供应商管理实施细则.doc
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供应商管理实施细则
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15
1.流程图
无
2.细则概况
细则目的
根据XX的相关规定，为规范XX公司供应商管理工作，包括供应商注册、考察入库、评估、评定级、奖罚等内容，以建立长期稳定的供应商队伍，为XX公司提供优质高效的产品和服务。
适用范围
适用于XX公司采购业务的供应商管理，各项目公司参照本实施细则，按其组织架构做适应性调整后执行，本细则所涉及货币单位均为人民币元。
定义
1.供应商管理主责部门：
负责采购单位相应供应商全过程管理的部门。
2.供应商管理：
指供应商注册、考察、入库审批、评估（过程评估、履约评估）、评定级等管理行为，并包括供应商合作过程中的绩效改进、约谈、奖罚等。
3.供应商注册：
指供应商通过交易平台网站或公司外网，按要求进行资料填写、提交等。
4.供应商考察入库：
对通过注册的供应商进行资格初审及考察，确定其是否达到公司要求的标准，并履行相应流程审批，纳入供应商库管理，作为与其开展采购业务的前提条件。
5.供应商库：
指供应商信息数据库，包括供应商的基本信息、投标报价信息、履约信息等，分为交易平台供应商库和公司内部管理供应商库。
6.供应商过程评估：
在合同签署之后、履约结算完成之前，分阶段对供应商合作过程中的表现进行评估。
7.供应商履约评估：
供应商履约完成之后，结算款支付前对供应商履约的总体评估。
8.供应商绩效改进：
针对供应商履约过程中出现的质量、进度、安全、交付等问题提出绩效改进要求，并发出绩效改进通知，审核供应商提交的绩效改进计划，跟踪改进情况。
9.供应商评定级：
每年一季度对上年度有合作的供应商，根据过程评估、履约评估得分情况进行评定级，并根据评定级结果对供应商实施分级管理。
10.供应商等级：
公司供应商库内的供应商分为潜在供应商、A级、B级、C级、D级、E级供应商。
11.潜在供应商：
已通过平台注册并经初审，但未考察入库的供应商；三年内未参与投标报价、签订合约等合作的合格供应商自动调整为潜在供应商，如需参与投标报价，需重新组织考察、入库。
12.合格供应商：
指履约评估为60分及以上，评定为C级、B级、A级的供应商。
13.不合格供应商：
指履约评估为60分以下、评定为D级的供应商和考察未通过的潜在供应商。
14.诚信黑名单供应商：
指因违规行为、重大质量事故不得再参与公司业务的评定为E级的供应商及实际履约人，以及交易平台公布的的黑名单供应商。
15.垄断类供应商：
指单一来源供应商，包括但不限于政府行政事业单位类以及地方垄断性质的工程或服务（主要指水、电、燃气等）、资源垄断（包括但不限于广告立柱、广告牌、独家经营的电视台、报纸、电台广告）、技术垄断（主要技术采用特定的专利或者专有技术）、行业垄断等，且标的物无替代性的。
细则主导部门
XX部
细则参与部门
1.XX部门成本组、财务组等；
2.总部各中心；
3.无成本小组的项目公司。
部门
细则中承担职责
XX部门采购组
1.XX公司供应商管理职能部门，负责供应商库的建设及管理、维护；
2.负责组织编制、修订供应商管理规则及供应商评估体系；
3.定期汇总各采购单位新考察入库的供应商，并每季度末提交总部公司相关部门备案；
4.负责组织XX公司供应商年度评定级工作，并报总部公司相关部门备案；
5.组织审核采购单位E级供应商，并报总部公司相关部门公示；
6.负责XX公司区域战略供应商考察入库、评估、评定级、奖罚管理；
7.负责协调处理区域战略/年度合作及常规采购供应商投诉；
8.负责组织XX公司年度供应商大会。
XX部门其他部门
1.负责组织各自职能类供应商的考察入库、评估、绩效改进、奖惩等工作；
