费用报销管理办法2011.9.1Word文档下载推荐.doc

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（一）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；

（二）按审批程序审批：

主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批→董事长；

（三）财务部根据审批后的报销单金额付款；

（四）若需提前借款应按借款规定办理借支手续，并在10个工作日内办理报销手续。

第三条日常费用报销一般规定

（一）报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见发票管理制度），且发票背面有经办人签名，标注发生日期、人数等信息。

如有数位相关人员经由一人填写报销，需由相关人员在发票背面签字背书同意。

（二）严格按照单据要求如实填写明细，金额大小写必须一致不得涂改；

注明附件张数，简述费用发生日期、事由、参与人员。

（三）提取备用金或借款超过5000元以上需要提前至少一天通知财务部以便备款。

第四条各部门费用报销制度规定

（一）工程部费用报销的一般流程：

（1）、报销人整理报销单据并填写对应的费用报销单→交由资料员按报销人或不同项目名称统一汇总填制经费支出报销单（以2周为一个时间节点），

（2）、递呈工程部经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→董事长确认→到出纳处报销。

（二）采购合约部门费用报销的一般规定

（1）预付款申请：

必须随付款申请附相关部门递交的采购需求申请单、供货合同（由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。

如该供货商为初次启用的新供应商，必须附资质审核表（由采购部门提交）。

（2）中期货款申请：

款到发货及中期款结算的货款申请，必须递交供货方盖章确认的有效供货合同复印件（传真件亦有效）。

于货到2周内由采购部随同相关部门提供的验收合格入库单、出库领料单、全额增值税票交由财务室入帐。

（3）质保金及尾款的货款申请：

所有资料全部齐全的情况下，报公司审批。

货款结清后，由资料室将合同、全额税票、出入库单、供应商全套资质文件存档（原件由各部门保管，复印件主动交由资料室备份。

）物资入库类单据必须要有仓管员验收确认的入库单，项目相关负责人签字确认的领料单作为凭证入帐册。

（三）后勤、管理类费用报销的一般流程

（1）、凭合规的原始单据报销费用。

原始单据必须加盖有销售方的章，不得涂改;

（2）、费用支出类的单据要有经办人在原始单据上签字；

（3）、将票据粘贴好，用中性笔填写经费支出；

（4）、将付款凭单传递给财务成本专员，由其核对所报销的费用是否合理，手续是否完整、支出金额是否正确，并对所审核的单据签字确认;

（5）、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批;

（6）、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。

（四）其他补充说明

（1）、特殊事件急需付现，先向总经理请示后，出纳先行付款手续，后补审批手续。

（2）、各部门发生的费用必须在发生费用两周内报销申请，不得拖延时限。

第四章各项费用报销准则

第一条差旅费报销执行细则

（一）报销流程

（1）出差申请：

拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目、是否借支等，出差申请单由部门经理或者总经理批准，并呈报行政部登记备案。

如遇紧急情况，由主管临时派遣出差者，可先行出差，事后补填出差申请单。

（2）出差核准权限：

员工出差不超过3天的，由部门主管核准；

员工出差天数超过3天的，由总经理批准；

部门主管以上管理人员出差由总经理批准。

（3）借支差旅费：

出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

前次借支未清者，不得再借款。

（4）购票:

