建账必知要诀.docx
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建账必知要诀
一、新设建账基本流程与要诀
（一）建账前资料准备
1．新建单位建账特殊情况
新建单位建账实际上存在一个特殊情况，新建单位建账的时间是单位会计人员走马上任的时间，它不一定是在年初。
财务会计部门建账时，虽然没有上下年结转之类的会计处理业务。
但是它需要把企业筹建过程发生的经济业务不断反映在账簿之中，并在单位有了业务活动或收入后，才转为单位正常会计核算方式的。
因此，新建单位的建账过程分为两个阶段：
（1）筹建阶段的建账；
（2）转为营业阶段（开展业务活动阶段）的建账。
2．特别说明：
单位筹建阶段与营业阶段的业务在时间上是能够分清的。
但是，在实际工作中，这些业务往往混在一起。
这主要是因为，实际工作中，会计人员的上岗与单位筹建不能同步。
特别是中小企业，等到单位筹建到一定阶段，管理人员才聘请会计专业人员进行会计核算活动，才想到把有关的原始凭证转到会计人员手里，要求建账。
由于单位筹建一般要经过投资（通过中介机构验资）、取得资质（取得监管部门批准营业许可证书，如图书经销公司要取得图书发行许可证、饭店要取得卫生许可证书等）、2015年10月1日起实行“三证合一”登记制度，即营业执照、组织机构代码证、税务登记证三个证件一次申请，合并核发一个营业执照，银行开户等诸步骤，单位会计人员基本上也是围绕上述活动建账和进行会计核算。
国务院办公厅最新发布《关于加快推进“五证合一、一照一码”登记制度改革的通知》（国办发〔2016〕53号），决定从2016年10月1日起正式实施“五证合一、一照一码”。
在全面实施“三证合一”登记制度改革的基础上，再整合社会保险登记证和统计登记证。
从2016年10月1日起正式实施“五证合一、一照一码”，在更大范围、更深层次实现信息共享和业务协同,促进经济社会持续健康发展。
3．法律依据
主要有企业章程、“一照一码”（加载法人和其他组织统一社会信用代码的营业执照）、相应资质许可证、刻制公章、财务章、验资报告等。
特别是验资报告，其用处主要有：
（1）能佐证企业的注册资本金额，以便确定账务中实收资本金额；
（2）能反映股东的出资方式，是货币或是实物等。
取得验资报告主要目的是为了确定股东的出资方式。
不能确定股东的出资方式是无法建账的，建账时一定要让企业主找到成立时的验资报告，注册资本发生变动的，应取得历次的验资报告。
若是以实物出资，还要找到当时的评估报告。
（二）制度选择
我国目前的会计制度
（1）自2007年1月1日起开始施行的《企业会计准则——基本准则》和38项具体准则以及应用指南（以下简称“最新企业会计准则”）根据财政部关于印发《企业会计准则第1号——存货》等38项具体准则的通知（财会〔2006〕3号）（2014年新修订以后变成了41项具体准则；）：
最新企业会计准则自2007年1月1日起在上市公司范围内施行，鼓励其他企业执行。
也就是说上市公司必须执行最新企业会计准则，其他企业也可以执行。
（2）2001年1月1日开始施行的《企业会计制度》根据财政部关于印发《<企业会计制度>实施范围有关问题规定》的通知（财会〔2001〕11号）：
《企业会计制度》2001年1月1日起暂在股份有限公司范围内执行，鼓励其他企业先行实施。
就目前的情况而言，未执行最新企业会计准则的除金融企业以外的非上市股份有限公司应当执行《企业会计制度》，未执行最新企业会计准则的其他非金融企业可以执行《企业会计制度》。
（3）2013年1月1日开始施行的《小企业会计准则》适用于在中华人民共和国境内依法设立的符合工信部联企业《2011》300号文——《中小企业划型标准规定》中规定的小型企业标准的企业可以执行本准则，也可以执行《企业会计准则》。
