会议筹备工作分工表(范本)Word文件下载.doc
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会前2个月完成,与领导确定会议日期及出席领导名单
演讲专家及议题
XXX(执行)
会前2个月:
确定专家及演讲议题(初稿)
会前1个月:
确定专家简介及确切演讲议题
会前20天:
确定专家简介及演讲PPT
邀请函的编制
确定会议预邀请函
确定正式邀请函
邀请函发放
汇总需要发放邀请函人员名单(客户名单)
根据需要发放人员人数,确定跟进邀请函发放工作的人员人数、名单及各自分工
通过电子邮件、纸质信函、传真等多种形式发放
邀请函跟踪
对发出的邀请函进行跟踪,定期反馈客户参会情况,针对参会人数多少及时提出增加参会人数计划
会议资料
杂志论文录用
会前半个月:
确定杂志录用论文情况(发送会议预通知时,发出论文征集通知,对录用的论文及时反馈给投稿人)
会议论文筛选、评审等
会前一周:
确定会议优秀论文情况
论文集编制
XXX(协助)
编制并印刷论文集
代表证、签到表制作
会前一周内(会前一个星期内)完成
会议资料准备及装袋
(会议手册、代表证、日程表等)
会前一周内完成
会议主持及领导发言安排
公司领导联络、接待及发言稿准备
XXX1(领导)
会前一周完成
政府领导、专家联络、接待及发言稿准备
XXX2(领导)
国外代表会议期间跟踪接待
会前及会中,落实会议安排接口,确保接待总负责人与单项工作负责人信息一致
会后资料汇总
会议资料整理及会议报导
会后2天内
二、会场安排
会议室
会议室布置:
主席台、鲜花、水牌、欢迎牌、茶歇、(桌上水、纸、笔)
会前1天内
横幅、喷绘背景、水牌制作
会议室现场检查、调试电脑、投影仪、音响、会场拍照、录音
会议签到
领导及专家签到
会议当天,提前准备好签到表,签到人员比较多时,建议准备几份签到表
准备好“请赐名片”处,签到表(空表)及签字笔
参会人员、资料发放
会议当天,根据参会人员级别,发放相应会议资料
现场收费
根据会议回执,收取会议费并提供发票给客户,如当时不能提供会议发票,可先提供会议收据,会后再将会议发票寄回给客户
会议翻译
会议现场我司翻译X名,国外代表自带翻译X名,共同参与翻译工作
会前15天:
将专家简介及会议PPT发给相关议员翻译,做好翻译准备工作
会场答疑控制
会议用餐
会议期间用餐及酒水准备
会前3天
媒体
国外代表自带媒体
XXX(联系)
电视及平面媒体
其他媒体
三、其他
用车安排
国外代表的车辆安排
领导、专家的车辆安排
会前3天排好车单
参加会议人员集中前往会场
会议前一天告知大家出发时间及出发地点,并安排人跟车
酒店安排
国外代表酒店安排
会前3天完成
领导、专家酒店安排
参会人员酒店代预订
汇总各领导、专家的住宿情况
会前2天完成
备注:
会议总负责人:
XXX(领导)电话:
会务工作负责人:
XXX电话:
媒体负责人:
电话:
国外代表接待负责人:
电话:
其他
l大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会,讨论会议方案,对各项工作进行分工,确定各项工作具体负责人。
如果有必要,会前1个月或者半个月,各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会,对会议筹备工作进行协调,及早发现问题,解决问题。
l大型会议的总负责人最好是公司高层领导,方便对人员及资源进行整合,发挥集体优势,将会议办的更好。