接待管理实施细则.docx
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接待管理实施细则
QB
接待管理实施细则
（修订）
2013-4-发布2013-5-01实施
目次
订状态
修订次数
修订条款
修订依据
修订人
生效日期
接待管理实施细则（修订）
11 范围
本文件规定了接待管理过程的工作程序、要求及各相关部门的职责，以为确保公务接待管理工作科学化、规范化，更有效、更顺利的完成，提升企业形象。
本文件适用于凉山州烟草专卖局（公司）机关接待工作的管理与控制，各县、市局（分公司）参照执行。
12 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本文件的引用而成为本文件的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本文件，然而，鼓励根据本文件达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本文件。
无。
13 术语与定义
GB/T19000-2008《质量管理体系基础和术语》
GB/T24001-2004《环境环境管理体系要求及使用指南》
OHSAS18001-2007《职业健康安全管理体系要求》及以下术语适用于本文件。
无。
14 职责与接口关系
归口部门
行政管理科
1——负责全州系统接待的统筹和管理；
2——负责接待费用的审核和全年接待费用的控制；
3——全州系统重大接待的实施；
4——协助相关部门对口接待工作的开展。
州（公司）归口部
门向下服务提供
下文
培训
指导
监督
检查/
验证
评价
考核
其他
√
√
√
○
√
√
√
○
县、市局（分公司）接口部门及职责
县、市局（分公司）综合办公室
5——接收信息：
来宾基本信息及行程安排
6——提交信息：
反馈接待方案等
7——处理过程：
向相关领导汇报，制定接待方案，组织实施接待
州（公司）相关
部门间工作接口
各相关科室
8——业务对口接待；
9——协作行政管理科完成重大接待
州局（公司）领导
10——接到任务后第一时间给出指示
11——审批方案
12——组织实施指示
13——费用结算审核
15 工作流程图
16 关键节点工作标准及绩效考核
节点名称
质量要求
时限要求
责任部门/岗位
生成记录
绩效考核
1制定方案
及时传达信息，准确制定组织实施方案
行政管理科
业务对口部门
接待指南
2组织实施
整个接待过程分工明确，实施有序
行政管理科
业务对口部门
17 公务接待管理工作流程
17.1 接收任务
行政管理科负责接收各部门和领导安排的公务接待任务和接待指示，登记在案，并在第一时间向单位分管领导汇报。
17.2 准备工作
接待工作人员首先要了解来宾的基本情况，如单位、姓名、性别、职务、人数、抵离的时间、来意等。
必要时，还应该了解来宾的年龄和健康状况以及一些饮食和生活习惯、禁忌等信息。
17.3 制定公务接待方案
7.3.1重大公务接待方案
重大公务接待任务是指国家局、省级局（公司）、省级工业公司副厅级以上领导赴凉山视察、检查指导工作。
此类接待任务由行政管理科全权负责，根据来宾的情况及目的，行政管理科草拟公务接待方案。
公务接待方案的内容包括：
来宾的名单及职务、住宿安排、日程安排、接送及车辆的安排、用餐地点及席桌安排、工作会见、会议安排、陪同人员名单及职务、州情简介、州局（公司）简介、考察点的情况简介，并附上温馨提示。
7.3.1.1重大公务接待规格及标准
见附件。
7.3.1.2重大公务接待任务管理流程
接到领导所下达的有关此类接待任务的指示后，根据来宾的职务以及数量预定宾馆，安排好住房、用餐、车辆及陪同人员等，制作接待指南，严格按照接待任务的规格及标准实施接待，在接待任务完成之后，及时填写“公务接待任务完成情况统计表”登记存档。