总结：
各类企业应当如何执行企业会计制度：
（1）上市公司应当执行最新企业会计准则。
（2）非上市股份有限公司可以执行最新企业会计准则，也可以执行《企业会计制度》。
（3）（国有、非国有）大中型有限责任公司、企业集团可以执行最新企业会计准则，也可以执行《企业会计制度》。
（4）“小企业”可以执行最新企业会计准则，也可以执行《小企业会计准则》。
建议执行后者。
（5）除上述范围以外的其他企业（包括不符合小企业条件的有限责任公司、个人独资及合伙形式设立的小企业等）可以执行最新企业会计准则，也可以执行《企业会计制度》。
（6）最后，需要说明的是自2007年1月1日起开始施行的《企业会计准则－－基本准则》适用于所有企业。
（三）账簿准备
1．建账时应考虑的问题
（1）与企业相适应。
企业规模与业务量是成正比的，规模大的企业，业务量大，分工也复杂，会计账簿需要的册数也多。
企业规模小，业务量也小，有的企业，一个会计可以处理所有经济业务，设置账簿时就没有必要设许多账，所有的明细账可以合成一、两本就可以了。
（2）依据企业管理需要。
建立账簿是为了满足企业管理需要，为管理提供有用的会计信息，所以在建账时以满足管理需要为前提，避免重复设账、记账。
（3）依据账务处理程序。
企业业务量大小不同，所采用的账务处理程序也不同。
企业一旦选择了账务处理程序，也就选择了账簿的设置，如果企业采用的是记账凭证账务处理程序，企业的总账就要根据记账凭证序时登记，你就要准备一本序时登记的总账。
2．账簿的种类
（1）主要账簿分类:
现金银行日记账、总分类、明细、备查
（2）一个企业至少应设置四册账：
一册现金日记账；一册银行存款日记账；一册总分类账；一册明细账。
总账，用于核算所有科目。
银行日记账，用于核算银行存款。
现金日记账，用于核算库存现金。
明细分类账，用于核算应付工资、主营业务收入、主营业务成本、营业税金及附加等不需要单独设立账簿的会计科目。
管理费用明细账，设置二级科目，用于核算管理费用，登记管理费用明细。
销售费用明细账，设置二级科目，用于核算销售费用，登记销售费用明细。
财务费用明细账设置二级科目，用于核算财务费用，登记财务费用明细。
固定资产明细账，用于核算固定资产，登记固定资产原值和每月折旧情况。
应收应付、其他应收其他应付明细账，用于登记往来单位的应收应付情况。
应交税费最好也单独立一本明细账（销项、进项、已交税金、税金转出等）
【以工业企业为例】
由于会计核算涉及内容多，又有成本归集与计算问题，所以工业企业建账是最复杂的，一般而言，工业企业应设置的账簿有：
现金日记账、银行存款日记账、总分类账、明细分类账。
当然，本数的多少依然是根据单位业务量等情况而不同。
业务简单且很少的企业可以把所有的明细账户设在1本明细账上；业务多的企业可根据需要分别就资产、权益、损益类分3本明细账；也可单独就存货、往来各设1本……无固定情况，完全视企业管理需要来设。
另外，有些大公司固定资产明细账用卡片账。
一般小公司都是和其他资产类合在一起。
（四）科目设置
设置科目可以根据自己选定的会计制度中的会计科目，结合自己单位所属行业及企业管理需要，依次从资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类中选择出应设置的会计科目。
子科目的设置，需要根据单位的经营管理需求量体裁衣，符合自身需求。
企业科目设置建议：
企业由于规模、所处行业、管理需求不同，在科目设置上呈现自己的特点。
工业企业科目设置建议：
重点关注：
销售业务中的各个产品如何设置收入和成本的核算，在成本核算时是否需要分产品或比例进行核算。
