《数据库原理及应用》第九章报表.ppt

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第九章报表,本章要点,掌握设计报表的方法，掌握创建报表的操作方法，掌握报表的使用方法，了解报表的组成，了解将窗体转换为报表的操作方法，了解创建其它报表的操作方法。

报表概述,报表是Access数据库的对象之一，主要作用是比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并将它们打印出来。

报表是专门为打印而设计的特殊对象。

Access通过将数据库中表、查询的数据进行组合形成报表，从而实现打印格式数据的功能。

在报表对象中可以添加多级汇总、统计比较和图表。

报表概述,建立报表和建立窗体的过程基本一样，报表与窗体的不同之处主要表现在：

窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以打印在纸上。

窗体可以与用户进行信息交互，而报表没有交互功能。

报表所能响应的事件比窗体少一些，但对于打印控制来说已足够了。

Access报表的三种视图,设计视图：

用于创建和编辑报表的结构、布局、数据的分组与汇总特性；但该视图无法看到报表的设计工作是否达到了预期的打印效果。

打印预览视图：

用于查看报表的页面数据输出形态；该视图所显示的报表布局、内容与实际打印结果是一致的，即所见既所得。

如检查报表的布局是否与预期的一致、报表对事件的响应是否正确、报表对数据的格式化是否正确等等。

报表的三种视图,版面预览视图：

用于查看报表的版面设置。

与打印预览视图的唯一区别是该视图只对数据源中的部分数据进行数据格式化。

如果数据源是查询时，还将忽略其中的连接和筛选条件，从而提高了报表的预览速度。

由于报表对象一般是以表或者查询作为数据源，当表中的记录较多的时候，或者查询的运算量特别大的时候，宜采用版面预览视图，这样既能预览报表的打印效果，又不至于等太长的时间。

报表的组成（P168）,通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页脚、组页眉、页脚及主体7部分组成，这些部分称为报表的“节”，每个“节”都有其特定的功能。

报表页眉仅在报表的首页打印输出（即报表的第一页打印一次）。

主要用于打印报表的标题、封面、报表制作时间、制作单位等只需要输出一次的内容。

页面页眉在报表的每一页顶部打印输出，通常是报表的列标题（报表中的字段名称），也包括报表的页标题,报表的组成,组页眉在报表每组头部打印输出，同一组的记录会在主体节中显示，它主要用于定义、显示报表输出每一组的标题。

主体主体是报表打印数据的主体部分。

可以直接将数据源中的字段拖到主体节中，或者将报表控件放到“主体”节中用来显示数据内容。

组页脚组页脚的内容在报表的每组底部打印输出。

主要用于输出每一组的统计计算信息（如分组总计等信息）。

组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。

可从“视图”菜单选择“排序与分组”选项，打开“排序与分组”窗体进行设定。

报表的组成,页面页脚：

在报表每页的底部打印输出。

主要用于打印报表的页号、制表人、审核人等信息。

可通过插入文本框或其他一些类型控件进行设计例如，在报表的页面页脚内插入一个文本框，直接输入或将其控件来源取值为：

=第&Page&页，共&Pages&页“或者：

“插入”菜单“页码”，插入后，报表中自动添加一个显示页码计算表达式的文本框：

=“第”&Page&“页”,报表的组成,报表页脚是整个报表的页脚，主要用来打印整个报表数据的计算汇总或统计结果等信息。

它的内容只在报表最后一页的尾部打印。

可通过插入文本框或其他一些类型控件进行设计例如：

在报表页脚内插入一个文本框，直接输入或将其控件来源取值为：

=“打印人：

李明”。

报表的分类,纵栏式报表：

也称窗体报表，一般在主体节区内显示一条或多条记录，而且垂直方式显示，纵栏式报表适合记录较少、字段较多的情况。

表格式报表：

是以整齐的行、列形式显示记录数据。

通常一行显示一条，一页显示多条记录。

与纵栏式报表不同，数据的标题信息不是被安排每页的主体节区内显示，而是安排在页面页眉节区内，表格式报表适合记录较多、字段较少的情况。

图表报表：

是指包含图表显示的报表类型，报表中使用图标，可以更直观表示出数据之间的关系。

标签报表：

是一种多列布局的报表，是为适应标签纸而设置的报表，将数据源中少量的数据组织在一个卡片似的小区域内。

标签报表通常用于显示名片、书签、邮件地址等信息。

创建报表的方法,使用“自动创建报表”创建报表（P171）自动创建报表可以创建纵栏式或表格式的报表其数据源是单一的表或查询的全部字段注意观察自动生成报表的“页面页脚”内容，并理解其构成与含义。

使用“报表向导”创建报表（P172）其数据源可以来源于多个表或查询使用“报表设计视图”创建报表其数据源是单一的表或查询，可以是全部或部分字段。

如果想要使用多表数据，需先创建一个基于多表的查询创建图表报表（P174）创建标签报表（P174）,“报表向导”创建报表的步骤,首先确定报表的数据源及字段。

如果选择的字段属于一个表或查询，则向导会提示是否添加分组级别；如果选择的字段是属于多个表或查询（一个基于多表的查询），则会让选择查看数据的方式，然后同样会显示添加分组级别对话框。

