秘书资格五级考试复习资料Word文档下载推荐.docx
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不同类型的传真机操作步骤也不一样，但传真机的操作仍可归纳为传真准备、试运行、发送和接收4个基本步骤。
传真机是常用的办公设备之一，所以秘书人员应该掌握一些传真机的工作原理和一般故障的解决方法。
10．复印机
静电复印机的操作步骤为预热、放置原稿、设定份数、设定复印倍数、选择复印纸尺寸、调节复印浓度，最后放纸开始复印。
使用复印机时要注意防高温、防尘、防雾、防阳光直射，同时要保证通风换气。
秘书人员应该掌握一些复印机维护、保养的方法。
秘书资格五级考试复习指南
（二）
【关注考试大,就是关注自己的未来】
速记基础
鉴定要点与重点提示
一、鉴定要点
了解速记概念、原理及速记在秘书工作中的作用；
熟练运用汉字快写法，掌握双音节词、三音节词的略写法。
二、重点提示
1．速记概念
（1）速记是人们用有系统的、简单的符号及各种有规则的省略书写方法快速、准确地记录语言和传达语言信息的一种高效率的实用技术。
（2）速记方式
1）汉字速记：
汉字速记即汉字快写。
2）拼音速记：
拼音速记是依据《汉语拼音方案》的规则，运用简单而系统的符号和各种有规则的省略方法来记录语言。
2．速记在秘书工作中的作用
（1）记录有声语言。
（2）记录无声语言。
3．双音节词、三音节词
（1）双音节词略写法
1）由单音节词演变而成的双音节词。
2）双音节的单纯词。
3）意义相同或相近的双音节词。
4）意义相反或相对的双音节词。
5）注释格双音节词。
（2）三音节词略写法
1）带虚化语素的三音节词。
2）中间嵌有“得”或“不”字的三音节词。
秘书资格五级考试复习指南（三）
【考试大——我选择，我喜欢】
法律与法规
了解和掌握公司法、外商投资企业法、合同法、劳动法、知识产权法和世界贸易组织法
等基本法律知识，能够规范自身的职业行为，提高参谋和辅助决策能力。
特别是要掌握教材
中的基本概念、原则，能够对本章所述法律的内容有概括了解，为从事具体工作打下一定基
础，提高秘书工作效益。
1．公司法
（1）公司与公司法
1）公司是依照公司法的规定设立的以营利为目的的企业法人。
2）公司的种类：
以出资人的责任形式不同，把公司分为有限公司、有限责任公司、两
合公司、股份有限公司、股份两合公司；
按公司在控制与被控制关系中所处的地位不同，把
公司分为母公司和子公司；
按公司在管辖与被管辖关系中所处的地位不同，把公司分为总公
司和分公司；
按公司国籍的不同，把公司分为本国公司、外国公司和跨国公司等。
3）我国的公司法有以下几项原则：
出资者所有权与企业法人财产权相分离；
公司自主
经营、自负盈亏；
公司实行权责分明、管理科学、激励和约束相结合的内部管理体制；
公司
必须依法经营，其合法权益受法律保护；
保护职工合法权益等。
（2）有限责任公司
1）有限责任公司是指依照公司法的有关规定设立的，股东以其出资额为限对公司承担
责任，公司以其全部资产对公司的债务承担责任的企业法人。
2）有限责任公司主要特征：
股东均负有限责任；
资本不分为等额股份；
股东最高人数
为50人；
设立程序比股份有限公司简单。
3）有限责任公司的设立条件和股东的出资方式：
股东符合法定人数；
股东出资达到法
定注册资本最低限额；
依法制定公司章程；
确定公司名称，建立组织机构；
有固定的经营场
所和生产经营条件。
4）有限责任公司的组织机构：
股东会、董事会及经理、监事会，即权力机构、执行机
构和监督机构。
（3）股份有限公司
1）股份有限公司是指公司全部资本平均分成等额股份，股东以其所持股份为限对公司
承担责任，公司以其全部资产对公司债务承担责任的企业法人。
2）股份有限公司的主要特点：
公司的全部资本分为等额股份；
股东以所持股份为限对
公司承担责任；
股东有最低人数限制，而没有最高人数限制；
设立程序较为复杂。
