门店支出管理.docx

门店支出管理.docx

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门店支出管理

门店费用管理

一、资金管理制度

1、现金管理

门店现金设收支两条线的原则。

销售收入存入银行，现金

按公司规定及时足额送存银行，保证现金安全。

小额费用支出使用备用金，大额支出申报Iris审批拨款，不得坐支货款。

库存现金定额核定为1000元。

2、银行存款管理（回款）

对于销售回款各店店长要及时汇入公司账户，每日日结后，

货款多余1万元需当天将足额货款存入银行；货款少于1万元,可2天一次将足额货款存入银行，并保留银行回单，与费用支出单据一并提交。

二、备用金使用范围

备用金使用范围：

洁而亮、充巴士卡、公证手续费、快递单、门店配货调货物流费（小额）、螺丝灯管等以及其他急用材料费用。

三、费用支出项目汇总

店铺费用支出包含人员工资、奖金、办公费、运输费、水电费、银行刷卡手续费、电话费、租金、固定资产、低值易耗品购置、店面维修费等。

其中，店铺有权自行购买上述备用金使用范围内的支出项目，办公用品、日常用品以及店铺维修材料一般情况下需定时向公司申报，由公司统一购买并发放到各店铺中，店铺急用除外；店铺无权采购任何固定资产，若需采购需填写采购申请表上报审批后由公司购买发放。

（一）在店支出项目报销

在店支出项目：

备用金使用范围，通过备用金支付。

店铺日常报销项目：

支出项目

所属科目

灯管灯架

店铺维修材料

洁而亮

GeneralExpenses

充巴士卡

Trafficfee

公证手续费

OfficeExpenses

快递单

（送货给客户）thegoodsdeliveryfee

（米购货物）商品米购成本

（物资传递）Freight&Courier

送货车费

thegoodsdeliveryfee

车垃圾去扔（商品样本等）

Cleaning

店铺临时紧急采购报销项目（2天内要使用，其他情况为公司统一采

购）：

支出项目

所属科目

办公用品：

A4纸等

OfficeExpenses

螺丝等五金材料

（店铺维修用）店铺维修材料

（安装商品用）costofsales

洗洁精、洁厕灵、纸巾等日用品

GeneralExpenses

电芯

（销售用）costofsales

1.领（付）款凭证（预支）

（1）使用情况：

用于预付账款，发票等单据未能及时到达的情

况（先付款再到票）。

领（付）款凭证

（2）填写说明：

年月日

店铺：

领款人

领款金

用途—

店铺：

向哪个店铺领款就写哪个店铺名称签章）

领款人：

谁领就写谁

4核准人：

该店铺店长

5领款金额（大写）：

（壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万）

⑥用途：

注明具体用处及用途

（3）填写要求：

金额大小写统一；

准确填写日期

领款人本人签字

4核准人本人签字

5上一流程未签字，下一流程审核人不得签字：

收到票据后，填写《报销单》，将《领（付）款凭证》标注“已

报销”后与票据附在填写完整的《报销单》下面，完成该笔款项报销；

报销人为该笔款项预领时的经办人；

2.报销单

（1）使用情况：

款项之前已经预领，之后收到票据，须填写《报销单》附在票

据上面（店铺预支）。

用于店铺零星的费用报销（个人预先垫付）

报销单

报销门店：

报销人：

年月日

发生日期

摘要内容

单据张数

金额

备注

月

日

合计（大写）

小写：

审核人

大额审核人

领款人

复核人

（2）填单说明：

以“陈叔报销一笔金额为100元的送货车费”为例

日期：

以具体填单日为准

发生日期：

以票据上的付款日期为准

报销内容：

订单号XX送货车费（注明具体用处及用途）

④金额：

MOP$100.00

（3）填写要求：

以报销人提供的原始凭证为依据；金额大小写统一，详细写明费用用途，报销金额不得大于原始凭证的金额；

报销人签在“报销人签章处”，本人报销；

门店的报销由店长审核，店长签名签在审核人处；超过500元的金额需要IRIS审批补充签名，否则不予报销;

④财务审核人签在“复核”处；

⑤上一流程未签字，下一流程审核人不得签字：

（4）原始凭证的要求：

凭证必须具备的基本内容齐全：

日期、支出摘要、金额；摘要和数字及其他项目填写正确，数量、单价、金额、合计填写正确，大小写金额相符；

发生的经济业务与公司业务有关，标注用处；

④所有实物形态的采购需附采购清单，超市（商场）购物需附购物清单。

若有不符合实际情况、手续不完备或数字计算不正确的原始凭证，应退回有关经办人，要求予以补办或更正。

（5）单据装订要求：

附件内容为支出的原始凭证；分类报销，一个类型的报销填写一张报销单，不同类型的报销分开填写

正规票据与非正规票据分开填写报销单，粘贴时要分门别类④粘贴时呈鱼鳞状粘贴，粘贴范围不要超过费用报销单范围，粘贴在报销单背面，从左至右粘贴。

尽量厚薄均匀，附件单据过多可分几份粘贴。

示例如下：

（6）凭证提交财务部复核归档周期为2周一次。

（7）

3.支出证明单

（1）使用情况：

一般只用于无单据证凭证的费用支出、特殊性支出。

（2）填写说明：

店铺：

经办支出人签名大写）

核准人:

用途：

无单据或凭证的费用支出说明明原因；

需要证明人签名;

④特殊性支出可不详细说明，但必须财务总监或总经理核准;

