采购合同归口管理办法.docx
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采购合同归口管理办法
采购合同归口管理办法
篇一：
采购合同管理办法
采购合同管理办法
第一章总则
第一条为规范华东电力试验研究院采购合同的管理，依据《中
华人民共和国合同法》、《国家电力公司合同管理办法》及相关规章制度，结合本院的实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所称采购合同是指本院经华东电有限公司授
权与国内外其他平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第三条根据合同管理制度规定，管理责任部门是采购合同管理
的归口管理部门，项目申请部门是采购活动的执行部门。
第四条本院的采购合同分为物资采购合同和服务采购合同二
大类。
物资采购包括设备和材料的采购，服务采购指项目中的外包。
第五条采购合同技术协议部分由项目申请部门负责确认、商务
部分采用审核会签办法。
第六条符合我院招标条件的，应严格按上级公司和我院有关招
标的规定执行。
其他采购采用招标、货比三家、直接采购的方式。
对于列入效能监察的项目，按《院行政监察办法》执行。
50万元以上采购项目，审计与法务专职列席商务谈判。
第七条本院各专业部门和管理部门不得以部门的名义对外签
订采购合同。
第二章采购申请
第八条采购申请应已列入项目计划和费用预算。
计划外项目按
相应的责职权限审批后，方可提出采购申请。
第九条采购合同原则上不允许超过已批准的预算，如遇超过预
算采购合同的情况，需按原审批程序办理追加预算的审批手续。
第十条采购申请在院MIS上办理。
第十一条计划内5万元以上及特种设备的采购，申请部门应进
行调研，提交“询价/货比三家”报告（见内部站——办事指南——工作表格）。
计划外采购申请或涉及科技项目的采购申请，必须提交“设备采购申请报告”（见内部站——办事指南——工作表格）涉及劳动保护用品采购申请的，按《劳动保护管理办法》的规定执行。
第十二条采购应在“合格供货方目录”中选择，对未列入“合
格供货方目录”的，计划部应根据《采购控制程序》要求组织对供方进行评价。
第十三条对供方的评价方式可采取以下三种：
（一）书面调查：
采购申请部门向供方发送供方调查表；
（二）现场调查：
管理责任部门会同或指派有关人员到供方处进行现场调查；
（三）第二方审核：
管理责任部门可以委托其他权威部门对供方进行审核。
第十四条对生产试验设备的供方评价
（一）对生产试验设备中间商评价应包括：
经年检合格的营业执照、与实际相符的经营范围、签约代表的有
效法定代表身份证明或授权委托书、代销生产试验设备的授权证明等。
（二）对生产试验设备制造商评价应包括：
质量管理体系的状况、满足合同要求的产品质量标准、质量信誉、资信、市场状况、对国产计量器具的供方一般应取得国家有关部门授权或CMC证书、通过类似产品的历史比较和对其他使用者的调查了解。
第十五条对外包服务供方的评价，一般应包括下列内容：
质量管理体系的状况、服务能力及相应资质、仪器设备及人员情
况、完成同类项目的情况。
第十六条管理责任部门负责保管5万元人民币及以上采购合
同供方的评价档案。
采购申请部门负责保管5万元人民币以下设备采购合同供方评价的档案。
第十七条服务供方评价档案由管理责任部门负责保管。
第三章采购合同准备
第十八条由管理责任部门组织对采购申请进行评审，根据权限
由分管领导确认。
第十九条管理责任部门将评审意见通知采购申请部门，并根据
需要，提出签订相关协议的要求（包括技术协议）。
技术协议见（见内部站——办事指南——工作表格）。
第二十条采购除即时结清外，一律采用书面合同形式。
凡国家
或行业有示范文本的，应当优先选用，但可对涉及权利义务关系的条款加以适应性修改。
采购合同语言应严谨、简练、准确。
采购合同中的术语、特有词
汇、重要概念应设专款解释。
采购合同中涉及的数字、日期，需明确是否包含本数。
第二十一条采购合同条款应包括以下内容：
（一）采购合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、代理人姓名和职务、联系方式；
（二）签约目的和依据；
（三）标的；
（四）数量和质量，包括检验标准和方式；
（五）价款或酬金及结算、支付方式；
（六）履行的地点、期限和方式；
（七）争议解决的方式；
（八）违约责任；
（九）变更或解除的条件；
（十）根据法律或采购合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；
（十一）采购合同生效的时间和条件。
（十二）签约的地点、日期；
（十三）签约各方开户银行及账号；
（十四）签约各方公章或采购合同专用章；
（十五）签约各法定代表人或委托代理人签章。
第二十二条当事人协商一致的修改、补充采购合同的文书、信
件、数据电文、图表等是采购合同的组成部分。
第四章合同的审核
第二十三条采购合同审核时，应填写“经济合同签证审计单”。
若有采购申请报告、报价清单、询价/货比三家报告、概预算清单的，应一并提供。
第二十四条管理责任部门对采购合同审核的内容包括：
（一）技术性：
1、技术依据的真实、可靠；
2、技术措施完备、先进；
3、技术标准和技术参数科学、真实。
（二）可行性：
1、属于本院生产、经营和建设需要；
2、预期的经济效益或社会效益分析具有真实性；
3、项目预算范围内，项目实施计划具有可操作性。
（三）计划性：
1、符合已批准列项的项目范围与条件；
2、在已批准的项目预算范围内。
（四）安全性：
安全生产、工程施工措施的落实情况。
（五）本院管理部门认为必须审核的其他内容。
第二十五条财务部对采购合同审核的内容包括：
符合预算安排、计算方式正确、财务附件真实和齐备、需审核
的其他内容。
第二十六条院长工作部对20万元以上采购合同条款法律符合
性和法律风险进行审核。
第二十七条采购合同审计内容按审计制度执行。
