最新档案管理制度及考核办法Word格式文档下载.docx
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5、政府、项目批文、合同;
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含董事长、总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
8、集团总部各部门及所属各分公司半年度及年度工作总结和计划及资金计划；
9、公司签订的各类合同（含商品房买卖合同）；
10、公司有效证照、证件、印章；
11、具有法律效力及保存价值的文件；
12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
14、集团及所属各分公司获得的社会荣誉资料；
15、各种技术资料及图纸；
16、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；
17、其他有必要归档管理的资料。
三、立卷归档要求
1、集团档案室应即时做好档案归档分类保管；
2、集团各部门应及时向档案室移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；
3、归档案卷的总要求是：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
具体应做到下述几点：
（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；
（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;
正件在前，附件在后；
印件在前，定稿在后；
（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。
装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;
不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；
（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化,卷内文件目录放在卷目；
（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者；
四、档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。
长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下、三年以上；
2、确定集团档案保管期限的原则
（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管;
（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；
（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管；
五、档案保密级别
1、档案分一般档案和有密级档案两类。
档案密级分为绝密、机密二级；
2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;
如密级档案需要复制时，需经集团行政副总先批准，再经董事长或总经理批准，方可复制；
六、档案的借阅
1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅；
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经行政副总批准；
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销；
4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经行政副总批准；
5、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天；
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失;
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理；
七、档案的鉴定与销毁
1、集团行政部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案按规定进行销毁；
2、档案鉴定工作由集团行政副总主持，相关部门参加，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见；
3、档案材料必须经集团董事长及总经理批准后，方可销毁；
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字；
八、罚则
1、集团各部门违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，由集团考核办对其进行处罚；
2、集团所有员工凡泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，由集团考核办对其进行处罚；
如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任；
3、集团所有员工凡不按借阅规定期限归还的，限期归还并由集团考核办对其进行处罚；
4、集团所有员工凡遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任；
5、档案管理员丢失、泄漏或擅自提供档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究其法律责任。
九、考核办法
1、档案管理时，要分清各种资料和证件的名称，存档不得混淆，否则扣3分；
2、做好各类资料和证件的借阅工作，借、还手续要规范，否则扣3分；
3、公司内部各类红头文件（会议记录、规章制度和通知等）要及时做好存档，否则扣3分；
4、对公司机密的各类资料要严加保管，防止泄密，否则扣5分；
如因工作失误而导致泄密，造成公司损失的，扣10分；
5、有积存资料没有及时整理归档的，乱丢乱放的，扣5分；
6、如发现有档案损毁、丢失的，扣5分；
7、不得将公司的有关档案资料私自外借他人，否则扣5分；
8、要严格地要求自己，忠于职守，不断的去学习业务知识，提高档案的专业知识和业务能力，否则扣2分；
9、档案室要保持清洁，各类档案按要求摆放有序，否则扣3分；
10、坚持平时整理，积极主动做好档案工作，不断提高档案工作水平；
根据档案分类要求，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档，否则扣10分；
11、归档案卷要求做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要，否则扣5分;
12、按时完成公司领导交办的其它工作任务，否则扣5分;
附表三:
档案管理制度及考核办法
项
目
考核内容
负责人
分值
备
注
1
档案管理时，要分清各种资料和证件的名
称，存档不得混淆
档案员
3
2
做好各类资料和证件的借阅工作，借、还手
续要规范
公司内部各类红头文件（会议记录、规章制度和通知等）要及时做好存档
4
对公司机密的各类资料要严加保管，防止泄密，否则扣5分；
5-10
5
有积存资料没有及时整理归档的，乱丢乱放的
6
如发现有档案损毁、丢失的
7
不得将公司的有关档案资料私自外借他人
8
要严格地要求自己，忠于职守，不断的去学习业务知识，提高档案的专业知识和业务
能力
9
档案室要保持清洁，各类档案按要求摆放有序
10
坚持平时整理，积极主动做好档案工作，不断提高档案工作水平；
根据档案分类要求，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档
11
归档案卷要求做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要
12
按时完成公司领导交办的其它工作任务
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