档案管理办法Word格式.docx

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（五）基本建设类：

包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的材料和公司房地产方面文件。

（六）固定资产管理类：

设备购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改造过程中形成的材料。

（七）外事类：

公司与国外进行业务合作、业务交流等文件材料。

（八）审计监察类：

上级有关规定和公司在监察审计过程中形成的材料。

（九）党群类：

党务、工会、共青团、妇女活动中形成的重要文件材料。

第十二条归档时间

（一）本年度公司各项管理工作中形成的文件材料应在第二年3月底之前移交归档或由综合管理部自行立卷、归档。

（二）担保、投资业务中形成的项目材料，应在各有关部门工作完结后立即整理归档，归档材料的规范性与完整性由各部门经理负责。

（三）会计档案在财政年度结束后，暂时由财务部门保管三年，待期满后移交档案部门。

第十三条归档要求

（一）归档的文件材料应完整、准确地反映公司（或部门）在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司负责人签发的原件。

（二）归档的文件材料应由档案工作人员加以系统整理，按归档范围分类组成保管单位（卷、册、盒），并填写卷内文件目录。

（三）归档的案卷应由档案管理人员统一编制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由归档部门留存，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第四章档案管理

第十四条档案的分类与编目

（一）档案的分类是以公司全部档案为对象，根据《担保公司档案分类大纲》的规定进行统一编号分类管理。

（二）档案管理人员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记，并编制案卷目录。

第十五条档案的保管

（一）档案室必须有专门档案库房，配备专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。

（二）档案管理人员要定期对档案进行检查、清点，发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。

第十六条归档材料及档案的移交

（一）档案管理人员接收归档材料及档案时要认真验收，严格履行交接手续。

管理人员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。

（二）公司各部门发生变动、撤销时，应将原部门档案移交公司档案室保管。

第十七条档案的鉴定

（一）档案管理人员应依据《担保公司文件材料归档范围与保管期限表》划定归档案卷的保管期限。

档案保管期限分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种，凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。

（二）公司要定期对档案的密级、时限进行鉴定，鉴定工作由公司主管领导、部门业务人员和档案管理人员参加的鉴定小组负责。

（三）对归档文件必须在每页文件的右上角注明“归档”字样，有密级的还应注明“密级”。

（四）凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清册》上登记，报送公司领导审批后由专人监销，《档案销毁清册》应立卷永久保存。

第十八条档案室应建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计，并制作《档案工作情况统计表》。

第十九条档案的利用

（一）档案管理人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确地提供利用档案信息。

（二）档案的借阅

1、公司各部门查阅档案要在档案室进行。

公司员工查阅档案应填写《档案查阅单》，根据所查阅档案密级，由部门经理、副总或总经理确认后，经档案管理人员审核后方可查阅。

2、具有密级的档案文件原则上不得复印，若特殊情况秘密级文件由分管副总批准后复印，机密级文件由总经理批准后复印，复印人应在复印件用完后自觉销毁，以防泄密。

3、公司档案文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须经总经理批准，并严格归还期限；

档案管理人员在核对无误后方可收回。

4、公司各部门查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门经理及档案所属部门经理签字批准后，再根据查阅手续进行查阅。

5、外单位人员查阅或利用公司各部门的档案，需持单位介绍信，并经总经理批准。

6、档案利用者，在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经审批程序，不得擅自传阅、转借、复制档案材料。

