项目投标及澄清流程描述表.docx

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项目投标及澄清流程描述表

SM-320BG-001V1.0

流程图描述表IB-130V1.0

A：

流程综述

流程名称

项目投标及澄清流程

绘图单位

海外业务部

绘图人

刘宏伟

单位领导审核

刘刚

主管部门审核

白晓莉

会签单位及代表姓名

目的

本流程旨在明确海外投标项目在投标阶段的工作程序和各项程序的工作内容和各部门职责义务，确保各项投标工作分工明确并高质量按时完成。

适用范围

经公司正式批准参与的海外投标/议标项目自招标文件发布至中标通知书发布或者确认投标放弃或者失败期间涉及的所有投标/议标工作。

具体涉及的领导和单位有：

董事长/总经理、海外业务部、专业委员会、财务部、审计监察部、技术中心、工业化部、质量保证部、城轨/铁路客车业务部、采购部。

主要内容

本流程描述了海外投标项目在招标文件购买、投标文件准备和投标澄清三个阶段所涉及的所有投标工作流程、每个流程涉及的工作内容和各相关部门的分工以及具体的工作要求。

附则

解释权归海外业务部，经公司总经理批准后执行。

B：

修改记录

修改日期

修改人

修改次数

C：

批准

审批人

审批日期

审批内容

卢西伟

2009-8-26

同意下发

D：

业务说明

业务名称

职责人

确认时间

责任部门

业务目标

IB-130-010

办理标书费用申请

投标项目经理

接到招标通告后2个工作日内

海外业务部

按照财务部要求的形式申请包含招标文件购买费、投标文件制作费、顾问咨询费等相关费用

IB-130-020

费用支付

财务经理

收到付款资料后2个工作日

财务部

按照业主认可的金额和支付方式支付购买标书费用；

将付款凭据复印后发给业主确认。

IB-130-030

获取招标文件

投标项目经理

收到招标文件后10个工作日

海外业务部

接受购买的招标文件并与业主确认文件的接收情况。

IB-130-040

编制提交投标申请报告

投标项目经理

受到正式文件后5个工作日

海外业务部

根据招标文件内容，将招标标的、招标时间计划、主要招标商务条件（如预算、付款方式、最大责任、交货期等）、主要技术条件以及其他需要说明的内容形成“投标申请报告”

将全套招标文件按照技术中心的要求的形式提交技术中心翻译。

IB-170-050

翻译招标文件

投标技术经理

根据具体时间安排

技术中心

海外业务部按照技术中心规定的形式将招标文件提交给技术中心翻译为中文，具体的翻译要求、时间限制由海外业务部负责具体要求。

IB-130-060

提出策略或否决

投标项目经理

评审会应当在分析报告后7个工作日内完成。

海外业务部

在正式评审会前1个工作日，海外业务部负责邀请1名主管副总经理、1名主管副总工程、1名铁路/城轨客车开发部领导、1名转向架开发部领导、1名工业化部领导、1名生产物控部领导、1名城轨/铁路客车业务部领导组成公司专业会员会对招标工作提出要求，明确项目难点和风险，提出是否参加投标建议；

