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第一章总则 25

第二章宣传促销品制作管理 25

第三章宣传促销品发放管理 26

第四章宣传促销品组织实施流程 26

第五章附则 27

受控文件

业务单据、单证管理办法

业务执行管理

制度编号:

ZX－02

版本号:

20101215

修订日期:

2010-12-15

第一章　总则

第一条为规范业务单据、单证管理，确保业务顺利执行和最大限度降低单证风险，特制定本管理办法。

第二条　本规定适用于某某公司所有业务类型相关的业务单据、单证。

第三条各业务流程的编制要依据本办法明确业务单据、单证的具体内容。

第二章　组织机构和职责

第四条某某公司货权主管部门负责本单位业务单据、单证的管理工作。

对各类业务单据、单证的操作与管理情况进行检查。

第三章　业务单据、单证的制作依据

第五条业务单据、单证的制作要符合法律、行业惯例和公司相关规定。

第六条　业务单据、单证的制作要以合同情况为依据。

第七条　业务单据、单证的制作要应满足业务特点而产生的特殊要求。

第四章　业务单据、单证的制作、审核标准

第八条业务单据、单证要单单一致。

单单一致的意思是同一类的单据、单证的格式要一致。

同一单合同项下的各项单据的共同信息内容要一致。

第九条　业务单据、单证的制作要正确、准确。

正确是所有业务单据、单证工作的前提，制作的业务单据、单证应首先满足单单一致，其次应符合各业务流程及规定的要求。

第十条　业务单据、单证的制作、审核要完整。

主要指一笔业务所涉及全部单据、单证的完整性。

可从以下几方面理解：

第一、内容完整；

第二、份数上完整；

第三、种类的完整；

第四、审核人签字完整。

第十一条　业务单据、单证的制作、审核要及时。

指业务单据、单证制作不迟延。

具体可以这样理解：

及时制单、及时审单、及时交单。

制作业务单据、单证是个复杂的工程，多数需要相关部门配合完成；

审核应齐抓共管，这样就可以保证在规定的时间内把全部合格单据向有关部门提交。

第十二条简明。

指业务单据、单证的制作要简单、明了。

单据中避免出现与单据本身无关的内容。

第十三条　整洁。

指业务单据、单证应清楚、干净、美观、大方，单据的格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。

不应出现涂抹现象，应尽量避免或减少手工修改。

第五章　业务单据、单证的传递标准

第十四条　各类业务单据、单证的传递要及时。

即，按照各业务流程规定，在要求时间内将业务单据、单证及时传递到下一流程环节中。

第十五条　各类业务单据、单证的传递要准确。

即，按照各业务流程制度规定，将有效准确的业务单据、单证传递到下一流程环节中。

第十六条　各类业务单据、单证的传递要完整。

即，按照各业务流程制度规定，将完整的业务单据、单证传递到下一流程环节中。

第六章　业务单据、单证存档标准

第十七条　明确各类业务单据、单证的保管人及职责。

即，货权管理部门相关业务执行负责对各项业务单据单证保管,并保证所管业务单据、单证的齐全完整、安全保密和使用方便。

第十八条　各类业务单据、单证要分类归档。

主要是按照每笔业务进行归档。

第十九条　各类业务单据、单证的归档要及时。

第二十条　归档后的业务单据、单证，公司任何个人或部门非经允许不得销毁。

第七章附则

第二十一条本规定中的业务单据、单证是指，各业务流程中规定经业务执行流转办理的业务单据、单证。

第二十二条本规定由某某公司货权主管部门负责解释。

第二十三条本规定自公布之日起实施。

存货管理办法

存货与储运管理

CC－01

第一章总则

第一条为了建立有效的存货风险监控机制，规范某某公司库存预算、出入库、盘点、存量预警等方面的管理，加强库存安全和质量管理，切实做到存货风险可知、可控和可承受，保障公司业务的健康发展，结合各品种的经营及运作特点，特制定本办法。