第二十八条审核部门认为必要时，可要求申请部门提供与合同
有关的补充证明材料。
第二十九条审核部门在审核时，如发现合同条款有遗漏和不妥
之处，应在审核意见中提出修改意见。
需要退回的，应连同全部合同文本退回合同经办人。
合同经办人修改之后应重新提交有关部门重新审核。
第三十条合同审核部门对合同进行审核后应在合同审核单上提
出书面审核意见，并由审核人和审核部门负责人签字。
第五章采购合同的签订
第三十一条院长或委托代理人根据管理责任部门的审核意见，决定是否签约。
决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不予签约时，应以书面形式明示意见。
第三十二条院长授权委托代理人签订采购合同时，须签署授权
委托书。
第三十三条代理人应在授权委托的范围内签订采购合同，并不
得转委托。
第三十四条采购合同审批权限：
（一）5万元以下（含5万元），由管理责任部门负责人审批；
（二）5万元以上，20万元以下（含20万元），由分管领导审批；（三）20万元以上，由院长审批。
第三十五条采购合同签订后，己方至少保留采购合同正本2
份，副本1份以上。
正本交财务部门作付款依据；1份正本及相关报
篇二：
采购合同管理流程
企业是大家的，报酬是顾客给的，工作是为自己而做！
篇三：
采购合同管理制度
采购合同管理制度
篇四：
采购合同管理制度
采购合同管理制度
一、总则：
1、为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符
合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。
2、本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。
二、采购合同的编写：
1、采购部是采购合同的管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
2、A\C\D类物资须签订采购合同，B类物资可签订采购订单或采购合同。
3、采购合同编写程序：
1）采购主管负责起草合同模版，部门经理审核后，发法律顾问修正，形成初稿。
2）报总经理审批模版。
3）发生业务时，采购员根据物料特性，套用合同模版，附技术条款，按流程报相关人员审批。
三、合同审核、审批权限：
1、采购合同（订单）由采购主管复核。
2、固定资产合同报设备经理和主管副总，书面复核技术要求及验收条款。
3、1万元以下采购合同由采购经理审批。
4、1万元以上采购合同由总经理审批，其中固定资产超过XX元以上报董事长核准。
四、采购合同包括以下九个方面内容：
1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2）采购物品的单价、总价。
3）采购物品的数量与规格型号。
4）采购物品的品质和技术要求。
5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。
6）采购物品的验收标准和方式。
7）付款方式和期限。
8）售后服务和其他优惠条件。
9）违约责任和解决争议的方法。
五、采购合同的签订和保管：
1、签订采购合同，供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代
签，采购部应审验其委托证明。
2、公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。
3、采购合同可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖
章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
4、回传确认的合同和附件，应保证字迹和盖章清晰。
5、5万元以上的设备合同，签订传真合同的同时，还应保管合同原件。
6、固定资产合同签订成立后，应分别交一份给设备部和财务部存档。
7、XX元以上的新固定资产到货，应按合同要求验收，验收报告应与合同一同保存。
六、采购合同的执行与控制：
1、合同或订单签订后即具有了法律约束力，使供应商及时准备公司所需的物品。
2、采购部应配合质管部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量
要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。
3、采购部合同管理人员应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登
记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
4、对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比
较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。
如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。
5、在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便
于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。
6、采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最
低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。
七、采购合同的修改与终止：
1、采购合同及附件的修改与终止条款，报合同审核、审批人员签字才能生效。
2、在合同执行过程中，因供应商原因造成无法按量供应的采购物料，可与供应商签订新的采购物
料的数量规定，作为合同的附件执行。