⑤大小写金额统4.申购单

如办公用品、日常用品及店铺维修材料，一般申报统一采购，由

各店铺店长填写申购单，上报给公司统一采购。

固定资产的购置必须由公司采购发放，店铺无权自行采购。

申购单

申请门店

申请日期

要求到货日期

物品名称

规格型号

单位

数量

用途

申请人

核准人

经办人

验收签名

（1）店铺申购分为定期申购和不定期申购

定期采购：

店长定期盘点店铺物资，根据物资现状预估使用情况，统一每月15日上报申报单，由公司统一根据各店需求采购并发放。

不定期采购：

临时发生的采购需求，非十分紧急或金额大于500元，需要向公司申请统一采购的，根据实际需求向公司提交申购单。

时间紧急可拍照提交，签名后补。

紧急且零星的费用则可由店铺自行采购，填写《报销单》与票据一并提交，如A4打印纸，店铺急用的维修材料等。

（2）填写要求：

要求到货时间：

为该门店希望此申购物资能在要求的到货日期前到达，财务部能掌握该物资的采购紧急程度；

物品名称、规格型号、单位、数量：

必须将物品的名称、规格型号单位及数量等基本采购信息填写清楚，以免造成采购错误；

用途：

将采购该物资用途用处填写清楚，何种用途，以及店铺自用或是销售均填写清楚；

4申请人：

为各店店长；

5核准人：

财务总监

6经办人：

财务部同事或其他采购人员

7验收签名：

店长验收物资时必须做验收签名，完成整个申购流程。

以上签名均在签名后附上签名日期。

5.费用登记入账

店铺支付的支出费用由店长登记入账。

每日下班前完成当天的现

金日记账，并将支出项目录进XER（系统，操作步骤查看《费用报销操作手册》，费用科目分类查看《支出项目科目汇总表》。

低于500元的小额费用由财务部员工审核，高于500元的费用由财务总监审核。

财务部员工于2个工作日内对店铺报销项目进行审核。

（二）在店非现金支出项目登记

在店非现金支出项目有：

水电费，店铺电话费，社保费，银行刷卡手续费等。

这些支出项目由公司支付，票据由店长整理收集登记。

其中银行刷卡手续费是银行自动扣除，因此只需要登记并录入系统即可。

水电费单及店铺电话费等费用，是先收到缴费通知单再由公司统一缴费，支付过程不需要经过店铺。

此类型费用的处理方式是店铺收到缴费通知书后，店长填写《用款申请表》，向公司提交申请表，由公司统一交费后，公司将缴费单据交回店铺后，店长将其与缴费通知书一起装订，并将此费用录入XERO由财务部审核。

用款申请表

用款门店：

年月日

序号

通知日期

用款内谷

金额

截止日期

备注

月

日

月

日

1

水费

2

电费

3

电话费

4

5

合计

（大写）万仟佰元角分

小写：

$

申请人

核准人

经办人

复核人

（三）非在店支出项目1.非在店支出项目：

即由总部办公室统一采购发放的物资及月循环支出项目

支出项目

所属科目

洗洁精

GeneralExpenses

洁厕灵

垃圾袋

清洁剂

纸巾

透明胶

维修计算机

OfficeExpenses

A4纸

快劳夹

笔

文件袋

墨盒

电芯

去办事的车费

Trafficfee

取锁口片车费

米购

锁口片加工

电箱及开关

（店铺用）维修材料（销售安装用）costof

sales

螺旋形23W节能灯泡6个

磨机夹板

水管钳

2寸固定轮

热熔胶枪

LED射灯

热溶胶棒条

五金

LED路灯

不锈钢镜钉

投光灯

螺丝

拉柳钉

防盗门扣

螺丝钉帽

镜灯

手扫漆

玻璃门锁

16合金法兰

批咀、钻咀

销售员工资

员工工资

安装人员工资

维修工资

（物资传递）快递费

F&C

调货各项运输杂费

XERO系统费（月循环）

Consuiting&Accounting

2月份租金（月循环）

rent

高精内背胶

广告费

外幻灯片

与客户吃饭及其他娱乐活动

业务招待费

请员工吃饭等活动

福利费

该部分的支出费用由财务部同事登记入账

2.统一采购

财务部作为物资采购中心，收到店铺提交的《申购单》后，汇总统计所需采购物资，2个工作日内进行采购，物资到达后按需分配，附上《申购单》交由到澳同事送递，门店店长领取物资时在《申购单》上进行验收签名，完成验收手续后《申购单》于下次费用单据一并交还。

财务部收到已完成的《申购单》后与该笔报销单及原始凭证一并装订。

3.费用报销

财务部不设备用金，报销人发生经济业务后，提交原始凭证进行报销申请，财务部登记报销清单，原始凭证审核要求与店铺一致，报销周期以一周为单位，每周一向财务总监提交上周报销单据进行审核结算，如财务总监未到场即顺延第二天。

4.登记入账

财务部经办的经济业务由财务部自行登记并录入XERO录入操作步骤查看《费用报销操作手册》，费用科目分类查看《支出项目科目汇总表》。

因财务部支出均向财务总监报销并审核，因此系统中审核工作由财务主管审核即可。

财务部对已完成报销的支出项目需在两个工作日内完成登记入账。

5.凭证装订

完成报销手续后，装订原始凭证，与上文店铺装订原始凭证的要求一致。

6.归档

将店铺提交的凭证与财务部自行装订的凭证汇总，按店铺分类归档，装订成账本，以一年一家店铺为单位的档案盒进行归档。