职业健康安全管理体系审核指南.docx

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职业健康安全管理体系审核指南

职业健康安全管理体系审核指南

1.目的

2.适用范围

3.引用文件

4.组建审核组

4.1审核组长的要求

4.2审核组组成的要求

4.3审核组成员的变更与确认

5.文件审核

5.1文件初审

5.2第二阶段现场的文件审核

5.3监督审核和复评的文件审核

6.审核计划

6.1基本要求

6.2第一阶段审核计划

6.3第一阶段不进行现场审核的要求

6.4第二阶段审核计划

6.5监督审核计划

6.6复评审核计划

6.7计划的确认与管理

7.审核准备工作

7．1审核工作文件

7．2检查表

7．3审核前审核组的内部会议（沟通）

8.现场审核

8.1首次会议

8.2审核期间的沟通

8.3信息的收集与验证

8.4第一阶段审核

8.5第二阶段现场审核

8.6监督审核

8.7复评审核

8.8审核记录的要求

8.9末次会议前的审核组会议

8.10不符合报告

8．11末次会议

9.审核报告的编写和分发

9.1基本要求

9.2第一阶段审核报告

9.3第二阶段审核报告

10.审核后续活动

职业健康安全管理体系审核指南

1.目的

为保证职业健康安全管理体系认证工作的一致性，保证审核质量，减少认证风险，特制定本指南。

本文件是对方圆标志认证中心现有文件中职业健康安全管理体系有关审核认证内容的补充和进一步的解释。

2.适用范围

本指南适用于职业健康安全管理体系审核工作。

3.引用文件

CQM/CX-00-03-2004审核方案管理和审核实施程序

CQM/CX-00-07-2004监督和复评程序

认证项目管理指南

4.组建审核组

4.1审核组长的要求

审核组长的选择按《认证项目管理指南》执行。

4．2、审核组的组成的要求

4．2．1审核组的基本能力要求和审核组组建应考虑的因素按《认证项目管理指南》执行

4．2．2职业健康安全管理体系对审核组的专业要求

1）涉及一类风险组织的审核组，初次审核两个阶段中至少有一个阶段配置一名高级审核员；

2）对一、二类风险组织的审核，最好每次审核保持至少一位专业审核员的连续性；

3）一个认证周期内的任意两次审核应尽可能保持有一位审核员的连续性；

4）专业审核员的配置：

a.凡是职业健康安全管理体系的级别审核员均可承担“三类”环境风险组织的任何部门和活动的审核。

b.涉及二类环境风险的组织尽可能按要求配置相应专业的专业审核员，特殊情况可由相关专业的技术专家支撑专业（专家最好是经过审核知识培训的）。

c.涉及一类环境风险的组织应按要求配置相应专业的专业审核员，初次审核两个阶段中至少有一个阶段配置一名专业审核员。

监督审核尽可能配置一名专业审核员。

5）技术专家的要求

a）当技术专家支持专业时，除满足方圆标志认证中心CQM/CX-OO-14《认证人员管理程序》对职业健康安全技术专家专业能力判定准则要求外，专家最好是经过审核员培训的专家。

还必须满足以下条件之一：

·从事过该行业的职业健康安全工作；

·从事过该行业的职业健康安全标准的制定工作；

b）技术专家为审核组提供关于被审核对象的特定知识或技术。

包括熟悉受审核组织的组织设施、工艺过程／活动、卫生、安全要求、产品形成过程中存在的典型危险源、风险控制的技术、安全卫生方面的监测数据，行业的特殊规定/要求和术语等。