7.3.2常规公务接待方案
常规公务接待方案是指县处级别的领导来凉山，由对口部门提出接待初步方案，经州局（公司）分管领导审批后，送行政管理科。
行政管理科制定公务接待方案。
内容包括：
来宾的名单及职务、住宿安排、日程安排、用餐安排、陪同人员名单等。
此类接待任务由行政管理科与对口部门相互协调，相互配合完成的，行政管理科主要负责整个接待工作的安排及接待标准的控制，如：
住宿和用餐的标准的安排、陪同人员、用餐安排等，对口部门负责完成具体接待任务。
在接待方案的制定与审批过程中，为达到费省效宏的目的，应合理安排陪同人员，避免出现客少主多的情况。
7.3.2.1常规公务接待规格及标准
见附件。
7.3.2.2常规公务接待的管理流程
对口部门在接到相关接待任务后，应草拟接待方案并填写“凉山州烟草专卖局（公司）餐饮、住宿接待单”、凉山州烟草专卖局（公司）接待用品领用单”并由部门负责人签字后，报该部门分管领导签字审批，最后送行政管理科，（如遇该部门分管领导有事不能及时签字审核，可以先交由行政科负责人先签字审核）行政管理科负责人审核该部门接待规格及标准后，安排相应接待人员配合完成接待任务，接待人员根据初步的接待方案，制作出具体接待指南，严格按照此类接待任务的规格及标准协助该部门安排酒店、用餐，对口部门还应向行政管理科车辆管理负责人联系，申请公务接待车辆，在实施接待过程中，如需座谈，应由对口部门安排好座谈的相关事宜。
公务接待任务完成后及时填写“公务接待任务完成情况统计表”。
7.3.3一般公务接待方案
一般性公务接待是指县处级别以下的客人来凉山，此类接待任务应由对口部门全权负责，无需制作接待指南，但必须严格按照规格及标准安排好住宿、餐饮和陪同人员，原则上陪同人员的数量不应超过客人的数量。
7.3.3.1一般性公务接待的规格及标准
见附件。
7.3.3.2一般性公务接待的管理流程
此类接待任务由对口部门填写“凉山州烟草专卖局（公司）餐饮、住宿接待单”、凉山州烟草专卖局（公司）接待用品领用单”报该州局（公司）分管领导签字审批后报行政管理科，行政管理科审核接待标准后，对口部门负责完成具体接待任务。
7.3.4原则上所有类型的接待任务都不安排唱歌等娱乐活动。
7.3.5如遇特殊情况，经主要领导审核批准后，接待标准方可做相应调整。
17.4 审批
行政管理科接待人员将制定好的公务接待方案，呈送行政管理科负责人初审后报分管领导审批，重大公务接待还需呈主要领导以及州委、州政府分管烟草工作的领导审批。
17.5 组织实施
7.5.1印制公务接待指南
行政管理科接待人员根据领导审批后的公务接待方案，印制公务接待指南，并将公务接待指南分送出席陪同的领导和对口部门。
如果接待任务涉及县市局（分公司）和所属控股企业，还应将公务接待指南以电子版形式传送到该县市局（分公司）和所属控股企业的办公室。
7.5.2接机（站）
联系好车辆、机场、车站，掌握准确的航班、列车等信息，准备好接机（站）用品（接站牌、行李牌、打火机、接待指南等）。
重大公务接待时，接待人员应提前30分钟到达机场（车站），联系好贵宾室。
接到客人后接待人员视情况沿途介绍凉山州州情和州局（公司）基本情况以及人文地理等情况。
7.5.3住宿准备
根据对应的公务接待规格及标准，接待人员应在客人飞机、列车、汽车到达机场、车站的前60分钟到达宾馆，领取房卡和摆放相应的物品，检查房间的设施是否正常。
如工作需要，还应设置房间叫醒。
7.5.4迎宾
与接机（站）人员联系，提前10分钟引领出席陪同的领导在住宿楼、餐厅或者会议室门口迎接客人，当客人到达时后进行引领。
7.5.5会见
接待人员要根据参会人员名单提前联系好会议室，安排好会场座次，并温馨通知所有参会人员准时参加。
会见的座次安排如附图1.