2.成本组、财务组参与总部各中心及无成本小组的项目公司供应商考察入库工作；
3.成本组、财务组参与XX公司区域战略供应商考察入库、评估、绩效改进、奖惩等工作。
采购单位（总部各中心及无成本小组的项目公司）
1.负责其主责的年度合作/常规采购供应商考察入库、评估、绩效改进、奖惩等工作；
2.负责处理其主责的履约纠纷协调；
3.参与XX公司区域战略供应商考察入库、评估。
XX公司总部成本小组
1.审核供应商考察入库；
2.审核供应商评估、评定级结果及惩罚处理措施事项。
XX公司分管领导
1.审批年度合作/常规采购供应商考察入库；
2.审批年度合作/常规采购供应商评估、评定级结果及惩罚处理措施事项。
。
XX公司常务副总经理
1.审批区域战略采购供应商考察入库；
2.审批区域战略采购供应商评估、评定级结果；
3.审批E级诚信黑名单供应商。
XX公司办公会议
审议XX公司分管领导/常务副总与XX公司总部成本小组会意见分歧的供应s商考察入库、评估、评定级及惩罚处理措施事项。
3.工作程序
3.1.供应商分类
3.1.1.按采购模式划分：
区域战略供应商、总部各中心及项目公司年度合作和常规采购供应商；
3.1.2.按采购标的物属性划分：
1）工程建设项目供应商：
包括施工（含工程维修）类、材料设备类、勘察类、工程检测类、设计类、监理类、工程咨询类、其他类及与工程建设项目相关的客户关系管理、营销类；
2）非工程建设项目供应商：
包括设备设施、材料、信息技术应用设备或软件、办公物品、宿舍配套等货物类，信息、智慧化系统设计、概念规划、城市设计、战略定位、产业策划、项目前期研究等其他咨询服务类，物业、保安、中介、策展、活动策划等客户关系管理服务类，广告、招商、影像制作等其他营销服务类，非工程类维修服务类，培训、信息、智慧化系统实施、评估、测试等其他服务类。
3.2.供应商管理职责划分
3.2.1.XX公司的供应商管理主责部门划分为：
1）XX部门采购组：
为XX公司供应商管理的职能部门，具体负责XX公司区域战略供应商管理；
2）XX公司XX部门其他部门：
负责其主责的年度合作/常规采购供应商管理，并协助完成XX公司区域战略供应商管理；
3）总部各中心、无成本小组的项目公司：
负责其主责的年度合作/常规采购供应商管理，并协助完成XX公司区域战略供应商管理。
3.3.供应商注册、信息审核
3.3.1.供应商注册
1）通过交易平台进行采购的，所有供应商应在该平台进行注册、认证，并获取CA证书，具体应注册至交易平台的“XX公司”名下，并选择主责考察入库审批的采购单位；
2）属于垄断类等单一来源采购项目、其他不通过交易平台采购项目的，供应商应通过公司外网进行注册；
3）供应商注册时，按要求填写《供应商基本情况表》，上传加盖公章的营业执照、税务登记证（含国税、地税）的复印件；
3.3.2.供应商注册信息审核
1）通过交易平台注册至“XX公司”名下的供应商信息，由采购主责单位负责组织并收集供应商信息，并由XX部门采购组负责审核；
2）通过公司外网注册的供应商，由采购单位直接组织注册审核；
3）采购单位初审《供应商基本情况表》，认为符合采购项目要求的，可发起组织考察申请；
4）同一供应商单次注册入库的资质或产品、服务类别不得超过三项。
3.4.区域战略供应商考察
3.4.1.考察小组组成
1）XX部门采购组牵头组成考察小组，小组成员一般由XX部门采购组、成本组、财务组、需求部门派员组成（详见附表），考察小组成员应跨部门且不少于2人；
2）如参与部门无法派员参与实地考察的，需负责审核该部门负责的相关考察材料。
3.4.2.供应商考察、审核：
考察小组根据供应商类别通过以下不同方式进行考察、审核（详见附表）：
3.4.2.1工程建设项目供应商
1）实地考察：
考察小组对供应商的生产办公场所、项目现场、案例进行实地考察：