3）股份有限公司的设立条件：
发起人符合法定人数；
发起人认缴和社会公开募集的股
本达到法定注册资本的最低限额；
股份发行筹办事项符合法律规定；
发起人制定公司章程，
并经创立大会通过；
有公司名称和组织机构；
有固定的经营场所和生产经营条件。
4）股份有限公司的设立方式：
可采取发起设立或募集设立的方式。
5）股份有限公司的组织机构：
股东大会、董事会和监事会。
要明确股份有限公司与有
限责任公司的区别。
2．外商投资企业法
（1）中外合资经营企业法
中外合资经营企业是指中国合营者与外国合营者依照中华人民共和国法律（以下简称
“中国法律”）的规定，在中国境内共同投资、共同经营，并按照投资比例分享利润、分担风
险及亏损的企业。
中外合资经营企业属于股权式的合营企业。
中外合资经营企业的组织形式为有限责任公司。
合营各方可以用货币、实物、工业产
权、专有技术等方式出资，中方还可以土地使用权作价出资。
外国合营者的投资比例一般不
低于25％。
中外合资经营企业的权力机构是董事会。
（2）中外合作经营企业法
中外合作经营企业是指中国合作者与外国合作者依照中国法律的规定，在中国境内设立
的，按合作企业合同的约定分配收益或者产品，分担风险和亏损的企业。
国家鼓励兴办产品
出口或者技术先进的生产型合作企业。
（3）中华人民共和国外资企业法
外商独资企业简称外资企业，是指依照中国法律的规定，在中国境内设立的，全部资本
由外国投资者投资的企业。
不包括外国的企业和其他经济组织在中国境内的分支机构。
设立
外资企业，必须有利于中国国民经济的发展，能够取得显著的经济效益。
外资企业的组织形
式为有限责任公司，经批准也可以为其他组织形式。
3．合同法
（1）合同与合同法
1）合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利和义务
关系的协议。
婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议，适用其他法律的规定。
2）合同的特点：
合同是一种民事法律行为；
合同以设立、变更或终止民事权利和义务
关系为目的；
合同是两个以上主体意思表示相一致的协议，是当事人协商一致的产物。
3）合同的种类：
根据合同的成立是否以交付标的物为要件，分为诺成性与实践性合同；
根据合同的成立是否需要特定的形式，分为要式与非要式合同；
根据双方当事人权利和义务
的分担方式，分为双务与单务合同；
根据双方当事人取得权利有无代价，分为有偿与无偿合
同。
（2）合同的订立
1）合同成立的要件：
主体合格，当事人意思表示一致，合同的客体合法、确定，符合
法律规定的形式。
2）合同的基本内容：
当事人的名称和住所，标的，数量，质量，价款或酬金，履行期
限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法。
3）合同订立的程序：
当事人订立合同，要经过要约、承诺的程序。
（3）合同的效力
1）合同生效应具备三项条件：
行为人必须具有与订立合同相适应的民事行为能力；
行
为人订立合同的意思表示真实；
合同内容不违反法律和公共利益。
2）无效合同是指合同虽经订立，但因其违反法律、行政法规或者公共利益，而自订立
时起就无法律约束力的合同。
3）无效合同和被撤销合同的法律后果：
自始没有法律约束力；
因该合同取得的财产，
应当予以返还，不能返还和没必要返还的应当折价补偿；
当事人恶意串通，损害国家、集体
或第三人利益的，其取得的财产应当归国家或返还集体、第三人。
（4）合同的履行
1）合同履行原则：
全面履行原则；
诚实信用原则。
2）合同履行的担保方式有保证、定金、抵押、质押和留置。
（5）合同的权利和义务终止
1）合同的权利和义务终止的事由：
债务已按照约定履行；
合同解除；
债务相互抵消；
债务人依法将标的物提存；
债权人免除债务；
债权债务同归一人，即混同。
