，然后在给出的类别中选一个合适的自选图形。

呵呵，看到了吗？

文本框的外形改变了吧？

如图1所示。

另外，我们也可以先添加一个自选图形，然后选中它，点击右键，在快捷菜单中选择“添加文字”命令，