a）考察小组按照各类型《供应商认证表》“基本信息”要求，核对《供应商基本情况表》对应的各类证照、报表、资质等重要文件的原件并考察供应商的基本情况。
如“基本信息”内容中有任何一项未通过，则不再对该供应商进行后续考察，即实行一票否决；如“基本信息”考察通过，则进行“专业信息”考察；
b）按照各类型《供应商认证表》中“专业信息”内容的要求，考察小组对不同类型供应商的要求进行考察和评分，主要包括对过往案例、公司架构及人力资源状况、产品的生产管理情况、认证及获奖情况、配送及后续服务等进行考察。
2）非实地考察：
下列类型供应商（详见附表）经XX公司成本小组会议同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组通过网络查询、视频、电话咨询等方式认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力的真实性，并承担因此造成不良后果的责任：
a）境外著名设计、咨询等服务类供应商或其在国内注册的公司；
b）属于垄断类等单一来源采购项目的供应商；
c）公司同行业标杆TOP10以内公司（参照克尔瑞每年发布的信息）近两年的优秀工程材料设备类、工程服务类、营销类供应商，优秀供应商以获得各公司颁发的优秀供应商证书为准，主责部门应核实其真实性。
3.4.2.2非工程建设项目供应商
非实地考察：
经XX公司成本小组会议同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组通过网络查询、视频、电话咨询等方式认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力的真实性，并承担因此造成不良后果的责任。
3.4.3.工程施工、国产材料设备、监理、勘察等供应商原则上需提供审计报告、财务报表及税务局出具的纳税证明，法律法规规定不能提供除外（如未到公示期的上市公司等，其他特殊情况无法提供的应予以说明），XX部门财务组负责审核，XX部门财务组是否参与实地考察由其根据具体情况决定；其他类供应商不强制要求提供审计报告及税务局出具的纳税证明，如不提供，则XX部门财务组不参与实地考察，供应商认证表中“基本信息”的“财务状况”不再实行一票否决，以其他维度得分对比剔除XX部门财务组权重总分计算其考察得分。
即：
考察评估得分=（剔除XX部门财务组维度实际得分/剔除XX部门财务组权重后总分）*100%。
3.4.4.考察结束后，XX部门采购组完成《供应商认证表》以及考察报告，考察评估得分大于等于60分的供应商为考察合格，小于60分为考察不合格。
3.4.5.材料设备类供应商，如为代理商的，填写《材料设备代理商认证表》；如为厂家的，填写《材料设备供应商认证表》。
3.4.6.供应商库内合格供应商增加产品、服务类别，或变更代理商的，仍须进行考察。
3.4.7.《考察报告》应由所有考察人员签署意见，如不签字，视为同意，并承担由此造成不良后果的责任。
《供应商认证表》已固化到内部管理系统内，只需在发起入库审批时填写，不再强制在纸质文件上签字和审批时上传纸质文件。
3.5.年度合作/常规供应商考察
3.5.1.考察小组组成
1）采购单位牵头组成考察小组，小组成员一般由XX部门采购组、成本组、财务组、采购单位派员组成（详见附表），考察小组成员应跨部门且不少于2人；
2）如参与部门无法派员参与实地考察的，需负责审核该部门负责的相关考察材料。
3.5.2.供应商考察、审核：
考察小组根据供应商类别通过以下不同方式进行考察、审核（详见附表）：
3.5.2.1工程建设项目供应商
1）实地考察：
考察小组对供应商的生产办公场所、项目现场、案例进行实地考察：
c）考察小组按照各类型《供应商认证表》“基本信息”要求，核对《供应商基本情况表》对应的各类证照、报表、资质等重要文件的原件并考察供应商的基本情况。