c）技术专家应在现场审核前对相关技术等问题向审核组其他人员进行讲解，以保证将有关的知识及时传递给每位审核员，并在整个审核过程中为审核组提供专业技术支持。

4．3审核组成员的变更与管理

1）审核期间，审核组长无权擅自增加或减少审核员，若发生需要或因突发

事件引发变化时，组长必须报项目管理人员，由其来作调配处理，组长应在审核计划、审核报告中记录变更的信息，项目管理人员应在作相应的记录。

2）受审核方可提出合理的理由申请更换审核组成员。

由审核管理部门决定是否更换审核组成员。

合理的理由包括相关利益冲突（例如：

审核组成员是受审核方的前雇员或曾经提供过咨询服务）和以前缺乏职业道德的行为等。

3）项目管理人员根据申请方的要求、合同评审的结果，与审核组长沟通。

审核组长如果对审核组的组成或审核任务有不同意见，项目管理人员应予说明，必要时作适当调整，确保审核组能胜任审核任务。

5.文件审核

文件审核分文件初审和现场文件审核。

5.1文件初审：

1）文件初审的时机：

职业健康安全管理体系文件初审原则上在进入一阶段现场审核开始前进行，最迟应在一阶段现场审核结束时完成。

2）文件初审内容，至少包括：

a）职业健康安全方针、目标指标、职业健康安全管理方案；

b）组织机构与职责；

c）职业健康安全管理体系文件结构及各文件间相互关系的描述；

d）按标准要求建立的程序文件；

e）重要的职业健康安全管理体系记录：

如，重要危险源清单，适用的法律法规清单，尘毒、有害噪声的监测报告及申请附件提交的相关证明性文件或记录等。

f）内审和管理评审的信息（需要时）。

3）文件初审报告应由组长负责，也可委托组内有能力的人承担，组长确认。

4）应对存在的问题在“文件审核意见”栏中填写，如需要在第一阶段现场审核时确认的，应注明。

5）第一阶段现场审核时发现文件中的问题可写在第一阶段现场审核问题清单中，也可写在文审报告中。

6）审核组长应将文审报告复印件提交受审核方，并要求其对存在的问题整改。

7）文件初审中发现的影响体系运行的不符合，必须在进入第二阶段审核前提交整改材料，审核组长验证有效后方可进入第二阶段审核。

5.2第二阶段现场的文件审核：

1）结合现场审核活动，审核员应继续对程序文件、作业文件等进行文件审核，重点是关注文件的适宜性、可操作性、有效性、充分性和协调性。

2）第二阶段审核发现文件中的不符合以《不符合报告》的方式提出。

3）审核报告中应有对文件的最终评价。

5.3监督审核、复评和其他情况下的文件审核

1）监督审核和复评仍要对文件进行审核。

2）监督审核一般不要求出具文件审查报告，当存在不符合时，应出具不符合报告。

如文件有较大变化时，应出具文审报告；

3）复评需出具文审报告。

4）受审核方在扩项、文件换版时应进行文件审核，并出具文件审查报告。

6.审核计划

6.1基本要求：

1）项目管理人员提供计划安排的相关基本信息，审核组长负责制订《审核计划》的日程安排。

2）审核组长分配审核任务时应考虑审核员的独立性、职业健康安全专业能力要求及受审核方的情况，并考虑充分利用审核员、实习审核员和技术专家的不同作用和职责，确保审核目的的实现。

