行政管理《行政总监实用工具箱》大全Word格式.doc

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2印章使用流程 24

第四章行政人事管理 25

一、行政主管岗位职责 25

二、行政人事管理专员职责 26

三、费用报销标准 27

五、年度考勤汇总表 27

六、员工请假申请单 27

七、员工加班申请表 28

八、员工出差申请表 28

九、差旅费报销清单 28

十、会议记录表 29

1、公司会议记录表一 29

2、公司会议记录表二 29

十一、提案管理记录表 29

十二、员工提案评定表 30

十三、员工奖惩记录表 30

十四、员工违纪处理表 30

十六、出差管理流程 32

十七、提案管理流程 33

十八、会议工作评估表 33

第五章安全保密管理 34

第一章行政部组织结构与责权

一、行政部组织结构图

二、行加班政部职责

职责1

根据领导意图和公司发展战略，福州起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。

职责3

公司会议组织、记录和记录归档工作。

职责4

员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作。

职责5

负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作。

职责6

福州公司日常安全保卫及消防管理工作。

职责7

负责公司车辆调动管理工作。

职责8

负责公司总务后勤管理工作。

职责9

负责公司对外宣传、公共工作。

职责10

牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案。

职责11

完成公司高层临时交办的工作。

职责2

负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作。

三、行政部权力

根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权。

依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权。

依照制度，对公司员工违反行政制度读处罚建议权。

依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力。

部门内员工聘任、解聘的建议权

依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权利。

四、行政总监岗位职责

审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公共等行政管理相关规章制度。

根据企业阶段性目标和年度计划，制度所属部门的年度目标、计划和措施。

组织行政部自查和智能检查工作，及时发现问题、解决问题。

负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育。

负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施。

组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况。

负责考核行政部各主管并向总监理提请行政部经理考核的建议。

负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作。

审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案。

五、行政经理岗位职责

在行政总监领导下，负责管理和监管企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作。

负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划。

本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作。

组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作。

做好工作重要来宾的接待工作或代表工作与政府对口部门和有关团体、机构联络。

负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况。

贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有感部门协作配合。

负责召集本部门的有关工作会议。

负责组织编写公司年度大事记。

负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理。

行政管理方针、政策和制度。

制定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度。

第二章前台接待管理

一、接待主管岗位职责

制定前台接待工作年度计划，报行政不经理审批。

对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质。

协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况。

主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的摩擦。

参加行政例会，及时理解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施。

受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理。

与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等。

正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议作出裁决。

负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核。

负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作。

协作制定前台接待处的岗位职责、操作规程及各项规章制度，并监督执行。

职责12

职责13

协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公关关系。

职责14

负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理。

二、接待专员岗位职责

服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务。

熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息。

负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档。

负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存。

配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作。

负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养。

维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养。

执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡。

负责员工出差预定机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记。

。

对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见。

负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外货协助保安处理。

完成领导交办的其他临时工作。

三、来访客人登记表

1、公司前台来访客人登记表

年月日

序号

姓名

所在单位

来访人数

是否预约

被访人

事由

时间

备注

部门

到达