如“基本信息”内容中有任何一项未通过，则不再对该供应商进行后续考察，即实行一票否决；如“基本信息”考察通过，则进行“专业信息”考察。
d）按照各类型《供应商认证表》中“专业信息”内容的要求，考察小组对不同类型供应商的要求进行考察和评分，主要包括对过往案例、公司架构及人力资源状况、产品的生产管理情况、认证及获奖情况、配送及后续服务等进行考察。
2）非实地考察：
下列类型供应商（详见附表）经XX部门采购组同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组通过网络查询、视频、电话咨询等方式认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力的真实性，并承担因此造成不良后果的责任：
a）境外著名设计、咨询等服务类供应商或其在国内注册的公司；
b）属于垄断类等单一来源采购项目的供应商；
c）公司同行业标杆TOP10以内公司（参照克尔瑞每年发布的信息）近两年的优秀工程材料设备类、工程服务类、营销类供应商，优秀供应商以获得各公司颁发的优秀供应商证书为准，主责部门应核实其真实性。
3.5.2.2非工程建设项目供应商
非实地考察：
经XX部门采购组同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组通过网络查询、视频、电话咨询等方式认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力的真实性，并承担因此造成不良后果的责任。
3.5.3.工程施工、国产材料设备、监理、勘察等供应商原则上需提供审计报告及税务局出具的纳税证明，法律法规规定不能提供除外（如未到公示期的上市公司等，其他特殊情况无法提供的应予以说明），XX部门财务组负责审核，XX部门财务组是否参与实地考察由其根据具体情况决定；其他类供应商不强制要求提供审计报告、财务报表及税务局出具的纳税证明，如不提供，则XX部门财务组不参与实地考察，供应商认证表中“基本信息”的“财务状况”不再实行一票否决，以其他维度得分对比剔除XX部门财务组权重总分计算其考察得分。
即：
考察评估得分=（剔除XX部门财务组维度实际得分/剔除XX部门财务组权重后总分）*100%。
3.5.4.考察结束后，采购单位需求主责部门完成《供应商认证表》以及考察报告，考察评估得分大于等于60分的供应商为考察合格，小于60分为考察不合格。
3.5.5.材料设备类供应商，如为代理商的，填写《材料设备代理商认证表》；如为厂家的，填写《材料设备供应商认证表》。
3.5.6.供应商库内合格供应商增加产品、服务类别，或变更代理商的，仍须进行考察。
3.5.7.《考察报告》应由所有考察人员签署意见，如不签字，视为同意，并承担由此造成不良后果的责任。
《供应商认证表》已固化到内部管理系统内，只需在发起入库审批时填写，不再强制在纸质文件上签字和审批时上传纸质文件。
3.6.年度合作/常规供应商入库审批
3.6.1.审批流程：
1）供应商考察完成后，由采购单位需求主责部门经办人发起供应商入库审批并后附签字完整的《考察报告》及考察资料附件（营业执照、税务登记证等资质文件不需重复上传）。
2）供应商入库审批由采购单位总经理审核，经XX部门财务组、成本组、采购组会签，报XX公司成本小组会审议通过后，由XX公司分管领导审批。
如XX公司分管领导与XX公司成本小组会意见分歧，则须经XX公司办公会审议决定。
3.6.2.经审批通过的合格供应商,根据考察评估得分，70分及以上列为B级，60分至70分的列为C级，并按本细则3.9.4进行管理。
3.6.3.合格供应商的单位名称、营业执照等内容变更时，供应商应提供变更申请并附带法人证明、授权委托书等报采购单位供应商主责部门备案、更改，不需重新考察入库。
3.7.区域战略采购供应商入库
