采购部经典教材.docx
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采购部经典教材
第一部分…………………………………………………
（1）
第一节采购工作的步骤……………………
（2）
第二节采购谈判的特点与原则……………（5）
第二部分…………………………………………………（10）
第一章谈判的内涵与定义…………………（10）
第二章谈判人员应具备的素质……………（11）
第三章谈判准备……………………………（13）
第四章采购谈判过程………………………（17）
第一节开局阶段………………………（17）
第二节摸底阶段………………………（19）
第三节报价还价磋商…………………（21）
第四节磋商阶段………………………（23）
第五节成交阶段………………………（23）
第六节签约阶段………………………（26）
第五章采购部原则…………………………（30）
第一节采购部十项原则………………（30）
第二节采购部工作职责………………（31）
第三节采购部谈判十要点……………（33）
第四节谈判的技巧……………………（36）
第五节理论与实践相结合…………（38）．
第三部分…………………………………………………（40）
第一节采购部样品管理制度…………（40）
第二节厂商需带齐的证件……………（41）
附表：
资料目录登记表…………………………………（42）
订单…………………………………（43）
退货授权书……………………………………（45）
本公司与其他公司的区别表…………………（46）
料单…………………………………（47）
新品试做通知书………………………………（48）
采购部谈判记录表……………………………（49）
商品结构表……………………………………（50）
供应商记录表…………………………………（51）
商品报告表……………………………………（52）
第一部分
第一节采购工作的步骤
市场调查—确定结构表—再做市场调查—作出新的结构表—再做针对性的调节—确定做哪些商品。
一、市场调查。
通过调查，了解到一定范围内或一些具有代表性的商场、超市、专业批发市场的商品，了解到商品的品种、规格、样式、功能、厂家联系电话等信息。
填制《市场调查表》（内容略）调查时，不管商品是否重复，都要详细调查。
对每类商品在调查出新材料、新功能、新式样的产品以及发展趋势，产品是否是一个新产品，是处于销售的最高峰期，还是处于衰退期。
它是否畅销，畅销的原因，它定价的策略如何，对我方有何影响。
二、确定商品结构表要求填写内容详细、准确，有参考性，便于日后分析。
三、再调查，是与厂家的初步洽谈，也是调查工作的深入，把供应商作为我们的教师，因为每个供应商或厂家它对其商品最了解，对市场的销售情况和下步发展趋势比我们了解得多得多，同时也会把一引起同类产品竞争情况告诉我们，通过洽谈我们还可了解到很多有用的资料。
此时，应做好记录并填《谈判记录表》，为日后分析其真伪之用。
四、确定商场结构表：
根据洽谈的内容结合第一次调查的情况，并根据盈利多少、风险程度、资金占用情况、采购费用、贮存方式、畅销度、厂家与我方合作的态度、市场营销措施及力度，确定我们的采购量、进价、销价、付款方式、是否送货等因素，确定一个可用的《商品结构表》（内容见表）。
五、再市场调查。
手头上有了很多原始资料，对资料进行分析、对比，找出其优劣势，找出哪些是为我所用的商品，对其市场行情、交易前景、报价是否含有水份，做了估计，再做针对性的调查，调查内容更详细、更深入，应包括其它商家的进价，某一时期的真正销量，同时分析这一时期的供需因素，季节因素，当地的消费习惯及习俗的影响。
市场调查时，选择一些自己的竞争对手作为调查对象，内容包括调查他做了哪些产品，销售价格如何，商品摆放在什么位置，摆放了多少量，怎样摆放的。
