项目沟通与信息管理程序和制度.docx

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项目沟通与信息管理程序和制度

项目沟通与信息管理程序和制度

第一章总则

第一条制定本制度的目的：

为了加强各个部门的信息沟通工作，及时、准确的完成信息传递，以确保信息沟通的通畅。

第二条信息管理原则

一、及时

（一）信息管理人员应适时地记录、收集出现的各种信息。

（二）信息管理人员要以最快的速度将信息加工并传递给有关部门。

二、真实信息管理人员在收集过程中必须保证信息的真实性和可靠性，在加工过程中必须防止和减少各种干扰，保证信息不失真。

三、适用信息的处理必须适合项目管理的需要，便于利用。

（一）收集阶段：

信息必须完整。

（二）加工阶段。

必须根据管理的需要进行分类整理，以便于传输和利用。

（三）传输阶段。

必须本着项目的要求和情况，选择相应的高效的媒介手段。

（四）存贮方面。

应对信息进行分类、登记、编码等工作，使档案能便于今后的查询和利用。

五、经济信息的处理必须考虑经济和社会效益。

（一）要求以最低的费用获得更多的信息。

（二）要求以最低的费用获得更有价值和有效的信息。

第二章一般规定

第三条信息收集原则

一、信息源开发要广。

要从全面联系来认识事物，在信息收集上，就必须广辟信息来源。

二、信息流行的分析要加强，信息流向反映事物的发展变化，应对信息作科学分析，从中抓住内在的必然联系。

要把握住信息流向，及时收集信息。

对重大信息变动，应早做准备，具备主动性。

三、信息量值的区分要准确。

应将量值大的信息作为收集的重点。

四、信息收集的主动性要增强。

收集者应主动、自觉，培养积极主动精神和一丝不苟的作风。

五、信息收集

（一）制定计划。

收集之前，要根据所需信息的内容、范围和时限作出安排，明确步骤，并在数量、时间、作用、种类上加以具体限定。

（二）信息识别。

收集真实的、有用的、关键的信息，减少信息处理工作;信息管理人员必须根据意义、作用、时限、流速和需要，有选择地收集信息、识别信息。

（三）信息检验。

对信息进行严格的正确性检查，防止信息尤其是数据有差错、重复和遗漏。

六、信息的传递必须及时和准确，避免因传递迟缓或失真造成的决策失误、组织失控与指挥失利。

（一）保持信道畅通，除去不必要的环节，层次设置应合理；在每一层次或环节中，接收、反馈、中转的职责要分明。

（二）传递如实。

不论是接收或传递，都应实事求是，保证信息可靠，不能任意取舍或歪曲。

（三）体制健全。

这包括组织系统和法制健全，统一指挥、依法行政、令行禁止。

七、信息存贮 

一、建立数据的逻辑组织，按数据的内在联系和使用方式，组合成合理的结构，以便存取。

二、选择合适的存储设备和介质，并对载体采取如加密等保护措施，以防丢失、盗用和破坏，保证其机密性和安全性。

三、双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使受讯者得以表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。

为此，要做到：

（一）为项目成员提供多种渠道，能随时提出心中的疑问。

项目经理应该提供渠道，保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。

沟通时往往是综合运用多种方式进行，如在语言沟通时辅之以表情、手势；又如会议结束时有个纪要，与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要，就可使会议精神更完整地被会外人员所理解。

只有这样，才能提高信息沟通的整体效应。

（二）管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标。

传递资讯不是一个简单的事件，而是一个提出和采纳意见的过程。

很少有什么建议一提出来就立刻被大家接受，这中间包括倾听他人的意见，对主张进行测试，提出新主张，再测试，直至达成协定等一系列内容。

（三）定期匿名调查，了解成员对项目、管理人员的看法。

管理人员在汇集调查结果之后，就调查结果进行讨论，分析员工的关注点，找出解决问题的办法，并积极付诸实施。

第四条 信息加工 

一、原则 

（一）去粗取精，去伪存真。

整理大量初始性的消息、

资料、数据，使其获得精确的定性和定位，并对实质内容加以鉴别，以求真实准确地反映行政管理的活动、对象及变化。

（二）由此及彼，由表及里。

要反复进行分析、综合，剖其表象，究其内涵，力求所有信息之间的联系在信息系统中符合逻辑地再现。

（三）物尽其用，细大不捐。

加工信息应根据使用价值的时效性与条件性，分大小、轻重、缓急区别处理。

不论价值大小的信息都应认真处理，不得随意废弃 

二、要使用精确的表达方式，要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且在使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。

三、要进行信息的追踪与反馈，信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否确已了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。

四、要言行一致地沟通，经理人员必须以自己的行动支持自己的想法和说法，而且更有效的沟通是“行重于言”。

五、沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来，大多数的沟通，均要切合当前情况的需要，但是，沟通也不应忽视长远目标的配合。

