山东科技大学文件.docx
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山东科技大学文件
山东科技大学文件
山科大综字〔2010〕3号
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关于印发《山东科技大学
行政公文处理办法》的通知
各校区管委，各部门、各单位：
《山东科技大学行政公文处理办法》已经学校研究通过，现予印发，请遵照执行。
特此通知
二〇一〇年一月四日
山东科技大学行政公文处理办法
第一章总则
第一条为使学校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效率和质量，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》和山东省人民政府发布的《山东省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》的有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条学校行政公文是学校行政部门在工作过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、部署和商洽工作，报告情况，总结交流经验的重要工具。
第三条学校行政公文实行学校和校长办公室两级行文制度。
泰安校区、济南校区、各学院、后勤总公司、科技产业总公司等可面向本单位制发红头文件；机关各部门可在职责范围内向全校发函，主要发布通知、安排工作、解释学校有关政策等；其他单位和各类工作委员会不得制发红头文件。
发文单位在所辖范围内发布的政策性文件，不得与学校的有关政策和规章制度相抵触，并须抄送校长办公室及有关职能部门备案。
机关各职能部门、各类工作委员会等均不得发布政策、制度性文件，若涉及政策、制度性文件，必须以学校或校长办公室名义发布，否则无效。
第四条学校行政公文，一般由主办部门（单位）起草，校长办公室负责核稿和送审、送签。
第五条各部门、各单位应设专人或相对固定人员负责公文处理工作，公文处理人员应具备一定的相关专业知识。
第六条行文要注重实效，力求少而精。
各部门在起草文件过程中，要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，力戒官僚主义、形式主义和文牍主义。
第七条学校行政公文由校长办公室统一处理。
行政公文处理必须使用办公自动化系统，必须及时、准确、安全，逐步提高公文处理的效率和质量。
第八条公文处理工作，应贯彻党政分开的原则。
行政公文不得对党的组织作指示和布置工作。
第九条在公文处理中，必须严格遵守和执行国家的保密法律、法规及其他有关保密规定，确保国家和学校秘密安全。
第二章公文种类
第十条学校常用的行政公文种类主要有：
（一）决定：
适用于对重要事项或重要活动做出安排，对师生员工奖惩和重要问题做出决策。
（二）公告、通告：
适用于向校内外宣布重要事项，在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（三）通知：
适用于转发上级公文；发布规章制度；部署工作，要求相关部门（单位）办理和需要周知或执行的事项；任免和聘用行政部门（单位）干部、专业技术人员等。
（四）通报：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况等。
（五）报告：
适用于向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问或要求。
（六）请示：
适用于向上级机关请求指示或批准。
（七）批复：
适用于答复各部门（单位）的请示事项。
（八）函：
适用于与不相隶属的单位商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九）会议纪要：
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第十一条学校行政公文一般由文头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
（一）公文文头。
公文文头均用套红印刷。
文头名称由发文机关名称和“文件”二字构成，如“山东科技大学文件”、“山东科技大学办公室文件”、“山东科技大学××学院文件”。
机关行政部门所发公文的文头名称为行文机关名称，也可在其后括号内加脚注“函”字，如“山东科技大学教务处（函）”、“山东科技大学人事处（函）”。
学校行政文件文头用字规格一般为22×15毫米；校长办公室红头文件文头用字规格一般为20×10毫米；各校区、各学院、后勤总公司、科技产业总公司文件文头用字不超过20×10毫米。
上述文件文头一般天高为45毫米，文头下沿与红线间隔30毫米。
机关行政部门所发公文的文头用字规格一般为15×15毫米，文头天高30毫米，文头下沿与红线间隔5毫米。
（二）发文机关。
发文机关须写全称，全称文字较多的可用规范化简称。
联合行文的，主办单位排列在上。
（三）秘密等级。
秘密公文应按密级划分规定，在文头右上方注明“机密”或“秘密”字样，“机密”公文应在文头左上方标明份数序号。
（四）紧急公文应根据重要程度、时限要求在文头右上方标明“特急”、“急件”。
同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘级之上。