7.5.6用餐
接待用餐原则上安排在单位职工食堂，对口业务部门需提前向行政管理科申报，安排桌餐或领取客餐券。
7.5.7考察、调研
接待人员应做好客人在考察、调研期间的相关服务工作和联络协调工作，根据接待指南将乘车安排、出发时间、地点预先温馨告知宾主双方参加考察调研的人员并进行引领。
上车后，应礼貌清点、核实人数，坐稳并请驾驶员开车。
接待员在车上应遵循“先下后上”的公务接待服务规则。
做好随车服务工作，应适时向客人介绍沿途基本情况及目的地情况。
在参观考察点应注意掌握活动时间，随车的接待人员应做好上、下站（点）的联络工作。
要与接待单位保持密切联系，确保各项服务适时到位。
重大接待应准备的随车物资：
矿泉水、热水杯、保温瓶、旅行盒、水果盒、热毛巾、雨伞、遮阳帽、鞋套等。
在考察、调研途中适时为客人提供相应服务。
随车服务的接待人员应注意的事项：
工作人员要认真熟悉接待方案、日程安排及相关资料；掌握参观、考察行程路线、抵离各站之间的行程和时间；熟悉全过程的考察项目；严格执行日程安排，注意各个环节的紧密衔接。
对涉及到的相关单位和景点应及早联系做好有关准备。
7.5.8送别客人
根据客人的返程情况，准确掌握航班信息。
如果是重大公务接待，接待人员应提前60分钟到达机场，联系好贵宾室，换好登机牌，办理好行李托运，等候领导和客人到来。
17.6 登记存档
每次接待任务结束后，接待人员应及时做好登记，即填写“接待任务完成情况统计表”，将函件、通知、领导审批后的接待方案、接待指南以电子版和纸质两种形式分类存档。
17.7 公务接待的相关要求
7.7.1公务接待必须提前申报
各部门在接到接待任务时，都必须提前填报《凉山州烟草专卖局（公司）住宿接待申请单》、《凉山州烟草专卖局（公司）餐饮接待申请单》，申请单必须经对口业务部门负责人、行政管理科主要负责人、对口业务部门分管领导签字审批后才能进行签单或者现金接待。
如遇对口业务部门分管领导因其他工作安排不能签字时，可以由州局（公司）其他领导代签。
7.7.2用餐地点的选择
原则上在州局（公司）指定的签约协议单位，全部采取现金结算。
特殊情况下对口业务部门提前填报申请单后可根据实际情况在接待标准范围内自行选择接待地点，接待任务完成后，进行现金报销。
7.7.3特殊情况的处理
如遇周末、节假日或其他特殊情况，不能提前填报接待申请单，必须电话告知行政管理科负责人经同意后实施接待工作。
在接待任务完成后3个工作日内补齐接待申请单，否则不予报销接待费用。
7.7.4接待费用的报销程序和时限
根据州局（公司）相关财务要求和规定，费用报销单上必须经由对口业务部门负责人、行政管理科主要负责人、行政管理科分管领导、财务管理科负责人签字审核后方可报销。
单笔金额超过1500元的，需要单位主要领导签字审核后方可报销。
现金接待费用必须在接待任务结束后5个工作日内完成报销，如遇周末、节假日和其他特殊情况报账日期向后顺延，逾期费用不予报销。
7.8本文件所述活动的环境和职业健康安全特性
环境特性
特性类别
通用特性：
■特殊特性：
□无
重要环境因素
职业健康安全特性
特性类别
通用特性：
■特殊特性：
□无
重大危险源
7.9相关文件
无
7.10相关记录
序号
记录名称
编号
形式
保存地点
保存期限
1
LSZYC-JL-BG-13
电子/表格
行政管理科
2年
2
LSZYC-JL-BG-14
电子/表格
行政管理科
2年
3
LSZYC-JL-BG-15
电子/表格
行政管理科
2年
4
LSZYC-JL-BG-16
电子/表格
行政管理科
2年
附图1：
会见的座次安排如下：
设有主席台的汇报会：
5
3
1
2
4
没有设主席台的汇报会：
会见座位摆放示意图
附图2：
用餐的座次安排如下：
升级会员 