2）合同权利和义务终止的效力：
当事人双方的合同关系不复存在，合同所确定的权利
和义务关系消失；
当事人应履行通知、协助、保密等义务；
合同权利和义务的终止，不影响
合同中结算和清算条款的效力。
（6）违约责任
1）违约责任是指合同当事人没有履行或者没有按照合同约定履行义务所应承担的民事
夤任。
2）违约责任的构成一般条件。
3）承担违约责任的方式：
支付违约金，支付赔偿金；
修理、更换、重做、退货或减少
价金，定金制裁，采取补救措施的合理费用。
4）违约责任的免除原因：
因不可抗力不能履行合同的，根据不可抗力的影响，部分或
全部免除责任，但法律另有规定的除外。
秘书资格五级考试复习指南（四）
【考试大：
中国教育考试第一门户】
2009年7月8日
企业管理基础
掌握企业的概念、特征和类型；
了解企业管理的基本内容；
掌握现代企业制度的基本特
征和基本内容；
了解现代企业文化的特征及其构成；
了解会计的职能与会计要素的划分；
掌
握会计核算的一般原则和方法；
了解税收制度的基本构成要素；
了解不同的税种及其包含的
税目的要求和纳税的基本程序；
掌握货币的本质、职能和形式；
了解人民币制度；
了解信用
的形式及信用工具；
了解我国目前保险的种类及保险合同的内容。
1．现代企业管理
（1）管理的概念与性质
（2）企业的概念：
企业是从事生产、流通、服务等经济活动，通过为社会提供所需商品
或劳务来实现盈利，进行自主经营、实行独立经济核算、具有法人资格的经济组织。
‘
（3）企业的主要特征
1）以营利为目的。
2）实行独立核算。
3）具备民事权利能力和民事行为能力，依法享有民事权利和承担民事义务。
4）从事生产经营活动或劳务的经济单位。
（4）现代企业管理的基本内容
1）建立现代企业制度是我国企业改革的方向。
公司制是现代企业制度的主要形式之一。
2）企业管理本质上是对人的管理。
3）现代企业资源管理包括人力、物力、资金、信息、时间和技术。
4）现代企业信息沟通。
5）现代企业运作。
6）现代企业发展风险。
（5）现代企业制度：
是指在现代市场经济条件下，以规范和完善的法人制度为主体，以
有限责任制度为核心，以股份有限公司为重点的，产权清晰、权责明确、政企分开、管理科
学的一种新型的企业制度。
1）现代企业制度的特征：
产权明晰、责权明确、政企分开、管理科学。
2）现代企业制度的主要内容包括现代企业的法人制度、现代企业的管理制度、现代企
业的组织制度与领导制度等。
3）现代企业制度的典型形式是有限责任公司。
（6）现代企业文化
1）现代企业文化的定义。
2）现代企业文化的构成。
现代企业文化是现代企业管理的重要内容，它由四个层次构
成，即物质层、制度层、精神层和行为层。
3）现代企业文化的特征：
独特性，普遍性，可塑性。
2．财税常识
（1）会计制度
1）会计与会计关系：
会计是以货币为主要计量单位，对经济活动真实地、准确地、全
面地进行记录、计算、分析、检查和监督的一种管理活动。
会计关系是会计机构和会计人员
在办理会计事务过程中以及国家在管理会计工作过程中发生的经济关系。
2）会计监督的内容主要有四个方面：
一是对原始凭证进行审核和监督；
二是对会计账
簿和财务报告的监督；
三是对财产物质的监督；
四是对财务收支的监督。
3）国务院财政部门主管全国的会计工作。
县级以上地方各级人民政府财政部门管理本
行政区域内的会计工作。
4）会计工作主要坚持以下三项原则：
真实原则，完整原则，合法原则。
5）会计具有核算和监督的职能。
（2）税收制度
1）税收是国家为了实现其职能，凭借政治权力参与国民收入分配和再分配，取得财政
收人的一种形式。
税收作为一种财政收入，在社会再生产过程中属于分配范畴。
2）税收与其他财政收入相区别的特征有：
强制性；
无偿性；
固定性。
3）税收制度的构成要素主要有：
纳税主体；
征税对象；
税种、税目；
税率；
纳税环节；
纳税期限；
减税免税；
违章处理。
4）流转税。
它包括：
