秘书学专业委员会2009年学术年会Word文件下载.doc

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b成立“双优”（优秀秘书教师、优秀秘书工作者）评审小组（5-8人），根据申报材料的份数确定该评审组的人数。

“双优”评审标准见附件三

c成立教学课件评审小组（3-6人），根据收到教学课件的数目来确定该评审组的人数。

优秀秘书专业教学课件评审标准见附件四

5.2009年学术年会会议议程

（1）参加会议人员报到

（2）开幕式

（4）大会交流

（5）分组交流

（6）换届选举

（7）闭幕式

（8）集体参观

（9）代表离会

6.2009年学术年会日程安排

2009年学术年会日程安排表

时间

项目

内容

主持

地点

7月21日全天

会议报到

签到、交费、领取文件、安排住宿、订返程票

唐山饭店一楼大厅

7月22日上午

开幕式

一、8：

50由会务组召集参加会议人员，9：

00举行大会开幕式。

（一）中国高教秘书学会会长致开幕词；

（二）中国高等教育学会副会长讲话；

（三）唐山市政府秘书长代表唐山市委、市政府对来自全国各地的代表相聚唐山表示热烈欢迎，并对会议的召开表示衷心祝贺；

（四）唐山学院文法系主任杨继昭讲话

1．代表学院致欢迎词

2．介绍唐院的历史与现状

（五）中国高教秘书学会副会长讲话，着重介绍自己多年从事秘书工作的经验与体会；

（六）第二届理事会副会长为大会赋诗。

二、11：

00开幕式结束

三、11：

00—11：

30全体与会者合影留念。

会议厅

7月22日下午

听取报告

一、2：

30听取第二届常务理事会工作报告。

大会交流

二、3：

00进行大会专题报告：

（一）中国高教秘书学会副会长兼秘书长作专题报告（20分）

（二）中国高教秘书学会副会长张文良作专题报告（20分）

分组交流

三、3：

40分组交流（地点：

唐山饭店第一、第二、第三会议室）

四、5：

30各组负责人汇报讨论情况。

小组长

分组会议室

7月23日上午

一、9：

00继续进行分组交流。

二、10：

00各组负责人汇报讨论情况。

三、10：

30—11：

30讨论小组负责人汇报讨论成果。

7月23日下午

换届选举

00选举产生中国高教秘书学会第三届常务理事会和学会领导（会长、副会长、秘书长、副秘书长）。

闭幕式

二、3:

00举行大会闭幕式，闭幕式由副会长主持：

（一）论文评审小组、双优评审小组、教学课件评审小组的负责人作评审情况说明；

（二）第二届理事会副会长王守福宣布获奖名单（优秀论文、优秀秘书教师、优秀秘书工作者、优秀秘书专业教学课件）；

（三）第二届理事会副会长郝银奎宣布第三届理事会常务理事名单和会长、副会长、秘书长、副秘书长的名单；

（四）新任会长讲话并作会议总结。

三、5：

00副会长致闭幕词。

四、向与会人员发放《优秀论文集》。

7月24日

集体参观

曹妃甸工业区—清东陵

7月25日

代表离会

会议代表12：

00前离会

（二）请示汇报

2009年4月至7月期间，学术年会承办单位唐山学院文法系就大会筹备工作向学院及其他上级领导、部门进行请示汇报。

1.学术年会承办单位唐山学院文法系就大会经费问题及住宿、交通政策优惠等问题向学院及中国高教秘书学会秘书处、教育局等上级领导、部门进行请示。

2.在2009年学术年会的会前、会后及召开期间，学术年会承办单位唐山学院文法系向中国高教秘书学会及其他上级领导、部门汇报工作情况。

（三）组建机构

我系作为中国高等教育学会秘书学专业委员会第三届会员代表大会暨2009年学术年会的承办单位，为切实做好各项筹备工作，使大会能够顺利进行并取得圆满成功，经与有关方面研究，决定成立2009年学术年会筹备工作领导小组及其办公室，并征集学生志愿者。