本办法适用范围是某某公司及附属子公司或分公司。

第二条存货管理范围

1、预付款货物：

进口肥、农药：

自开立信用证日或对供应商付款日起至装船提单日期间的货物。

国产肥、农药、种子：

已付款给工厂或代理商，但尚未发货即预付款占用时的货物。

2、在途货物：

自装船提单日起至船抵港日期间的货物。

已接到车号通知但尚未进入指定仓库的货物。

3、港口库存：

自船抵港日起至港口存货货权转移至客户或子公司或分公司移库之日期间的存货。

4、指定库存：

自港口或供货厂商移出至指定仓库（含门店仓库）的移库日起至销售放货日期间的存货。

第二章存货预算管理办法

第一节存货预算的范围

第三条本存货预算的范围是指某某总部的主营品种存货，包括进口及国产氮肥、磷肥、钾肥、复合肥、硫磺、农药、种子和出口产品及其他品种。

第四条本预算的存货是指预付款库存、在途库存、港口库存及指定仓库库存的合计数量。

第二节存货预算的责任

第五条北京总部各产品部门负责编制所负责产品的存货预算，并对最终批复的预算负责；

各子公司或分公司负责编制本公司存货预算，对最终批复的子公司或分公司存货预算负责。

各产品部门存货预算中包含子公司或分公司存货。

第六条某某公司货权主管部门负责组织编制、汇总整理存货预算，负责跟踪存货预算执行情况，会同财务部门实施库存预警管理。

第七条某某公司货权主管部门、财务部门负责根据库存预警管理办法，在资金及信用政策上实施监控，在时点库存超出库存预警线时，采取相应的控制手段。

第三节存货预算的内容

第八条存货预算的内容包括预算内各品种的月度进销存数量及金额，其中库存数量为当月时点最高库存预算数量及月度平均占用库存。

第四节存货预算的编制、批复与调整

第九条存货预算编制单位于年度规划及经营计划期间，依据规划和经营预算编制下一年度存货预算。

年度存货预算须与年度损益预算在进销存关系上保持一致。

第十条某某公司货权主管部门汇总整理存货预算，报公司领导批复。

第十一条　存货预算一经批复，原则上不予调整。

如遇经营环境发生重大变化时可以调整，一般在下半年进行。

但是必须向某某公司货权主管部门提出书面申请，报公司领导批准后，方可调整预算。

第三章总部出入库管理办法

第一节职责分工

第十二条所有品种的出入库执行工作由某某公司货权主管部门统一管理。

第二节进口化肥、国产钾肥、农药的出入库办法

第十三条入库办法：

进口化肥及农药，自开立信用证日或对供应商付款日起入库存，国产钾肥依据供应商提供的发车车号入库存。

货物记入库存的凭证，必须是与我司签有货物保管协议的物流服务商提供的入库凭证。

买入的货物，须取得客户、保管方双方对货权交接的书面确认，方可入库存。

第十四条出库办法：

根据《正常放货申请流程》或《预放货申请流程》，填报放货申请表，经财务到款审核或信用管理审核后，由某某公司货权主管部门发放货通知。

（1）申请放货需符合下列条件之一：

我司已收到货款的客户；

我司已收到电汇底单、银行汇票、银行承兑汇票、同城支票或以上票据复印件，并且在“凭底单放货客户名单”之中的客户；

经客户信用管理审批得到批准的可授信客户；

以易货方式与我司成交的客户；

经过产品部门货源审批，得到货源分配的子公司或分公司。

（2）放货申请上的收货人原则上应与结算单位一致，如二者不一致，业务部门应在销售合同中事先约定或取得结算单位加盖公章的书面确认。

（3）凭电汇底单/银行汇票/银行承兑汇票/支票放货的客户应事先经货权主管部门审核备案，否则视为无效放货申请。

（4）凭商业承兑汇票放货，按照授信放货业务处理。

（5）对于易货交易方式放货，如果我司先于对方单位发货，按照预放货程序办理，对方单位向我司发货视为授信收回；

如果对方单位先于我司发货，按照款到放货程序办理，由货权管理部门向业务人员取得对方单位的发货证明，连同合同一并作为公司放货审批的依据交财务部门，财务部门进行确认。

第十五条对于客户自行委托报关或委托港口灌包的，有关业务部门应与客户、港口代理公司签订三方协议，要求客户必须凭我司的《放货通知单》提货，港口代理公司必须凭我司《放货通知单》发货，以确保我司货权。