例如，一项有关如何改进绩效与促进士气的沟通，固然是为了处理眼前的问题，但同时也应该是为了改善长远的组织改革。

六、要注意倾听，经理人员在听取他人的陈述时，应专心致志，成为一个“好听众”，才能明确对方说些什么。

第五条 项目信息管理主管的工作责任制度

一、为规范项目信息管理中心责任人工作职责，强化信息支持，特制定项目信息管理主管的具体职责如下：

（一）在项目经理领导下，有目的地组织收集、整理、分析、传递、研究、处理、贮存与本项目相关的经营管理、科技进步、思想工作等方面的综合信息，为项目经理办公室决策和各相关部门提供服务。

（二）负责归口管理本项目计划统计、经营销售、生产调度、物资供应、财务管理等方面工作所形成的档案，并积极组织档案编研，主动为项目成员提供利用。

（三）负责组织开展经济技术情报工作，为项目组制定经营决策和风险管理方案提供依据。

（四）组织搞好科技资料图书的选购、收藏、介绍工作，为提高项目科学技术素质服务。

（五）归口管理项目信息微机系统器材。

（六）负责组织协调本项目信息（通讯）网络的工作。

（七）负责组织制（修）定综合信息管理制度。

（八）积极组织开展重大信息的调研活动，努力做好信息管理系统的建设工作，不定期召开信息发布会，及时向项目成员及项目利益相关者传递、发布有关信息。

（九）积极参加行业、地区及国家经济技术信息网络活动，搞好信息的协作和交流，不断提高信息管理水平。

（十）逐步开展对外有偿信息咨询服务活动。

（十一）逐步开展与国际相关信息联系。

二、项目信息管理主管的具体职权如下：

（一）有权组织信息员收集与项目相关的各方面的信息。

（二）对所辖信息工作岗位有检查督促权。

（三）有权代表本项目参加行业和地区经济技术信息网络活动。

（四）有权组织开展综合信息调研活动，组织召开项目信息发布会，建立项目信息管理系统并发布、更新项目信息。

（五）有权向本项目相关各部门索取有关信息资料，督促按期整理交缴归档。

第六条 项目信息保密管理制度 

一、为保守项目内部信息秘密，维护项目组织权益，特制定本制度。

二、项目所涉及部门组织和分支机构以及员工都有保守项目信息秘密的义务。

员工不准向外界泄露已确定为秘密的有关项目内部情况，或虽未确定为秘密但尚未公开和不宜公开的有关资料、计划、部署、工程标底等。

三、本信息保密工作，实行既确保秘密又便于工作的方针。

四、保密范围：

（一）本项目重大决策中的秘密事项。

（二）本项目尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

（三）项目组织内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。

（四）项目财务预决算报告及财务报表、统计报表。

（五）项目组所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

（六）项目成员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。

（七）其他项目负责人确定应保密的事项。

一般性决定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

五．密级确定：

项目信息秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级 

（一）项目经营发展中，直接影响项目组织权益的重要决策文件资料为绝密级；绝密是最重要的项目信息秘密，泄露会使项目组织的权力和利益遭受特别严重的损害。

（二）项目的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、经营情况为机密级；机密也是重要的项目信息秘密，泄露会使项目组织的权力和利益遭受到严重的损害。

（三）项目人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；秘密是一般的项目信息秘密，泄露会使项目组织的权力和利益遭受损害。

属于项目信息秘密的文件、资料，应按规定标明密级，并确定保密期限。

保密期限届满，自行解密。

六、文件和资料的保密管理：

属于项目信息秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由项目经理办公室或项目主要负责人委托专人执行。