（五）发文字号。
正式公文须编发文字号，发文字号一般由学校代字、部门或单位代字、职能代字、年号、序号等部分组成。
如学校教学工作方面的文件，发文字号为“山科大教字[2009]××号”，其中“山科大”为学校代字，“教”为职能代字，“2009”为年号，“××”为文件序号；又如校长办公室发文，字号为“山科大校办字[2009]××号”，其中的“校办”为部门代字。
为使发文字号规范，避免交叉、雷同，各校区、各部门、各单位发文字号不出现学校代字和职能代字，只出现单位代字和年号、序号，如教务处发文字号为“教务函[××××]××号”。
红头文件的发文字号标注在横线之上中间位置，机关部门发文字号标注在横线右下方。
各校区、各部门、各单位启用发文字号前须报校长办公室备案。
（六）签发人。
凡上报公文均须注明签发人；联合上报的公文，应注明主办机关签发人。
签发人姓名应注在文头红线右上方，将发文字号适度左移。
（七）公文标题。
公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。
因文头已含发文机关名称，标题中可将发文机关名称省略。
转发类公文标题，应避免冗长。
在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。
（八）主送机关。
一般公文的主送机关应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。
学校行政公文“主送机关”的用法为：
校内行文，学校发至全校的文件，“主送机关”用“各校区管委，各部门、各单位”；发文范围较小的文件，“主送机关”用“各有关部门（单位）”或直接列明部门、单位名称（部门是指具有管理职能的处级机构，单位是指相对独立的处级业务单位或直属单位）；对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。
（九）附件。
公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，按顺序注明附件名称。
（十）成文时间。
确定成文日期的原则是，凡会议通过的，以通过日期为准；领导签发的，以领导签发日期为准；联合行文的，以最后签发领导人的签发日期为准。
成文时间应标注于正文之后。
（十一）盖印。
盖印是公文最后成文生效的标志。
一律在公文正文后右下方加盖发文机关公章。
印章盖在成文时间的中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下，可不再落款。
联合下发的公文，各相关部门（单位）都应加盖印章，印章顺序应与发文机关顺序相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。
（十二）公文如有附注，应列印章、时间之下，用圆括号括起来。
（十三）主题词。
文件应标注主题词。
主题词标注于抄送机关之上。
以学校和校长办公室名义制发的公文，主题词由校长办公室标注。
其他单位制发的文件主题词由制发单位按有关规定自行标注。
机关各行政部门所发函件不标注主题词。
（十四）抄送机关。
公文应抄送与公文内容有关的部门（单位）。
抄送机关位于文件末页下端、制发机关之上。
抄平行机关、下级机关的标明“抄送”；平级机关依党、政、群次序排列。
（十五）印制单位、印发时间和份数。
印制单位在抄送机关之下，并标明时间、份数。
（十六）凡正式文件一律在拟稿和成文后的印刷板记栏注明校对人员、文印人员姓名，以便明确责任，减少和杜绝文字差错。
第十二条公文文字一般从左至右横排。
标题用2号宋体加粗，正文用3号仿宋体。
原则上每页22行，每行28字。
第十三条公文用纸。
一般使用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。
第四章公文处理
第十四条公文处理分为收文办理和发文办理。
收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第十五条公文处理部门（单位）及有关工作人员应将收文认真登记，并根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见，送有关领导批示，或转交有关部门办理。
要做到紧急公文抓紧催办督办，重要公文重点催办督办，一般公文及时催办督办。
第十六条承办部门（单位）应当抓紧处理，不得延误、推诿。
对不属于本部门（单位）职责范围或不适宜由本部门（单位）处理的，应及时退回交办部门并说明理由。
第十七条各行政部门（单位）对通过邮寄收到和参加会议带回的上级文件和重要函件，或上级机关直接交办的公文，须先交校长办公室，由办公室上传至办公自动化系统后报校领导批示，按领导批示意见和规定时限办理，并将办理结果报有关校领导。
由几个部门（单位）共同办理的公文，主办部门（单位）要主动牵头与协办部门（单位）研究办理并汇报办理结果。
第十八条文秘工作人员要加强对文件执行情况的信息反馈工作。
上级和学校下达的文件，各校区、各部门、各单位要及时将执行情况、遇到的问题或意见、建议报校长办公室。
第十九条各校区、各部门、各单位的发文文稿应由本部门（单位）文秘工作人员统一负责审稿、送签。
拟以学校名义或校长办公室名义行文，应代拟文稿。
草拟公文应当做到：
（一）严肃认真。
文稿要符合国家的法律、法规、方针、政策和上级有关规定，符合学校实际情况。