对你计划要做的商品是怎么做的，对供应商有何种要求，是通过什么渠道进入其卖场，对其情况掌握越细越好，越周越好。
通过这次调查，要确立一个谈判目标，是通过谈判要达到的目的，并采取一些谈判措施及实施手段来与供应商进行进一步谈判。
这次要清楚供应商的目的，确定供货方式、付款方式、售后服务、风险承担、货物的退换、保修、促销等经营中可能出现的一系列情况。
六、草签合同：
根据调查和谈判情况填制最准确的《商品结构表》，通过对这表的综合评估，征求领导同事等各方面的意见后，可与供应商草签合同，对草签合同进行逐条审查，逐字逐句推敲对所签条款是否周到、明确、含意是否准确无误、是否概念认识统一，进一步审查，要求对条款不能含糊不准确。
对草签合同双方都认可后方可换正式合同。
第二节采购谈判的特点与原则
一、采购谈判的特点
1、采购谈判对象的广泛性和不确定性
作为卖者，其商品销售范围具有广泛性，作为买者其采购商品的选择范围也十分广泛。
采购谈判对象在市场竞争和多变的条件下又是不确定的。
采购谈判所遇环境具有的多样性和复杂性。
2、谈判条件的原则性与可伸缩性
采购谈判的目的在于各方面都要实现自己的目标和利益，具体体现在各种交易条件下，这些交易条件，有一定的伸缩性，但其底线往往是谈判人员必须坚守的原则。
3、内外各方关系的平衡性
这一特点，要求采购谈判人员应具有综合分析能力，系统运筹的能力和公关的
能力，要求语言表达和文字表达具有一致性。
二、采购谈判的原则
1、互利原则，互通有无，使双方都能得到，互利互惠。
互利互惠并不等于利益均分，这主要取决于双方各自拥有的实力和谈判技巧等因素。
2、平等原则
要求采购谈判双方坚持在地位平等，自愿合作的条件下建立采购谈判关系，并通过平等协商，公平交易来实现双方权利和义务的对等。
3、合法原则
4、信用原则
信用是诚信不欺的职业道德，诚招天下客，要坚持信用原则，以信誉为本，一旦承诺或达成协议必须严格履行。
5、相容原则
要对人谦让、豁达，原则性和灵活性有机结合，以便理好地达到谈判目的，我们既要坚持原则性，又要用余地、有理、有利、有节、以理服人，也要注意互相谅解，生意不成友谊在。
三、采购谈判的基本内容
（一）商品的品质
商品品质可用规格等级、标准、样品、品牌或商标等方法表示，在制定品质条款应注意：
一是品质必须明确具体，切忌使用含糊不清，模棱两可的词句；二是要根据商品的不同特性正确地选用品质的表示方法，并在条款中明确规定；三是优质优价按质论价，四是根据需要和可能，合理地规定品质条款。
（二）商品的数量
商品的重量、个数、长度、面积、容积等的数量。
（三）商品的包装
包装分为运输包装和销售包装。
（四）商品装运
运输方式的选择、运费的计算、装运时间和交货单的确定。
（五）商品检验
规定商品检验的具体内容和方法、确定商品检验的时间和地点、明确商品检验机构和检验证明。
（六）谈判的指导思想
·谈判的对手是朋友，是问题的解决者。
·谈判的目标是取得胜利，达成协议。
·把人与问题分开。
·对人温和，对事坚持。
·把信任与否放入谈判过程。
·着眼于利益而不是立场。
·提出建议寻找利益。
·提出互相得益的多种选择的条件。
·探讨多种方案而后做出决策。
四、还价的控制及其策略
（一）比照还价法
比照还价法是指采购谈判的一方通过对对方报价的分解分析，对比参照报价，按照一定的升降幅度进行还价的策略方法。
运用这一方法的主要条件是：
1、弄清对方为何如此报价，即对方的真正期望。
2、检查对方报价的原因和根据。
3、询问如此报价的原因和根据。
4、对方在各项主要交易条件上有多大的灵活性。
（二）含蓄表达法
含蓄指不直接表露，所谓含蓄表达法是指采购谈判者不明说自己的真实意图，而是通过委婉语句启发引导对方领悟，并提示对方采取成交行动的意图。