出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。

（5）返回报销：

出差人员应在回公司后十个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；

原则上前款未清者不予办理新的借支。

（二）差旅费报销原则：

对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用，节约归己，超支不补”。

（1）短途（能当天返回公司的）出差的差旅费报销标准：

凡乘坐公司车辆出差的不报销交通费，乘坐公共汽车、中巴车的费用实报实销。

特殊情况要乘出租车的须经部门主管在出租车票签字同意，由公司总经理批准方能报销。

（2）短途出差伙食费，原则上不报销，特殊情况可按10元/餐的标准报销伙食补贴，但须经行政部主管在报销单的备注栏中注明“同意报销伙食补贴”方能报销。

（3）由公司统一安排就餐的，不报销伙食补贴。

（4）短途出差不报销住宿费。

长途（不能当天返回公司的）出差的差旅费报销标准（参照员工守则及员工手册）

（三）关于项目经理每月交通补贴的规定：

（1）公司项目经理每月可到公司填写报销单，并报销交通补贴伍佰元整（500.00元）。

（2）公司施工员每月可到公司填写报销单，并报销交通补贴叁佰元整（300.00元）。

（3）在外地工作的项目经理，因公回上海，来回路费可实报实销。

（4）项目经理、施工员往返工地的交通费用公司不再另行报销。

（四）其他补充说明：

（1）在出差过程中因业务工作需要使用招待费、礼品费用应先征得部门领导或总经理批准，并经安排综合行政部核准并签署意见后财务部方可审核报销。

未经部门领导和总经理批准的不予报销。

（2）出差人员应保留完整车票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。

第二条 

通讯费报销执行细则

（一）移动通讯费：

为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。

（二）固定电话费：

公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。

不鼓励员工在上班期间打私人电话。

（三） 

通讯费报销（补贴）标准（参见员工守则及员工手册）。

话费标准按月计发，凭证式的花费单据报销。

话费包干后，任何部门及个人不再另行报销话费。

第三条交通费报销制度及流程

（一）费用标准：

（1）员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;

（2）市内因公产生的公交车费应保存相应车票报销。

（二）报销流程

（1）员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。

（2）按日常费用报销审批程序审批。

（3）员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

第四条办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定

为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

（1）购置申请:

公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

（2）报销程序：

报销人先填写费用报销单（附发货清单或现场签收单），按日常费用审批程序报批。

审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

（3）费用归集：

财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。

库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

第五条 

招待费报销执行细则

（一） 

招待费开支原则：

（1）招待费开支要严格遵循“厉行节约，合理开支，严格控制、超标自负”的原则。

能免则免，能省则省。

（2）招待费的使用严禁超标（超出预算总额）。

（3）用餐完毕，原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费，经总经理、董事长批准的除外。

（二）招待费开支的申报及审批：

（1）招待费采取申报制度，负责接待的部门或个人需要招待客人的，应按本规定提前申报部门负责人和行政部审核；

（2）负责接待的部门或个人填写“招待费用申报表”，注明客人单位、职务、人数、事由，陪同领导、陪同部门、陪同人数，用餐时间、费用预算等；

（3）招待费实行“一支笔”审批制度。

接待人数无论多少，支出金额无论大小，只有总经理、董事长有审批权；

（4）审核同意后报成本控制中心复核其当月招待费是否超标，并在“招待费用申报表”上注明；

再报总经理审批同意后，方可按标准开支；

（5）特殊情况由当事部门负责人向总经理电话请示，得到批准后方可开支。

但事后必须补办手续，否则财务部有权拒绝报销。

（6）赠送礼品，纪念品等由总经办统一办理。

当事部门应在申请时注明礼品名称，数量，价格，事由，报行政部，行政部经理审批同意后，统一购买，然后交当事部门。

（三）招待费报销标准：

1、总额控制标准

（1）公司总的业务招待费，控制在公司营业收入的2.5‰之内；

（2）各部门的业务招待费，由公司结合各部门实际情况，在与其签定目标经济责任制时下达年度业务招待费指标；

（3）各部门将指标分解到月，并将分解指标报行政部、成本控制中心备案；

（4）各部门应严格按照公司下达的指标进行开支，各部门负责人对此负责。

超过部分一律在部门负责人年终奖金或工资中予以扣除。

2、用餐控制标准

主持接待人员级别

用餐标准（元/人）

总经理

具实报销

副总经理

60以下

部门负责人

40以下

一般人员

20以下

说明：

（1）一般客人中午统一简单工作餐，重要客人经总经理批准可以在酒店用餐。

（2）一般情况，中午不许喝酒，特殊情况经总经理批准可少量喝酒；

（3）应由总经理或行政部部长主持接待的用餐，因特殊情况不能亲自参加，委托其他人员接待的，用餐可按总经理或行政部部长的标准执行。

（4）因特殊情况超过用餐标准的，必须经总经理审批同意后方可报销，否则超过部分由经办人承担。

（四）招待费报销程序

（1）用餐后，应在三天内报销费用；

（2）使用人填写报销凭证后连同各项单据报行政部负责人审核；

（3）审核通过后报总经理审批；

（4）使用人持审批后的报销凭证并附“招待费用申报表”，经财务部负责人复核后用餐标准后报销。

（5）如有超过用餐标准的，财务部将经办人和超过部分报行政部，由行政部在经办人工资中扣除。

第五条专项支出财务报销制度及流程

（一）费用范围：

专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用支出。

（二）费用标准：

此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批。

（三）报销流程：

（1）填写购置申请：

按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

（2）付款流程：

a.资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；

b.按审批程序审批：

主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批；

c.若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在10个工作日内办理报销手续。

　　第五章附则

　　第一条本制度解释权归公司财务部。

　　第二条本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效

上海盛世誉德节能技术有限公司2011年9月1日（草拟稿）