如何根据公司业务设置二级科目，如何在建账完善的情况下，为企业提供决策数据支撑。
也就是我们要站在管理的角度来考虑建账的问题。
明细账科目：
在采用材料按实际成本计价的企业，要设置在途材料或材料采购明细账，以便于核算不同来源的材料的实际成本。
在材料按计划成本计价的企业，要设置材料采购明细账，按材料的各类规格、型号登记材料采购的实际成本和发出材料的计划成本，并根据实际成本和计划成本的差异反映材料成本差异；另外配合材料按计划成本计价，可以建立“材料成本差异”明细账，它是原材料备抵调整账户，同原材料相同，它的设置也是按材料的品种、规格设置，反映各类或各种材料实际成本与计划成本的差异，计算材料成本差异分配率。
为计算产品成本要设置基本生产成本明细账，根据企业选择的成本计算方法，可以按产品品种、批别、类别、生产步骤设置明细账；辅助生产成本明细账，用以反映归集的辅助生产费用或辅助生产成本及分配出去的辅助生产成本和转出的完工的辅助生产成本，辅助生产成本明细账的设置应根据辅助生产部门设置。
预提费用、待摊费用明细账可根据预提和待摊的业务项目设置，如预提利息、职工教育经费、大修理费、待摊的租金、修理费、书报费等。
制造费用明细账是所有工业企业都必须设置的，它根据制造费用核算内容如工资、折旧费、修理费、低值易耗品摊销费、劳保费等来设置。
例如：
某制造企业有两个基本生产车间，第一车间生产A、B两种产品，第二车间生产C产品；另有一生产模具的辅助生产车间，生产1号、2号两种模具；还有一个专门提供电力的辅助生产车间。
这个企业的生产成本明细账就可以设置为：
基本生产成本——第一基本生产车间—A产品
—B产品
——第二基本生产车间—C产品
辅助生产成本——模具车间—1号模具
—2号模具
—一供电车间
“制造费用”账户须按车间分设明细账。
这样设置明细账的原因是由于制造业一般按生产费用的发生地点对生产费用进行归集。
在上述例子中，“制造费用”明细账户应设置为：
制造费用——第一基本生产车间
——第二基本生产车间
——模具车间
——供电车间
损益类明细账：
主营业务收入、主营业务成本明细账可根据产品的品种、批别、类别来设置，产品销售费用、管理费用、财务费用按照费用的种类设置，营业外收入、营业外支出根据收入与支出的种类设置，投资收益则根据投资的性质与投资的种类来设置。
由于工业企业的成本计算比较复杂，所以在企业建账时，为了便于凭证的编制，还要设计一些计算用的表格，如材料费用分配表、领料单、工资费用计算表、折旧费用分配表、辅助生产费用分配表、产品成本计算单等相关成本计算表格。
例：
某企业为一家上市公司，主要经营范围是弹簧制造，对于财务管理要求成本按照业务核算；对于费用要能够为企业进行部门考核提供依据。
这样，我们首先明确该企业的会计制度——企业会计准则。
重点科目设置：
1403 原材料
140301 弹簧主材
140302 弹簧辅材
140399 其他主材
重点科目设置：
5001 生产成本
500101 弹簧直接材料
500102 弹簧直接人工
500103 弹簧辅助材料
500104 弹簧辅助人工
500105 弹簧维修材料
500106 弹簧维修人工
500107 磨光直接人工
500199 其他成本
重点科目设置：
6001 主营业务收入
600101 弹簧业务收入
600102 出口收入
600103 维修收入
6401 主营业务成本
640101 弹簧业务成本
640102 出口成本
640103 维修成本
重点科目设置：
6602 管理费用 （部门核算）
660201 工资
660202 福利费
……
660299 其它
该企业电子账科目设置表：
该企业电子账科目设置表：
该企业电子账科目设置表：
该企业电子账科目设置表：
该企业电子账科目设置表：
该企业电子账科目设置表：