离开

1

2

3

4

5

…

编制：

审核

2、前台接待来访记录表

年月日

来访人姓名

来访人单位

来访时间

接待人

接待

内容

简况

处理意见：

处理结果：

审核：

四、前台接待日志表

日期

年月日

记录人

考

勤

记

录

签到时间

收发记录

接待记录

电话记录

审核：

五、函件收发登记表

1、信函与快件签收登记表

来件单位

编号

数量

密（速）级

接受部门

签收人（签字）

填表人：

2、信函与快件寄送登记表

寄送部门

送达单位

接收人

送寄（签字）

编制；

　　　　　　　　　　　　　　　　　　填表人；

六、前台接待管理流程

预约客人来访接待工作流程

七、收发文件管理流程

1、信函收发工作流程

第三章办公事务管理

一、办公事务主管岗位职责

组织拟定办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核。

负责组织办公用品的登记、采访、发放以及控制办公成本费用等工作。

建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度。

负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作。

起草、拟定文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况。

搞好与有关部门的协调及联系。

受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理。

负责检查本部门的安全、消防工作。

负责办公事务突发事件。

负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议。

起草、拟定办公用品的需求计划，报直接上级审批。

完成公司领导临时交办事件的处理。

二、办公事务专员岗位职责

协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作。

负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作。

负责办公用品的登记、发放管理。

负责制定办公机具、设备、用品的采购流程。

负责监督办公设备的日常使用、维护。

负责计算机信息资料管理。

负责公司图书、资料、合同等文档的管理。

提出办公事务合理化建议，不断改进工作。

对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查。

协助其他部门做好会议、接待工作。

积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务。

完成领导临时交办的其他工作。

三、行政办公秘书岗位职责

协助上级领导与企业内部各部门进联络、沟通与协调，做好上传下达工作。

负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作。

妥善管理传真机、复印机等办公设备。

严守公司机密，妥善保管各类文件。

及时完成上级领导交办的文件、复印工作。

起草会议文件，及时完成会议记录、纪要工作。

按照上级领导安排，出席某些会议。

陪同公司领导出席重要商务接待及时对外联络工作。

协助公司领导起草各项规章制度。

按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动。

负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作。

四、办公用品订购审批单

使用人

填表时间

物品名称

规格

单位

特殊要求

需求时间

订购原因：

部门主管审批意见：

行政部门审批意见：

签字：

年月日

如果金额超过审批权限请行政总监签批

意见：

签名：

五、办公用品台账

项目

单价

入库时间

填写人（签字）：

六、办公用品领用表

领用人

核发

用途

总价

领用人：

主管：

保管员：

七、办公设备登记表

年月日

设备名称

厂名或品牌

出厂时间

购买时间

使用年限

颜色

附属设备

价格

存放地点

环境要求

主要用途简介：

管理

负责人

使用部门

责任人

八、办公文书会签单

1、文件会签单

发文单位

发文文号

发文日期

年月日

时限

普通件

急件

特急件

密级

普通

秘密

机密

绝密

标题

会签顺序

收文时间

发文时间

会签人（签字）

月

日

时

注：

会签文件附在会签单后。

2、对外行文单

编号：

拟稿人职务、姓名

行文字号

行文标题

内容简介

经济审核人

法律审核人

行政部经理

总经理

备注

九、印章使用登记表

1、印章使用审批表

用章部门

盖章时间

公章类别

盖章次数

文件发文号

文件名称

用章人（签章）

批准人（签章）

注：

请在备注栏中简要说明盖章用途。

2、印章使用登记表

发文号

批准人

十、文书档案借阅审批表

文书档案名称

起草人

起草部门

起草日期

归档日期

借阅原因：

借阅人（签字）：

年月日

行政部意见：

主管（签字）：

年月日

批准人意见：

批准人（签字）：

年月日

十一、办公用品管理流程

1、办公用品购买流程

2、办公用品领用程序

十二、办公设备购买流程

1、办公设备购买审批流程

2、办公设备采购流程

十三、文书档案管理流程

1、发文管理流程

2、收文管理流程

3、档案归档流程

4、借阅归还流程

5、档案销毁流程

十四、公司印章管理流程

1、印章制刻申请流程

2印章使用流程

第四章行政人事管理

一、行政主管岗位职责

编制公司行政管理的各项规章制度并监督执行。

组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理。

组织做好公司的来宾接待或相关外联工作。

与公司内部各部门进行良好的沟通与协调，处理好各部门之间关系，确保公司各项运作正常开展。

负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用。

组织人员对公司行政车辆进行日常的维护与驾驶员的日常管理。

组织搜集并整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记。

组织协调公司的后勤工作，包括办公环境、员工食堂、员工宿舍等。

根据公司绩效管理政策，对本部门人员进行绩效考评。

负责行政预算、费用管理与统计。

二、行政人事管理专员职责

负责办公用品的登记、采购、发放管理。

协助行政管理严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围。

各部门的考勤工作管理，并对各部门的考勤情况进行汇总统计。

收集汇总员工提涉及的人事行政和人力资源工作的问题、意见和建议并及时反馈

车辆的使用管理与日常维护与保养。

负责员工人事资料的建立、维护和及时更新。

负责文件、报刊、杂志等的收发管理。

三、费用报销标准

单位：

元

职别

费用标准

总经理

副总经理

各部门经理及主管

一般员工

交通费

实报

软卧实报或者飞机票价的×

%

卧铺实报

每日住宿费

1．经济特区×

×

元以内

2．一般地区×

每日

餐费

早餐

午餐、晚餐

每日杂费

业务必要的开支

四、员工考勤登记表

填表日期：

所属部门

月日

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

上班时间

下班时间

五、年度考勤汇总表

出勤天数

应出勤天数

请假（天数）

迟到、早退

事假

病假

婚假

产假

其他

迟到累计时间

早退累计时间

六、员工请假申请单

填表日期

请假类别

□事假□病假□婚假□产假□丧家□其他（请注明）

请假事由

请假时间

年月日~年月日

部门意见

人力资源部意见

总经理意见

七、员工加班申请表

加班时段

□工作日加班□周末假日加班□法定节日加班

预定加班时间

年月日时分~年月日时分

加班事由

加班工作内容

加班地点

部门审批

人力资源部审批

总经理审批

八、员工出差申请表

职务

出差事由

出差时间

出差地点

出差期间工作安排

出差办理事项简述

出差费用预算

列明细

九、差旅费报销清