2009年学术年会筹备委员会内设机构及职能分工

1.2009年学术年会筹备工作领导小组

组长：

下设8名工作人员

工作职责：

负责会议总体组织和统筹协调工作

2.2009年学术年会筹备工作领导小组办公室

主任：

筹备工作领导小组办公室下设8个工作组，各工作组负责人及职责如下：

（1）邀请接待组

负责人：

发邀请函邀请嘉宾、会员参加会议；

协助大型活动组安排会议议程；

负责制定礼宾接待方案并组织实施；

负责接站工作；

负责会议结束后与会人员的顺利返回工作。

（2）文件起草与制作小组

起草会上有关领导讲话；

组织协调各会员单位、理事、会员的各种材料；

制定优秀论文、优秀秘书教师、优秀秘书工作者、秘书专业教学课件等评选活动的评审标准。

（3）新闻宣传组

负责联系相关电视台、邀请记者、对外发布年会信息、召开新闻发布会等相关工作

（4）招商组

①拟定此次学会招商方案并组织实施

②代表筹备委员会接受社会组织、企业和个人对此次学会的捐赠

③负责与学会有关的无形资产、专业产品的开发（各种广告、纪念品等）

④负责赞助商、捐赠者代表参与有关活动的协调、接待工作

（5）财务组

①编制大会经费预算，制定财务管理办法，核实会议筹措经费到位情况，核拨、审核和管理大会经费开支；

②负责物资购置、发放和资产清理及善后处理办法，并监督执行。

（6）信息整理与宣传小组

制作大会所需证件；

编制会刊，优秀论文集；

收集与会人员资料；

收集、整理、编辑、发放及出版论坛期间筹备委员会交办的各种文字材料和音像资料；

更新网站信息；

筹建论坛会现场新闻中心。

（7）生活保障工作小组

①确保2009年学术年会期间大会参加人员的绝对人身安全；

②建立完善的食品卫生监察体系，确保大会期间食品卫生安全；

③做好大会参加人员、驻地及会场在大会召开期间的安全保卫工作，对外来人员进行严密排查；

④建立完备的医疗救护体系，保障突发事件发生时大会参加人员的安全。

（8）外室工作组

①2009-07-22晚上的欢迎晚会准备、实施

②宴会准备

③观光考察的筹备、实施

3．学生志愿者服务小组

协助筹备工作领导小组及其办公室成员做好中国高等教育学会秘书学专业委员会第三届会员代表大会暨2009年学术年会筹备工作、会议期间布置会场工作以及会后清理会场等工作。

（四）规划进度

筹备工作进度安排表

日期

工作任务

负责人

具体要求

2009年4月20日-7月26日

邀请和接待工作

各负其职，认真做好相关接待工作，把职责落实到个人，确保与会各方能准时与会，并切实做好人员食宿安排工作。

2009年7月1日-7月26日

文件起草工作

根据会议以及与会的嘉宾身份。

要求，必须按时完成相关文件起草工做，保证文件的质量优秀，内容符合标准，评选办法操作性强。

2009年4月-7月

新闻宣传工作

开动大脑，想尽一切办法，获得广大媒体的支持，并做好新闻发布会的准备工作

2009年4月15日-7月26日

招商工作

本着诚信为本原则，从双方共同利益出发，从资金方面保证学会顺利召开，成功召开。

2009年7月15日—7月26日

财务工作

为了大会召开期间能切实利用好会议活动资金

2009年7月5日-7月28日

信息整理宣传工作

工作人员各负其职，细致认真的完成琐碎的工作任务，并做好此次年会的总结工作和会刊制作

2009年7月1日—7月26日

安全保障工作

按照“预防为主、积极配合、确保重点、万无一失”的原则，周密部署、精心组织、狠抓落实，坚决消除各类不安全隐患和问题，为会议的顺利召开创造良好的治安环境，保障会议各项活动安全有序正常进行

