Word实用技巧.docx

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Word实用技巧

Word实用技巧---推荐！

2008年06月30日14:

03

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1.如何将Word文档转换成幻灯片

我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。

其实，Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。

方法就是直接把另外一个编辑里的文档打开。

例如，需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。

2.如何在没有安装Word的计算机上查看文档

有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以不安装Office，采用以下方法。

在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为网页”命令，输出的网页文件自然可以拿到其他计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。

另外，也可以用写字板来打开Word文件。

3.换页时不再频繁敲回车键

    在编辑文档时，以常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次的回车键以生成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面的方法：

    当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作，非常方便。

4.微调各边距

    用户在进行排版时，通常都会使用鼠标左键来调整页边距、左右缩进、制表符、表格边框线等，但有时由于各种原因（如鼠标不灵敏，屏幕分辨率较低等），效果不尽人意，不能精确的移到理想的位置，这时可以在调整的过程中加按鼠标右键（不释放左键）来进行微调，可以达到理想的效果。

5.在屏幕提示中显示快捷键

   在MicrosoftWord中，通过在屏幕提示中显示快捷键。

用户就可以知道最常用Word命令的快捷键。

在选择显示工具栏屏幕提示时，用户可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。

    执行[视图]菜单上[工具栏]子菜单上的[自定义]命令，在弹出的对话框中选择[选项]选项卡，选中[显示关于工具栏的屏幕提示]复选框和[在屏幕提示中显示快捷键]复选框。

6.快速删除Word不常用的按钮和菜单

   Word中的工具栏上的一些常用按钮使得编辑文章更加方便，但我们也发现有些按钮并不常用，但却占居了许多宝贵的屏幕空间。

其实用户可以这样删除它们：

在工具栏空白处单击鼠标右键，选择[自定义]命令，弹出对话框后不要去管它，直接从工具栏上把用户要删除的按钮按住不放，将它拖到屏幕空白处（会出现一个小叉）放开即可删除，非常方便。

   其实还有一个非常容易的方法，只要按下Alt键不松开，然后用鼠标把相应按钮拖放到工具栏外面即可，利用此法甚至可以删除Word菜单下不常用的命令。

7.更改菜单打开方式

   如果有人的Officexp菜单是以滑动或者展开的动画效果显示的，用户一定觉得够酷，其实用户也可以使用这种效果，打开工具菜单下的[自定义]对话框，在[选项]标签中用户可以看到菜单的打开方式这一项，系统默认是“无”，通过它的下拉菜单用户可以看到“无”、“任意”、“展开”、“滑动”这几项，用户选自己喜欢的方式，就可以看到更酷的效果了。

8.实现文档的自动滚动

   如果你还未使用内置滚动的鼠标，那么在查看一篇长文档时，一定会感觉到不停点击鼠标左键或拖动滑块的烦恼，其实WordXP中提供了一个“自动滚动”的功能，为什么不利用一下呢？

    从[工具]｜[自定义]下打开[自定义]窗口，从左侧窗口中选中[工具]类别，然后在右侧[命令]下拉列表框中找到[自动滚动]项，再将这个项目拖到Word界面中，随便找一个地方放置即可，只要你觉得醒目就行了。

以后即使你没有滚动鼠标，也可以使用“自动滚动”功能来查看长长的文档，当然如果你想阅读电子文档那就更方便了。

假如你觉得滚动速度太快，上下移动鼠标可以自行调节，不需要滚动时只要左击或右击均可，相当于给你的两键鼠标增加了一个免费的滑轮。

9.重命名自定义工具栏

   你可以重命名任何已创建的自定义工具栏；但是不能重命名MicrosoftOffice或Office家族程序提供的内置工具栏。

  A.在[视图]菜单上，指向[工具栏]，再单击[自定义]。

  B.单击[工具栏]选项卡。

  C.在[工具栏]框中，单击要重命名的自定义工具栏。

  D.单击[重命名]。

  E.在[工具栏名称]框中键入新名称，再按Enter键即可。

10.将图片移到全适的位置

   当用户有在Word文档中放置图片时，它会自动与一个可见的风格对齐，以确保所有内容整齐的排列。

如果需要精确地控制图片的放置位置，用户可以在拖动对象时按住“Alt”键，以暂时忽略网格。

用户可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。

    如果图片不需要与文字对齐，用户可以使用这一技巧。

为了确保该功能可用，请用户双击该图片，然后选择“版式”选项卡，选择环绕方式区域下非嵌入式的任意放式，最后单击“确定”按钮即可。

11.如何在Word中调整汉字与英文字母间的距离

    在中文Word中汉字与英文字母与数字之间一般都好存在一小段间隔，这个间隔一般有一个空格大小，但我们却无法删除掉。

例如：

我们输入“中文Windows98的新特性”，在“中文”和“Windows”之间以及“98”与“的”之间都有这段间隔。

这虽然有助于突出显示汉字与英文之间的区别，使文档一目了然，但有时我们也需要关闭些功能，关闭的方法如下：

   a）按Ctrl+A选定全部文档；

   b）选择[格式]｜[段落]｜[中文版式]；

   c）在[中文版式]选项卡中取消[字符间距]设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边的复选框。

