从专项审计情况看加强报刊发行业务资金管理的重要性.docx

从专项审计情况看加强报刊发行业务资金管理的重要性.docx

《从专项审计情况看加强报刊发行业务资金管理的重要性.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《从专项审计情况看加强报刊发行业务资金管理的重要性.docx（9页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

从专项审计情况看加强报刊发行业务资金管理的重要性

报刊发行业务资金管理咨询

张树山

报刊发行业务资金管理咨询

一、咨询背景

随着我国改革步伐的加快，邮政报刊发行也面临着新形势，从1985年起不断有报社实行自办发行，向邮发报刊发出了挑战，打破了单一的邮发渠道，目前自办发行的报纸占市场份额近50％，且继续保持稳步增长势头，影响着邮发的主渠道地位。

这是市场经济下搞活发行机制，打破垄断的一种趋势，同时也反映出邮发报刊中存在诸多不适应报刊发行市场经济需要的弊端。

在发行业务中缺报少刊、投递延误不到位，制约了用户订阅报刊的需求，与报刊社结算不及时影响了报刊的正常出版，可以说在一定程度上是邮发存在的不足将报社逼上了自办发行。

另一方面，邮政报刊发行业务及资金管理中存在的问题也制约了邮发报刊发行业务的发展。

二、报刊发行业务资金管理存在的问题及原因分析

报刊发行是一项传统业务，资金运动过程单一，制约因素多（订户交款要看报，支局、订销局、发行局、发报刊局层层汇总要数要带款，报刊社出版报刊要收款），且每一个出版年度订阅、发行、汇总要数、结算要清算，资金在每个环节沉淀时间短。

这些特点使一部分不了解报刊发行业务和资金运动的人，认为报刊发行好管理，出不了大问题，从而忽视了对报刊发行业务和资金运动的管理。

从咨询情况看，由于过去对报刊发行业务和资金管理重视程度较差，造成制度建设跟不上业务的发展，业务处理规则近十年未重新修订，会计核算办法1993年印发后再没有补充；营业员、发行员业务素质参差不齐，从业务理论知识到业务处理规则操作，都比较薄弱；会计核算、资金管理没有专职人员，由企业会计、出纳或其他业务会计、出纳兼管且经常变动，业务水平的提高没有连续性；从上到下各级业务主管部门抓发行收订业务多，抓管理检查少；财务、审计部门过去对报刊发行业务资金管理和收入计提、上交、报收情况也很少过问。

致使业务处理规则不能严格执行，会计核算办法没有规范实施，且有业务处理规则和会计核算办法不能涵盖的新情况、新问题不断涌现，造成报刊发行业务和资金管理的各个环节、各个单位不可避免的存在和发生手续不严,单、簿不全，核算不规范，数据混乱，余额不符，遗留问题多，资金管理差等问题。

（一）会计核算中帐簿设置、科目运用、记帐、结帐未严格按照报刊发行业务会计核算办法执行，普遍存在不规范现象。

有的会计不设置总帐，按与多个开户银行发生收支业务情况建多套明细帐；有的多年延用一本帐且不按年度分页；有的不设置现金日记帐，收回的现金待缴银行时直接记银行存款日记帐，支用现金从银行提款直接使用；有的不设置“应付帐款－待退报刊款”与“应收帐款－暂付报刊退款”科目，收到退款不入帐，暂付报刊退款不挂帐，退款是否给了用户，以及无法退出的款项如何交企业财务列收，会计再不过问；有的“收订报刊款”科目不按发行年度分设帐页核算，滚动记帐，造成各年度清算不清；有的由于给用户欠费预订报刊，发行员不报，会计不能在应收帐款中反映，但由于欠费预订的报刊必须汇总要数，由此造成“收订报刊款”科目出现借方余额；有的会计对发报刊业务不设“发行报刊款”科目核算收款、要数、结算情况，而是由发行员负责收款、汇总要数、结算；有的零售报刊不设置“库存报刊－零售报刊折扣”科目，而是将零售报刊折扣直接记入“应交报刊发行收入”科目；有的报刊发行业务会计人员掌握业务知识少，对部分发行业务活动引起的经济事项不能正确处理，将省局退来的报刊降价手续费退给了订户，省局退款单转来的差价手续费和集订分送收入增加了收订报刊款科目；有的会计不会编制汇总记帐凭证，而是以记帐凭证登记总帐科目；有的会计人员登记帐簿不按序时序号进行，更有记帐不登记月、日、凭证号码，不结帐（月计、累计）现象，出纳将多笔支票收款合计一笔登记银行存款日记帐，造成与银行对帐既无对应的发生额、余额，也无对应的日期；有的会计每月结帐后不编制资产负债平衡表，而是将余额记录在一个笔记本上；有些局未建立规范严格的会计、业务对帐制度，会计帐面余额与业务登记簿余额不符，且不及时查证处理；有的市县局往来既不及时清理，也不对帐，某市局发行部门应收帐款反映所属某县局欠报刊款1.5万元，而该县局发行部门却未挂应付帐款。