2009年4月30日-7月26日

外室工作

作为开会之外的活动，需要更加认真，保证学会的完整性，给与会者留下良好印象。

四、分项筹备

★邀请和接待工作

邀请和接待工作主要由邀请接待工作组负责，工作中涉及到的交接任务由筹备委员会其他工作小组交接完成。

邀请和接待小组组长为？

，下设8名工作人员。

如人手缺乏，可请学生志愿者小组协助完成任务。

一、组成人员：

组员8人

二、指导思想：

三、工作职能：

四、职责分工

（一）组长职能：

负责各成员任务工作的制定，检查监督工作进程，确保邀请接待工作万无一失。

会后写工作报告。

（二）组员职能：

各司其职，执行组长制定的工作计划。

组员B、C：

负责各种评分细则的制定。

组员D、E、F：

负责交通、食宿方面的工作

组员X：

负责联系媒体报道工作

组员A、D、E、F：

负责通知的收发以及会议期间的礼宾接待。

组员Y：

负责接站工作以及游览接待工作。

五、工作进程

（一）会前阶段

4月20日组长制定各成员的任务职责，制定任务时间表

1．会前通知邀请及相关文件准备工作。

组员A：

4月21日向各会员单位、会员理事、会员下发《关于召开2009年学术年会的通知》以及《关于征集优秀秘书论文》的通知。

6月30日这一天为回执表截止日期，负责人把本日之前的回执表整理并确定最终参加人数、名单，提交学会秘书处

组员B：

7月1日确定参加优秀论文、秘书专业教学课件、优秀秘书教师、优秀秘书工作者评审活动的截止日期。

负责人在本日之前将相关信息分类整理并提交学会秘书处。

组员C：

7月3日组员C向学会及院领导写申请，申请所需经费。

7月12日向唐山市委书记赵勇、唐山市市长陈国鹰等唐山市委、市政府领导、本地领导以及秘书学界权威人士发邀请函

2．食宿交通安排工作

组长带领组员D、E：

7月5-7日前往唐山市各大饭店进行考察，确定最终住宿饭店。

7月8日联系唐山饭店签订使用合同，预订会场及住宿房间。

7月13-14日考察并确定租车公司，为会议安排所用车辆。

主要考察租用车辆的价格、数量、性能以及保险安全措施等。

7月15日与唐山市公交总公司协商并签订协议，租用该公司车辆。

组员F：

7月15日与唐山市电视台、唐山市交通局、唐山市铁路局、唐山市卫生局协商。

请唐山市电视台等媒体作会议报道。

组员I：

请唐山市交通局、唐山市铁路局在会议当天在交通上给予支持，在堵车时请唐山市交通局另开辟道路，确保成员及时到达住处。

提前为参会人员准备归程车票，考虑到唐山市的车票紧张情况，应向北京、天津等相邻城市订票，必要时安排长途汽车护送归程人员。

组员J：

请唐山市卫生局协助检查食宿卫生状况，并在人员患病时给予医疗上的救助。

组员G：

7月18日安排活动纪念品的采购工作。

与会人员每人一套瓷器（茶具）

3．会前接待工作。

组员D、E、F、G，7月20日联系唐山市交通局提醒会议接待当天（21日）的交通疏导工作，向信息组要会议资料、会议证件、纪念品

7月21日在唐山市火车站、唐山市汽车站设立接待处，接待前来参加会议的人员。

接待当天用唐山市公交总公司车辆运送参加会议人员，接待参会人员顺利下榻唐山饭店。

负责参会人员的签到工作，发放会议资料、会议证件、纪念品

（二）会中阶段

组员H：

7月22日会议开始前负责会场的布置安排。

安排专人对参加会议人员进行身份核对和代表资格审查确保会议的正规性。

安排人员在会场值班，以备调用

7月22日晚协助大型活动组做好欢迎晚会的筹划安排工作

7月23日准备24日去曹妃甸工业区、清东陵参观游览活动。

准备好出行车辆

7月24日做好参会人员集体参观接待工作

7月25日发返程车票并安排校车及公交公司的车辆送参会人员返回