12.如何在Word中任意修改字间距

   在Word中修改字间距很不直观，有些用户甚至不知道该如何设置字间距，而不得不使用系统默认值。

Word的字距有“标准”、“加宽”、“紧缩等”三种字间距，它的实际距离不是一尘不变的，而是与文档中字号的大小有一定的关系。

“加宽”间距则是在“标准”的基础上再增加一个用户指定的数值，“紧缩”则是在“标准”的基础上减去一个用户指定的数值。

由于“加宽”和“紧缩”都是在“标准”的基础上进行调整，不至于出现字号与字间距不匹配的情况。

调整字间距的方法如下：

   a）  选定文本；

   b）  选择[格式][字体][字符间距]选项卡；

   c）  在间距下拉列表中选择适当的类型和增添或减小的间距数值。

最后“确定”即可。

13.如何在Word中任意修改行距

     在Word中提供了很多种标准的行距供选择，在[格式]｜[段落]的[缩进和间距]选项页，在“行距”框里提供了行距的选择列表。

包括“单倍行距”、“最小行距”等。

可是标准行距并不一定符合我们的需要。

例如，我们希望行距尽可能小时用“最小行距”就满足不了要求。

如果我们想要任意设置行距的大小，必须将行距设置为“固定值”，然后在右边的“设置值”对话框里任意输入行距的磅数即可。

14.怎样使用键盘选定文档中的字符

    在键盘上同时单击Shift和方向键[→],则可选定[插入点]右边的一个字符；若同时单击Shift和方向键[←]，则可选定[插入点]左边的一个字符。

15.用键盘选定行

    如果在键盘上同时单击Shift和方向键[↑],则可选定从[插入点]开始到[插入点]为止的全部字符。

如果同时单击Shift和方向键[↓]，则可选定从[插入点]开始到[插入点]为止的全部字符。

16.Word“分节”的妙用

    在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项，如果需要修改属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新页面设置选项。

除非插入分节符，否则MicrosoftWord会将整个文档视为一个节。

分节符是为表示节结束而插入的一个标记。

分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。

分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。

插入分节符的方法如下：

    单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为“分隔符”的对话框。

    在“分节符类型”下，单击描述了所需新分节符开始位置的选项。

分节符类型共有4种：

“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。

可根据需要进行。

17.为部分文档创建不同的页眉或页脚

    创建页眉或页脚时，Word自动在整理文档中使用同样的页眉或页脚。

要为部分文档创建不同于其它部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。

   a）   如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符；

   b）    单击要为其创建不同页眉或页脚的节；

   c）    单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。

出现“页眉和页脚”工具窗口；

   d）    单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮。

   e）    修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。

Word后自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。

   f）    要为下一节创建不同的页眉或页脚面，重复步骤1到步骤5.

18.让文档中的图片更瘦一些

     如果文档中仅仅只有一些文字内容，那么它的个头通常不会很大，至多几十KB而已。

不过，假如由于某种原因在文档中插入了几幅图片，那么文档的个头就会急剧膨胀，不仅编辑和传输非常不便,而且打开或保存时也特别缓慢。

     不过，我们可以对插入文档中的图片进行压缩处理，选中图片后，WordXP会自动激活一个图片工具栏，选中右起第5个工具按钮，就可以在“压缩图片”窗口中选择“选中的图片”项，假如你想压缩文档中的所有图片，可以选择“文档中的所有图片”，这里已经自动勾选了“压缩图片”和“删除图片的剪裁区域”两个复选项，单击“确定”按钮后，会出现一个对话框告诉你压缩图像命令可能会损坏图像的质量，询问是否进行图像优化，确定后就可以压缩图片的身材了。

19.自定义新符号

     虽然Word中有很多符号可以直接挑选使用，但总是感觉不够用，例如人作弧线，这时就只有通过自己来定做了。

定做新符号实际上就是使用Word图片来进行创作，具体操作起来还是比较简单的，本文文以定做弧线为例简单地说明其过程。

     首先单击[插入]菜单栏，选择[对象]，然后在弹出的对话框中选择[新建]栏中的“MicrosoftWord图片”项，单击“确定”，这样到了图片的编辑区中，下面不可以直接在这该区中绘制一段圆弧。