使用含蓄表达法注意：
·掌握好含蓄的分寸，制造有利的成交气氛。
·要有针对性地使用含蓄。
（三）暗示表达法
暗示表达法一般有三种形式：
1、语言的暗示：
用含蓄的语言引导提示。
2、行为的暗示：
以姿态面部表情眼神动作等的提示。
3、媒介物，情景的暗示：
如以文件电报、幻灯片，参考资料环境和时间，东西的摆设位置座位的安排等提示。
使用暗示表达法应注意的问题：
1、应使用适宜的提示媒介物，并注意传递手法和时机。
2、必须善于分析谈判对手，视不同的谈判对手而采用。
3、行动暗示应自然生动逼真，应与暗示目的保持一致。
第二部分
采购谈判在商品活动中有重要作用，每个采购人员都应明确采购谈判的含义，特点和作用，掌握谈判的原则和基本内容，才能做好采购工作，为本企业服务。
第一章谈判的内涵与定义
谈判的原因是人们某种未满足的需要。
谈判是人们为满足各自的需要为妥善解决某些问题所进行的协商活动。
谈判的核心任务是一方企图说服另一方或理解，或允许，或接受自己观点。
谈判的实质，是运用说服手段，达到签定双方都能接受的协议。
谈判，是指具有法人资格的交易双方，为了实现各自的目的（需要）围绕涉及双方利益的标的（商品所劳务）的交易条件，借助于思维、语言、文字、形势进行的沟通和协商，最后达成一项双方都能接受的协议的行为过程。
第二章谈判人员应具备的素质
一、道德素质要求
谈判人员的职业道德及修养：
1、要有维护本企业利益的立场以及为此而努力奋斗的强烈信念，有百折不挠积极进取的精神。
2、要有严格的纪律性、原则性和高度的责任感。
3、要有廉洁奉公、不谋私利的高尚品格。
二、知识素质要求
基础知识是一个人智慧和才能的基石，专业知识决定一个人知识的深度和从事本职工作的能力，必须掌握丰富的基础知识，掌握采购谈判的有关理论和技巧，熟悉商品学、市场营销、经营策略、商品运输、财务会计、公共关系学，熟悉并了解本专业范围内的产品性能、维修服务、成本核算专业知识。
三、业务素质要求
1、精通经营业务，了解商品经营各个环节,注意进、销、存三
个环节的衔接。
2、具有经营意识和强烈的竞争意识，勇于探索、善于思考、认清目标、积极进取，有不屈不挠、刚正不阿的精神。
3、具备多种能力：
（1）调查能力：
对谈判对方的真实意图能迅速根据掌握的信息和对方当场的言谈举止加以分析作出合理的判断。
（2）决策能力：
能根据谈判的形势的变化，抓住时机，果断作出正确的决策。
（3）应变能力：
敏捷的思维，对突变的情况，能快速调整谈判行为，改变谈判策略，同时应具备创新精神，开拓新的谈判局面。
还应具备交际能力，表达能力，口语表达要清楚流利、语言精练，讲究分寸、说服力强，要有良好的性格气质，能够克制自己、调节自己，经得起挫折的考验，话句风趣幽默等。
一个好的谈判人员就是：
博览、勤思、实践、总结。
智慧=思索+工作。
第三章谈判准备
一、信息准备
信息准备的要求：
准确、全面、适用、及时。
1、我方因素：
了解自己的实力，做到有备无患增强信心，谋划谈判的策略与目标，确定最大的让步和最高目标，明确实现自己目标的最佳方案及替代方案，确定商谈的战术措施，和心理上的准备，要有遇到强硬对手的心理准备，做好谈判破裂的心理准备，准备各种应变措施，事先考虑好新的谈判对手。
2、对谈判有关资料的准备。
主要包括谈判资料的搜集整理、分析并加以熟悉谈判资料。
获取资料的方法有：
统计分析法、实地直接观察法、询问法、实地调查法。
信息准备的程序有：
（1）确定信息搜集的内容；
（2）选择信息搜集的来源和方法；（3）调查情况的处理；（4）提出报告。
3、对方因素：
只有摸清对方的情况，才能对症下药，相应制定谈判策略，要了解对方经济实力和资信，对方的真正需求，对方谈判要达到的目的及可能接受的最低界限等内容，了解对方谈判人员的权限，对此次谈判的诚意。
二、市场因素