（三）开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。

第五章附则

第二十条本办法经经理办公会讨论通过，修改时同。

第二十一条本办法由公司综合管理部负责解释，实施。

第二十二条本办法自发布之日起施行。

附件

（1）：

公司文件材料归档范围与保管期限表

1.综合类

1.1公司组建材料（永久）

1.1.1申办公司的报告与批件

1.1.2公司章程

1.1.3资金证明

1.1.4场地证明

1.1.5法定代表人任命书

1.1.6注册登记的函件及批件

1.1.7营业执照正本（副本）复印件

1.1.8发起人协议书

1.2公司破产、转让、解散的清算报告（永久）

1.3会议材料

1.3.1股东会、董事会会议材料（永久）

1.3.2公司领导参加上级召开的重要会议的材料（长期）

1.3.3经理办公会会议材料、纪要

1.3.4各部门召开的重要会议材料（长期）

1.4各级领导视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像带（永久）

1.5公司（或部门）向上级领导的请示与上级领导的批示

1.5.1方针政策性的重要业务问题（永久）

1.5.2一般业务问题（短期）

1.6公司领导在重大活动中的讲话（永久）

1.7公司启用或更改印信、徽标的通知（永久）

1.8公司机构、名称等变更的报告、批复、通知（永久）

1.9公司年度总结报告（永久）

1.10公司发展规划、年度计划（永久）

1.11公司大事记（永久）

1.12公司荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯（永久）

1.13公司投资单位与经营者协议书（长期）

1.14反映本公司重要活动事件的新闻报导材料及照片、音像材料（长期）

1.15公司内部机构调整与设置的报告、批复、通知（长期）

1.16公司制定的各类规章制度（长期）

1.17公司与外单位经济纠纷诉讼案件材料（长期）

1.18公司形象宣传材料（长期）

1.19公司内部刊物（长期）

1.20国家、省、市及有关上级部门颁发关于对公司工作的决定、规定（短期）

2.劳动人事类

2.1董事长、总经理（含副职）、财务负责人聘任与解聘通知书（永久）

2.2公司职工名册（永久）

2.3工资册（永久）

2.4公司各阶段组织结构图（永久）

2.5公司各部门经理聘任与解聘通知书（长期）

2.6公司与职工签订的招聘录用合同等材料（长期）

2.7公司职工辞退、除名、退休的通知（长期）

2.8公司制定的劳动人事管理制度（长期）

2.9公司员工手册（长期）

2.10公司的工资、奖金福利分配方案（长期）

2.11劳动工资年报（长期）

2.12公司历年内部薪配调查结果（长期）

2.13公司专业人员评聘技术职务的材料（长期）

2.14公司职工获奖材料（长期）

2.15公司为职工办理退休养老、待业、医疗保险的材料（长期）

2.16高级干部培训材料（长期）

2.17干部绩效考核材料（长期）

2.18员工考核培训方面文件（短期）

2.19业务技术培训材料（短期）

3.财务类

3.1财务管理

3.1.1公司投资和入股合同（永久）

3.1.2公司资产、债务清查评估的报告（永久）

3.1.3资产负债、损益报表及财务说明书（永久）

3.1.4资金筹集规划及投资方案（永久）

3.1.5经济核算及依据材料（长期）

3.1.6公司与其它单位的经济关系证明（长期）

3.1.7贷款申请书、协议、合同（长期）

3.1.8财税大检查的文件（短期）

3.1.9减免税函件（短期）

3.2会计档案

3.2.1年度预决算及利润分配方案（永久）

3.2.2年度财务报表（永久）

3.2.3税金计算表（短期）

3.2.4总帐（总分类帐）（永久）

3.2.5银行存款日记帐、对帐单25年

3.2.6资产类明细帐15年

3.2.7损益类明细帐15年

3.2.8负债类明细帐15年

3.2.9权益、成本类明细帐15年

3.2.10原始记帐凭证15年

4.研究类

4.1学术研究活动中形成的材料（短期）

4.2研究课题（长期）

4.2.1研究计划（项目、部门、公司）

4.2.1.1调研报告

4.2.1.2可行性分析报告

4.2.1.3设计方案、实施方案

4.2.1.4拓展工作方案

4.2.1.5经济成本分析报告

4.2.1.6经济效益和社会效益证明材料

4.2.1.7软件产品的源程序、原盘

4.3投资项目（长期）

4.3.1项目立项建议书

4.3.2项目评审报告

4.3.3投资测算报告

4.3.4留利报告

4.3.5投资合同书

4.3.6工作计划

4.3.7项目工作总结

4.3.8项目大事记

4.3.9会议纪要

4.3.10市场现状分析

4.3.11前景预测