在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字，然后将图片调整到合适的大小就可以了。

    另外，在选择制作Word图片时，最好将“浮于文字上方”这个复选框取消掉。

依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。

如果该符号需经常用到，也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中，以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。

20.准确移动文本

     在实际编辑文档过程中，如果使用鼠标拖曳的方式移过长的文档时，由于移动距离远，会出现移错位置的事情。

实际我们可以采取这样的方法避免：

先选中要移动的文档，再按[F2]键，此时状态栏显示[移动至何处？

]，把输入焦点点到目的地，按回车键便可准确移入。

21.页面边框

     你可以为文档中每页的任意一边或所有边添加边框、也可以只为某节中的页面、首页或除首页以外的所有页添加边框。

有多种线条样式和颜色以及各种图形边框的页面边框。

22.将姓名按姓氏笔划排序

     在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。

首先，将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行[表格]菜单上的[排序]命令。

     在[排序文字]对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“拼音”、“日期”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。

23.锁定插入的日期和时间

     在上面的例子中，我们介绍了如何插入“日期和时间”，如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和日间。

如果用户不需要时期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定日期和时间了，还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。

24.给正文添加正文边框

    在Word2003中，若要在[页面视图]下给文档添加[正文边框]，可以单击[工具]｜[选项]｜[页面视图和Web版式视图选项]下的[正文边框]。

25.使有格式刷重复复制格式

     格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢？

     其实只要双击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。

再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。

26.利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里

     用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔在两行文字里，如果遇到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。

     方法很简单，选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。

27.巧用“选择性粘贴”口的“无格式文本”

    用户在制做文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其他文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。

通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。

    将需要的文字复制到剪贴板后，执行[编辑]菜单上的[选择性粘贴]命令，在弹出的对话框口选择“无格式文本”。

单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。

28.快速插入一对大括号

    将光标置于需要插入一对大括号的地方，然后按下Ctrl+F9组合键，就可以快速在插入点插入一对大括号，并且将输入光标置于大括号内。

29.Word字体随身携带

    在日常办公中，常常需要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。

要想又不在另一台电脑上安装该字体，又要正确打印出该文档，我们可以这样做：

执行[工具]｜[选项]命令，打开“选项”对话框，点击“保存”标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。

    注意：

1.如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；2.你想嵌入的字体只能是TrueType字体；3.这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；4.在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。

30.为Word文本加注释

    如果你想为Word的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而不想让注释出现在文档中，下面两种方法中的任意一种可以帮助你实现：

    ○1先选中需要注释的文本，用[插入]∣[批注]命令，打开[批注]窗口，在其中输入注释文字后关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在该文本的上方；

     ○2将光标移至需要加注释的文本后面，用[插入]∣[脚注或尾注]命令，打开[脚注或尾注]对话框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出来）。

31.快速输入特定的短语

     我们在用Word2003进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容易出错，同时也很难输入文本的一致性。

我利用Word2003的“剪贴板”功能，实现了选定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。

    ○1启动Word2003打开“剪贴板”工具栏。

     ○2选将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令逐条加到“剪贴板”中。

     ○3在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。

     ○4如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在Word2003中，“剪贴板”上直接会显示出短语的内容）。

32.[水印]文字

     给文档添加的[水印]文字，它可以显示在文字后，它是可视的，但不会使文字变模糊。

我们给文档添加的[水印]文字，如同给文档添加的文字一样，也可以选择[字体]、[字号]和[颜色]。

也可设置透明和斜线或水平版式等。

33.即时取消后台打印

     失误是难免的！

可能刚刚按完了打印命令后，又后悔不想打印当前的文档了，那么怎样才能即时取消后台打印任务呢？

一般来说，大家在发出打印任务后，程序会自动将打印任务设置为后台打印，同时在状态栏上出现打印机图标，打印机图标旁边的数字显示的是正在打印的页的页码。

要想即时取消后台打印任务的话，大家只要用鼠标双击图标就可以了，不过你的动作得快，一定要赶在打印机前面“出手”！

34.让剪贴不再智能

     在文档中进行删除文档操作时，Word会自动删除多余空格，而当插入剪贴板中的内容时，Word会在插入内容的前后自动添加空格，这就是Word提供的智能剪贴功能。

该功能对于英文编辑来说，将省去大家动手增删空格的麻烦，但对汉字来说，稍有画蛇添足之嫌。

要是想禁用智能剪贴功能，可以首先在“工具”菜单中，依次执行[选项]｜[编辑]命令，在“智能剪切和粘贴”设置框中，单击“设置”按钮，然后清除“自动调整语句和单词间隔”复选框，依次单击“确定”按钮就可以了。