采购谈判的市场因素，指与谈判内容有关的市场方面的信息资料，主要包括：
商品市场分布情况、供需情况、商品销售情况、竞争情况。
相关的环境因素包括：
法律方面、社会文化方面、商业习惯方面。
三、决策准备
1、谈判决策的依据：
（1）国家以商品交易的一系列法规、政策和规定。
（2）是否要同对方保持长期的业务往来。
（3）同类产品在市场上的竞争对手，有无替代产品。
2、谈判决策的内容
（1）最优期望目标，在满足实际需求利益之外，还有一个增加值。
（2）实际需求目标，它是秘而不宣的内部机密，是谈判者死口
坚守的最后防线，如达不到此目标，谈判可以陷入僵局。
（3）最低目标，是指谈判各方对交易内容的最低要求，它是谈
判必须达到的目标。
四、规定谈判策略
谈判策略是谈判者在洽谈过程中，为了达到目的而采取的一些行动和方法，它包含两种含义：
一是有关于谈判的原则的、整体的、方针性的方法和措施；二是针对具体的时机、场合和状况所采用的手段和对策。
对待不同的谈判对象，不同谈判焦点，和所处的谈判阶段而采取不同的策略，如而针对性格直率的对手采用幽默措施、诱惑报价，求庇还价，情绪协调，象征让步，激将法，赞美法等策略面对面和婉转的对手则坦诚相待主动报价。
反攻还价，利益协调，压力缓解，积极让步等策略。
五、谈判时机、地点的选择
选择谈判时机时应注意以下原则：
1、处于较有利的购买时机，适当提前购买时间并注意季节的重要性，也就是要提前进行谈判，不要过早地暴露采购时间。
2、居于基本平等的谈判地位，要有起码的心理准备和物质准备。
3、选择自己有较充沛有精力的时候，避免把时间安排在身心处于低潮时谈判，避免产生思维迟钝。
谈判地点是影响谈判最终结果的一个不可忽视的因素。
谈判地点分为主场谈判、客场谈判和中立谈判。
主场谈判，即在自己所在地谈判，由于自己一开始就很熟悉谈判环境，从而在心理上有一种安全感和优越感。
客场谈判，即到对方所在地进行谈判，在客场谈判时要保持头脑冷静，与对方保持一定的距离，记住自己的使命，因为过分的款待和接受款待及娱乐活动，会使谈判者失去斗志。
谈判环境的布置力争幽雅、舒适，不受干扰，同时注意谈判座位的安排，注意掌握对等的原则，面对面而坐，谈判负责人或主谈人坐中间。
第四章采购谈判过程
第一节开局阶段
一、建立谈判气氛
谈判气氛就是谈判双方人员进入谈判场所的方式、目光、姿态、动作、谈话等一系列有声和无声的信号，在双方谈判人员大脑中迅速得到反映。
谈判气氛的类型：
冷淡的气氛、对立紧张的气氛、缓慢旷日持久的气氛、热烈积极友好的气氛、平静、严肃、严谨的气氛。
总的来说，热烈、友好、积极、建设性的谈判气氛有着诚挚、合作、轻松和认真的特点，以严肃负责的态度，积极主动地搞好采购谈判，力争交易实现。
建立良好的谈判气氛的方式：
1、径面步入会场，以开诚布公、友好的姿态出现。
衣着庄重干净、利落、大方、得体或稍考究，符合礼仪要求。
伸出右手毫不迟疑地相握，握手和第一次目光接触，要表现出可信和自信。
2、行动和说话要轻松自如，语调适中，不吞吞吐吐，行动速度适中，不慌不忙，举止文雅。
3、让座后，互递名片，注意递名片时，双手递送身略前倾，接名片时，口称谢谢，然后认真看清名片上的内容。
开始，可适当讲些非业务性，中性话题，然后自然地引入业务性洽谈。
防止开始冷场，千万不要在开局时讲有分歧的问题。
在开场时，双方能站着谈效果会更好。
4、在开局阶段研究对方，主要是通过对对方的行为观察了解对方有谈判经验，谈判策略和谈判技巧等信息。
建立谈判气氛的行为忌讳：
1、缺乏自信而举止慌乱；
2、急于接触实质性问题；
3、过早地对对方的意力形成固定的看法，高明的谈判能手一开始就要置对方意图于不顾而不断地去改变它，保证己方利益的实现，而不会通过自己的衣着、动作、语气、表情、行为过早地表露出某些信息给对方，以争取洽谈的主动。
