办公用品申请采购流程.docx
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办公用品申请采购流程
办公用品申请采购流程
采购管理制度
第一章总则
为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。
第二章采购物料分类
1、A类（日常办公用品、耗材）：
中性笔、笔记本、胶带、打印纸等
2、B类（劳保用品）：
卫生纸、拖把、垃圾袋等
3、C类（除过A、B类，公司各部门需要的物资）：
电脑或电脑周边产品、创客耗材、技术部门所需工具等
第三章采购申请审批权限
1、估算金额在1000元以内（含1000元），由部门经理审批。
2、估算金额在1000元至2000元之间（含2000元），先由部门经理审批，再由分管经理审批。
3、估算金额在2000元至5000元之间（5000含元），先由部门经理和分管经理审批后，再由总经理审批。
4、估算金额在5000元以上（大宗采购），由董事长加批。
第四章采购流程
一、A类物品采购流程
1、A类物品由行政部门人员张娇娇负责采购。
2、采购流程：
1）、申请信息初步汇总：
各部门每月第一个工作日之前汇总部门所需A类物品信息，填写采购申请单1（见附件一），提交给采购人员。
2）、申请信息最终汇总：
采购人员汇总全公司A类物品需求信息，填写采购申请单2（见附件二），按照预估价格逐级审批。
3）、采购：
采购人员按审批通过的采购申请单采购。
4）、入库：
物品采购回来后，采购人员与行政主管核实物品品种及数量，行政主管在采购申请单上确认签字。
采购人员凭采购申请单办理采购物品入库，领取入库单。
5）、报销：
采购人员凭采购申请单、入库单、发票、收据按公司报销制度及流程报销。
6）、出库：
采购人员按需发放A类物品，登记记录。
每月28号（如遇节假日，顺延至假期结束的第一个工作日）汇总出库信息，提交财务部门，按部门出库。
3、流程图：
二、B类物品采购流程
1、B类物品由行政部门人员武曼负责采购。
2、采购流程：
1）、申请审批：
采购人员按需汇总全公司B类物品需求信息，填写采购申请单2（见附件二），按照预估价格逐级审批。
2）、采购：
采购人员按采购申请单采购。
3）、入库：
物品采购回来后，采购人员与行政主管核实物品品种及数量，行政主管在采购申请单上确认签字。
采购人员凭采购采购申请单办理采购物品入库，领取入库单。
4）、报销：
采购人员凭采购申请单、入库单、发票、收据按公司报销制度及流程报销。
5）、出库：
采购人员按需发放B类物品，登记记录。
每月28日汇总出库信息，提交财务部门，按部门出库。
3、采购流程图
三、C类物品采购流程
1、C类物品由总经办人员刘净丽负责采购。
2、采购流程：
1）、申请：
公司任何人员需求采购C类物品，务必先填写采购申请单3（见附件三），预估价格（价格的预估可由申请人自行完成，也可由采购人员协助完成）。
2）、审批：
申请人员按照预估价格逐级审批。
审批完成后，采购申请单留存于采购员处。
3）、采购：
审批完成后即可采购，采购方式分以下两种，申请人根据采购物品内容自行选择。
v采购方式一：
采购物品部门化（只有申请人员可以清楚确定所申请物品的规格性能），申请人须选择自行选购、采购人员代付款的方式采购。
申请人自行选购物品，务必与卖家沟通发票事宜，无发票不予付款。
v采购方式二：
采购物品大众化（物品内容无特殊要求）。
可以选择采购人员自行选购付款的方式采购。
4）、入库：
●物品采购回来后，申请人先到采购员处调取采购申请单，与采购员核对物品品种数量，采购员在采购申请单上确认签字。
●申请人凭确认签字的采购申请单到财务部办理系统入库，领取入库单。
●办理入库后，务必将采购申请单及入库单归档于采购员。
5）、报销：
采购员凭采购申请单、入库单、收据、发票到财务部按流程报销。
6）、出库：
申请人员按需出库。
3、流程图
4、特殊情况应急处理
1）特殊情况一：
情况紧急，申请人员需要采购人员协助采购物品（采购人员选购付款）。
申请人员务必提交今目标申请（选择今目标自由审批流程即可），通过部门经理审批，抄送给采购员方可采购。
申请人员务必在5个工作日内补办书面采购申请单及采购物品的入库出库流程。
2）特殊情况二：
情况紧急，申请人员需要自行采购物品（采购人员自行选购自行付款），申请人员无需申请即可采购，但务必补签采购申请单，办理入库出库手续。
无采购申请单、入库单不可报销。
第五章注意事项
1、除特殊情况外，公司任何采购都必须经书面申请审批流程。
如遇特殊紧急情况，务必在5个工作日内补办书面审批流程。
2、公司任何采购物品都必须在财务部办理入库手续。
3、采购报销时务必凭采购申请单、入库单、收据、发票方可报销缺一不可。
附件一
采购申请单一（部门申请填写）
申请人：
申请部门：
申请时间：
编号
申请物品名称
用途
单位
数量
规格或特殊要求
1
2
3
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
部门负责人
（意见、签字）
采购申请单二
申请人：
申请部门：
申请时间：
编号
申请物品名称
用途
单位
数量
规格或特殊要求
单价
合计
1
2
3
5
6
7
8
合计金额：
元合计金额大写：
部门经理
（意见、签字）
日期：
年月日
总经理
（意见、签字）
日期：
年月日
董事长
（意见、签字）
日期：
年月日
行政主管确认签字
附件三:
采购申请单三
申请日期：
年月日申请人：
申请部门：
序号
货品名称
规格
单位
数量
单价
合计
用途
备注
1
2
3
4
5
合计金额：
人民币大写：
所属项目名称及编号：
采购方式：
方式一：
申请人自行选购采购人员代付（）选购平台：
方式二：
采购人员选购付款（）
方式三：
申请人自行选购自行付款（）
部门经理
分管经理：
总经理：
董事长：
采购人员确认签字：
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