增值税；
土地增值税；
消费税；
营业税；
关税。
5）所得税。
企业所得税；
外商投资企业和外国企业所得税；
个人所得税；
农
业税。
6）财产税。
房产税；
契税。
7）特定行为税。
固定资产投资方向调节税；
筵席税；
屠宰税；
车船使用税；
印花税；
城市维护建设税。
8）资源税。
资源税；
城镇土地使用税；
耕地占用税。
3．金融常识
（1）货币制度
1）货币的概念：
货币是在商品交换发展的漫长过程中自发产生的，是固定充当一般等
价物的特殊商品。
2）货币的职能：
货币具有价值尺度、流通手段、储藏手段、支付手段、世界货币五种
职能，货币的价值尺度职能是货币的首要职能，价值尺度和流通手段是货币最基本的职能。
3）货币形式：
从货币发展的历史看，货币形式大体经历了实物货币、金属货币、纸币、
信用货币、复合货币、超国家性质的货币、电子货币等形式。
4）我国的法定货币：
我国法定货币是人民币，以人民币支付中华人民共和国境内一切
公私债务，任何单位和个人不得拒收；
人民币以元为货币（主币）单位，辅币单位为角、
分，主币与辅币具有同等无限法律效力。
（2）信用
1）信用的概念：
信用作为一个经济范畴，是以偿还和付息为基本特征的借贷行为。
2）信用形式：
信用作为一种借贷行为，要通过一定的形式表现出来。
现代信用表现为
商业信用、银行信用、国家信用、消费信用、民间信用及国际信用等多种形式。
3）信用工具，是证明债权、债务关系的合法书面凭证，它是随信用关系发展而发展起
来的，包括商业信用票据、存贷款、担保、保险等。
（3）利息和利息率
1）利息是在信用的基础上产生的，是借款者取得货币资金的使用权，而支付给贷款者
超过借款货币额的那一部分代价，也是贷款者以暂时放弃使用权而获得的报酬。
利息的计算
方法分为单利和复利两种。
2）利息率，简称利率，指一定时期内利息额同存人或贷出本金的比率，表明利息水平
的高低。
在存在通货膨胀的经济环境里，利率有名义利率和实际利率的区别。
（4）金融机构体系
1）中央银行：
中央银行在一国金融体系中处于主导地位，是负责制定和执行国家金融
政策，调节货币流通与信用活动，对国家负责，对外代表国家参加国际金融活动，并对国内
整个金融体系和金融活动实行管理和监督的国家机关。
2）商业银行：
商业银行是以吸收公众存款、发放贷款、办理结算业务，并以盈利为主
要经营目标的企业法人。
商业银行以效益性、安全性、流动性为经营原则，实行自主经营、
自担风险、自负盈亏、自我约束。
3）政策性银行：
一般来说，政策性银行指由政府设立，不以盈利为目的，专门为贯彻、
配合政府的社会经济政策或意图，在特定的业务领域内，直接或间接地从事政策性金融活
动，充当政府发展经济和促进社会进步的金融机构。
我国组建了三家政策性银行，分别是国
家开发银行、中国农业发展银行和中国进出口银行。
4）非银行金融机构：
我国的非银行金融机构主要是保险公司、信用合作社、信托投资
公司和邮政储蓄等。
（5）保险制度
1）保险概念：
保险是指保险人通过一定的形式把集中起来的保险费建立保险基金，为
投保人因自然灾害或意外事故造成的经济损失、人身伤亡提供经济补偿，或为其生活需要提
供的经济补偿，它是保险人和投保人以经济合同方式建立的一种信用经济关系。
办理保险的
一方为保险人（保险公司），参加保险的一方为投保人或被保险人。
2）保险种类：
以保险标的来划分，将保险分为人身保险（寿险）和财产保险（财险）。
秘书资格五级考试复习指南（五）
商务沟通
能够在工作中展示规范的站、坐、行姿态；
能够得体着装；
能够妥善地接待来访者；
能
够了解沟通的基本技巧，包括倾听和提问；
了解如何自信地提出要求和恰当地拒绝要求。
1．见面问候、介绍、握手、接递名片礼仪
（1）相互介绍的方法
1）首先介绍受尊者的姓名和一些有关个人的情况，只需介绍一次即可。
2）对方要起立、走上前去、目视对方、握手、致意并复述对方的姓名。
3）交谈结束时要互相道别。