指定报表中记录的排列次序，最多可以按4个字段对记录进行排序。

选择报表的布局方式：

递阶、块、分级显示、左/右对齐等选择报表的样式：

组织、大胆、正式、淡灰、紧凑等。

确定“报表”标题，按“完成”按钮，保存报表。

“设计视图”创建报表,使用报表设计视图创建报表可在主体节的底部添加一个直线控件，起美观或明晰的作用。

使用（Shift）键配合鼠标选择多个连续字段（或直接用鼠标拖拽框住多个字段）；使用（Ctrl）键配合鼠标选择多个不连续字段报表控件的使用报表中标签控件的使用报表中文本框控件的使用报表中图形控件的使用,报表设计-修饰报表,设计/修改报表布局选定要更改格式的对象，可以是整个报表，也可以是某个节或控件选择“格式”“自动套用格式”对话框，选择需套用的格式。

其中“选项”按钮可以指定字体、颜色或边框的属性。

“自定义”按钮可以自定义一种套用格式。

自定义选项中，选第一项，则基于当前打开的报表的格式来新建一个自动套用格式；选第二项，则使用当前打开的报表格式来更新所选定的自动套用格式。

选择相应的控件，使用“格式”下拉菜单中相应选项，可以对它们的对齐方式、大小和间距等进行设置,报表设计-修饰报表,添加背景图案（P179）：

在报表“属性”窗口的“格式”卡片中选择“图片”属性，设置背景图片，并选择“图片类型”是“嵌入”还是“链接”，以及“图片缩放模式”、“图片对齐方式”、“图片平铺”等属性添加当前日期和时间（P179）“插入”“日期和时间”，插入后，报表中自动添加一个文本框，其“控件来源”属性为日期或时间的表达式，即=DATE（）或=TIME（）添加页码（P180）添加分页符（P180）单击工具箱的“分页符”按钮，单击报表中需设置分页符的位置，分页符会以短虚线标识在报表的左边界上。

强制分页（P181）如要将报表中的每个记录每个记录或记录组都另起一页，可设置组页眉页脚或主体节的“强制分页”属性来实现。

报表设计-页面设置,报表的页面设置是用来确定报表页的大小、打印的方向，页眉、页脚的样式。

在报表窗口中使用“文件”“页面设置”，进入右图。

“边距”设置页边距并确认是否只打印数据；“页”设置打印方向、页面纸张、打印机；“列”设置报表的列数（通过设置列数可创建多列报表）、尺寸和列的布局,报表设计-排序与分组,对报表进行排序与分组设置，可使数据按一定的顺序和分组输出，既直观又有针对性。

选择“视图”“排序与分组”，打开“排序与分组”窗口。

选择指定的字段为分组字段，在组属性里设置“组页眉”或“组页脚”为“是”。

返回到“报表”窗口，可看到在报表中增加了一个以分组字段为名的页眉或页脚。

在指定字段页眉或页脚处，添加若干个文本框控件，输入显示标题或计算、汇总公式。

最多可按10个字段或表达式对记录进行排序、分组,报表设计-使用计算控件,计算控件的“控件来源”属性是以“=”开头的表达式。

对报表的计算、汇总是依照系统提供的函数完成的,报表设计-使用计算控件,报表设计-创建子报表（P185）,创建子报表须满足以下2个条件：

主报表和子报表的数据源必须先建立一对一或一对多的关系；主报表的数据源是基于带有主关键字的表，而子报表的数据源则是基于带有与主关键字同名具有相同数据类型的字段的表在已有报表中创建子报表用工具箱中的“子窗体/子报表”控件按钮向导创建添加子报表将已有报表作为子报表添加到其他报表中打开主报表，将子报表的报表拖到主报表中需要插入子报表的位置即可,将窗体转换为报表打开相应窗体，并选择“文件”“另存为”命令，在“另存为”对话框中输入报表名称，确定保存类型为报表，最后单击“确定”按钮。

习题-选择题,1）在关于报表数据源设置的叙述中，以下正确的是（）。

A只能是表对象B只能是查询对象C可以是表对象或查询对象D可以是任意对象2）要显示格式为”页码/总页数”的页码，应当设置文本框的控件来源属性是（）。

APage/PagesBPage&/&PagesCPage&/&PagesDPage&/&Pages3）要计算报表中所有学生的“英语”课程的平均成绩，在报表页脚节内对应“英语”字段列的位置添加一个文本框计算控件，应该设置其控件来源属性为（）。

A=Avg（英语）B=Sum（英语）CAvg（英语）DSum（英语）,习题-选择题,4）下面关于报表对数据处理的描述中叙述正确的是（）。

A报表只能输入数据B报表只能输出数据C报表不能输入和输出数据D报表可以输入和输出数据5）要实现报表按某字段分组统计输出，需要设置（）。

A报表页脚B主体C页面页脚D该字段组页脚,习题-填空题,1）要设置在报表每一页的底部都输出的信息，需要设置_。

2）要进行分组统计并输出，统计计算控件应该设置在_。

3）要在报表页中主体节区显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示，应选择_类型。

4）在使用报表设计器设计报表时，如果要统计报表中某个字段的全部数据，应将计算控件放在_。

5）Access的报表对象的数据源可以设置为_。

设计分组报表对报表进行排序与分组的设置，可以使报表中的数据按一定的顺序和分组输出，这样的报表既有针对性又有直观性，更方便用户的使用。

例题：

利用“交易”表，“销售”表和“商品”表创建输出每笔交易总销售额的报表。

创建标签报表标签报表时多列布局的报表,它完全是为适应标签纸而设置的报表.在Access中，通过已有的数据资源，利用标签报表的独特特性，可以方便快捷地创建大量的标签式的简短信息报表。

例题：

用“员工”表创建标签报表,