（一）未经项目经理或项目主要负责人批准，不得复制和摘抄。

（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。

（三）在设备完善的保险装置中保存。

七、拟稿 

（一）内容拟稿是文件、资料保密工作的开始，初稿形成后，要根据文稿内容确定密级。

（二）要求 

１、确定密级力求准确。

２、对文件、资料形成前的讨论稿、征求意见稿、审议稿等，必须同定稿等同对待，并按保密的原则和要求管理。

八、印制：

秘密文件、资料，应由机要打字员打印，或依据准印手续到国家秘密载体定点复制单位印制。

注意要点

（一）编文号时要标明密级和保密期限。

（二）对本次项目中产生或被上级组织授权翻印、复印的文件、资料，要严格按照项目主要领导审定的份数印制，不得擅自多印多留。

（三）严格控制印刷中的接触人员。

（四）打印、印刷形成的蜡纸、衬纸、清样、废页要妥善处理，及时监销。

九、收发：

收发部门是文件、资料运行中的进出口。

收发员在收发文件、资料时，应注意 

（一）收进文件，要核对收件单位或收件人，检查信件封口是否被开启。

（二）启封后，清点份数，按不同类别和密级，分别登记、编号。

（三）发文应按文件、资料的类别和文号及顺序号登记清楚去向，并填写发文通知单，以便收文单位清点查收，信封要编号并加盖密级章。

（四）收发文件、资料都要建立登记制度和严格实行签收手续。

十、阅办：

阅办文件、资料时的注意要点 

（一）设立阅文室，按规定组织有关人员到阅文室阅读文件、资料。

（二）呈送领导批示的文件、资料，应先进行登记，领导批示后，及时退还或由经管文件部门当日收回，领导之间不得横向传批文件，不得把批文直接交承办单位（人）。

（三）凡需有关部门（人）承办的文件、资料，一律由文件、资料经管部门办理。

（四）文件、资料不得在个人手中保留，更不得把秘密文件、资料带回家或带入公共场所。

（五）控制文件、资料阅读范围，无关人员不得看文件、资料。

十一、保管 

（一）秘密文件、资料应存放在有保密设施的安全处，做到专室专柜，专人保管。

（二）要集中管理，个人不得保存。

（三）绝密文件、资料一般不外借，确因工作需要借用的，经主管领导批准，办理借阅手续，当日收回。

十二、清退：

要坚持文件、资料清退制度。

一般每季度要对所管理的文件、资料进行一次清理，并将清理情况报告有关主管部门，项目结束后，应将相关秘密文件、资料清退，交主管部门。

清退中如发现缺份，要及时向主管领导报告，认真查处。

十三、归档：

注意要点 

（一）没有解密的“三密”文件、资料在建立档案时，要在卷宗的扉页标明原定密级，并以文件、资料中最高密级为准。

（二）不宜保留或不属于本项目留存的“三密”文件、资料，要及时清理上交或登记销毁，防止失散。

（三）有密级的档案要以秘密文件、资料管理办法进行管理。

十四、销毁：

销毁秘密文件、资料必须按规定登记造册，经主管领导批准后由两名以上机要人员护送至指定的造纸厂监督销毁。

严禁向废品收购部门出售“三密”文件、资料。

十五、属于项目信息秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由项目经理办公室指定专门部门负责执行，并采取相应的保密措施。

十六、在对外交往与合作中需要提供项目信息秘密事项的，应当事先经项目经理批准。

十七、会议保密管理：

具有属于项目信息秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施

（一）选择具备保密条件的会议场所。

（二）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。

（三）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。

（四）确定会议内容是否传达及传达范围。

十八、宣传报道保密管理

（一）向员工进行保密教育，讲清宣传报道保密事项应注意什么、什么内容可以报道、什么内容不可以报道、怎样做好宣传报道保密事项等。

（二）建立健全宣传报道中的保密制度。

凡属“三密”文件、资料的内容，都不得擅自公开或在报道中引用；项目产生或掌管的国家秘密事项及有关内部事项不得公开传播或宣传；对宣传报道稿件要认真进行保密审查。

十九、对不准拍照的设备、图表、资料应悬挂明显的标志或采取掩蔽措施。

二十、加强对生产要害部位的管理。

凡需进入生产要害部位的非本部位工作人员，应执行相关规定。

二十一、项目工作人员发现项目信息秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告项目经理办公室；项目经理办公室接到报告，应立即作出处理。

二十二、责任与处罚

（一）出现下列情况之一者，给予警告：

１、泄露项目信息秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

2、违反本制度规定的秘密内容的；

3、已泄露项目信息秘密但采取补救措施的。

（二）出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失

1、故意或过失泄露项目信息秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

2、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供项目信息秘密的；

3、利用职权强制他人违反保密规定的。

第三章附则

第七条本制度规定的泄密是指下列行为之一：

一、使项目信息秘密被不应知悉者知悉的。

二、使项目信息秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

第八条对保守、保护项目信息秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工，参照“项目成员奖惩制度”予以奖励。

第九条对不遵守保密制度造成严重后果的，参照“项目成员奖惩制度”予以处罚。

第十条项目经理进行有效沟通要则

一、进行双向沟通 

双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使受讯者得以表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。

为此，要做到：

1.为项目成员提供多种渠道，能随时提出心中的疑问 

项目经理应该提供渠道，保证每个成员能顺畅地提出意见并得到答复。

沟通时往往是综合运用多种方式进行，如在语言沟通时辅之以表情、手势；又如会议结束时有个纪要，与会人员在回去口头传达汇报时兼有纪要，就可使会议精神更完整地被会外人员所理解。

只有这样，才能提高信息沟通的整体效应。

2.管理人员应亲自向所属成员传达管理层的目标 

传递资讯不是一个简单的事件，而是一个提出和采纳意见的过程。

很少有什么建议一提出来就立刻被大家接受，这中间包括倾听他人的意见，对主张进行测试，提出新主张，再测试，直至达成协定等一系列内容。

3.定期匿名调查，了解成员对项目、管理人员的看法 

管理人员在汇集调查结果之后，就调查结果进行讨论，分析员工的关注点，找出解决问题的办法，并积极付诸实施。

二、要使用精确的表达方式 

要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且在使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。

三、要进行信息的追踪与反馈 

信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清下属是否确已了解，是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等。

四、要言行一致地沟通 

经理人员必须以自己的行动支持自己的想法和说法，而且更有效的沟通是“行重于言”。

 五、沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来 

大多数的沟通，均要切合当前情况的需要，但是，沟通也不应忽视长远目标的配合。

例如，一项有关如何改进绩效与促进士气的沟通，固然是为了处理眼前的问题，但同时也应该是为了改善长远的组织改革。

六、要注意倾听 

经理人员在听取他人的陈述时，应专心致志，成为一个“好听众”，才能明确对方说些什么。