公务卡管理使用办法Word格式文档下载.doc

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一、公务卡结算的范围

公务卡结算的范围：

主要是财政授权支付业务中原使用现金结算的公用经费支出，包括差旅费、会议费、招待费和5万元（以人民币为单位，下同）以下的零星购买支出等费用。

原使用转账结算的公务支出，继续使用转账方式结算。

持有公务卡的工作人员（以下简称“持卡人”）应当妥善保管公务卡，规范使用公务卡办理公务支出的支付结算业务，并按规定及时到计划财务处申请办理报销手续。

二、公务卡的开立与管理

经院领导批准同意，院办公室负责按照各部门上报的名单审核确定，报院领导审批后，交由计划财务处，由计划财务处负责在国库集中支付管理系统“公务卡”模块中进行操作，统一录入公务卡相关信息并和银行系统进行比对、确认。

我院统一使用农行和建行营业室免费（免开户、年费、免担保、开存款账户、到期换卡等费用）办理的贷记卡。

信用额度2-5万元。

公务卡申办完成后，经院计划财务处确认核实，由发卡行对持卡人姓名和卡号等信息进行统一管理维护。

公务卡的卡片和密码均由持卡人负责保管。

遗失或损毁后的补办以及相关信息变动等由持卡人自行到发卡行申请办理，同时相关信息要及时报计划财务处。

新增、调动、退休时应及时办理公务卡的申领或停止使用等手续，公务卡信用额度进行调整，事前必须经院财务领导小组同意。

发卡行按月向持卡人提供公务卡对账单、资金变动情况、还款提示等。

三、公务卡的支付

办理公务卡后，持卡人要主动使用公务卡，凡具备刷卡条件的，必须使用公务卡进行支付，由于个人原因未使用公务卡的原则上不予报销。

因特殊原因不能使用公务卡结算的，必须报相关院领导批准。

除差旅费外，持卡人办理500元以上的支出业务，应根据计划财务处的规定，依据批复后的预算办理支出业务，如开支需超过核定预算的，须及时报主管领导和主管财务领导同意，否则形成的超支，按个人消费处理。

公务卡也可用于个人支付结算业务，但此业务不得办理报销手续，单位不承担个人消费引起的一切责任。

持卡人原则上不允许通过公务卡提取现金。

确有特殊需要的，应当事前提请主管领导和主管财务领导批准；

未经批准的提现业务，提现手续费等费用全部由持卡人承担。

四、公务卡的报销

公务支出发生后，持卡人必须在10日内到计划财务处办理报销手续。

有其他特殊情况的，必须在申请免息还款期限前7日内，向计划财务处申请办理报销手续。

报销时，应当按照要求填写《报销汇总表》或《差旅费结算单》，并附相关财务报销凭证及公务卡消费交易凭条，按照规定的程序办理报销。

因个人报销不及时造成的罚息等相关费用，全部由持卡人承担。

确因工作原因，持卡人不能在规定的免息还款期内返回单位办理报销手续的，可由持卡人委托其所在科室相关人员向计划财务处提供持卡人姓名、交易日期和每笔交易的明细信息，按照我院内部报销流程报请批准后，在免息还款期之前，先行还款，持卡人返回单位后按计划财务处规定补办报销手续。

计划财务处登录公务卡管理系统，根据持卡人提供的卡号、交易日期、消费金额和流水号等信息，查询核对公务消费的真实性，审核确认后批准报销。

计划财务处通过公务卡管理系统，编制“还款明细表”，并以电子文档形式将“还款明细表”提交发卡行；

签发财政授权支付指令，附加盖财务公章的“还款明细表”，通知发卡行向指定的公务卡还款。

“还款明细表”应包含记录序号、公务卡卡号、持卡人姓名、交易金额等要素。

“还款明细表”电子信息与纸质信息必须确保一致。

“还款明细表”必须从公务卡管理系统中直接打印，不得使用另行编辑或下载修改的“还款明细表”。

发卡行根据计划财务处签发的支付指令和加盖单位公章的“还款明细表”信息，于收到支付指令的当日，将资金支付到公务卡账户，并将支付凭证回单返回计划财务处。

因特殊原因导致发卡行当日无法将资金划转到公务卡账户，发卡行应及时与计划财务处沟通核实并重新划款，同时恢复持卡人的信用额度。

逾期产生的费用支出由发卡行承担。

计划财务处在收到支付凭证回单后，将消费发票、消费交易凭条（POS小条）及支付凭证回单等原始凭证按现行会计核算办法登记入账。

因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时通知计划财务处，由计划财务处退回零余额账户。

持卡人退款的财务审核手续按财务制度规定执行。

发卡行应以纸质或电子形式按月向我局提供公务卡报销信息对账单。

对账单按日期、姓名、卡号、报销金额、退回金额等内容编制。

五、公务卡的管理职责

对恶意透支、拖欠还款等所产生的后果，全部由持卡人负责，单位不承担由此引发的任何责任。

严禁违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏本单位公务卡持卡人的私人交易信息；

严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款或将非公务支出用于公务报销；

违反规定的，将追究直接责任人的行政责任。

六、其他注意事项：

（一）消费时一定要保存好消费交易凭条（POS小条），那是报销还款的主要凭据之一，如没有消费交易凭条（POS小条）将无法还款；

且消费交易凭条（POS小条）金额一定要与报销发票金额一致；

（二）原使用转账结算的公务支出，继续使用转账方式结算；

（三）超过500元（除差旅费外）的支出要事先报预算。