第二节摸底阶段
一、陈述
良好的谈判气氛建立以后，就进入双方陈述阶段，这是一个双方摸底的过程，通过交谈，相互了解各自的观点和意图，捕捉对方的最迫切的要求，做到知己知彼知境，搞清最终成交的大体轮廓，为下一步谈判创造条件。
陈述的基本内容：
1、我方认为这次谈判应涉及的主要问题，陈述时要突出目标，明确重点，简明准确地阐述我方的立场，表明对哪些问题关心和重视，有何希望和担心，以及我方关于谈判内容的控制范围。
2、陈述我方的利益，即通过谈判我方应取得的利益，想让对方考虑你的利益，就要向对方解释你的利益是什么，使对方明确你的利益是多么重要，多么合理，同时，强调我方的首要利益，说明哪些方面对我方来说是至关重要的。
二、陈述的基本方式：
谈判的陈述采用横向铺开法，不是纵向深谈陈述中的事项不做解释，陈述要商业味十足，以诚挚和轻松的方式表达出来，而且是挑战性。
在听对方陈述时，不要把注意力花在寻找对策上，应思考其关键的问题，细心倾听对方所说的每一个字，留意对方表达的措词和方式，以及语气，声调等。
发现对方的谈判线索，调查对方陈述背后的动机和目的。
如不清楚就立即提问。
自己陈述时，应是独立的，不要受对方陈述的影响，只阐述自己的立场，表明自己的利益。
第三节报价（还价）磋商
报价和磋商是谈判过程中的两个核心，很大程度上决定了生意能否成功，另一方面一旦成交，还将很大程度上决定是否盈利。
一、报价时应注意的问题：
1、所提出的报价中，哪此部分可能被对方所接受；
2、哪些部分对方不大可能接受；
3、尽可能预测出双方都可接受的交易价格；
4、要求的越多，得到的越多；
5、愿望有高低，冒险的大小，成功的可能性，三者紧密相关；
6、报价与还价的一定合理，不要失之轻率，要不然对方会认为是冒犯，丧失信誉，毁掉交易。
在谈判中，双方的报价与还价都必须全面了解本方情况、对方情况以及商品价格信息情况，包括现实的成交价，过去和现在的报价商品与相关商品的价格比价，报价商品的货源情况，供求发展趋势，市场供需矛盾，替代商品的比价，报价商品竞争实力以及竞争对手的同类产品情况。
其次要及时分析，删除虚假的信息，准确制定出还价的策略。
二、根据双方的心理报价和还价
1、卖方心理分析：
主要依据卖方对成交的重视程度和出售迫切程度，为确定报价和还价的时机和程度。
卖方价格决定时间早，心理准备充分价格可调幅度小，价格资料准备充分，价格信息准确，对商品价格估计全面。
当己方商品市场供应紧张价格适中，估计成交可能性大。
存货不当，卖不掉也不影响大局且价格合适。
如遇对方时间紧迫，或对方谈判力量较弱等，都可先行报价。
2、买方心理分析：
主要依据买方求购心情的迫切程度来选择报价或还价的时机。
在采购商品时，应充分考虑以上原因，不要暴露出自己的真实目的，采取相应谈判措施和技巧，化弱势为优势。
先报价的优势，一般来说，后报价（还价）更具影响力，它为谈判结果设定了上（下）限且在整个谈判过程中，或多或少地支配对方的期望水平，缺点是可能要求的不够高（低）失掉一些利益，或要求的有些荒唐。
对方听了我方的报价后，可修改自己的报价获得一些好处。
是先报价，还是后报价（还价）要掌握时机，根据谈判的情况和掌握的价格信息而定。
如果对商品的价格掌握不准就请求对方先报价，然后分析后，再还价。
第四节磋商阶段
磋商是指谈判的双方为了实现各自的期望利益，寻求双方的共同点，在这一阶段双方通过争论并施展策略，技巧等手段，使对方向自己一方的利益靠近，这个过程是力量的交换，充满了压力、让步和冲突，解决双方之间差异和分歧，缩短彼此间利益距离，为此要从以下几方面入手。
一、判断双方的分歧，我们把分歧分为三类：
第一类是想象分歧，是由于没有很好地理解对方的真正要求而产生的。
解决方法是，加强沟通，掌握沟通技巧，消除误会。