致使报刊发行业务会计核算不能真实、准确的反映报刊发行业务活动的情况。

（二）报刊停刊、减价退款会计核算不规范、退款手续不严密。

部分局收到省局退款，没有通过“应付帐款—待退报刊款”和“应收帐款—暂付报刊退款”科目进行核算，而是直接以拨代销；有的局发行员给用户退款后，不填制“报刊退款报帐单”，用户领款收据一直自己保管，造成业务人员和会计无法销帐；有的局退不出去的待退报刊款不及时上交企业财务列收益，更有待退报刊款未退出，用其支付购帐单支票支出与业务酬金支出的现象；有的局退款手续存在很大漏洞，80%的退款由发行员签收；有的局“应收帐款－暂付报刊退款”多年挂帐，退款情况会计不催，发行员不报，这些退款是否真正退到订户手中还不知道，用户出钱订报刊，报刊停刊降价后又收不到退款，直接影响企业信誉也影响业务发展。

（三）报刊发行业务处理中存在手续不严、单据节目不全、缴款不及时、日报不及时、报帐随意、登记不规范、业会不协调、长收短订现象。

有的不按日填报订阅报刊款日报单，而是每月填报一次日报单，且日报单不反映欠费、少款、多款情况，造成会计无法监督业务资金活动，某局发行员1999年12月31日至2000年3月20日，只做了一次日报单，且未按月挽结，由此造成会计不能及时转帐，相关科目余额不正常；有的局业务汇总登记簿既不按年又不按类分设，造成无法按出版年度结清，也无法按种类与会计核对。

会、业余额对帐表由会计代盖章，起不到双方核对的作用。

审计时发现大多数科目会、业余额不符；有的局零售报刊定货、到货、销货、盘存未能按规定向会计报帐，造成会计无法对实物进行控制、监督；有的图书音像商场盘点短缺不做帐务处理，未要求责任人赔偿，而是采取加大码洋的方法（3×10＝30变2×15＝30）将损失掩盖或转嫁用户，滞销图书音像也不及时清查作报损处理，存在潜在亏损；有的局存在长收短订问题，收整订（全年）杂志款、报纸款按半年要数，余款滞留企业。

（四）挂帐的遗留问题不处理，形成的呆、死帐多，有的挂帐已超过十年，给企业造成潜亏。

有的零售报刊库存积压大部分已滞销，未及时处理，造成潜在亏损；有的局会计人员与业务人员长期不认真对帐，对每个发行年度的遗留问题不及时处理，由此造成会计相关科目从1993年起每年都有余额挂帐；某局零售报刊1988年前欠报刊零售款，至今未处理；某局“零售报刊－在途报刊”，从1992年起每年都有挂帐款项，一直不清理；某局报刊发行业务应收帐款中挂1984年前滞销报刊款，长期不处理。

（五）部分局给用户欠费订阅报刊，造成报刊发行用户欠费严重，有的已形成坏帐。

某局报刊发行收入一年不到60万元，但截止2000年3月底欠费累计余额达75万元，其中1999年底前形成的有30.8万元，有26万元已经成为死帐。

由于现行处理规则不允许欠费订阅，会计不核算欠费，造成事实中欠费订阅形成的欠费管理严重失控，发行员“日报单”中不反映未交款订阅情况，会计核算一无科目二不掌握情况，报刊发行欠费只能依据发行员保管的未缴款收据统计，发行员说多少是多少，收回不上交也无人监督。