如提出新的政策、规定等，要切实可行，并与原有政策规定相衔接。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，直述不曲，文字精炼，用词规范，标点准确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号（用圆括号括起）。
时间应写具体的年、月、日。
（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为
（一），第三层为“1．”，第四层为“
（1）”。
公文应避免采用过多的层次结构。
（五）必须使用国家法定计量单位。
（六）文内如需使用简称，要在首次出现时用全称，并注明简称。
（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、省略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十条拟发行政公文须使用办公自动化系统。
文件起草部门（单位）文秘工作人员将文稿上传到办公系统，经本部门（单位）领导审核签字后，发送至校长办公室。
第二十一条凡涉及几个部门或单位的问题，主办部门应主动与有关部门或单位联系协商、组织会签。
在组织会签完毕后发送至校长办公室。
有关部门（单位）意见不一致时，主办部门要如实向校长办公室或分管校领导反映，以便及时协调解决。
第二十二条公文附件不能上传至办公系统的，应将附件一式两份交校长办公室以便归档。
第二十三条请示问题要一文一事，一事一报，要求批复的问题应明确提出。
向上级机关的请示只主送一个单位。
一般不得越级请示和报告。
请示、报告不得同时使用，报告中不得夹带请示事项。
第二十四条行政公文送校领导签发之前，由校长办公室审核。
审核的重点是：
是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定，是否与有关部门（单位）协商、会签等。
审核时如对文稿内容作较大修改，应与主办部门（单位）进行沟通交流。
第二十五条各校区、各部门、各单位拟发的公文，经文秘工作人员审核，按规定程序送本部门（单位）领导签发。
重要的、涉及政策性的或涉及面广、影响大的文件，发文前须报请分管校领导同意。
第二十六条部门（单位）需呈校领导的请示、报告，要送校长办公室办理，由校长办公室呈送有关校领导批示，或提交校长办公会议研究决定。
校长办公室转交各部门（单位）承办的公文，应及时办理，有期限的文件，必须遵限办理。
属于职权范围内的事，承办部门应将办理结果直接答复来文单位。
需要以学校名义批复的，承办部门应拟写批复文稿，连同原件送校长办公室，由校长办公室办理。
第二十七条各级领导审批公文要认真负责，主批人应明确签署意见，签字并注明时间，其他审批人也应签名并注明时间。
第二十八条上报的各类公文，如不符合本办法的有关规定，校长办公室将不予办理。
第二十九条以学校或校长办公室名义发出的文件，如需印制，由校长办公室负责安排。
印制前，文秘工作人员要重点复核审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
未经批准的文稿不予印制。
第三十条上级机关和学校的秘密公文或明确规定不准翻印的文件、资料，若需翻印、复印时，须报学校保密委员会审查，经学校主管领导批准，方可翻印、复印。
翻印、复印时应注明翻印、复印的部门（单位）、时间、份数和印发范围。
翻印、复印的文件、资料要按同等密级文件、资料管理。
第三十一条传递、管理秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。
严禁利用计算机、传真机等保存、传输秘密公文。
第三十二条 重要行政公文应向同级党组织负责人通报。
平时要妥善保管各类公文，年终进行全面整理，立卷归档。
第三十三条校长办公室负责全校行政公文处理的指导、监督、催办、检查工作。
各部门（单位）要加强对公文处理工作的领导，努力提高文秘人员的素质，不断提高办文质量。
第五章公文归档
第三十四条公文处理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷、归档，同时做好办公自动化内电子版归档。
第三十五条公文立卷应以上级来文和本部门（单位）形成的公文为重点。
公文归档应遵循文件材料的形成规律，根据其相互联系和保存价值分类整理立卷，便于保管和利用。
整理立卷要做到：
（一）文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
文件材料的底稿、附件及报表要使用碳素或蓝黑墨水书写或打印。
（二）对要归档的文件材料分清年度，将其按形成或针对的年度分开。
一般文件材料归入其形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划、预算，一般归入其针对的第一个年度；跨年度的总结、决算，归入其针对的最后一个年度；跨年度的会议文件材料，归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，归入结案年度；法规性文件材料归入公布或批准年度；按学年处理的文件材料归入专门年度；跨年度的项目材料归入完成、竣工年度。
（三）管理内容的归档材料按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：
批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内，附图册、表册、照片应整理编号与文字材料共同组成保管单位。