35.弯引号变直引号

     想要在文档中输入“5′16″”，以表示时间为“5分16秒”，你一定无法完成你的操作吧？

因为Word2003会自动把你输入的直引号变成弯引号。

其实该转换功能意义不大，因为当输入直引号时，Word2003只能将其替换半角的弯引号，而不是中文标点符号要求的全角引号。

想在文档中键入直引号，请关闭该自动功能，方法是：

在[工具]菜单中，单击[自动更正选项]命令，单击[键入时自动套用格式]选项卡，在“键入时自动替换”下，清除“直引号替换为弯引号”就可以了。

36.设置通栏标题

   设置通栏标题最简单的办法是：

在对文档分栏时，不选定[标题]，只对文档的文体部分分栏；然后再对文档的标题进行相应的设置。

37.缩写图像尺寸

Word2003不仅能改变图像的大小、亮度、对比度以及设置图像格式，而且还能作为一个压缩软件，来压缩图像，以便缩小图像所占用的空间。

要压缩图像时，首先选中指定的图像，并单击“图像”工具栏中的“压缩”按钮，或者在菜单栏中依次单击[视图][工具栏][图像]，随后图像将会打开一个图像压缩对话框，在该对话框中你可以选择压缩指定的图像，也可以选择压缩文档中所有图像，另外你可以通过设置图像分辨率的方法来更改图像的占用空间。

最后笔者要提醒大家的是，一旦对图像进行了压缩后，图像上的色彩会损失一些，而且将再也不能恢复。

38.编号自动录入

    如果要在普通的文本中输入编号，许多人都会使用手工的方法来输入，但如果要输入的编号有很多的话，手工输入将变得很麻烦。

其实用Word2003内置的虚拟表格功能能很轻松地输入编号，比如假设笔者要输入1到6000的一个编号，只要先在Word2003中使用插入表格功能，来向编辑文档中插入一个行数为1、列数为6000的表格，然后选中生成的表格，接着选择格式菜单中的项目符号和编号，选择第二项编号栏，根据自己的需要选择一种编号形式，此时电脑自动生成编号，选中整个表格，用CTRL+X剪切，然后使用选择性粘贴，选用无文本格式，此时会直接粘贴上编号而不会出现表格了。

39.字母与单词“分家”

    有时想选择单词中的某个字母，看似很简单的操作在Word2003中却很难实现，当你开始拖动单词时，Word总是自动选定整个单词和其后的空格。

这是什么原因呢？

其实这是Word2003提供的自动选定整个单词功能，该功能使得Word能在你选定单词的一部分时，自动选定整个单词及其后的空格。

有时，你发现无论如何也不能选中某个或几个汉字，也是该功能在作怪。

当然，你可指定是否让Word自动帮助你选定整个单词，具体步骤为：

在“工具”菜单中，单击“选项”命令，单击“编辑”标签，清除或选中“选定时自动选定整个单词”复选框就可以了。

40.两行合一行显示

    这时我们可以请“双行合一”命令来帮助：

将插入点置于希望插入“双行合一”文字的地方，单击[格式]菜单中的[中文版式]子菜单，然后单击[双行合一]命令，在“文字”文本框中，输入希望以两行合并成一行的文字，输入的文字将显示在“预览”框中。

    若要自动输入包含双行合一文字的括号，可选中“带括号”复选框，然后在“括号类型”框中选择所需括号，最后单击确定按钮即可。

41.字母大小写快速切换

   将所需要更改的文字部分选中，按“Shift+F3”组合键可以将所选内容在“全部大写”、“全部小写”和“首字母大小，其它小写”之间进行转换，非常便利。

例如你输入了“software”,按一次Shift+F3键，它将变为首字大写“Software”；再按一次“Shift+F3”，则变为全部大写“SOFTWARE”；再按一次“Shift+F3”，它又会变为全部小写。

42.特大字和特小字

    众所周知，在Word文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方，并且具有较好的阅读性。

可是Word文档字号的默认设置最大只能为72磅，最小只能为5磅，那么如何输入比72磅更大或比5磅更小的字呢？

操作的步骤是：

先选中要修饰的文本，然后单击菜单“格式”中的“字体”项，直接在“字号（S）”栏输入所需的磅值即可，字体大小的磅值范围为1～1638之间，在改变字体大小时，为了更具有直观性，可反复使用快捷键“Ctrl+]”使字体逐渐增大，使用快捷键“Ctrl+[”使字体逐渐变