（三）会后阶段

会议结束7月26日之前就会议前后的开支花费作总结，并将相关发票提交筹备工作领导小组办公室财务处。

写一份本组的工作总结报告上交筹备工作领导小组办公室。

★文件起草与制作

文件起草与制作工作主要由文件起草与制作工作组负责，工作中涉及到的交接任务由筹备委员会其他工作小组交接完成。

文件起草和制作小组组长为王林，下设7名工作人员。

一、组成人员

组员7人

二、主要职能：

三、根据会议以及与会的嘉宾身份。

要求：

必须按时完成相关文件起草工做，保证文件的质量优秀，内容符合标准，评选办法操作性强。

四、职能分工

组长职能：

负责本组成员工作分工，监督工作实施情况以及重要文件的起草工作。

组员职能：

做好组长所交予的工作，认真做好会议前后相关文件的起草整理工作。

7月1日开始相关文件起草，15日之前将会议所需的文件起草制定完毕并提交组委会审核。

具体如下：

负责开幕词、欢迎词、闭幕词以及大会主旨发言的草拟。

负责邀请函、通知、欢迎晚会领导致辞的草拟。

组员B：

负责优秀论文、优秀秘书教师、优秀秘书工作者、秘书专业教学课件评选标准的制定以及相关证书的制作。

组员C、D：

负责突发事件应急预案的制订。

组员E：

负责会议议程的制定。

（二）会议期间

组员F、G：

负责本次会议所要参选的学术论文、会议记录以及会员其他文件的收发工作。

同时在会议期间负责收发会议所需要的资料文件，并在会议结束之前印发《优秀论文集》。

组员E、G：

做好会议期间的会议记录。

包括大会报告、小组发言。

整理会议记录，然后根据需要整理成会议纪要。

在会议结束前制作好所需的证书及其他奖励性文书，并交组委会以便颁奖。

（三）会后阶段

7月26日之前写一份关于本组的工作报告以及相关财务支出发票，提交筹备工作领导小组办公室。

7月26日之前做好立卷归档工作。

把会议前后产生的文字、声像材料进行分类归档。

回收有关材料，根据保密原则要把相应文件回收、整理、汇总。

★新闻宣传工作

新闻工作主要由新闻宣传组负责，工作中涉及到的交接任务由筹备委员会的其他工作小组交接完成。

新闻宣传工作小组组长？

，下设10名组员，工作中若人员不足，可由学生志愿者予以协助。

一、工作职能

二、分项统筹工作

（一）邀请工作

邀请媒体：

河北电视台、唐山电视台、河北日报、唐山晚报等媒体记者

（二）宣传工作

1.在《河北日报》《唐山晚报》上发表平面广告、配合信息时报的软性文章发起话题、突出此次会议的重要性，罗达此次会议的影响。

2.在河北电视台、唐山电视台、唐山人民广播电台等媒体进行专题活动。

3.在《河北日报》《唐山晚报》及网络上刊登发布新闻发布会广告。

4.媒介有关活动报导不少于10遍/次，活动信息复盖率达本地区人口的60%。

（三）记者工作

1.制作记者报名表，要求与会记者填写详细信息，确保所有信息真实有效。

2.所有记者都应持大会颁发的记者证入场，确保会场的秩序。

3.所有灯光音响设备都应在会前进行调试，确保记者们的正常提问和会议的顺利进行。

4.对记者的提问提前做出一些要求，如因时间关系，每位记者最多只能提问一个问题等要求。

三﹑关于新闻发布会

（一）邀请人员

必邀：

学会会长、副会长、唐山市市长、市委书记等

广邀：

学会各地成员、热心参与学会事项的人员

（二）1.发布会时间：

2009年5月20日

2.发布会地点：

会展广场

（三）新闻的发布会会场布置

1.会场外景布置

﹙1﹚会展中心左右两侧各放一个气孔门，气孔站两边各挂两个飘空气球，展馆两旁的路上插上步道旗，并在每隔20米和拐弯处设指示牌。

﹙2﹚会展入口处设签到台，并准备好贵宾留言册，已方便宾客留言.