3、在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法
按合同规定的价格交货），可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。
4、在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，可与供应商进行协商签订双方的
延期交货规定，作为采购合同的附件执行。
5、有下列情形之一者，视为合同终止。
1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。
2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。
3）出现违背合同条款的状况。
4）逾期没有履行合同约定的。
5）发生符合合同条款中合约解除的事项。
八、合同纠纷的处理与合同管理：
1、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。
1）与供应商协商解决。
2）请第三方协调解决。
3）由仲裁机构进行仲裁。
4）通过法律途径解决。
2、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据
情节的轻重进行相应的处理。
1）泄露合同内容。
2）私自更改合同内容。
3）丢失合同。
4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。
3、参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。
九、附则
1、本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。
2、本制度经总经理审批生效。
3、附采购合同管理流程。
篇五：
物资采购合同管理办法
物资采购合同管理办法
一、目的：
为了加强河南XXXXX实业有限公司（以下简称“公司”）物资采购合同（以下简称“合同”）管理，规范物资采购经营行为，减少交易风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和《河南XXXXXX集团物资采购合同管理办法》（河南XXXXXXXX1101号），按照XXXX控股要求，结合XXXXX实际，特制订本办法。
二、适用范围：
（一）本办法适用于永银公司合同的订立、履行、变更、纠纷处理和其他合同行为。
（二）所有物资采购业务必须订立合同，并采取书面形式，特殊情况实行报批制。
（三）物资采购合同使用XXXX公司统一的文本格式。
三、职责：
（一）合同的签订：
1.签约人必须取得合法授权，取得授权的程序和授权使用范围按照公司有关规定办理。
2.签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。
包括：
供应商是否具有合同签约资格、有无经营权、履约能力及资信情况；对方签约人是否为法定代表人或授权代理人及其授权代理权限等。
3.合同内容（商务条款及技术附件）应严格按照招投标审批结果签订，对于重大偏离必须按相关程序报批。
4.合同内容应具备以下条款：
供货单位全称（或姓名）、地址、标的物、规格型号、数量、价款、质量技术要求、交货期限、地点和方式、付款方式、违约责任、解决争议的方法及适用法律等，并注明签约日期和地点（原则上为我方所在地）等。
5.实行合同审批制度，形成XXXXX合同会审会签单（详见附表1），合同按审批授权权限审批后方可签订。
（二）合同的履行
1.合同依法成立，即具有法律约束力，不得擅自变更、解除或终止。
合同各方应本着“重合同，守信誉”的原则，及时、全面地履行合同约定的义务。
供销部应明确合同履行的具体责任人，对合同履行的全过程进行跟踪和负责。
2.对于供销部所采购的物资，由合同管理员完成合同的签订，及时归档管理，并建立合同管理台账，记录合同中关键事项（经营管理部、合同签订日期、物资名称、供应商全称、合同总价、付款方式等）。
3.供销部及使用单位应对供应商的履约情况和产品的使用情况进行跟踪记录，并对合同履行中的重大事项（如质量、价格、交货期、付款方式等方面的变动）向公司招议标领导小组及时汇报。
（三）合同变更与解除
1.合同履行遇到困难，供销部应尽一切努力协调有关单位、部门，尽力保障合同履行。
实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同的，应在法律规定或合理期限内与合同相对人积极沟通、协商。
2.对方当事人提出变更、解除合同的，供销部门应从维护公司合法利益出发，做好风险防范控制。
3.变更、解除合同应采用书面形式（包括合同当事人的信件、函电、电传等），审批权限和程序按原合同执行，但报批前供销部门应书面通报监督部门和相关单位。
变更、解除资料与原合同一并归档管理。
（四）合同主体变更
1.合同主体变动，我方须要求对方提供如下材料：
（1）变更函或更换关系证明；
（2）当地工商行政部门开具的变更证明；
（3）变动前后的资质文件（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、法人证书、资信证明、鉴定证书、产品的必要证件）；
（4）变动前后供应商的全套财务印鉴。
2.在完成上述工作后，供销部门须对变更情形及各项资质进行初审，并出具《关于×××变更为×××的情况说明和审查意见》（详见附件2），经办人和供销部负责人签字，加盖供销部门印章并附齐资质材料后，进入下一环节。
（五）合同主体变动的审查，由供销部、财务部、经营管理部共同进行。
相应审查办法如下：
1.供应商名称变更但未伴随其他实质性变更的审查。
该情形由供销部门直接办理合同主体变更会签单（详见附件
3），由供销部、经营管理部、财务部、法律顾问、使用单位及公司领导会签。
2.供应商名称变更的同时发生实质性变更的审查。