第二类是人为的分歧，比如一方谈判人员故意摆出某些姿态或提出某些报价，或本方谈判中留有过大的回旋余地等。
消除办法是调整自己一方的交易条件，使双方分歧缩小。
第三类是真正的分歧，是由双方的真正利益所引起的，解决办法是互谅互让，本着真诚合作的原则寻求一致。
在尽可能准确分析双方分歧后，还应注意以下四个问题，一是哪些条件是可以接受的？
二是哪些问题是对方不能接受的？
三是在每项交易条件上对方讨价还价的实力有多大？
四是交易的范围如何？
总而言之，从磋商开始，应知道对方真正的期望，找出分歧，分析对方还价的实力，并为下一轮谈判作准备这种工作应当是广泛的复杂的，这就是第一轮谈判应明白的问题。
二、让步
让步是双方达成协议的主要手段，作出让步时要谨慎，我们要明白，哪些条件应当坚持，坚持程度如何？
哪些条件可让步，让步的程度如何？
在具体分析这些问题之前要做如下几项工作：
1、考虑两个因素：
一是权衡因对方要求而做出的让步或付出的代价与不做让步所受的影响之间的利害关系和后果；二是预测对方获得我方让步的成功估计和重视程度。
2、估计五种情况
（1）如果让步的话，目前以及将来遭受的损失如何？
（2）如果让步遭受损失的概率如何？
（3）如果不作让步，达不成协议的可能性有多大？
（4）达不成协议自己的损失情况如何？
（5）不做让步会有怎样的前途？
三、让步的原则
总的原则是我方没有多大的损失，又使对方尝到甜头。
应掌握的让步原则有：
1、有效适度的让步，一般不作无谓的让步，最好是我方在细微问题上做出让步，以换取对方在其他方面的让步。
我方给予一定的优惠，作小幅度让步，节奏不能太快。
2、谨慎细致的让步，让步要恰当好处，且具有不可测性。
3、不作明显的让步，主要用在卖方要价较高时，大幅度降价或者几次降价，让对方产生错觉，认为没有油水可榨了。
4、双方同时让步，互相都有些退让，但让步幅度不同只是时间相同。
5、让步不能损害己方的基本利益
让步时切记不要一开始就接近最后目标，不要以为你已经了解了对方的要求，不要认为你的期望已经够高了，也永远不要接受对方的最初价格。
没有得到对方的交换条件，永远不轻易让步和在重要问题不先让步，让步的形式不要表现得太明显了，更不要只执着于某个次要问题上的让步和做交换式的让步。
四、中止谈判
一般来说，谈判者是不愿中止谈判的，一方退出谈判其他竞争者就会取而代之，中止谈判是最后的措施，采取此措施时，应具备如下条件：
1、谈判中处在优势地位，如果交易要继续进行的话，对方一定会主动来找我们的。
2、采取此方法是唯一能使对方改变观点的措施。
3、谈判的矛盾焦点对我方来说确实至关重要，如果对方不改变主意的话，宁可交易失败，也不违心地成交。
如果违心的成义，在后期的履行中也难保证得到良好的实施。
第五节成交阶段
当双方的期望和条件趋向一致的时候，成交的阶段就到了，此进如果放松警惕、急于求成，也可能前功尽弃，功亏一篑，这时应注意以下几个问题。
一、注意成交信号，收尾在很大程度上是种掌握火候的艺术，一项交易将要明确时,,双方会处于一种准备完成时的激奋状态,这往往是由于一方发出成交信号所致。
二、认真进行最后的因故分析
主要内容有：
1、谈判的内容、交易条件，明确是否所有的内容都已谈妥有无未能解决的问题以及这些问题应怎样最后处理。
2、谈判目标：
明确所有的交易条件与我方的谈判目标是否吻合，是否达到我方的期望。
3、最后的让步项目和幅度
必须回头谨慎地逐项检查，未对上一阶段做出的让步，如认为合理，就坚定地表示，如认为基本合理则在作出肯定表示的同时，提出希望对方作一些适应的调整；如果认为让步使己方吃了亏，则应果断收回，重新磋商。
最后的让步要审慎周密、全面细致，不可粗心大意，衡量的标准就是己方在本次谈判中应获
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