三方协议复印件应抄送某某公司货权主管部门备案。

第十六条对于代理进口业务，原则上不予垫支进口费用。

如果发生垫支费用的情况，在申请放货时，应首先付清所有垫支费用后再放货。

第十七条代洽业务：

国内收货人自带货源、自行销售，仅委托我司代办进口手续或代为对外付款的业务。

对于代洽业务，在国内客户付清全部款项前，业务部门不得向客户交付任何报关所需资料，财务部门不得对外付汇，代洽业务不记入我司库存。

第三节国产化肥、农药、种子出入库办法

第十八条发货入库办法：

根据被审核批准的子公司、分公司、某某控股公司货源申请（或称发货流向）启动通知供应商发货及收货入库程序。

（1）对于直接销售给客户、收货人非我司的货源申请（或称发货流向），必须由相应子公司或分公司财务总监确认收款并签字盖章。

（2）对于向我司分支机构存货仓库发货的货源申请（或称发货流向），必须由子公司或分公司执行经理确认收货仓库为已经网络管理部门与某某公司货权主管部门审批备案的仓库。

（3）子公司或分公司货源申请（或称发货流向）内容应严格依照标准格式填写，并审批完整，任何有修改或审批不全的货源申请（或发货流向）均视为无效单证。

第十九条收货出库办法：

执行《内贸采购收货及放货管理流程》。

北京总部执行人员应及时通知有关子公司或分公司现场收货.铁路运输类发运在取得发车通知一个工作日内，基于SAP系统，完成总部销售放货及子公司或分公司采购工作;

汽运或船运类,在得到子公司或分公司书面收货确认的一个工作日内，基于SAP系统，完成总部销售放货及子公司或分公司采购工作。

第四节节假日期间放货办法

第二十条节假日期间放货采取短信方式，依照有关流程确认放货与否，并以短信方式放货，节后3个工作日内补齐相应单据。

第二十一条节假日期间，出入库执行人员应保证手机24小时开通。

根据手机通话清单，可对对公业务话费予以报销。

第五节出入库凭证的有效印章

第二十二条某某生物科技有限公司放货专用章专用于放货及向供应商提报流向、通知发货。

任何单位或个人所发出的口头和其他书面放货指令均是无效指令。

第二十三条库存入库与出库必须严格依照有关操作流程执行。

业务人员有责任提供完整的、审批齐全的出入库凭证；

出入库执行人有责任认真审核出入库凭证，对于凭证不完整、审批不全的出入库申请，有权拒绝执行。

第二十四条凡违反本办法规定内容或程序，造成操作失误，甚至给公司造成经济损失的，将视情节轻重依照我司有关规章制度对当事人和有关责任人进行处罚。

第四章库存盘点管理办法

第一节盘点的范围和计划

第二十五条盘点旨在加强库存管理工作，保证货物的安全性。

其适用范围为某某总部、某某分子公司、某某控股公司，包括进口及国产化肥、农药和出口产品及其他品种。

本规定为常规库存盘点管理制度，根据公司经营管理需要特定的库存盘点，另行制定盘点计划并执行。

第二节库存盘点周期与盘点方式

第二十六条库存盘点周期为一个月，库存盘点时点为每月月末系统结账时点。

第二十七条盘点方式：

原则上采取函证盘点的方式。

子公司或分公司对营销网络货物月度盘点时，必须进行实地盘点；

港口、边贸分支机构月度盘点时，必须对所在港口、边贸口岸货物进行实地盘点；

其它港口货物：

至少每年年终盘点时进行实地盘点。

此外，视情况组织实地盘点。

第三节库存盘点流程

第二十八条具体盘点流程及方法，参见《某某存货月度盘点规定》和《某某分销网络月度盘点管理办法》。

（未见此规定和办法）

第四节子公司或分公司盘点管理制度的制订

第二十九条子公司或分公司应参照本办法、《某某存货月度盘点规定》和《某某分销网络盘点制度》，制定本单位库存盘点管理办法。

第五章库存预警管理办法

第一节库存预警管理原则

第三十条　依据各品种年度存货预算，实行库存存量的上下限控制，通过建立红色预警线、当月平均预算库存（合理）量和全年最低预算库存（安全）量，对库存存量预警，实施相应的库存存量控制办法；