3）审核计划应明确审核的区域/活动/过程／时间段及相关标准条款及关注的信息，应能为审核组成员编写检查表，并为受审核方提供必要的审核信息，应便于审核双方的合作。

4）审核员的能力（包括专业能力）应与所承担的任务要求相适宜。

5）实习审核员不能单独成组进行审核；

6）分小组和各审核员的工作量分配要合理、与其能力和分配的时间相适宜。

7）专业审核员一般应安排审核高风险/高危害的区域/活动/岗位，如化工企业的危险品库生产车间。

对危险源的辩识和风险评价、管理方案、与重要危险源有关的生产／活动/过程的审核。

8）审核工作日应满足《审核任务书》确定的工作人*日数，每日现场审核工作时间不少于8小时（不含审核组内部交流时间）。

如审核组长认为需要对工作人*日数进行调整时，必须经过项目管理人员同意。

对超出正常规定的审核员时间时，项目管理人员需填写《审核员时间评审记录》。

9）验证人员的安排应符合《验证审核员管理与验证程序》；

10）注意受审核方/审核管理部门的其他特殊要求。

11）生产部门有若干生产车间时，应明确到具体的某某车间，而不是笼统的生产部/生产车间，高风险／高危险岗位和区域等应在审核计划中单独列出或明示。

6.2第一阶段审核计划

第一阶段审核计划制定除符合6.1中1）—11）的基本要求外，还需考虑：

1）第一阶段现场审核计划的制定与第一阶段审核目的和第一阶段审核至少应获取的信息相适宜。

涉及的要素（并不是以下要素的所有要求）：

4.3.1、4.3.2、4.3.3、4.3.4、4.4.1、4.4.3、4.4.6、4.4.7、4.5.1、4.5.4、4.6。

并要关注重要危险源与方针、目标、方案策划的一致性与协调性。

2）应安排集中现场察看的时间。

大企业还可安排集中座谈的时间，以利于审核组高效、全面地了解企业与职业健康安全管理有关的基本情况；

3）第一阶段现场审核的首、末会议形式，可以不同于第二阶段现场审核的首次会议。

首次会可以见面会的形式将第一阶段审核的目的、范围、日程安排等事项与主要领导和策划归口部门交换意见；末次会，视情况可与受审核方高层交流会一并进行；

4）最高管理者可安排一次审核。

如第一阶段不安排对最高管理者的审核，可通过与管代交谈、查阅有关资料了解相关情况。

但必须对受审方内审的完整性和有效性进行审核，必须掌握管理评审的相关信息。

5）专业审核员的安排：

第一阶段专业审核员应对危险源辩识和风险评价、目标指标、管理方案制定、法律法规获取、适用性评价与遵守情况进行审核，应了解生产过程／活动、工艺、风险控制策划等情况。

6）第一阶段多现场计划考虑

a）第一阶段对于多现场的审核重点应放在总部，以全面了解情况，确保同一职业健康安全管理体系应用于所有现场，并为第二阶段审核确定抽样方案，总部时间应充分；

b）第一阶段对于分现场审核的样本数可由审核组长应根据对受审核方产品、活动、生产工艺、危险源和风险影响了解的程度确定。

具体数量应由审核组长做完文审后与项目管理人员进一步商议再确认。

c）非一般风险行业的的组织至少安排一个分场所（总部所在地的分场所除外）进行场所查看和审核,应首先选择风险大的分场所。

d）一般风险的组织，可只考虑总部所在地的分现场。

6.3第一阶段审核不进行现场审核的条件

1）第一阶段可以不进行现场审核的组织：

仅限于一般风险行业的组织（不包括多场所的组织），且符合下列条件的组织：

a）受审核方组织规模及现场范围很小，危险源明确、简单，风险小；

b）审核组长已充分了解受审核方的现场情况及其危险源与风险影响，认为具备认证审核的条件；

c）审核组有充分的资源保证，在受审核方的配合下，可确保第一个阶段的现场审核能满足审核的全部要求。

2）第一阶段不进行现场审核的提出和审批。

a）应由审核组长提出申请，由审核管理部门审批。

b）组长在文件审核的基础上，需要时，向受审核方补充索取／了解有关能证明充分了解受审核方的现场情况及其危险源与风险影响，认为具备认证审核的条件的相关信息和材料，进行审查后，编制第一阶段审核报告。

6.4第二阶段审核计划

第二阶段审核计划制定除符合3.1的基本要求外，还需考虑：

1）影响进入第二阶段审核的问题（文件、策划、内审、管评、职业健康安全的风险）均已得到整改后方可进入第二阶段；

2）审核组长必须根据第一阶段的审核发现制订第二阶段的审核计划；

3）如在第一阶段现场审核时发现受审核方规模、人数等与审核有直接相关的信息与申请材料提供的信息严重差异时，制定第二阶段审核计划前应与项目管理人员/审核管理部门沟通，需要时调整审核方案。