工业企业科目设置建议：
思考:
（1）如果该公司有三家分厂,生产业务内容相同,现在董事会需要按照分厂进行精细考核,科目设置应该如何进行？
（2）如果该公司有三个车间,一个车间生产弹簧、一个负责磨光、另外一个车间专门负责维修，如果需要按照车间进行精细考核,科目设置应该如何进行？
商品流通企业科目设置建议：
明细科目：
商品流通企业的除了要设置我们讲到的工业企业科目，还要设置商品采购、库存商品、商品进销差价这三个商品流通企业必须使用的科目。
如果经常委托他人代销商品或为他人代销商品，还需设置委托代销商品、代销商品款、受托代销商品账簿。
明细账科目：
商品采购明细账，反映购进商品的进价成本及入库商品的实际成本，商品采购明细账可按客户名称设置；库存商品明细账，反映商品的收发结存情况，可按商品的种类、名称、规格和存放地点设置，要求采用数量金额核算法。
在按实际成本计算已销商品成本时，库存商品的发出可按个别计价法（分批实际成本计价）、加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、进销差价法和毛利法。
如果企业是商品零售企业，还需设置“商品进销差价”明细账，该账户因是“库存商品”的调整账户，所以它的明细账的设置口径应与“库存商品”明细账一致。
“销售费用”作为反映商品流转整个经营环节所发生的各种费用，应按费用的种类，如运输费、装卸费、整理费、广告费等分类反映。
明细账科目：
在商业企业，业务部门、仓库部门和会计部门都需要库存商品的明细分类资料：
业务部门需要随时掌握商品的可供调拨的销售数量，以便开出发货单；仓库需要随时掌握商品的实存数量，以明确保管责任；会计部门需要根据库存的增减组织核算。
那么应该如何设置库存商品的明细账以满足这三个部门的不同需求呢？
可按以下三种方法设置明细账。
明细账科目：
（1）业务、保管、财会部门各设一套库存商品明细账。
即业务部门设商品调拨账，仓库设保管账，财会部门设库存商品明细账。
前两套账一般只记数量、不记金额，财会部门的库存商品明细账，同时核算数量和金额。
（2）业务和财会部门合并设置一套库存商品明细账，既记录数量又记金额，同时提供业务和财会部门所需要的库存商品明细资料；仓库设保管账，只记录数量。
（3）业务、仓库和财会部门合设一套库存商品明细账，既记数量又记金额，同时提供业务、保管和财会部门所需的库存商品明细资料。
明细账科目：
“主营业务收入”、“主营业务成本”明细账可以按商品的种类、名称、规格或不同的销售部门设置。
商品流通企业明细账的设置，除了上述明细账外，其余与工业企业明细账的设置相同。
例如：
主营业务收入——第一销售部
——第二销售部
主营业务成本——第一销售部
——第二销售部
服务业企业科目设置建议：
服务业也称为第三产业，泛指那些对外提供劳务服务的企业，因它提供的并非是产品或商品，而是一种劳务服务，所以我们称之为服务企业。
它包括金融保险业、邮电通讯业、文化体育业、娱乐业、旅游服务业、仓储保管业、仓储租赁业、代理业、广告业等。
大量的服务业,一般都属于小企业,使用小企业会计准则。
明细账科目：
明细分类账的设置也是根据服务企业管理的需要和实用性来设置的。
要明确哪些项目是企业管理关注的重点，并以此作为设置明细科目的依据。
举例：
餐饮企业：
重点关注收入来源（分部门）、成本（毛利率）、费用（配比合理性）往来账款（现金流健康程度）；
同时对原材料进行明细分类核算，这有利于对原材料进行管理，可以使管理者清楚地了解、掌握各种原材料的收入、发出和结存情况，便于进行账实核对，保证原材料的安全。
因此，各饮食业务无论其规模大小或采取何种管理方式，都必须设置一套既有数量又有金额的明细账。
明细账科目：