会议内容以会议纪要形式记录并分发给各委员。

IB-130-070

整理专家意见形成投标建议书

投标项目经理

专业委员会评审后2个工作日内

海外业务部

整理专业委员会评审意见形成投标建议书报公司总经理或者董事长审批，专业委员会的评审意见应作为附件附后。

IB-130-080

审批

公司董事长或总经理

根据实际

公司办公室

董事长/总经理在投标建议书上签批意见，该意见作为是否继续投标的最终依据；如果同意，则进入下一程序。

否则，结束。

IB-130-090

任命投标专业经理

投标项目经理

审批同意后2个工作日

海外业务部

根据董事长/总经理的意见，请必要的部门如技术中心、质量保证部、城轨/铁路客车业务部等任命专门的投标专业经理，编制项目团队人员名单和联系方式。

IB-130-100

编制投标总体工作计划安排

投标项目经理

审批同意后5个工作日

海外业务部

海外业务部负责根据招标文件要求整理出“投标文件总目录”，该目录必须与招标要求严格对应，详细子目录由各负责成员分化；

海外业务部负责根据“投标文件总目录”和招标文件规定，编制“投标任务分配表”，该表必须列出详细工作项点、负责的单位、目标完成时间；

海外业务部负责根据招标要求和以往项目经验，编制一份“投标文件制作规范”，该文件应规定投标文件的排版格式、页面模版、文件封面和文件包装要求。

海外业务部负责在上述文件完成后，组织各成员单位举行一次投标启动会，将“投标任务分配表”和“投标文件制作规范”在此次会议上进行下发

IB-130-110

财务相关信息

投标财务经理

按照计划进行

财务部

提供类似车型的制造成本、固定成本等成本信息，支持与银行等金融机构开展保函、外汇保值等金融服务，提供财务类的资质和证明文件资料。

IB-130-120

法律责任及风险识别

法律事务律师

按照计划进行

审计监察部

审核招标文件中的合同条款以及其他商务条件，识别风险和法律责任；

审核意见以审计监察部的法律意见书形式反馈。

IB-170

投标/预审文件编制流程

引用流程

IB-130-130

文件初稿汇总

投标项目经理

按照计划进行

海外业务部

根据各方按照IB-170投标/预审文件编制流程完成的文件汇总形成完整的投标文件初稿，在汇总过程中，应当检查是否与文件目录一致、格式是否有偏离以及必要的总体检查。

IB-130-140

标书法律事务审核

法律事务律师

按照制定的时间计划完成

审计监察部

海外业务部填写法律审查申请并将全套投标文件（商务部分）提交审计监察部审查法律风险；

审核意见以审计监察部的法律意见书形式反馈。

IB-130-150

提交标书评审资料

投标项目经理

按照制定的时间计划完成

海外业务部

将投标文件按照“投标申请报告”中的项点摘录投标文件中的信息，制作“投标文件摘录信息表”准备提交专业委员会审核。

IB-130-160

评审意见

专业委员会

按照制定的时间计划完成

各相关部门

在正式评审会前1个工作日，海外业务部负责邀请1名主管副总经理、1名主管副总工程、1名铁路/城轨客车开发部领导、1名转向架开发部领导、1名工业化部领导、1名生产物控部领导、1名城轨/铁路客车业务部领导组成公司专业会员会对“投标文件摘录信息表”中的内容进行评审。

评审意见记录在评审会议纪要中，会后分发给各位评委。

IB-130-170

整理专家意见形成投标建议书

投标项目经理

按照制定的时间计划完成

海外业务部

根据专业委员会的意见，编写“投标文件提交报告”，该报告除了继续引用“投标文件摘录信息表”中的信息，还应明确申请公司领导批准提交投标文件、批准评审会议纪要中列出的风险或者问题处理意见，评审会议纪要应作为附件附后。

IB-130-180

审批

公司董事长或总经理

按照制定的时间计划完成

公司办公室

董事长/总经理在“投标文件提交报告”上签批意见。

如果同意，则进入下一程序。

否则，返回090程序。

IB-130-190

修改、翻译并审核投标文件

投标技术经理

按照制定的时间计划完成

技术中心

根据董事长/总经理在“投标文件提交报告”上签批的意见连同专业委员会的意见海外业务部负责再次分配修改任务，包括修改的内容、时间限制和具体要求，完成本单位负责的投标标书修改。

IB-130-200

修改、翻译并审核投标文件

投标工艺经理

按照制定的时间计划完成

工业化部

根据董事长/总经理在“投标文件提交报告”上签批的意见连同专业委员会的意见海外业务部负责再次分配修改任务，包括修改的内容、时间限制和具体要求，完成本单位负责的投标标书修改。

IB-130-210

修改、翻译并审核投标文件

投标质量经理

按照制定的时间计划完成

质量保证部

根据董事长/总经理在“投标文件提交报告”上签批的意见连同专业委员会的意见海外业务部负责再次分配修改任务，包括修改的内容、时间限制和具体要求，完成本单位负责的投标标书修改。

IB-130-220

修改、翻译并审核投标文件

项目经理

按照制定的时间计划完成

城轨/铁路客车业务部

根据董事长/总经理在“投标文件提交报告”上签批的意见连同专业委员会的意见海外业务部负责再次分配修改任务，包括修改的内容、时间限制和具体要求，完成本单位负责的投标标书修改。