（1）变更后对我方继续履约有利的，按第一种情形进行处理。
（2）变更后可能使我方继续履约存在风险或其他不确定因素。
要判断变动后的供应商是否具备继续履约能力，形成变动评审意见，变动评审意见由评审人员签字确认。
如有必要，可由供销部门牵头，组织财务、生产技术、经营管理、监督、使用单位等部门对变动后的供应商进行实地考察，并形成考察报告，由考察人员分别签署意见后作为变动评审意见的附件报公司领导或其授权代表审批后做相应处理。
（3）供应商更换为存在关联关系的另外一家供应商的情形的，按第二种情形中的第二种情况处理。
（4）供应商更换为不存在关联关系的另外一家供应商的情形的。
若合同尚未履行，原合同予以终止，可考虑与原第二中标
单位签订合同或重新组织招议标；合同已履行的，建议原供应商继续履行合同，若不具备继续履约条件的，原合同予以终止，并按必要程序完善相关手续，以规避风险。
（六）合同主体变动审查后的业务处理
会签或评审通过后，由供销部门牵头，按以下程序进行相应业务处理：
1.通知财务部门与变动前供应商核对往来账目并出具书面核对结果。
2.签订三方合同主体变更协议（详见附件4）
我方与变动前供应商、变动后供应商签订三方合同主体变更协议，以说明三方之间的债权、债务转移情况、新合同主体的账户、联系方式等信息，三方法人代表（或其授权委托人）签字并加盖三方单位公章（或合同专用章）后方可生效。
变更协议作为合同附件予以备案。
3.将合同主体变更协议原件、当地工商部门出具的变更证明或查询单、变动后的供应商财务印鉴原件各一份及时交财务部门做相应账务处理。
4.将变更全套资料存档，并更新供应商档案。
（七）对方当事人提出解除合同的，供销部门应从维护公司合法利益出发，从严控制。
（八）合同纠纷处理
1.合同纠纷处理应坚持合法、合情、合理、有利、有节的原则，以确保矛盾不激化、不扩大为前提。
2.发生合同纠纷时，供销部门应立即报公司招议标领导小组，在其指导下妥善处理。
（九）合同归档管理
1.合同均应有唯一编号，不得重复或遗漏，由档案室妥善保管。
2.合同签约完毕后应按规定将合同资料归档管理，包括：
采购计划、采购申请材料、招投标资料、结果审批材料、合同会审会签单、合同正本、合同修改变更记录等。
3.供销部门应同时建立合同总台帐和分类台帐。
台帐主要包括序号、合同编号、经办人、签约日期、合同标的、合同总价、供应商全称、合同履行情况、使用单位及备注等。
四、考核：
（一）合同台帐不完整，漏掉一份对合同管理员罚款100元。
（二）因合同管理混乱造成丢失、泄密的，发现一次对合同管理员罚款100元。
由此造成严重后果的，视情况加重处罚。
（三）合同会签单上签字不全而继续进行合同签订的，对合同管理员处以100元罚款，情节严重的调离本岗位。
五、附则：
（一）本办法由河南XXXXX实业有限公司负责解释。
（二）本办法自下发之日起执行。
附件：
1.合同签订流程
2.合同会审会签单
3.合同变更情况说明及审查意见
4.合同主体变更会签单
5.三方合同主体办更协议
篇六：
采购合同管理办法
采购合同管理办法
一、目的
为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，依据相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本办法。
二、原则
本办法规定采购合同管理的基本原则、运行机制，明确合同采购管理部门的职责，规定采购合同管理的具体内容。
三、适用范围
本办法适用于生产所需要原材料及日常所需要各种物品的对外采购合同的签订、履行和管理。
四、合同形式
采购合同的订立必须采取书面形式。
经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。
五、合同内容要求
1、合同内容必须完整，合同基本要素必须齐全。
2、条款应当明确、具体、文字表达严谨，书写工整。
六、管理组织
公司物管部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更，物管部经理、物管总监、结算部经理、财务总监对采购合同进行审批。
七、合同的签订
1、签订合同
年初物资采购的供方，通过公司评审后，通过的供方报当年的物资价格单，物管部确定价格单后，与供方签订合同。
2、职责划分
、物管部负责合同签署前合同询价、议价、调研工作。
、结算部和质检部配合合同货款和合同的质量检验工作。
、其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。
八、合同履行
1、履行合同
、合同生效，即具有法律约束力，必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
、在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账的形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。
遇履行困难的合同，必须及时向相关参与合同管理的部门通报，并报告相关公司领导。
2、合同变更及纠纷处理
、严格按照合同约定维护公司权利和履行公司义务。
在合同履行中出现下例情况之一，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规、公司有关规定及合同约定于对方当事人协商变更或解除合同。
、由于不可抗拒力致使合同不能履行的。
、由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。
、由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。
、其他合同约定的或法律规定的情形出现。
、合同发生纠纷时，应会同法律顾问与合同对方协商解决;协商不成需进行仲裁或诉讼的，应协助法律顾问办理有关事宜。
篇七：
合同管理办法）
公司合同管理办法
第一章总则
第一条为规范公司
升级会员 