应用写作Word文档格式.docx

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姓名 

邮票

地址 

收信人 

姓名

地址

门牌号、街名

城镇名、州名、邮政编码

国名

英文信封的写法主要有两种：

并列式（也叫齐头式）和缩写式。

齐头式就是每一行的左边都要对整齐，美国的信多采用这种形式。

例如：

HarryJohnson 

stamp

1568GOrchardPlace

UrbanaIL61834

UnitedStatesofAmerica

Mr.PeterStone

325GreenStreet

Greenfield，London

U.K

缩进式就是每行逐次向右缩进一两个字母。

JiaLuo

Room205No.6Lane10NanJingRoad

Shanghai20051

ThePeople’sRepublicofChina 

Mr.JohnSmith

505RamapoValleyRoad

Mahawah,NewJersey07430

TheUnitedStatesofAmerica

与此相对照的汉语信封为：

07430 

美国新泽西马瓦

拉玛坡山谷路505号

约翰·

史密斯先生收

中华人民共和国上海南京路10弄6号205室罗寄

有时，也可把发信人地址写在信封的背面，即信封盖上。

Room205,No.6,Lane10,NanJing

Shanghai,200051

ThePeople’sRepublicofChina

托人转交的信则写上C/O,意思是incareof,放在收信人下一行及转交人姓名之前。

WangPing

347HenanRoad

Shanghai

People’sRepublicofChina

Mr.F.ERichard

C/OMrs.PaulineScott

211BroadAvenue

LosAngeles,CA91640

U.S.A

这封信是写给理查得先生的，由波琳﹒斯科特转交。

2．书信的格式

英文书信由以下几部分构成：

1）信头（Heading）

指写信人的地址和写信日期，位于第一页信纸的右上角。

写地址名称的次序是由小到大，即第一行写门牌号和路名；

第二行写区、市、省（州）名称和邮政编码，国名。

地址最后一行写日期，月份要用英文写，不要用数字代替，可采用标准的缩写式，如，Aug，Sep，Oct，……日期可用基数词1，2，3，4，……，也可用序数词1st，2nd，3rd，4th，……；

年份要写全，如2005年不能写05年。

日期的写法常见有两种：

一种是以日、月、年排列，如：

19Jan.,2005,这是英国写法；

另一种是以月、日、年排列，如：

Jan.18,2005,这是美国写法。

月份和日期间均不用标点，在年份前要用逗号。

如果所用的信纸上已印有公司的名称、地址、电话号码……等等，只要写上日期就行了，不必重复写信的地址。

2）信内地址（InsideAddress）

指收信人的名称和地址，位于第一张信纸的左上角，低于写信日期，和信封上的收信人姓名和地址写法完全一样。

写事务信件时一般需要写信内地址，写私人信件时则不需要。

根据收信人的性别，婚姻状况及身份，在其姓名前可冠以不同的称呼和头衔。

Mrs.用于已婚女子，后面接其夫姓，为“……夫人”

Mr.用于男子名字前，为“……先生”；

Miss.用于未婚女子，为“……小姐”；

Ms.用于婚姻状况不明的女子姓名前，为“……女士”

Dr.用于具有博士头衔的姓名前；

Prof.用于具有教授头衔的姓名前；

Pres.（President）用于大学校长，总统，议长，会长，主席，州长，董事长，总经理等姓名前。

Rev.（Reverend）用于神职人员的姓名前，是对牧师或神父等的尊称。

Sir用于对不相识的男子，上级，长辈或对从事某一职务者的尊称。

如写给机关，团体，学校，商行的负责人。

3）称呼（Salutation）

是对收信人的尊称语，从左边顶格写起，在收信人姓名，地址下面空两行处，自成一行，开头词和专有名词的第一个字母要大写，称呼末尾的标点英国人用“，”，而美国人多用“：

”。

在英文信笺里，通常在收信人的姓名前加上Dear，例如“DearSmith”。

如果收信人是熟识的人，可以直接在其名字（firstname）前加上Dear,例如“DearJohn”。

为了表示礼貌，收信人的姓名前常冠以称谓或头衔，如：

DearDr.JohnSmith.在事务信笺中尤其如此。

但要注意的是，称谓和头衔可以与姓名全称合用，也可与姓氏（lastname）合用，但不能单独与名字合用。

DearMr.JohnSmith（√）

DearMr.Smith（√）

DearMr.John（×

）

在事务信笺中，还常常使用一些泛指的称呼方法，例如：

DearSir.

