鸿盛凯元乡镇区域招商会暨签约仪式策划案Word文档格式.docx
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活动地点
待定（省内各乡、镇、县、村）
承办单位
北京鸿盛凯元房屋节能科技有限公司
前期准备
一、人员安排：
1、接待组：
政府、机关单位及重要企业相关人士由领导亲自安排接待；
本地、外地及社会人员由销售人员负责接待。
2、外联组：
客服部负责活动前期重点客户要约并确定是否应邀到场，活动期间跟进，后期回访等事宜；
3、市场部：
负责公司所有情况介绍，需制作统一风格课件并上台讲解；
4、后勤组：
主要负责会议准备工作和物料管理及发放工作，冷餐及饮水的管理及发放，住宿、用餐及用车事项联络；
5、安保组：
主要负责现场秩序的维护、到场车辆停放管理；
6、服务组：
负责接待台人员签到登记、咨询台咨询服务、招商会服务介绍；
7、摄像组：
活动全程影像资料拍摄（全时段）
8、影音组：
负责现场的音乐控制以及LED屏幕影响控制，以及舞台相关设备管理；
9、主持人：
负责活动会议议程顺利开展，把握时间节点控制现场节奏；
10、礼仪组：
会议厅门口、签到处、舞台形象人员及前台引领人员；
11、机动组：
负责后台会务相关杂项及意外事件处理工作；
二、活动物料：
1、宣传资料、折页及电子版备用；
2、签到本、登记表、中性笔、签字笔；
3、嘉宾名牌、议程单；
4、矿泉水；
5、红色桌布、花篮摆台；
6、电脑、摄像机、照相机、音响等媒体设备；
7、会议桌、椅子；
8、宣传巡游车、宣传条幅、立柱、空飘、拱门、水牌、刀旗；
9、到会礼品；
三、餐饮住宿：
1、用餐人员需事先一天将具体人数报告至后勤组，并由专人负责；
2、住宿人员需事先一天将具体人数报告至后勤组，并由专人负责；
四、会场布置：
1、座次安排：
2、背景设计：
3、拱门设计：
4、空飘设计：
5、条幅设计：
6、水牌设计：
7、刀旗设计：
8、立柱设计：
9、巡游车设计：
五、嘉宾邀约：
1、政府、机关单位及重要企业相关人士由专人发送邀请函，并确认是否到场；
2、商家、企业由专人发送邀请函，并确认是否到场；
3、媒体相关人员由专人联络进行邀约，并确认是否到场，以及车马费和其他费用；
4、社会人士现场视情况而定；
5、以上人员需在进入会场前做好登记（姓名，人数，单位，电话等信息）；
六、参会人员：
1、政府、机关单位代表；
2、重要企业及其他企业代表；
3、媒体代表；
4、社会人士和消费者；
5、全体工作人员、公司各位负责人；
七、培训工作：
1、全体工作人员包括各位负责人在大会开始前做好培训工作，包括业务知识，产品知识，行业概况，人员安排，活动议程，会场内部结构等；
2、具体时间安排：
会前一周2~3次培训；
八、彩排演练：
1、活动开始前可在公司内部会议室或大型场地做彩排或演练工作；
2、同培训时间安排；
九、舞台搭建：
需在活动之前24小时内完成舞台搭建并确认各项设备正常使用，以及各项相关工作准备就绪，各个工作小组完成本职工作；
现场执行
一、会议当天8：
30之前所有工作人员全部到场检查各位负责部分工作的情况是否正常，并检查室内外所有物料是否完全，以及消耗品、备品、水等物资管理及搬运至指定地点；
二、由接待组专门接待各方参会人员，之后由服务组接待人员引领嘉宾签到，入座；
三、安保组指派指定人员在活动区内负责现场治安、秩序、停放车辆等工作；
四、后勤组负责在每位嘉宾签到完毕后将赠送礼品袋一个（内含宣传资料、矿泉水、小礼品）；
五、摄像组负责活动全场的拍照工作；
六、机动组人员负责会议过程中发生的意外事件，例如下雨天需准备雨伞、下车区雨棚搭建、会场的电源维护、麦克风及时更换等；
议程安排
时间
内容
8：
00~9：
人员到位，物料及各项工作准备完毕；
9：
30
嘉宾签到，进入会场；
30~9：
45
主持人介绍本次活动，介绍到场来宾；
45~10：
05
公司领导为本次活动致辞，简单介绍公司企业，宣布活动正式开始；
10：
05~10：
20
政府部门领导讲话；
20~11：
市场部人员介绍公司情况，本次会议主旨，合作方案;
11：
00~11：
10
主持人通知就餐时间、地点及下午到场时间；
午餐时间
12：
30~12：
35
主持人继续会议开始；
35~13：
各方领导，参会人员进行Q&
A，并进行案例分享，并进行合影；
13：
30~13：
50
主持人感谢分享，邀请公司领导讲话；
50~14：
散场；
费用预算
名称
数量
备注
注意事项
一、物料及消耗品做好数量统计，以防丢失；
二、全体工作人员需着装统一，礼仪小姐需着装统一；
三、保持现场秩序，不得在现场喧哗；
应急预案
一、由机动组负责备用麦克风、电源插排、线缆及桌椅增补事宜；
二、由后勤组在前厅准备遮阳伞、雨伞、挡雨棚以备雨天使用；
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