档案制度汇集(新)Word文档格式.doc

档案制度汇集(新)Word文档格式.doc

《档案制度汇集(新)Word文档格式.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案制度汇集(新)Word文档格式.doc（6页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

档案鉴定销毁制度

一、按照本单位《档案保管期限表》，对应归档的文件材料和已满保管期限的档案文件进行鉴定，对不需归档的文件和不需继续保存的档案进行销毁。

二、对是否归档文件材料进行鉴定时，由档案工作人员与承办部门的文书人员一同完成；

对已满一定保管期限的档案鉴定时，应由单位领导主持。

三、鉴定档案应严肃认真，严格遵守鉴定原则，坚持逐份鉴定，保证单位利益与国家利益不受损失。

四、销毁档案前，应编制待销清册，报请单位领导及档案行政管理机关批准，不得擅自销毁档案。

五、销毁档案时，应指派两名以上监销人员。

销毁后监销人员要在销毁清册上签名盖章，注明销毁时间、地点、方式。

销毁清册归入全宗卷保存。

档案保管制度

一、档案橱具要规范排列，各种设备放置整齐、合理，橱箱钥匙统一编号，集中存放，不准随便携带。

二、坚持半年一次清点，核对室藏档案，登记清点结果，做到账物相符。

三、做好防盗、防火、防尘、防潮、防水、防虫、防鼠、防强光工作，正确使用电器，熟练操作各种设备，做到人走灯灭、机停；

门窗及时关闭、上锁。

四、保持库内清洁，严格存放有毒和易燃易爆品。

不准在库内吸烟和放置杂物、花草及可食物品。

五、按时做好库内温湿度测试、记录，通过控制与调节，使温度力争达到14-20℃，恒对湿度达45-60%的要求。

文件材料归档制度

一、本单位所有工作人员在公务活动中形成的对单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成的文件材料均须归档。