对高龄库存进行跟踪、预警和控制。

第二节库存存量预警线指标与库存预警范围

第三十一条　结合某某自有产品、控股产品、贴牌产品、代理产品的特点，分品种制定库存存量（含预付款货量），分淡旺季制定红色、合理和安全三级库存上中下限预警指标。

第三十二条库存预警品种分类：

大类

氮肥

种子

农药

出口

品种

尿素

进口复合

肥

国产复合

磷肥

钾肥

复合肥

第三节库存预警管理办法

第三十三条某某公司中心库存预警办法

（一）库存提示

某某公司货权主管部门负责跟踪库存变动情况，一旦某一品种达到红色预警线和全年最低预算库存量的90％时，即向相关产品部门、财务部门发送提示邮件。

（二）红色预警线

1.某某公司货权主管部门负责跟踪库存变动情况，一旦某一品种达到或超过红色预警线时，即向相关产品部门、财务部门、公司领导发送预警邮件。

2.被预警品种新的采购或赊销业务审批流程暂时冻结，暂停预付款授信采购和预放货.由责任产品部门向公司领导提报书面的营销计划和库存改进方案；

抄送某某公司货权主管部门。

3.当被预警品种回落到当月平均预算库存量附近时，或依据公司领导对责任产品部门营销方案的批复，重新启动授信采购和预放货。

（三）全年最低预算库存量：

12个月中库存预算的低点为存货量下限。

某某公司货权主管部门负责跟踪库存变动情况，一旦某一品种低于全年最低预算库存量时，即向相关产品部门、财务部门、公司领导发送预警邮件。

第三十四条子公司或分公司存货预警办法

（一）、红色预警线

2．被预警品种新的采购或赊销业务审批流程暂时冻结，暂停预付款授信采购。

由责任产品部门向公司领导提报书面的营销计划和库存改进方案；

3．当被预警品种回落到当月平均预算库存量附近时，或依据公司领导对责任产品部门营销方案的批复，重新启动授信采购。

第三十五条库存预警指标的确定和淡旺季分类方法

（1）库存预警指标的确定

1.红色预警线：

淡季和旺季库存预算峰值；

2．全年最低预算库存量：

（2）淡旺季分类：

肥种大类

淡储季节（月份）

旺销季节（月份）

1、2、8、9、10、11、12

3、4、5、6、7

1、5、6、10、11、12

2、3、4、7、8、9

1、5、9、10、11、12

2、3、4、6、7、8

1、4、5、6、10、11、12

2、3、7、8、9

第三十六条高龄库存的定义及管理办法

库龄达到一年以上的库存为高龄库存。

原则上不允许高龄库存的存在。

一旦出现高龄库存，业务部门应及时清理。

对库龄半年以上的库存，货权主管部门应时时跟踪并发布预警，业务部门需制订销售计划并严格执行，以防止其演变成高龄库存。

第三十七条其它请见《库存存量预警管理流程》。

第六章附则

第三十八条本办法自发布之日起开始实施。

第三十九条本办法解释权归属某某公司货权管理部门。

物流服务商资质考核管理办法

CC－06

第一章总则

第一条为统一、规范物流商管理，确保货物安全，降低操作风险及物流费用，保证物流工作的顺利进行，支持公司业务发展，特制定本管理办法。

第二条某某公司货权主管部门统一负责物流服务商的管理工作。

对于业务需要的物流服务商，可由相关业务部门、子公司或分公司（办事处）推荐，某某公司货权主管部门进行评定。

物流服务商包括港口及边贸进（出）口报关、报验代理、车（船）发运代理、汽车、船舶运输单位等。

某某出口物流服务商由某某公司货权主管部门和相关业务部共同考评，经考评合格后使用。

第三条某某公司货权主管部门分事前、事中会同相关业务部、子公司或分公司（办事处）对物流服务商进行服务考评，合格的予以使用；

对于服务中出现的不足将及时予以通报，敦促其改进；

对于不合格的服务商，及时予以更换。

第二章物流服务商资质考核的具体办法

第四条实地考察

某某公司货权主管部门定期（一年一次）派员赴物流服务商经营所在地进行实地考察，通过各方了解有关物流服务商的业务能力、经营情况、收费标准、资金情况、人员情况等，进行综合评定、甄选。

取得物流服务商的有关资质证明手续

定期（一年一次）取得物流服务商的有关资质证明、手续，包括；

有效期内的法人营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、从业资质证明、法人身份证复印件等，如报关企业海关登记证书、水运单位的水路运输（服务）许可证等。