某县局1999年发行员收回一笔报刊发行欠费，一直不上交，直到专项审计才发现收回；另由于未缴款收据长期在发行员处保管，订户无法列帐（成本费用），挂应付帐款。

某县局分营前给县糖厂欠费订阅报刊，形成报刊发行欠费101000元，县糖厂已濒临破产，订阅报刊欠款屡收不付，且未交款收据由发行员保管，糖厂订阅报刊既未反映费用支出，也不挂应付帐款，糖厂破产清算不通知邮政局参与。

现该局计划按坏帐损失核销，又因数额太大，无法承受；再由于报刊发行用户欠费大，严重影响了报刊发行业务汇总要数结算，部分企业只能通过长收短订或滞留应交报刊发行收入、利息收入来缓解结算的压力。

某省专项审计后进行统计，截止2000年6月底，全省有83个订销局给订户欠费订阅报刊，历年累计形成报刊发行欠费1249万元，其中超过三年的有325万元。

（六）报刊发行收入计提、上交、财务列收存在随意性，报刊发行收入成了企业完成业务收入计划的调节杠杆（蓄水池）。

某市局报刊发行收入计提、上缴随意，截止1999年底报刊发行部门有应交报刊发行收入102万元未上缴企业财务，业务人员也不向企业财务报送“订销报刊收入计提清单”，企业财务则根据企业收入计划完成情况随意转列报刊发行收入，由此造成收入分析没有可比性；某地区局所属局应交报刊发行收入未及时划转企业，截止1999年底共计有158万元；某局报刊零售公司2000年3月底帐面反映零售报刊－库存报纸余额为借方23万元，报纸折扣余额为贷方18万元，折扣率为79％。

库存杂志余额为借方66万元，杂志折扣余额为贷方53万元，折扣率为80％。

正常情况下，折扣余额应为码洋余额的30％，按此推算截止3月底报刊零售公司少转零售报纸杂志收入43万元；某县局2000年1－4月不将零售报刊－零售报刊折扣结转应交报刊发行收入，致使折扣余额占库存报刊余额的186％；某局零售公司从1990年至1999年累计欠市局财务报刊发行收入22万元，一直未上交；某县局在应交报刊收入中支付酬金，造成企业收入及成本不实。

（七）零售报刊普遍存在赊销现象，有的挂帐，有的不挂帐，有的已形成坏帐，且在零售报刊的定货、到货、发货、销货、调拨、结算、折价、盘存、报损等环节中业、会不协调，提供单据不及时，会计核算困难，不能真实、准确、及时反映零售报刊情况，更谈不上监督、控制。

某局报刊零售公司调拨报刊的会计核算按收付实现制进行，收到报刊社或外省的调拨报刊如未付款不入帐增库存列应付帐款和折扣反映，调拨给各地市或外省的报刊如未收款也不进帐减库存挂应收帐款冲折扣反映。

由此造成该公司有调拨拖欠款111万元，帐面未反映。

上述欠款中，1998年前形成的有31万元，已成为坏帐。

而同期收到报刊社或外省调拨报刊未付款既不入帐增库存，也不列应付帐款和折扣的应付款项也很多；某局“零售报刊—库存报刊”以前年度帐挂62万元，“应收帐款”挂87万元一直未处理，已成为坏帐；某局零售公司欠发行局1993年零售要数款23万元，1995年零售要数款16万元，另借发行局零售资金13万元，合计52万元一直未处理。

（八）报刊发行资金银行存款利息收入及其它收入上交不及时且有占用现象，某省审计后统计上交不及时的利息收入及其它收入有1035万元，并从中支付业务宣传费、购支票款、购帐单款、银行手续费以及劳务费56万元。

（九）各省报刊发行局向省内发报刊局汇总要数后结算不及时，拖款严重，影响了与报刊社的结算，损害了邮政信誉。

某市局由于各省报刊发行局向其汇总要数后，迟迟不付款结算，有的甚至拖八、九年。

该局向报刊社要数后由于资金不到位，也无法及时跟报刊社结算，报刊社很有意见。

（十）资金管理方面存在的问题。

有的局报刊零售业务资金管理混乱，不在银行开立帐户，而是以个人名义将资金存在邮政储蓄上；某局零售公司向发行公司借款个人保管，一年后才在零售公司上帐；有的局将省局以现金形式下划的集订分送收入，以个人名义存入邮储，不入帐；有的企业经营占用报刊发行资金严重，某局截止2000年3月底通信工程共占用报刊发行资金148万元，不能及时归还；某省报刊发行局报刊发行资金应收帐款中挂1995年前形成的邮电单位借款90万元，至今未还，严重影响了向发报刊局要数结算；有的局发放酬金挂应收帐款，且不及时向企业结转，既占用报刊发行资金影响要数结算，又隐匿了企业成本。