根据各饮食业务的自身条件，材料明细账的设置可分为两种。
一种是将整套明细账设置在仓库，由仓库保管员根据材料出入库单登记材料收发的数量和金额，并负责在月底结出各种材料的余额。
财会部门则可按仓库设立的原材料二级明细账，对仓库的数量、金额明细账起到控制和监督的作用。
另一种是因条件限制，仓库仅设置原材料数量明细账，而不设原材料金额明细账。
采用这种方法同样由保管员登记材料收发数量账，并结出库存数量。
财会部门每月末进行盘点清查并填制金额。
明细账科目：
设置科目时：
原材料设置：
主料、调料、配料二级科目就可以了。
低值易耗品可分为：
餐具用具、日用品等。
大的设备入固定资产，小的用品入低值易耗品，食材及食品酱料类入原材料。
仓库按你的大类分成小类。
明细账科目：
主营业务收入（按部门核算）——中餐部
——日餐部
——前厅部 ……
主营业务成本（也要按照部门来设置）
主营业务成本——中餐部
——日餐部
——前厅部 ……
举例：
餐饮企业：
重点关注收入来源（分部门）、成本（毛利率）、费用（配比合理性）往来账款（现金流健康程度）
设置科目时：
应收账款（设置按客户核算,并且要设计账龄分析功能）
应付账款（设置按客户核算,并且要设计账期分析功能）
设置科目时：
销售费用——广告费（按部门设置）
——业务宣传费（按部门设置）
——业务提成/佣金
财务费用——手续费
——利息收入/支出
——汇兑损益
其他企业科目设置建议：
前面列举了工业企业、商品流通企业、服务业，此外还有交通运输企业、施工企业、农业企业、房地产开发等企业。
这些企业的资产、负债、所有者权益的核算及该方面的建账与上述三类企业是相同的，主要区别是在成本核算方面及总账和明细账的设置方面。
下面就它们的差异分别做一介绍：
①交通运输企业。
交通运输企业是处于流通领域里的产业部门，从事旅客运输和货物运输活动。
它的特点是流动性大、营运点多、面广和线路多，企业与有关部门以及企业内部各部门之间的经济关系比较复杂，核算的环节多、业务量大。
成本计算要按被运输对象的不同，按不同的运输工具、运输作业项目、运输组织方式计算各种运输成本。
运输途中的各种消耗就是运输产品成本，所以在建账时要设置“运输支出”、“运输成本”、“辅助营运费用”、“营运间接费用”、“装卸支出”等总账和明细账。
②施工企业。
施工企业是专门从事建筑安装工程及施工的生产单位。
它从事建造各种生产和非生产用房屋、建筑物、构筑物，安装各种机械设备。
对原有房屋、建筑物进行修理和改造。
施工企业与工业企业相比，其产品生产过程既有相一致的地方、又有其不同，主要是工作地点的流动性、工作内容的多样性、施工机械体积大、受自然气候影响大、施工周期长等特点。
为了便于核算，要设置“工程施工”、“辅助生产”、“机械作业、“工程结算成本”、“工业生产”等总账和明细账。
③房地产开发企业。
房地产又称不动产，一般指土地、土地上的永久建筑物和由它们衍生的各种物权，房地产开发企业是指专门从事上述不动产开发的企业。
它的费用支出主要有土地征用及拆迁补偿费，前期规划、设计、水文、勘察、测绘、三通一平费，建筑安装工程费，道路、供水、供电、供气、排污、通讯、照明、环卫、绿化等基础设施费，公共配套设施费，开发间接费等。
为核算上述各项费用，需设置“开发成本”、“开发间接费”、“开发产品”等总账和明细账。
④农业企业。
农业企业是指那些通过生物的生长和繁殖来取得产品，并获取利润的部门。
它包括农业、林业、畜牧业和渔业。
农业生产比较多样化，它的日常核算往往与农作物生产周期、养殖周期相一致，在进行会计核算时，需设置“农业生产成本”、“农用材料”、“辅助生产成本”、“畜牧业生产成本”、“渔业生产成本”等总账和明细账。
关于科目设置管理建议：
设置科目时：