4）审核计划应覆盖受审核组织的全部部门和17个要素（除了那些在第一阶段审核中已经进行了充分而成功审核的要素）。

5）各部门应涉及的要素：

a）主控要素

b）与部门有关的目标指标、管理方案、重要危险源的运行控制、应急准备响应、监视与测量；

c）合理安排共性要素的审核，如：

4.2、4.4.1、4.4.2、4.4.3、4.4.5、4.5.2、4.5.3等。

如共性要素在各部门计划中没有具体写出，审核组长应在审核前的沟通会议上给予适当的安排；

6）原则上，第一阶段、第二阶段审核的组长和专业审核员应保持连续；

7）第二阶段审核专业审核员的安排：

应根据第一阶段审核了解的情况，安排审核重要危险源存在的部门／岗位或活动，重大风险的控制、监视测量、法律法规遵守情况；

8）对于多场所的审核计划：

a）尽可能对每一场所进行审核；

b）需要时，应根据第一阶段现场审核的结果和多现场抽样原则确定抽样方案；

多场所抽样原则：

·组织的全部场所提供的产品/服务本质上应是同一种类，应基本上按相同的方法和程序生产；具有相似活动的现场,相似的职业健康安全危险源、相似的风险影响；

·这些场所由总部进行统一的管理，对全部场所都是分别依据相同的认证标准，考虑适用的法律法规要求建立和依据集中控制计划进行统一管理，并按照总部的程序安排实施内部审核和管理评审；

·同时又有如座谈、沟通、查阅文件、记录等其他方式获取信息表明组织有能力从总部到各场所收集和分析数据，如管理体系及其文件的变更，管理评审，投诉，内部审核结果及纠正措施评价等，并证明在需要时总部有权力和能力进行组织变更。

·在受理认证项目评审或策划审核方案时，已充分考虑如下因素，确保对组织的多场所抽样审核不会影响对组织管理体系有效性的足够信任：

－组织的性质、场所的规模、技术的成熟度和复杂性、认证的风险；

－组织的各个场所的差异，如过程、活动、原材料、生产线布局和安全设施，OHSMS覆盖活动的复杂程度和规模及变化等；

—风险的重要性、不同法律要求；

—事故率的差别；

—相关方的信息；

－临时场所的使用等。

抽样量：

·一般风险行业的样本量为分场所数量的平方根y=

上入成整数。

·非一般风险行业样本量=1.4×

，上入成整数。

抽样方法：

·75%采用选择性抽样，必须考虑：

－在认证范围内的全部场所都在被可能抽样之列，并每次审核必须包括总部；

－在认证有效期内，被选择的场所的差异尽可能大，如需要，宜覆盖组织的全部场所；

－组织的内部审核和以往的认证审核结果；

－对组织的投诉和相关方反馈信息处理的记录；

－场所规模与所在地域、原材料变化、员工数量与技术结构、基础设施和环境、工作程序与作业方法、产品形成过程的阶段、地方性法规要求等的差异；

·25%采用随机抽样。

c）对于在第一阶段审核中已经进行了充分而成功审核的分场所（仅指一般风险行业的组织），在第二阶段审核时可不安排。

d.）当抽样数量少于本规定时，应在审核计划备注一栏说明-这种情况的合理性，以证明未违反本规定。

6.5监督审核计划

监督审核计划除符合3.1和基本要求外，还需注意：

1）监督审核应至少一年一次，间隔不超出12个月。

2）审核应覆盖所有的要素，但并不要求覆盖所有要素的主控部门，可在相关部门获取证据，如4.4.2，4.4.5，4.4.6，4.5.3等。

3）监督审核每次不必覆盖所有的部门、区域、活动，但必须在证书有效期内覆盖所有的部门、活动、区域。

4）每次监督审核必检查的部门/岗位：

管理者代表、职业健康安全管理体系策划部门、安全管理部门、危废处置部门、高风险／高危害或废气／毒气处理设施操作岗位等。

5）复评可以取代/扩展一次定期监督审核。

6）多场所抽样考虑的因素、抽样方法同第二阶段，但总部在每次必须审核。

6.6复评审核计划

复评审核计划除符合6.1和6.4的要求外，还需考虑：

1）复评计划应建立在对受审核方三年职业健康安全管理体系运行评价的基础上制定；

2）多场所抽样考虑的因素、抽样方法同第二阶段；

6.7计划的确认与管理

1）审核计划实施前须由总部认证业务部/分中心项目管理人员审批，并由审核组长呈交受审核方确认。

2）审核组长、受审核方和审核管理部门之间的任何歧义应在审核前予以消除。

修改审核计划应征得各方的同意后方可实施。

审核计划的确认手续可在审核组进驻现场时完成。

3）现场审核中，组长可根据审核的需要对计划安排进行调整。

如这种需要导致了审核范围扩大、专业类别、审核人日数等的变化，组长应与项目管理人员/审核管理部门沟通。

7.准备审核

7.1审核工作文件包括用于审核过程的记录表和指导/参考性文件.