三、加强报刊发行业务资金管理，提高发行业务效益的对策

上述问题的存在，严重制约了邮发报刊业务的发展，各级邮政部门既要勇敢地面对现实，正视挑战，充分利用邮政网络深入千家万户，网点遍布城乡的优势，调整发展思路，积极采取有效的措施与对策，走全方位、多元化、多渠道发展之路，主动参与竞争，在挑战中求生存，在竞争中图发展，不断壮大邮发报刊的整体实力，积极配合党的宣传部门抓好党报党刊发行，开发私费订阅，扩大报刊零售市场，改革投递体制，实行优质服务，努力开创邮发报刊新局面。

又要不断加强邮政报刊发行业务及资金管理，在管理中求发展，向管理要效益。

首先各级领导要正确认识报刊发行业务及其资金运动的复杂性与加强对其管理的重要性。

报刊发行工作的复杂性，首先表现在报刊种类多（有数千到上万种）、出版周期不一、价格千差万别；其次表现在变化大，经常会涨价、降价、停刊；再次报刊发行方式多，有订阅、零售、代发、寄售、批销、出租、函购、赠阅交换、贴报九种；第四用户订阅有整订，有破订，有长期订阅，有退订，改寄；第五生产过程环节多，订阅报刊有：

收订、缴款、要数、汇总、结算等近十个环节，零售报刊有：

定货、到货、发货、销货、退货、调拨、结算、折价、盘存、报损、滞销等环节；第六核算内容多，有收订报刊款、订销报刊款、发行报刊款、发行费、手续费、酬金、差错补退款、报刊停刊（降价）退款、报刊短缺退款等；第七需要使用的单据及登记簿多达61种；第八资金运动对订阅用户涉及订阅收款、差错补退款、停刊降价退款、短缺退款、退订退款，内部涉及缴款、结算、差错补退款及其它各类退款、发行费提取划拨、各类手续费收回与分配，发报刊局与报刊社结算；等等。

如此复杂的业务活动及引起的资金运动，不加强管理必然发生混乱，既影响业务的正常发展，又会使不法之徒乘机贪污、盗窃、挪用，给用户、企业、报刊社造成不可弥补的损失。

审计中注意到的问题已给我们敲响了警钟。

其次国家邮政局要尽快修订颁发《报刊发行业务处理规则》和《报刊发行业务会计核算办法》，以适应报刊发行业务活动和资金运动不断发展的需要。

同时要严格结算纪律，各订销局与中心局、各省报刊发行局与发报刊局要数应带款结算，以保障报刊发行收入的正常实现和及时向报刊社结算。

各发报刊局要坚持报刊发行服务两头精神，既要保证及时、准确的为用户投递报刊，又要及时与报刊社结算，以维护邮政信誉。

第三要建立一支稳定的发行员队伍,发行员要精通业务理论知识，要熟练业务处理规则操作，要具备高度的责任感和事业心。

单位要提高发行员的岗位待遇。

发行员对窗口、收订人员和支局所缴来的订户卡（总订户卡）、订阅报刊缴款单要认真审核，及时填造订阅报刊款日报单，连同订阅报刊缴款单一并送会计人员审核签证。

并要及时、准确、清楚地登记各类登记簿（当月已填过订阅报刊款日报单的订户卡（总订户卡），必须在当月份内登记，与会计人员入帐时间取得一致，便于业务、财务双方相互核对）。

对欠费订阅报刊的订户卡（总订户卡）要单独填造日报单报会计人员，收回的报刊发行欠费要与正常订阅缴款分别缴款，分别填造日报单报会计人员。

第四、报刊发行业务要设专职会计人员和出纳人员进行报刊发行业务会计核算和资金管理。

任期要相对稳定，鼓励其积极参加相应专业技术职称的考试，取得专业技术任职资格的要聘用。

同时要建立责任与利益紧密结合的机制，工作不到位或造成差错的要进行处罚或撤换。

报刊发行会计核算人员要严格按《报刊发行业务会计核算办法》要求建立会计帐簿，正确设置和运用会计科目，具备条件的要使用计算机进行会计核算，不断提高会计核算水平，准确、真实的反映报刊发行业务活动和资金运动情况。

