公司来访接待流程Word文件下载.doc

公司来访接待流程Word文件下载.doc

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四、计划与准备

1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：

来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。

在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。

2、行政部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、如有需要行政部根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。

4、因特殊会议需要，行政部负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、电子屏、集团相关ppt，安排摄影摄像等。

5、根据接待要求，行政部安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部和主接待人员协调安排，统一调度。

6、行政部根据情况提前购买车票及机票。

五、接待标准：

陪同人员：

总经理、总监、副总经理、相关部门经理

1、迎接：

由相关部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。

2、参观：

副总经理、相关部门经理陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍项目相关信息。

3、座谈：

公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。

4、用餐标准：

行政部根据情况预定酒店。

5、下榻宾馆标准：

6、行政部根据情况购买礼节性礼品。

六、接待礼仪

1、仪表：

面容清洁，衣着得体。

2、举止：

稳重端庄，从容大方。

3、言语：

语气温和、礼貌文雅。

4、态度：

诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：

要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口、电梯口或前台，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：

要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：

通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

8、进电梯时：

要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、座谈时：

客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：

根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

七、注意事项

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

八、信息反馈

接待结束，主接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有总经理室。

九、附则

1、本制度由行政部制定，报总经理批准后执行，修改时亦同。

2、本制度未尽事宜由行政部负责解释并修订。

3、本制度自下发之日起实施。

关于《来访接待流程》附件

一、来宾接待准备及过程简明流程

《来访接待通知单》

与客户谈判前的准备

总经理审批、行政部备案

了解来宾信息及来访需求

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来宾进公司接待

来宾接机/车/船

参观/学习/业务工作

接待结束，送别来宾

信息汇总上交

食宿安排、其他安排

其他安排

二、商务接待中的座次安排（图）

（一）、关于会议主席台座次的安排

1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；

领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

（三）、合影座次安排与主席台安排相同。

附：

会议座位安排

长条桌

注：

集团主席位，A为公司员工从左到右依次职位高低，B为来访嘉宾。