茂名学院各类档案归档范围和保管期限表.docx

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茂名学院各类档案归档范围和保管期限表

（十类纸质载体档案+声像载体档案）

党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11党务综合

序号

类目名称

保管期限

上级党组织有关党的建设以及政策法规性*的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）

学校党代会文件材料

（1）大会计划、通知、请示、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。

（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

（3）参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式样

本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组等会议的记录、纪要、决议及会议讨论的文件

党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）

党委发布以及转发上级机关*的决定、办法、批示、批转、通报、通知

以党委名义召开的工作会议材料

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

党委工作简报

党委大事记

党群系统启用印章的文件和印模

党群系统重要统计材料

党群系统承办或协办的重要庆典、仪式、纪念活动、具有影响的重大事件、重大活动过程中形成的活动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻等材料

工作人员参加上级机关召开的与本校工作有关的会议材料

党委各部、委、各党总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

党委保密、秘书工作的有关文件

重要的群众来信来访及处理材料

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

在参加上级党委统一部署开展的重要专项活动中形成的工作方案、报告、总结

各党总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

各党总支党建工作及有关材料

各党总支人员奖励及有关材料

受市（含）以上表彰的先进党组织和先进个人的文件材料

长期

永久

长期

短期

永久

永久*

长期*

长期

永久*

长期

永久*

DQ12纪检

序号

类目名称

保管期限

上级纪委关于纪检工作的文件

纪委工作规章制度

纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计

学校纪委会议记录

党员受到警告（不含）以上处分、复查材料

党员受到警告处分、复查材料

处理违法违纪案件的材料

在国家赔偿工作中形成的所有材料

在开展执法检查工作中形成的文件材料

群众来信来访及处理意见

长期

永久

长期

永久*

长期*

永久*

短期

DQ13组织

序号

类目名称

保管期限

上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报

组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

落实政策的有关材料以及制订的党建责任制*

副处以上干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）

副处级以上干部名册

组织和承办对党员的管理、培训、考察，对党员进行党性、党风、党纪教育形成的文件材料

总支、支部改选报告、审批材料

各总支、支部委员名册

党员名册

党费收缴和管理工作形成的文件材料

年度党员统计资料

党员年报表

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

组织工作重要会议记录本

组织工作情况调查、典型材料、统计表

各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料发展新党员、预备党员的名册

长期

永久

长期

永久

长期*

长期

永久*

长期*

永久*

长期

长期*

长期

DQ14宣传教育

序号

类目名称

保管期限

上级关于宣传工作的文件

宣传工作的计划、决定、报告、通知、总结

教职员工思想政治工作动态及调查材料

理论学习的决定、通知、计划、总结

反映本校重大活动的剪报及图表

上级有关学生思想政治工作的文件

有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

学生工作部学生思想政治工作的计划、报告、总结

学生思想政治工作典型调查材料和统计

关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

各系学生政治工作人员名单

长期

永久

长期

永久

长期

永久

长期

长期*

长期

DQ15统战

序号

类目名称

保管期限

上级关于统战工作的文件

统战工作计划、决定、报告、通告和总结

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

本校被选*的各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料

台、港、澳和侨务工作材料

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

统战工作重要会议记录

长期

永久

长期

DQ16工会

序号

类目名称

保管期限

上级有关工会工作的文件

工会组织工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

会员代表大会有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、议程、决定、纪要等文件*）

表彰先进集体、先进个人的材料、名单

处分会员的有关材料

工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料

工会委员会会议记录、纪要

基层工会干部名册

工会会员名册

职工之家情况、汇报、总结、验收

上级及本校有关*妇女工作文件材料

本校妇女代表大会、妇女工作计划、总结报告等文件材料

家属工作材料

计划生育工作文件材料（包括计划生育工作文件、工作计划、总结、统计报表、基本信息登记表、生育审批表、领取独生子女证名单、计划生育奖励名单、计划生育领导小组成员名单）