要建立严格的会、业对帐制度，对截止日期、对帐范围、对帐时间、不符调整等都要有明确的规定。

会计核算是为经营业务活动服务的，它有真实、正确、及时反映经营业务活动的责任，同时又有监督、控制、价值管理经营业务活动的权利，各部门领导要重视支持会计核算工作，充分发挥会计核算监督、控制、价值管理、资金管理、服务的职能。

上级部门会计人员对下级部门会计人员要负有检查、指导的责任，同级会计人员对同级发行人员从价值管理的角度负有业务领导责任，要定期组织对帐、盘存货币资产和实物资产，发现不符要在当期查实纠正。

大市局所属支局在报刊发行业务体系中是一个准订销局，与其它订销局比不核算报刊发行业务收入，其余大体一样。

收订报刊款除长期报刊款上交市邮政报刊发行局外，短期报刊款留支局在银行专户存储，随汇总要数上交市邮政报刊发行局，汇总要数按全额带款上交。

这类支局应参照订销局的规定，设立报刊发行会计，按照报刊发行业务会计核算办法进行会计核算。

各级业务主管部门要加强报刊发行业务会计核算人员的培训，提高会计核算人员的基础理论知识和基本技能。

第五、各级管理部门要加强对报刊发行业务活动和资金运动的管理、检查、指导。

提高会计人员和发行人员的业务素质和自觉执行各项制度的意识。

省报刊发行局要组建业务检查机构，配备3－5名检查员。

报刊发行检查人员要学习掌握一定的会计核算和资金管理知识，在检查中既要检查报刊发行业务活动情况，又要检查会计核算、资金运动情况，堵塞各种漏洞，不断提高报刊发行业务和资金管理水平。

对会计人员和发行人员可实行不定期的换岗（离岗）制度，换岗（离岗）要进行全面交接。

第六、报刊发行要严格执行预订预收制度，对短期内（不超一个月）有支付能力的用户，要订付款协议，先将收据给用户作列帐依据。

欠费订阅报刊要单独填造日报单反映情况，会计人员要正确进行帐务处理，欠费挂帐后要明确收缴责任，保证短期内收回。

对过去形成的欠费要抓紧清理，对债务人已不存在或经法律诉讼程序已无法收回的坏帐，要及时上报审批，列损益。

零售报刊要严格执行“现金交易，货款两清”的原则，对过去赊销欠款要抓紧清理，对已确认的坏帐，要及时计列损益。

为了扩大零售报刊市场，今后对信用度好，短期（一个月）内有偿付能力的零售点，可签订有担保的协议，适当灵活处理。

第七、报刊发行收入的计提，是报刊发行业务资金核算的重要内容，是正确反映企业报刊发行经营成果的重要依据。

报刊发行会计人员每月要根据“报刊交款通知单”应发款额计算本月实现的报刊发行收入。

月终向企业财务报送“订销报刊收入的计提清单”，据以作为企业转列报刊发行收入的依据。

今后严禁随意计列报刊发行收入。

报刊发行业务资金银行存款利息收入应及时入帐并上缴企业财务计列收益，成本费用支出转企业列支，今后严禁在业务会计核算中消化成本费用。

报刊停刊、降价退款，一定要通过“应付帐款－待退报刊款”与“应收帐款－暂付报刊退款”科目核算，退款手续要严密，确保用户和企业利益不受损害。

第八、零售报刊折扣率是经营业务、会计核算、管理检查重要的依据，发行协议应归口管理，并整理方便使用的折扣率表，为经营业务、会计核算、管理检查服务。

零售报刊图书音像多达几千种，单价、数量、期数、折扣率等千差万别，反映它们的购进、库存、批销、结存和收入、成本等仍以人工为主是极不适应经营业务发展的，建议提高各类业务人员素质，普及使用计算机，以保证报刊购进、库存、批销、结存和收入、成本的核算准确及时，资料规范，促进报刊零售业务的发展。