IB-130-230

修改、翻译并审核投标文件

投标采购经理

按照制定的时间计划完成

采购部

根据董事长/总经理在“投标文件提交报告”上签批的意见连同专业委员会的意见海外业务部负责再次分配修改任务，包括修改的内容、时间限制和具体要求，完成本单位负责的投标标书修改。

IB-130-240

汇总、打印投标文件

投标项目经理

按照制定的时间计划完成

海外业务部

根据返回的修改文件，海外业务部负责再次检查、汇总文件，如有格式上偏离或者明显文字错误，海外业务部负责修改；

完成的最终稿由海外业务部负责送交制作正式文本，包括打印、打印后的再次校核、包装。

IB-130-250

投标文件签署

董事长/总经理

按照制定的时间计划完成

公司办公室

请董事长/总经理或者其授权代表在正式投标文件上签字并按照公司公章流程盖章（如需要）。

IB-130-260

投标文件正式递交

投标项目经理

按照制定的时间计划完成

海外业务部

所有文件完成后，按照业主要求的方式正式提交文件。

提交之后务必获得业主的接收凭据。

IB-130-270

根据客户提出问题制定澄清工作计划

投标项目经理

根据具体时间安排

海外业务部

接收客户提出的问题并制作“澄清问题控制表”，在该表中列出问题提出的时间、问题描述、预定回答时间、负责部门、实际回答时间、回应主要内容、当前状态。

IB-130-280

编制澄清文件

投标财务经理

按照制定的时间计划完成

财务部

回答与财务有关的问题，或者进一步提供银行服务等金融支持。

IB-130-290

编制澄清文件

法律事务律师

按照制定的时间计划完成

审计监察部

审核对投标文件中包含的合同条件、商务条款的变更部分内容。

IB-130-300

编制澄清文件

投标技术经理

按照制定的时间计划完成

技术中心

回答涉及设计和RAMS有关的技术问题或者提供进一步的技术信息。

IB-130-310

编制澄清文件

投标工艺经理

按照制定的时间计划完成

工业化部

回答涉及制造方面的技术问题或者提供进一步的技术信息。

IB-130-320

编制澄清文件

投标质量经理

按照制定的时间计划完成

质量保证部

回答涉及质量方面的问题或者提供进一步的质量信息。

IB-130-330

编制澄清文件

项目经理

按照制定的时间计划完成

城轨/铁路客车业务部

回答涉及项目管理方面的问题或者提供进一步的管理信息。

IB-130-340

编制澄清文件

投标采购经理

按照制定的时间计划完成

采购部

提供澄清问题过程中可能的材料成本变更核算、询价支持。

IB-130-350

整理汇总澄清文件

投标项目经理

按照制定的时间计划完成

海外业务部

各部门负责内容如果需要翻译由各自负责；

海外业务部负责按照规定格式汇总、检查文件总体内容后做成正式澄清文件。

IB-130-360

评审项目澄清文件

专业委员会成员

按照制定的时间计划完成

各相关部门

如果澄清文件的内容涉及重大技术条件变更或者商务条件变更（这些变更会对成本造成超过100万人民币影响或者对公司生产排产造成3个月以上影响或者涉及责任范围变更），则应编写“投标澄清申请表”，该表应描述澄清的内容、对公司的影响和建议，专业委员会的构成与投标评审时的构成一致。

委员会的意见记录在会议纪要中并分发给各位委员。

IB-130-370

审批

公司董事长或总经理

按照制定的时间计划完成

公司办公室

根据专业委员会的意见，编写“投标澄清提交申请”，引用“投标澄清申请表”中的内容连同评审会议纪要一并提交；

董事长/总经理在“投标澄清提交申请”上签批意见。

如果同意，则进入下一程序。

否则，返回220程序。

IB-130-380

正式提交投标澄清文件

投标项目经理

按照制定的时间计划完成

海外业务部

根据董事长/总经理在“投标澄清提交申请”上签批的意见，完成最终文件并提交业主。

IB-130-390

公布评标结果

投标项目经理

根据招标方评标进展情况

海外业务部

获取投标结果，如果中标则进入IB-350流程，如果失利则结束流程。

E：

其它说明

基本假定

特殊情况说明

配套管理细则

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