3.7.1.审批流程：
1）供应商考察完成后，由XX部门采购组经办人发起供应商入库审批并后附签字完整的《考察报告》及考察资料附件（营业执照、税务登记证等资质文件不需重复上传）。
2）供应商入库审批由XX部门财务组、成本组、采购组负责人审核，经相关参与考察单位会签，报XX公司成本小组会审议通过后，由XX公司常务副总经理审批。
如XX公司常务副总经理与XX公司成本小组会意见分歧，则须经XX公司办公会审议决定。
3.7.2.经审批通过的合格供应商,根据考察评估得分，70分及以上列为B级，60分至70分的列为C级，并按本细则3.9.4进行管理。
3.7.3.合格供应商的单位名称、营业执照等内容变更时，供应商应提供变更申请并附带法人证明、授权委托书等报XX部门采购组备案、更改，不需重新考察入库。
附表：
供应商考察、入库审批分类表
3.8.供应商评估
3.8.1.过程评估
1）以下合同的履约供应商须在每次进度款支付前进行过程评估：
a）区域战略采购的实施合同，土建、精装修施工总包，监理、设计、整合推广（销售月度服务）及销售代理委托合同；
b）合同条款中明确约定按照合同执行情况考核后进行付款的其他类合同。
2）上述合同的过程评估由采购单位需求主责部门在每次进度款支付前组织完成并填写《供应商过程评估表》，对于评为5分、1分的评估指标须作具体情况说明。
3）对于服务类（如保安、清洁等）需每月付款的合同，可每半年组织一次过程评估。
上述合同的过程评估由采购单位需求主责部门组织完成并填写《供应商过程评估表》，对于评为5分、1分的评估指标须作具体情况说明。
4）评估完成后由采购单位需求主责部门填写《供应商过程评估审批表》并发起审批，经采购单位需求主责部门负责人、参与评估采购单位部门负责人审核后，由采购单位总经理审批。
3.8.2.履约评估
1）采购单位需求主责部门在竣工（或完工）后、合同结算前须完成对供应商的履约评估。
2）采购单位需求主责部门、XX部门财务组、成本组、采购组必须参与履约评估，其余参与部门由采购单位确定。
3）参与评估人员须按《供应商履约评估表》的要求进行打分，对于评为5分、1分的评估指标须作具体情况说明。
4）评估完成后，由采购单位需求主责部门填写《供应商履约评估审批表》，经采购单位负责人、XX部门成本组负责人、XX部门财务组负责人、XX部门采购组负责人、采购单位其他部门负责人（如有）审核后，报XX公司成本小组会审议后，由XX公司分管领导审批；
5）《供应商过程评估表》、《供应商过程评估审批表》、《供应商履约评估表》、《供应商履约评估审批表》已固化到内部管理系统的，不强制走纸质文件。
3.8.3.非工程建设项目类供应商、垄断类单一来源采购供应商参照工程建设项目类供应商3.8.2条款之要求进行过程评估和履约评估。
3.9.供应商评定级
3.9.1.采购单位应每年对当年合作的常规/年度合作供应商进行评定级：
1）当年仅有一项合同的供应商：
尚未进行履约评估的，评估得分取其过程评估得分的算术平均值；已进行履约评估的，评估得分为过程评估得分的算术平均值（30％）与履约评估得分（70％）之和。
2）当年有多项合同的供应商：
年度评估得分取其各单项合同年度评估得分的算术平均值。
3）各采购单位可对最终评定级结果进行调整，调整幅度不超过10%，调整结果需报成本小组会审议（会议纪要上需说明调整理由）、XX公司分管领导审批。
3.9.2非工程建设项目供应商、垄断类单一来源采购供应商也须参与供应商评定级，参
照3.9.1执行。
3.9.3.区域战略采购供应商评定级：
1）XX部门采购组根据各采购单位当年度对区域战略采购供应商的过程评估和履约评估计算得出的年度评估得分（详见3.9.1之规定）算术平均值（80%）与XX部门采购组年度评估得分（20%）加权计算。
2）XX部门采购组年度评估得分按照《区域战略采购供应商年度评分表》进行计算。