对于资、证不齐全的单位，停止业务合作。

第二条物流服务商考评

事前考评：

业务部门、子公司或分公司、港口办事处可向某某公司货权主管部门推荐物流服务商，某某公司货权主管部门负责考评，符合条件的物流服务商，签订协议。

事中考评：

定期（分半年、年终两次）对签约服务商考评，作为评价其服务质量、决定继续使用的依据。

具体考评办法：

填制《物流服务商评估登记表》（见附件），此表分为“基本情况评估”（占权重40％）和“服务水平评估”（占权重60％）两部分对服务商的工作做出综合评定，其中第二部分根据服务类型的不同将服务商分为货代、出口货代、报关和发运四类，分类予以测评。

测评的满分为10分，对于得分不足6分的服务商，某某公司货权主管部门将建议立即停止合作；

对于得分在6－7分的服务商某某公司货权主管部门将及时予以通报，监督其整改；

7分以上的服务商继续使用。

第三章附则

第六条本制度于公司批准公布之日起生效。

放货专用章管理办法

ZX－03

为规范和严格“某某公司放货专用章”印章（以下简称印章）的使用和管理，特制定本办法。

第一条印章的使用范围

专用于对外放货及向供应商提报流向、通知发货。

第二条印章的管理和审批权限

1、由某某公司货权主管部门指定专人负责保管，保管责任人因外出或其他原因不能履行职责时，应由本部门的主管领导指定其他人员保管，原保管责任人未经批准不得私自委托第三人管理印章。

2、印章使用应严格执行某某公司放货申请审批程序，获得相关部门有效审批人的书面签字同意方可盖章。

保管责任人应严格审核审批程序，审核相关部门有效审批人签字后予以加盖印鉴。

对于审批程序不符，审核签字无效的盖章申请，保管责任人有权拒绝盖章。

第三条附则

本规定适用于某某总部及某某分子、控股公司，自发布之日起执行。

其他未尽事项参照《某某印章管理规定》执行。

货物损耗管理办法

CC－10

第一章目的

第一条为控制某某分销、运输及仓储损耗，明确货物损耗处理原则，规范货物损耗报批程序，保障公司货权安全，制订本办法。

第二章相关定义

第一节损耗定义

第二条运输及仓储货物损耗：

某某总部及分子、控股公司所销售的产品在国内运输或仓储过程中发生的损失。

第三条损耗率：

某某总部及分子、控股公司所销售的产品损耗货值与同一周期内总业务成本之比率。

计算公式：

损耗货值

损耗率=——————*100%

总业务成本

公式说明：

总业务成本=当期销售成本+期末库存金额+当期损耗货值

第二节损耗分类

第四条按照损耗性质划分：

短件：

实际收货件数或存货件数与应收货物件数或账面库存件数相比发生短少的情况。

破包：

由于包装袋破损造成部分货物流失，使单件包装货物重量不足的情况。

残损：

在运输及存储过程中发生的水湿、结块等货物质量问题，经处理后发生货物短少或贬值的情况。

第五条按照损耗责任划分：

可赔付损耗：

在某某运输和存储过程中，由于承运方或仓储方责任造成的，或由于自然灾害、意外事故等造成的，能够向责任方或保险公司取得赔偿的损耗。

自然损耗：

在货物存储过程中，由于存储时间过长，由产品自身自然特性变化导致的损耗以及在铁路运输、下站短倒运输过程中发生的，由于无法取得有效凭证不能获取保险赔付的损耗。

赔付金额小于损耗金额导致的损耗差异按自然损耗处理。

过失损耗：

由于员工未按规定工作流程有效履行工作职责，致使收发货物或保管货物过程中发生的损耗以及出现账面差异无证可查需报损的损耗。

第三节盈余

第六条盈余指在收货及盘点过程中发生的实际收货件数或盘点后件数比应收货件数或帐面库存相比较多的情况。

在实际工作中报损时，发生盈余时，则损耗性质记为“盘盈”即可。

第三章损耗管理原则

第七条制定损耗考核比率标准，规范损耗货物处理流程，明确损耗责任，强化在运营过程中有效控制损耗的发生并及时处理。

第四章损耗考核比率的标准制定及考核

第八条损耗考核比率标准的制定：

由货权主管部门根据常规损耗情况制定并调整。

第九条采用双重指标考核原则，即同时采用：

1、不可赔付损耗率（自然损耗+过失损耗）

2、总损耗率（可赔付损耗＋自然损耗+过失损耗）

两项指标与子公司或分公司绩效及子公司或分公司执行经理个人绩效考核挂钩。

具体规定见相关制度。

第五章损耗货物的处