2.会场内景布置

﹙1﹚北京板画有中国高等教育学会秘书学专业委员会的标志，并写上“第三届会员代表大会暨2009年学术年会”，会场两边墙上挂横幅，主席台周围设盆景。

﹙2﹚准备好音响、话筒，通讯工具、照明设备等要在会前调试好，确保一切工具能正常使用。

（四）工作人员配备

1．现场布置、和服务人员提前到会场进行相关的准备工作

2．服务人员进行现场服务，以备某个环节出现漏洞时抢救

3．礼仪小姐搞好接待指引工作

4．保安人员，负责现场的秩序和安全

（四）材料准备

1.布场物料

气孔门、飘空气球、彩旗、横幅、指示牌、盆景、展架

2.活动物料

签到本、笔、文件资料袋、邀请函、嘉宾名称牌、胸花、领导发言稿、宣传单页、录象设备、照相机，音箱、话筒

（一）发布会程序

1.签到

会务接待人员在会场入口处设置签到处，请与会来宾在签到本上签名，留下名片，佩戴胸卡，热情解答来宾询问，礼仪小姐引领来宾进入会场就座。

对邀请到会的重要客人，应有专人引导、陪同。

2.发放资料 

接待人员将会议议程表、会议宣传资料等有礼貌地发给来宾，对与会的新闻界记者，还要加上会议新闻统发稿、图片、背景材料等。

3.发布会开始

主持人宣布新闻发布会开始，介绍与会的贵宾，对与会的各位贵宾能在百忙之中参加会议表示感谢，并说明会议召开的背景、意图。

4.主持人向新闻媒体发布

﹙1﹚召开此次年会的有关信息（时间、地点、规模、宗旨，等信息和简介 

）

﹙2﹚肩带介绍今年来学术发展状况，围绕“学术发展现状与前景”等议题展开，通过有力的宣传和介绍，促进交流，引导与会者的热情。

5.播放此次年会的宣传片。

6.答记者问

﹙1﹚在回答记者提问之前，我方发言人要围绕会议的中心内容，对记者可能提及的范围作一个大致的预测，拟定一些主要问题的基本答案，特别是要对可能引起争议的问题统一口径，形成答记者问的备忘提纲，并准备好有关的背景材料和论据资料。

﹙2﹚在记者提出各种问题时，我方发言人应诚恳、明确地回答，应突出重点，流畅生动，并敏锐地捕捉某些提问所代表的公众的普遍见解和思维倾向，详细或简练地阐述、解释和引导。

对于需保密的内容或不好回答的问题也不要回避，而应婉转、幽默地进行反问或回答。

7.发布会结束，主持人宣布散会。

工作进度表

负责人

备注

7月5日

邀请相关媒体，准备为此次年会做报道

邀请媒体工作预计在7月8日完成，工作完毕后列出邀请到的媒体名单

7月8日

向与会人员发出邀请

此项工作在7月10日前完成，确保通知到所有与会者

7月10日

召开新闻发布会，准备召开学术年会

布置新闻发布会会场，在7月15日前完成，为16日新闻发布会召开做好准备

7月22日

召开年会，做好记者接待工作

做好当天的签到、材料发放工作，确保此次年会顺利进行

四、会后工作

1.会后跟进，分别给每位与会者感谢信，并同时收集反馈意见。

2.有针对性地联系各报社记者，对会议动态进行分阶段报道。

3.将现场得到的信息再次反馈给与会人员，引起关注。

4.印发年会会刊，寄给各位与会者。

★招商工作

招商工作主要由招商组负责，工作中涉及到的交接任务由筹备委员会的其他工作组交接完成，招商工作组组长为？

，下设4名工作人员。

若工作任务重大，人手不足，可请学生志愿者小组协助完成。

一、工作职能：

1.拟定此次学会招商方案并组织实施

2.代表筹备委员会接受社会组织、企业和个人对此次学会的捐赠

3.负责与学会有关的无形资产、专业产品的开发（各种广告、纪念品等）

4.负责赞助商、捐赠者代表参与有关活动的协调、接待工作

二、工作进程及进度表：

2009-04-15日召开招商组小组会议布置前期准备工作并明确基本分工

招商工作：

2009-04-30前制定出具体的招商方案

2009-04-30------2009-06-15间招商组与商家洽谈具体招商问题，签订招商合同

2009-07-15前确保招商资金全部到位，赞助礼品全部到位，各种为商家设计的宣传广告、纪念品等全部制作完毕

捐赠工作：

（由副组长主要负责）

2009-04-30前成立专门接受捐赠办公室，公布具体捐赠过程，公布办公室电话，公布网上捐赠地址。

2009-07-15截止日期

其他工作：

2009-07-15确定商家及各捐赠者需要参加的活动，并予通知

2009-07-22（活动当天）由？

、？

负责具体接待事宜

王志国主要负责与其他相关各组保持联系，互通信息以保证工作协调有