管理费用——业务招待费这项费用是为了正常经营活动而支付的业务应酬费。
税法允许列支的限额为:
发生额的60%且不超过营业收入0.5%部分可以企业所得税前扣除，对于业务招待费、差旅费、会议费、董事会费这几项内容，要求企业应能证明其发生是与企业经营活动有关的合理之处。
这就要求我们平时记录这些费用时，不能只以发票作为记账依据。
（五）填制账簿
传统的手工建账是根据以上提及的账簿来进行账簿填置,鉴于咱们的学员基本都使用计算机处理业务,在这一步就可以进入凭证编制了。
只给大家简单介绍一下一个不太常用但是很有效的账簿填制实务——备查账。
备查账是一种辅助账簿，是对某些在日记账和分类账中未能记载的会计事项进行补充登记的账簿。
建立备查账时，一般应该注意以下事项：
备查账应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置。
并不是每个企业都要设置备查账簿，而应根据管理的需要来决定，但是对于会计制度规定必须设置备查簿的科目，如“应收票据”、“应付票据”等，必须按照会计制度的规定设置备查账簿。
备查账可以利用excel表格来完成,也可以在建账时设计进财务软件。
备查账的格式由企业自行确定。
备查账没有固定的格式，与其他账簿之间也不存在严密的勾稽关系，其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。
备查账的外表形式一般采用活页式。
为使用方便备查账一般采用活页式账簿。
与明细账一样，为保证账簿的安全、完整，使用时应顺序编号并装订成册，注意妥善保管，以防账页丢失。
我们以建立“应收／应付票据备查簿”为例来说明备查账的建账方法：
企业设置“应收票据备查簿”时，应该逐笔登记每一张应收票据的种类、号数和出票日期、票面金额、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日期和利率、贴现日期、贴现率和贴现净额，以及收款日期和收回金额等资料，应收票据到期结清票款后，应在备查簿内逐笔注销。
企业设置“应付票据备查簿”时，应该详细登记每一张应付票据的种类、号数、签发日期、到期日、票面金额、合同交易号、收款人姓名或单位名称，以及付款日期和金额等详细资料。
应付票据到期付清时，应在备查簿内逐笔注销。
编制会计报告：
单位在没有营业活动之前，不存在申报问题。
同时，投资者和债权人一般对投资情况及财务状况比较了解。
因此，单位在这个时候，不论筹建活动长短，一般不编制财务会计报告。
会计人员主要是根据会计凭证编制试算平衡表，来进行验证发生额及余额是否平衡。
如果借贷不平衡，就可以肯定账户记录出现了差错，应采用一定方法进一步查明原因。
及时予以纠正。
试算平衡表模板
二、年初换账要诀
（一）手工账必换账簿与跨年使用账簿
1．重新建的账簿
总账、日记账和多数明细账应每年更换一次，即新的年度开始时都需要重新建账。
2．可以不重新建账的
有些明细账也可以继续使用，如财产物资明细账和债权、债务明细账等，由于材料等财产物资的品种、规格繁多，债权债务单位也较多，可以跨年度使用，不必每年更换一次；固定资产卡片等卡片式账簿及各种备查账簿，也都可以跨年度连续使用。
（二）电子账直接结转即可，年末打印账簿。
（三）用友建账及期初流程
1．建账：
双击桌面“系统管理”图标，在用户名处输入“admin”进入系统管理
点击菜单栏上的“账套”，选择“建立”
建账：
输入账套号，名称，路径和会计期间后点击下一步，注意：
账套号和已存账套的账套号不能重复。
建账：
输入单位名称（注意单位名称是必填项）
建账：
选择好企业类型，行业性质，和账套主管，点击下一步
建账：
根据需要选择下列选项
建账：
选择企业的业务流程：
升级会员 