保障、维护女教职工合法权益方面形成的文件

组织教职工开展的全校性业余文体活动材料（包括开展活动文件、参加人员名单、比赛结果等）

教职工生活困难补助，慰问教职工的材料

工会大事记

工会会费的收支、安排意见、通知

长期

永久

长期

永久*

短期

长期

永久

短期*

长期

长期*

长期

长期*

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长期*

短期*

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长期*

DQ17团委

序号

类目名称

保管期限

上级关于团组织工作文件

团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）

学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）

团委工作计划、报告、总结及规章制度

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

处分团员的材料及复查材料

批准入团、离团材料及名单

团干部名单

团员名册

团委会议记录

学生会文件、材料

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

各分团委的有关材料

团委大事记

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

团委牵头进行的重大活动的有关材料（包括活动内容、参加人员、调查报告、总结、文体活动比赛结果等）

研究生会的有关材料

长期

永久

长期

永久*

长期

行政类档案归档范围和保管期限表

XZ11行政综合

序号

类目名称

保管期限

上级有关高校行政管理的综合性文件

省部级以上领导以及当地党委政府主要领导检查、视察、调研本校重要工作、解决重大问题时形成的通知、方案、讲话、记录等文件材料

当地党委政府领导一般性检查视察时形成的文件材料

全校性的规章制度、校务公开实施方案、监督方案*

本校年度、学期工作计划、报告、总结和重要专题调研材料

校长办公会、校长书记碰头会、党政领导联席会等校级领导会议的记录、纪要；党政领导的工作指示、批示、谈话记录*

校务委员会委员名单、会议记录、纪要公报、协议、备忘录

全校性的工作会议、座谈会文件

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

本校教育事业规划、计划及上级批复、重要督办结论*

本校评估材料

教职工代表大会文件材料

本校向上级的请示及其批复、批示、（重要的则永久保存）*

本校各单位的请示及学校的批复

有关全校性工作的调查材料和经验总结

学年报表及综合统计

启用印章的文件及印模

本校历史沿革、情况介绍

本校大事记、简报、信息、动态等

校史工作材料

校友工作材料

举办的重要庆典、仪式、纪念活动、具有影响的重大事件、重大活动等过程中形成的活动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾签名册、领导、嘉宾讲话、贺信（电）、新闻报道等材料

群众来信来访文件材料（内容重要的且有领导批示的处理结果则永久保存）*

应急预案

突发事件过程中形成的文件（影响程度较大的作永久或长期保存）

接待上级（接待党和国家领导人视察的则永久保存）对学校进行检查、视察的计划方案

学校信息办公自动化工作规划、方案等文件

普选工作材料

上级有关部门与本校及其各院（系）各部门的来文

院、系、部、中心等二级单位会议记录、纪要、简报

院、系、部、中心等二级单位工作计划、总结、报告

院、系、所、中心等二级单位开展各种学术活动的文件

院、系、部、中心等二级单位与国内单位协作的材料

院、系、部、中心等二级单位统计年报及重要资料

学校与当地专项工作过程中形成的文件材料

学校与兄弟单位往来过程中形成的有特殊意义的文件材料

学校与校内外单位签订的合同、协议等材料（重要的则永久保存，一般的则短期保存）

工作人员参加上级领导机关或业务指导机关召开的与本机关职能有关的会议材料

长期

永久*

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长期

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长期*

短期*

XZ12人事

序号

类目名称

保管期限

上级机关有关人事工作的文件

本校人事工作的规章制度

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

关于校内机构设置、变化的文件材料

人事处权限内的干部任免文件及名册

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

处分教职工的材料和复查、撤消处分的材料

教职工动态月报

师资培养、管理工作计划、规定、总结

教师进修计划、安排、总结

教师工作量的规定及执行情况

教师业务考核材料

人事统计报表

教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表

教研室、研究室正副主任名册

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（附审批表）

教职工工资调整材料、名册

教职工转正定级材料

教职工校内调动材料

教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）

教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）

教职工援外和支援边远地区材料

教职工退职、离职和出国的有关材料

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

教职工退休后重新工作的材料

教职工福利工作

教职工商调函件

使用临时工有关材料

人民来信来访材料

长期

永久

长期

永久

长期

永久

长期

短期

长期

XZ13监察、审计

序号

类目名称

保管期限

上级有关监察、审计工作的文件

本校监察、审计工作方面的规章制度

监察、审计工作计划、总结、调查报告

监察、审计工作统计年报及重要报表

在效益和内部控制制度的执行过程中所形成的文件

审计机关和本校在专项审计（包括违纪事项）、离任审计工作中形成的审计报告、情况汇报等材料

长期

长期*

永久

XZ14武装、保卫

序号

类目名称

保管期限

上级有安全保卫工作的文件

本校安全保卫工作方面的规章制度

本校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

要害部门的安全保卫、消防工作材料

保卫工作简报

上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件

本校武装部职责范围内的规章制度

武装部工作计划、总结、调查报告

武装部工作统计年报及重要报表

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）

安全保卫、武装工作大事记

长期

永久

长期

长期*

XZ15总务后勤

序号

类目名称

保管期限

上级有关总务、后勤工作的文件

总务、后勤工作规章制度

总务、后勤工作计划、报告、调查材料、审批材料*

房产、土地所有权和使用权的文件材料

批准颁发的20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的申报、审批、登记、管理文件材料（登记统计汇总表格的保管期限应从长）房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