卷内文件要求文字材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列。
其他配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理归档。
（四）在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系的情况下，归档的文件材料要按照《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》，分永久、长期、短期分别组卷。
（五）立卷视文件材料数量的多少进行，每卷一般不超过200页，采用软卷皮立薄卷的方法成卷。
（六）对卷内文件材料进行检查调整，按顺序排好后，无论单面或双面，只要有字迹材料的页面，均应依次在正面的右下角、背面的左下角用铅笔编写页号，空白页不编号。
（七）卷内文件材料件数的计算：
一般以每份文件材料单独为一件；请示与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定稿与历次修改稿，正件与附件都按一件计算。
每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。
（八）每个案卷要按规定格式填写卷内备考表。
案卷题名应简明确切，体式一致。
（九）装订成卷时要拆除文件材料上的金属物；对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，可进行加边、修补和裱糊；字迹稍模糊的应复制并与原件放在一起；图件要按4号图纸规格折叠成手风琴式，其余各种文件材料大小为A4型（210mm×297mm），较大的材料表格可按此规格适当折叠。
采用三孔一线的方法装订。
第三十六条联合办理的公文，原则上由主办部门（单位）立卷，其他部门（单位）保存复印件。
本部门（单位）形成的有文号的公文须向学校档案管理部门移交一式两套，一套按字号由小到大排列立卷，另一套按第三十五条要求分类立卷。
整理完备的案卷，要在每年5月份以前向综合档案室移交，填写移交清册（一式两份），写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方要签名盖章，各执一份存查。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十七条公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管、使用。
第三十八条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并报请主管领导批准，可以定期销毁。
销毁公文，要进行登记，由至少两人共同办理，保证不丢失、不漏销、不多销。
第六章附则
第三十九条本办法由校长办公室负责解释。
第四十条本办法自发布之日起施行。
原《关于行政公文处理的办法》（[89]院办字第12号）和《山东科技大学公文处理办法》（山科大综字[2000]19号）同时废止。
附件：
1、各单位文件格式样式
2、各部门文件格式样式
附件1：
各单位文件格式样式
（一）
山东科技大学
文件
××院字[××××]××号
———————————————————————————
关于××××××××的通知
××××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知
××××年×月×日（章）
主题词：
××××××××通知
———————————————————————————
抄送：
××××××
———————————————————————————
××学院党政综合办公室××××年×月×日印发
———————————————————————————
校对：
×××打字：
×××共印××份
附件1：
各单位文件格式样式
（二）
山东科技大学××学院文件
××院字[××××]××号
———————————————————————————
关于××××××××的请示
山东科技大学：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此请示，请批复。
××××年×月×日（章）
主题词：
××××××××请示
———————————————————————————抄送：
××××××
———————————————————————————
××学院党政综合办公室××××年×月×日印发
———————————————————————————
校对：
×××打字：
×××共印××份
附件2：
各部门文件格式样式
山东科技大学××处（函）
————————————————————
××函[××××]××号
关于×××××的通知
××××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知
××××年×月×日（章）
主题词：
文秘工作公文办法通知
–————————————————————————––––––––––––
山东科技大学校长办公室2010年1月4日印发
–————————————————————————––––––––––––
校对：
王凯打字：
柴世震共印8份
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