1）审核过程的记录表由审核管理部门统一提供；

2）指导/参考性文件包括审核程序、职业健康安全管理体系审核指南、专业审核作业指导书、有关的职业健康安全的法律法规、标准等。

项目管理人员根据项目审核方案策划，提供查询途径，需要时，提供相应的文本借阅。

7.2审核员应根据审核计划进行准备，编写必要的审核提纲和提示（检查表）；

7.3审核前审核组的内部会议（沟通）

审核组长应在进入现场审核前安排审核组的内部会议（审核组为一名成员除外）。

7.3.1第一阶段需沟通的内容

1）介绍文审情况（组长）

2）分配工作任务及要求（组长）

3）专业培训：

生产工艺/服务流程，该行业的主要危险源及通用控制方法，行业特殊规定/要求（专业审核员/技术专家）

4）有关法律法规、标准的培训（专业审核员/技术专家/组长）

7.3.2第二阶段需沟通的内容（如审核组成员有增加）

1）介绍企业基本情况（组长）

2）介绍第一阶段不符合及其纠正措施情况（组长）

3）其它同第一阶段

7.3.3监督审核需沟通的内容

1）介绍企业基本情况（组长）

2）介绍初次认证/前次监督的不符合及其纠正措施情况（组长）

3）其它同第一阶段。

7.3.4复评审核需沟通的内容

1）介绍企业基本情况

2）介绍受审核方获证以来OHSMS运行的基本情况

3）前次监督的不符合及其纠正措施。

4）其它同第一阶段。

8.现场审核

8.1首次会议

1）由审核组长负责

2）第一阶段审核可以见面会的形式将的目的、范围、日程安排等事项与主要领导和策划归口部门的领导进行沟通，但应有签到记录。

3）第二阶段审核、监督审核、复评首次会议应与受审核方高层和各部门负责人一起召开。

会议应当是正式的，会议由审核组长主持并保存签到记录。

4）首次会议的内容：

按照《现场审核记录》（CQM/JL-00-77-2003）中的有关提示。

8.2审核期间的沟通

审核组长应根据审核的范围和复杂程度，必要时在审核中安排正式的沟通。

8.2.1审核组内部沟通

1）审核组应当定期/及时地交换意见。

交换意见可采用审核组内部会议以及其他适宜的方式。

2）审核组内部沟通的主要内容包括；

a）审核组成员从不同渠道所获得信息的汇总以及相互补充印证，以获得审核证据和形成审核发现；

b）评审审核发现，包括不符合；

c）提出需要审核组其他成员进一步追踪的问题；

d）审核是否按照审核计划，完成了预期的进展；

e）审核计划是否需要调整，以适应实际情况；

f）审核组成员工作任务分工是否适宜，是否需要重新分配；

g）讨论审核过程中出现的异常情况。

h）其他信息

8.2.2审核组与受审核方以及审核委托方的沟通

1）在审核中，适当时，审核组长应定期向受审核方和审核管理部门通报审核进展及相关核情况。

2）审核中收集的证据显示有紧急的和重大职业健康安全风险时，应及时报告受审核方，必要时向审核管理部门/项目管理人员报告：

3）超出审核范围之外的需引起关注的问题，审核员应当向受审核部门指出，并向审核组长报告。

需要时，与项目管理人员/审核管理部门和受审核方通报；

4）获得的审核证据表明不能达到审核目的时，审核组长应向项目管理人员/审核管理部门和受审核方报告理由，以确定适当的措施。

这些措施可以包括重新调整和确定审核计划、延长审核日程、终止审核、改变审核目的或审核范围等。

5）任何与审核项目策划不同的变化，组长应在计划或审核报告中说明；项目管理人员在审核方案中注明。

8.3信息的收集与验证

1）审核证据是基于可获得的抽样信息。

应明确总体，合理抽样，确保样本策划合理。

为了降低抽样造成的不确定性，抽样应：

a）针对审核的项目或问题，确定所有可用的信息源，并从中选择适当的信息源；

b）针对所选择的信息源，明确样本总量；