3.9.4.根据供应商年度评定级得分结果，对供应商实施分级管理。
如无新的总评定级，总评定级评估结果的有效期为两年。
具体对应分级如下：
年度评分
80分（含）以上
70分（含）
～80分
60分（含）
～70分
60分以下
分级
A
B
C
D
3.9.5.供应商分级管理：
根据供应商级别，按以下措施进行管理：
1）A级为首选供应商：
a）非交易平台招标项目，自动纳入同类采购业务入围单位，不邀请其参与投标需经XX公司成本小组会确认；
b）非交易平台招标项目，免交投标保证金（写入招标文件）；
c）交易平台招标项目，优先推荐入围投标（资格预审适当加10-20分）；
d）可作为区域战略合作优先推荐单位（资格预审适当加10-20分）；
e）A级区域战略/年度合作供应商，具备续约资格；
f）有资格参与年度优秀供应商的评选；
2）B级为可接受供应商：
a）参加招投标活动；
b）B级区域战略/年度合作供应商，具备续约资格。
3）C级为限制使用供应商：
a）非交易平台招标项目，原则上不可参加招投标活动；若因为备选单位不足而影响组织招标工作等特殊情况下才可选用，须经XX公司成本小组会确认，会议纪要上说明选用理由；
b）交易平台招标项目，通过资格预审方式，提高投标入围资格，避免或减少C级供应商入围数量。
4）D级为不合格供应商：
a）经总部公司总部公示，报交易平台，取消其两年内中标资格，不得参与公司业务，期满后须重新组织考察入库。
3.9.6.出现以下情况的供应商，可即时评为E级诚信黑名单供应商，由XX部门采购组、成本组、财务组审核，经XX公司成本小组会审议，由XX公司常务副总审批，报总部公司相关部门备案并提交交易平台公示，永久取消中标资格：
1）交易平台公示的黑名单供应商；
2）被认定为围标、串标的；
3）未通过竣工验收并拒绝整改的；
4）因供应商原因造成项目里程碑节点延误的；
5）不配合结算造成结算久拖不决的；
6）无故索取超出合同约定调差的；
7）出现重大质量问题并导致严重后果的；
8）通过无效投诉干扰公司正常招投标或其他工作秩序的情况；
9）其他违反总部规定和法律法规的情况。
3.9.7.各供应商评估完成后，采购单位编写《供应商总评定级汇总审批表》汇总各供应商的评估情况，发起供应商总评定级审批。
供应商总评定级审批流程如下：
1）区域战略采购供应商：
由XX部门采购组负责组织，评估结果由XX公司成本小组会审议，经XX公司分管领导审核后，报XX公司常务副总经理审批；
2）各采购单位年度合作/常规供应商：
经采购单位负责人审核，XX部门成本组、财务组、采购组会签，XX公司成本小组审议后，报XX公司分管领导审批。
3.10.供应商其他管理措施
3.10.1.优秀供应商评选、表彰：
XX公司每年可组织评选优秀供应商进行表彰，评选原则如下：
1）优秀供应商应在年度考核定级为A级的供应商中分类比较评选；
2）各采购单位负责年度合作、常规采购供应商评优和表彰；
3）XX部门采购组负责区域战略供应商评优和表彰，并可从各采购单位筛选特别优秀的设计、咨询、营销、客户关系管理等各类别供应商进行表彰。
3.10.2.供应商处罚
1）供应商在合作过程中，如造成公司项目重大损失的，包括严重安全责任事故、严重质量事故、严重延误工期等情况，采购单位可即时进行降级、暂停投标报价等处罚，性质恶劣的可直至降为E级供应商并列入诚信黑名单。
2）供应商存在履约风险时，采购单位供应商主责部门应及时约谈该供应商，供应商需积极响应并按约谈要求即时整改，否则，采购单位可做暂停投标报价、降级、清退等处罚措施。
3）各采购单位对供应商的处罚结果应及时报XX部门采购组备案、提交总部公司相关部门汇总，并报交易平台公示；因采购单位瞒报、迟报造成其不良后果的，将追究采购单位责任。
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