4.3.12投资构成及运作步聚

5.业务类

5.1企业统计年报（永久）

5.2各类业务计划（长期）

5.3业务情况分析（长期）

5.4企业法人年检报告书（长期）

5.5各项经济技术指标执行情况统计表（长期）

5.6市场调查分析报告（长期）

5.7市场与客户反馈材料（长期）

5.8技术价值材料（长期）

5.9广告构思与设想材料（长期）

5.10广告实施材料（长期）

5.11广告样册与广告评估材料（长期）

5.12宣传报道材料（长期）

5.13变更经营范围的报告、批复（长期）

5.14公司更换的营业执照复印件（长期）

6.基本建设类

6.1房地产管理

6.1.1土地使用证（永久）

6.1.2用地范围图（红线图）（永久）

6.1.3征地、安置、补偿手续（包括付款收据）（永久）

6.1.4房屋所有权证（永久）

6.1.5产权过户协议等文件（永久）

6.1.6房屋租赁、抵押、借予赠送等方面的协议、文件（永久）

6.1.7其他涉及房地产的文件、图纸（永久、长期）

7.固定资产管理类

7.1购置设备的申请、协议书及购销合同（长期）

7.2验收与调试材料（短期）

7.2.1随机文件——使用说明书、部件安装说明书、产品合格证、调试说明及图纸等

7.2.2验收、安装、调试文件——验收标准、验收规程、安装工艺、调试记录、运行记录、检验报告

7.2.3有关索赔及“三包”服务材料

7.3使用与维修材料（短期）

7.3.1设备操作、维修保养与管理的规章制度

7.3.2使用记录

7.3.3维修记录、报告

7.4设备更新材料（长期）

7.4.1设备更新计划、申请书、及有关图纸、记录

7.4.2设备报废申请、转让、移交、检验报告及审批文件

8.外事类

8.1公司与国外进行业务合作的意向书、协议书、备忘录、会议纪要（永久）

8.2公司组团出国考察报批文件（长期）

8.3公司人员出国进修参加业务交流会和业务洽谈的材料（长期）

8.4公司参加国际会议材料（长期）

8.5外宾来公司参观考察的有关文件（长期）

8.6上级印发的外事保密文件（短期）

9.审计监察类

9.1公司主要负责人离任审计的通知、报告、结论、决定、证明材料（永久）

9.2公司自查情况报告（长期）

9.3监察调查结果与处理决定（长期）

9.4一般审计事项的通知、报告、结论与调查材料（短期）

10.党群类

10.1党组织建设的文件（长期）

10.2公司党员违纪处理材料（长期）

10.3领导干部民主生活会情况报告（长期）

10.4党支部工作总结、计划（长期）

10.5党支部会议记录、记要（长期）

10.6评选优秀党员及表彰材料（永久）

10.7工会工作计划、总结（短期）

10.8共青团工作计划、总结（短期）

附件

（2）：

公司档案分类大纲总则

为了健全公司的档案管理工作，逐步实现档案管理的规范化、标准化，参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》，结合公司实际情况，特制定本分类大纲。

本分类大纲适用于担保有限公司。

本分类大纲包括档案的分类、编号和排架管理的原则和方法。

一、档案分类

1、档案分类的原则是以公司全部档案为对象，依据公司的组织机构和业务范围，结合档案的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。

2、公司全部档案分为6个基本大类（一级类目），即企业管理档案、项目档案、基建档案、固定资产档案、会计档案、声像照片档案。

3、各大类二级及其以下类目的设置方法：

（1）企业管理档案按业务性质设置，一般不设三级类目，如有特殊需要，可按问题设置三级类目。

（2）项目档案按技术领域设置。

（3）基建档案按工程项目设置。

（4）固定资产档案按设备的种类-型号设置。

（5）会计档案按机构-形式-年度设置。

（6）声像照片档案按载体-问题设置。

二、档案类目编号

1、公司档案分类号采用英文字母和阿拉伯数字相结合的编号方法。

2、公司的全宗号按照统一代码编制。

公司各部门的代码规定为：

3、一级类目用英文字母表示；

二级及其以下类目用两位（不足两位用“0”补齐）阿拉伯数字表示；

年度用四位阿拉伯数字表示。

4、分类号从左至右逐级排列，依次为一级类目→机构代码→二级及其以下类目→案卷顺序号。

机构代码、各级类目之间用“·

”隔开，类目号与案卷顺序号用“-”隔开。

三、排架管理

1、企业管理档案案卷采用按大类-属类-年度排列，按属类流水编制案卷号。

2、项目档案案卷按大类-申请时间—领域—金额排列。

3、基建档案案卷按大类-工程项目排列。

4、固定资产档案案卷按大类-设备-种类-型号排列。

5、会计档案案卷按大类-机构-形式-年度排列，按年度流水编制案卷号。

6、声像照片档案案卷按大类-属类-问题排列，按属类流水编制案卷号。