c）从中抽取审核样本，在抽取样本时应考虑样本要有一定数量，样本要有代表性、典型性，并能抓住关键问题；

d）不同性质的重要危险源（大类）、活动、场所、职能、目标指标、管理方案之间不能进行抽样。

2）应用面谈、现场观察、查阅文件等方式抽取并验证与审核目的、范围、准则有关的信息，包括与职能、活动和过程间接口有关的信息，并及时记录在审核记录表中。

3）应重视受审核方危险源的辩识和评价

4）方针目标指标的实施与实现、重要危险源的控制、三级监控的有效性、不符合的纠正措施及效果。

应将收集证据的重点放在对受审核方现场活动控制的有效性上，关注各项活动的控制结果和有效性，而不是过程控制的表面现象。

5）注意对相关影响进行综合分析，注意受审核方体系中过程和活动间相互作用产生的影响和审核分小组之间的信息传递。

8.4第一阶段审核

8.4.1第一阶段审核证据的收集应能支持如下目的：

1）了解受审核方职业健康安全管理体系的基本情况，包括危险源和相关环境影响，方针与目标，以及组织对审核的准备程度；

2）确定第二阶段审核的可行性（主要考虑风险程度、受审核方职业健康安全管理体系的建立、运行程度是否可以继续进行第二阶段审核，可从本节8.4.2-8.4.6条款的审核结果加以判断，体系运行程度可从内审、管理评审判断）；

3）为第二阶段审核策划作准备，确定第二阶段审核的重点；

4）进一步核实认证范围。

8.4.2第一阶段现场审核应对组织的现场进行查看，重点包括：

1）组织的地域范围及周边情况（考虑与相关方的相互影响）、交通、通讯（评估外部紧急求援效果）、厂区布局（包括出租的区域）、地理、气候条件（对自然灾害多发／易发区）；

3）组织的活动（包括是否有新扩改项目）；

4）生产过程、工艺和设备（包括安全防护设备）；

5）重要健康、安全影响岗位的分布、影响（包括潜在事故和紧急情况的点位）及控制情况；

6）安全防护措施及设施运行情况；

7）所使用的对健康、安全有影响的原材料、能源等；

8.4.3第一阶段应对审核重点和必须获取的信息

1）职业健康安全管理体系策划的基本信息，包括方针的符合性、适宜性，组织机构和职责的合理性，体系文件与标准的符合性；目标指标、管理方案的合理性以及实现程度；

2）组织及其场所过程的描述：

a）职业健康安全危险源的声明和对重大职业健康安全风险的辩识和风险评价的合理性及控制的策划；有无GB18218-2000确认的重大危险源；

b）查阅适用的法规（包括许可证制度）以及与行政当局签订的协议；包括组织评价与法规要求符合性的记录（包括事故记录、违反法律法规的记录以及与政府交流的记录）；

c）组织内部、组织与外部相关方的信息交流记录及所采取的相应措施；

d）现场确认有特殊要求行业的安全生产许可证/生产许可的证明，（主要包括矿山、建筑施工、危险化学品、烟花爆竹、民用爆破器材企业的安全生产许可证）；

e）上述行业的企业主要领导的安全/执业资质证书（适用时）

f）上述行业的及员工在300人以上的企业是否有专职的安全部门或专职的安全管理人员

g）关注是否有高空行车作业日志、特殊设备的维护记录以及危险化学品安全技术说明书（MSDS）有毒有害岗位员工的健康档案等重要的运行记录。

h）达到持续改进目的的方法；

i）内部审核的策划和报告/记录，是考虑了组织中不同部门活动的各个部分的职业健康安全的重要性。

在前12个月内（如果体系实施不到12个月，可从实施之日算起），内部发现的不符合以及相关的纠正、预防措施。

确定内审结果的可信度和有效性；管理评审记录，是否包括了对职业健康安全管理体系持续适宜性、充分性和有效性的评价；

8.4.4第一阶段现场需对监测项目进一步确认

1）对受理时无法判断其风险影响的监测项目,需在第一阶段审核时确认。

2）污染物监测项目的确定依据参见GBZ1--2002工业企业设计卫生标准，GBZ2—20