（2）正确握手的方法
1）自报姓名并伸出你的手。
2）伸出手时稍带角度，拇指向上，双方虎口应互相接触。
3）握手要坚定有力，晃动两至三下即可。
（3）名片设计
1）注意尺寸。
2）可制作成双面名片。
3）名片上的字体横排、竖排均可。
4）名片上的内容应包括：
标志或徽记、姓名、职务、公司名称、公司地址、电话号码、
传真号码。
（4）名片交换时机
1）第一次见面一般要互赠名片，这标志着初次见面的结束。
2）在宾客较多的场合，一开始接受名片可帮助你及早了解对方的身份。
3）拜访时，如主人没有出示名片，客人可在道别时索要。
4）用餐时不要出示名片。
5）有时如本人不能前往，可送上名片“代表”你。
（5）接递名片礼仪
1）双手递出，文字正向对方，边自我介绍边递出。
2）双手接过名片，看上片刻，不要立刻放进包里，以示尊重。
3）交换名片的语言。
2．职业形象
（1）正确仪态，包括正确的站姿、坐姿、走姿
1）基本站姿：
身正，两眼平视前方，收腹挺胸，两臂自然下垂，两脚呈45度站立。
2）基本坐姿：
腰背挺直，双肩放松，女士两膝并拢，男士膝部可分开不超过肩部。
3）基本走姿：
目光平视，头正颈直，两臂自然下垂，前后自然摆动。
（2）着装技巧
1）女士着装为西服套装，首饰的式样尽量简单大方，皮鞋鞋跟高度以2．5～5厘米为
宜。
2）男士着装为西服套装，领带的长度要标准，鞋袜搭配得当，按要求系好纽扣。
（3）服饰穿戴选择的基本原则
1）与穿戴者所处的环境相协调。
2）与穿戴者的自身条件相协调。
3）与穿戴者的社会角色相协调。
4）与穿戴的时节相协调。
3．接待的准备工作
秘书要为接待工作做好心理准备、物质准备。
心理准备是指秘书要有“诚恳”和合作的
态度。
物质准备是指会客室／区的环境要清洁、优雅，有足够的设施。
4．接待工作
（1）接待工作的基本程序
客人一前台秘书一上司。
（2）接待预约来访者的工作程序
1）站立姿态，面带微笑，主动问候。
2）了解约定见面的部门或人员。
3）如来访者准时到来，应立即通知被访者；
如来访者比约定时间来得早，应请其入座，
热情接待。
4）正确引导来访者至要去的部门。
（3）接待未预约来访者程序
1）面带微笑，主动问候。
2）询问要访问的部门或个人，并设法为其联系。
3）如来访者要访问的部门或个人无法接待时要立即说明情况，并主动请其留言。
（4）礼貌送客
1）主动为客人取衣帽等，为客人开门。
2）如送至电梯，要主动按电梯按钮；
如送至大门口，要等客人汽车开出视野后离去。
3）与上司一起送客时，要比上司稍后一步。
5．有效的倾听方法
（1）有效倾听方法
1）检查自己的倾听习惯，学会适时闭嘴，有效运用沉默，耐心倾听。
2）以客观公正的态度倾听。
3）注意语言和非语言所传达的信息。
4）善于从对方的谈话中找出重点或基本观点。
5）在合适的时间、恰当的方式做出反馈和提出适当的问题。
6）消除外界的干扰。
（2）创造良好的倾听环境
1）非威胁环境。
2）适当的地点。
3）反馈或行动。
4）时间因素。
5）平和的情绪状态及正确的态度。
（3）克服有效倾听中的障碍
无法专心倾听的原因包括：
语意不清；
预期反应；
分散注意力；
预先下结论；
某些字眼
引起反应；
想逃避困难的工作；
只听取自己想要的内容；
只重形式而不重内容；
想着另外的
问题；
过分依赖笔记。
6．有效地提问，自信地提出或拒绝要求
（1）如何实现有效提问
1）态度——以理解的态度，认真、诚恳而准确地提出一些双方都能接受的问题。
2）时机——不要过早或太迟，就当前的事情提问。
3）提问内容——提出自己应该知道的信息。
4）注意提问时的话语速度。
5）问题的形式——用开放式或封闭式的提问形式引导对方向有效沟通的目标前进。
（2）如何自信地提出要求
1）要有清楚的目标并留有余地。
2）要简洁，中心内容要突出。
3）用果断和坚决的手势
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