二、归档文件材料必须齐全完整，整理时做到分类科学，保管期限划分准确，档号编制规范。

三、单位的文书、业务、照片、音像等文件材料在年度结束后，由承办部门收集、整理，于第二年度上半年交档案室集中管理。

四、单位的会计文件材料年度结束后，由会计部门整理编目，在会计部门保管一年，于第三年度上半年交档案室集中管理。

五、承办部门向档案室移交档案时要编制移交目录，交接人员必须认真清点，并在移交目录上签字。

六、任何个人与部门不得将应当归档的材料据为已有或拒绝归档。

档案整理制度

一、认真执行《归档文件整理规则》的规定，坚持以件为单位进行整理。

二、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，使整理后的档案便于保管和利用。

三、注意区分档案的不同价值，制定单位档案保管期限表，使重要档案得到重点保护。

四、按照“年度—机构”分类法编制单位档案分类大纲。

五、归档文件要及时编目、装盒，认真填写盒脊项目与备考表。

六、档号编制必须做到不重、不缺、不变、不繁。

档案查（借）阅制度

一、档案室保管的档案，主要供本单位领导和工作人员使用，不属开放范围。

外单位需查（借）阅我单位档案资料，必须办公室主任审查并报告单位负责人批准后方可借阅。

二、本单位各部门工作人员因工作需要调阅档案时，须经本部门兼职档案员同意，并认真填写“档案查（借）阅登记”。

三、档案室一般不外借档案原件，确因工作需要带出，必须严格办理借阅手续，从严掌握借出时间。

四、查（借）阅档案，必须做到爱护档案，不得涂改、折抽案卷、不得扩大阅读范围，及时办理还档手续。

五、档案资料利用后，查阅者要填写《档案利用效果登记》，及时送交档案室存查。

档案统计制度

一、档案统计要实事求是，如实反映客观情况，做到准确、及时、完整、系统。

二、建立统计台帐，对档案机构、人员、室藏档案资料状况，档案资料收进和移出数量，利用情况，档案库房，设备等内容及时填写。

三、准确编制档案工作情况统计年表，及时上报单位领导与档案行政管理部门备案。

四、认真做好档案统计资料的整理分析工作，要从中发现问题，改进工作。

五、各种统计资料均应归入全宗卷保存。

档案设备维护使用制度

一、档案室应对档案设备建立统计台帐，准确反映档案设备配置的时间、数量、型号、价格、功能，防止档案设备丢失。

二、建立健全档案设备档案，便于对其使用和维护。

三、注意档案库房与阅览室的清洁卫生，加强防火、防盗、防尘、防潮、防高温等措施。

四、档案设备要有专人管理和使用，定期对档案设备进行保养和维修，检查供电线路与闸盒，清除一切安全隐患。

五、设备发生故障时，应及时向分管领导汇报，对责任事故搞好分析，吸取教训，并根据情况对当事人作出处理。

档案保密制度

一、档案人员要认真学习《保密法》，遵守保密工作制度不准以任何借口和形式向无关人员泄露和谈论及国家和单位秘密事项的档案文件内容。

二、划分密级的档案资料单独组建保管单位，严格管理，控制使用，未经单位领导批准，不得提供利用。

三、按照国家有关规定及时处理档案降密、解密工作。

四、销毁保密档案材料，必须严格履行批准手续，防止销毁过程中出现失泄现象。

五、档案库房为单位机要重地，非档案管理人员未经档案主管领导批准不得进入。

确需进入，须经批准和严格登记，并由档案管理人员陪同。

电子文件归档管理制度

一、电子文件归档管理工作纳入单位文书处理程序，纳入工作人员岗位职责。

二、业务部门（电子文件形成部门）负责电子文件收集和整理，并接受档案部门监督、检查、指导。

三、电子文件的处置和留存要符合国家相关规定，采取必要措施确保电子文件的真实性、完整性、有效性。

四、归档电子文件应同时具备电子和非电子签章，不同数据形式的电子文件分别以国家规定的通用格式保存。

做好电子文件背景信息、软、硬件环境的登记和收集工作。

五、业务部门定期将电子文件及其背景数据备份到本机和符合保管要求的脱机载体上，并及时通过网络或脱机载体向档案部门移交，由档案部门进行真实、完整、有效性检测。

六、归档电子文件按DA/T22规定和本单位档案分类方案进行整理。

归档范围和保管期限执行纸质档案标准。

具有永久和长期保存价值的文本或图形形式的电子文件必须同时保存纸质文本或缩微品。

七、已归档整理的电子文件（含机读目录、背景数据等）按数据类别代码相对集中组织存储载体（分别封存、提供利用、异地保存）。

存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面和有关登记表。

八、经检测和验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。

保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃-20℃、相对湿度35%--45%、竖放保管等要求和标准。

九、每年检查电子文件处理设备更新情况，定期（2--4年）抽样机读检验，及时做好数据转换、转存工作。

十、归档电子文件（含载体）的利用、鉴定、销毁、统计等工作执行纸质档案的相关规定。

档案室管理制度

一、做好防盗、防火、防虫、防潮、防光等各项工作，保证所有设备运行正常；

定期对档案案卷进行检查，如发现霉变等情况，应及时采取相应措施。

二、档案室严禁吸烟及堆放食物、易燃易爆物品。

三、档案室钥匙由专人保管，不得乱放，进出档案室要随手关门。

四、档案员工作调动时，要办好交接手续，做到不清不交、不清不接。

档案员职责

一、忠于职守，认真学习档案的专业知识，熟悉档案业务，遵守有关规章制度。

二、做好档案资料的收集和整理工作，确保归档材料齐全、完整、准确。

三、增强保密观念，严格档案借阅手续，做到借阅有登记，归还有检查。

四、重视发挥档案的利用效益，做好利用档案登记，定期做好利用效果登记，定期做好汇编。

五、保持库房整洁，达到“八防”要求。

办公室：

保安科：

财务科：

分管领导：

档案员：

（兼）