采购管理中心订单管理制度Word下载.docx

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二、适用范围

1、适用于采购管理中心全体人员;

2、适用于公司内的原材料、备品备件、固定资产设备、成型软件等所有适用于采购订单的采购任务。

三、采购订单管理内容

1、供应商选定:

采购员根据采购任务要求,合理选择合格供应商进行价格确认。

采购员必须选择经评估合格的供应商作为订单下单的对象,未经评估的不予考虑。

未经评估的供应商下达采购订单,其造成的采购责任由采购员负责。

2、价格管理:

采购员依照采购任务依照规格、交期、品质要求及其他交易条件,选择适当的供应商,做询价、比价工作。

合理选择供应商后根据市场信息进行价格谈判,长期供应商需进行价格确认。

采购员根据最终确认价格编制采购订单,并将采购订单交由主管审核批准后下达供应商,未经审核批准的采购订单不能下达供应商。

3、下达采购订单规定:

1.采购员接到采购任务后,应及时核实采购任务所要求的资料文件是否准确齐全,并整理作为采购订单下达资料。

采购员对于采购任务不明确或有错误时应及时向需求人确认,进行调整。

避免出现错误采购订单造成损失。

2.采购员应及时编制采购订单,并有主管审核后盖章,下达供应商。

采购员需确认采购订单是否下达供应商,需要追踪供应商的订单并回传存档。

3.未经确认的采购订单不得下达给供应商,由此造成的损失由采购员负责。

4、采购订单催单管理规定:

采购员应及时跟进供应商生产加工情况和供货期安排,对供应商反馈的异常信息及时告知需求人。

对于供应商由于异常情况不能及时交货的信息及时汇报给主管。

5、采购入库管理:

采购员根据送货单,及时核对实物和采购订单是否相符,核实无误及时交由库管员入库。

6、采购异常入库管理:

1.数量不符:

当到货数量不符和采购要求时,采购员应及时通知供应商补货并确认最终送货期,并将协调结果告知需求人。

协调未果需汇报主管领导处理。

2.质量异常:

当货品与订单不符、产品质量异常时,采购员留存证据并根据到货实际情况和供应商协调处理异常,并确认最终到货期并将协调结果告知需求人。

必须将异常情况和协调结果汇报给主管领导。

四、对账结账管理规定:

1、对账:

每个自然月为结算周期,采购员应每月5号前对上月送货单,入库单,异常单进行整理与供方进行对账,对账无误后双方签字确认;

2、发票:

付款前供应商应根据对账单金额开具相应发票,并交由采购员。

3、预付款:

个别采购任务需要预付款,可根据实际情况申请支付,需附采购合同。

4、结账付款:

采购员根据实际情况,将对账单,发票,付款单交由财务部付款。

采购管理中心

2016年11月29日

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