DearMadam,

DearSirs,

Gentlemen,

Towhomitmayconcern,（致有关人士）

4）正文（Body）

正文是信的最重要的部分，写信人所要表达的内容和目的都在这一部分，要求简明扼要，有条理，段与段之间要空出两三行，这样显得清晰。

一些英文专家把写英文书信归纳为五原则，即五个“C”：

◆Completion（内容完整） 

◆Clarity（意思清楚）

◆Correction（语言正确）

◆Conciseness（简明扼要）

◆Courtesy（谦恭有理）

5）结束语（ComplimentaryClose）

在信的正文结束后，应当有致敬的结束客套语和谦称，相当于汉语书信中的“敬上”，“此致，敬礼”等等，它们位于正文下两三行。

从信纸中间或稍右处，第一个词的开头字母要大写，末尾加逗号，常用的结束语如下：

◆无论熟悉与否最常用的结束语有：

Sincerely,Yourssincerely,Verysincerelyyours,Mostsincerelyyours…忠诚的

Truly,Yourstruly,Veryrespectfullyyours,Yoursverytruly...忠实的

Respectfullyyours,Veryrespectfullyyours…您恭敬的

◆写给长者的，领导等用的结束套语有：

Appreciativelyyours你的恭敬的，敬上，谨上

◆给熟人和一般同事用的套语有：

Cordiallyyours您真挚的

Yourfriend您的朋友

Fondly亲爱的

Asever永远是您的

◆给亲属和亲友的结束语有：

Yourever永远是您的

Loveorlovingly亲爱的

Withlove爱你的

Affectionately亲爱的

Allmylove爱你的

Yourlovingdaughter/nephew您的爱女/侄子

◆给政府机关呈文的结束语有：

Yourobedientservant您虔诚的仆人

Yourfaithfully；

Yoursincerely；

Sincerelyyours；

Faithfullyyour你真诚的；

6）署名（Signature）

署名主要是让收信人相信信件是真实的，如果信件是写给不太熟悉的人，签名下面应该用正楷或打字的形式再次写出姓名，以便识别。

如果是事务信件，写信人在签名之后，还须写明自己的职称或头衔。

Yourssincerely,JaneTreat,ProfessorofEnglish

如果写信人为女性，与收信人不相识，则往往在署名前加圆括号注上Mr.或Mrs.，以便对方知道如何称呼，如：

Yourstruly

EllenButler（签名）

（MissEllenButler）

Prof.OfEnglish

7）附件（Enclosure常缩写成Encl）

如果信的正文谈到有附件要寄，则在信纸的左下角注明，以便收信人查阅。

Encl:

Myresume

Encl:

Myrecentphoto

Doctor’scertificate

8）附言（Postscript简写成P.S.）

在信的本文写完之后，又有新的情况通知收信人，那么可以在信的左下方，低于右边签字1-2行处写上P.S.，然后补述。

一般说来附言应该尽量少用，事务信件更要避免，以免给人留下粗心大意的印象。

P.S:

Kindlysendmeyourrecentphoto

在商业英语书信中，其结构除一般书信的主要部分外，还有：

◆事由（主题）：

写在称呼下面两个行距处，一般置于信纸中间。

◆编号：

写在信纸的右下角，便于存档记忆。

范例1

54FairviewDrive

Eastbourne,BNl82BU

England

June30,2001

Mr.MorrisSimpson

387MadisonAvenue

NewYork,NY10022

U.S.A. 

DearSirorMadam,

_______________________________________________

___________________________________________________

Sincerelyyours,

CherryFish

Enclosures:

4Photos

1Annualcatalogue

P.S.Ifyoumeetourformerhigh-schoolclassmates,givemyregardstothem.Thankyou.

范例2

54FairviewDrive,

Eastbourne,BNl8,2BU,

England.

Jun.30,2001.

U.S.A.

DearSirorMadam:

____________________________________________________

Cordially,

Encl.:

ListofPublications

P.S.IfyouhappentofindthelibraryofRenaissance,pleasetellmewhichbookstoresellsit.