师生员工健康状况调查材料及统计表

固定资产管理明细帐及汇总表（价值较大的则永久保存）

车辆管理的有关文件材料

伙食管理的有关材料

校园绿化管理的有关材料

本校物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置的文件材料；机动车调拨、保险、事故。

转让等文件

短期

长期

永久*

长期*

长期

永久

长期*

短期

长期

XZ16档案、图书、文博

序号

类目名称

保管期限

上级有关档案、图书、博物工作的文件

档案、图书、文博规章制度

档案、图书、文博工作计划、报告、总结

档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料

档案馆指南、全宗介绍

长期

永久

长期

永久

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11综合

序号

类目名称

保管期限

上级下达的有关教学工作的文件材料

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

非学历教育的培训班、进修班材料

统计报表

学生运动会材料

长期

永久

长期

永久

长期

JX12学科与实验室建设

序号

类目名称

保管期限

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

重点学科、专业、实验室建设材料

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

学科、专业、实验室建设统计报表

长期

永久

长期

永久

JX13招生

序号

类目名称

保管期限

上级有关招生工作的文件材料

招生计划、规定、生源计划

新生录取材料及新生名单

委培、代培、自费生计划、合同及名单

招生宣传、招生工作总结

研究生入学试题及指导老师名册

长期

永久

长期

短期

长期

JX14学籍管理

序号

类目名称

保管期限

新生入学登记表

学生学籍卡片

学生成绩总册

在校学生名册

学生学籍变更材料（升级、留学、休学、复学、转学、退学）

学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

学生处分材料

永久

长期

JX15课堂教学与教学实践

序号

类目名称

保管期限

各专业教学计划、教学大纲

课程建设要求及安排,校历表,课表

各系、科、专业课程试题库

典型教案、重要备课记录

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

永久

长期

短期

JX16学位

序号

类目名称

保管期限

上级有关学位工作文件材料

校学位评定条例、办公及计划、总结

学位委员会会议记录、决定

学位委员会授予各层次学位清册

本科生优秀学士学位论文

博士、硕士研究生学位论文及评审材料

长期

永久

长期

JX17毕业生

序号

类目名称

保管期限

上级有关毕业分配的文件材料

毕业生工作计划、简报、总结

毕业生供需统计、计划、合同

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

毕业证、派遣证存根领取签收册

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

永久

长期

JX18教材

序号

类目名称

保管期限

自编、主编材料

各系各专业使用教材目录

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

其他有保存价值的自编参考资料

长期

短期

附录：

存系教学类档案

序号

类目名称

保管期限

本科生毕业论文及评审意见

课堂教学材料、课程进度表

教师任课安排、教案

优秀实习报告

本专业教学检查、调查材料及总结

教师工作量核算、登记材料

长期

短期

长期

短期

科学研究类档案归档范围和保管期限表

KY11综合

序号

类目名称

保管期限

科研行政管理文件材料

科研计划管理文件材料

科研成果管理文件材料

科研经费管理文件材料

申报科学基金及有关批复

学会工作（学术活动）材料

长期

短期

KY12-1科研准备阶段

序号

类目名称

保管期限

开题报告与课题调研论证材料

任务书、合同、协议书

课题研究计划、设计

计划执行情况、计划调整或撤消报告

课题投资和预决算材料

长期

永久

长期

短期

KY12-2研究实验阶段

序号

类目名称

保管期限

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含相关键配方、工艺流程及综合分析材料）

数据处理材料、包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。

设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）

研究工作阶段小结、年度报告

配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等

样品、标本等实物的目录

永久

长期

永久

KY12-3总结鉴定阶段

序号

类目名称

保管期限

研究报告、研制报告

论文专著

工艺技术报告

技术诀窍报告

专家评审意见

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）

鉴定证书

推广应用意见

课题工作总结

永久

长期

永久

长期

KY12-3总结鉴定阶段

序号

类目名称

保管期限

研究报告、研制报告

论文专著

工艺技术报告

技术诀窍报告

专家评审意见

鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）

鉴定证书

推广应用意见

课题工作总结

永久

长期

永久

长期

KY12-4申报奖励阶段

序号

类目名称

保管期限

科研成果登记表

科研成果报告表

科研成果奖励申报与审批材料

科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件

专利申请书或证书原件或影印件

永久

KY12-5推广应用阶段

序号

类目名称

保管期限

转让合同、协议书

生产定型鉴定材料

成果被引用或投产后反馈意见

推广应用方案及实施情况

扩大试生产的设计文件、工艺文件

成果宣传报导材料

对外学术交流材料

永久

短期

长期

短期

长期

产品生产与科技开发类档案归档范围和保管限表

CP11综合

序号

类目名称

保管期限

上级关于产品生产与科技开发管理的文件

本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表

产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示

产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料

产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表

长期

永久

XZ12人事CP12-1销售管理

序号

类目

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