某公司公文管理制度Word下载.doc
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3、人名、地名、数字、引文准确。
4、结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
5、应使用国家法定计量单位。
6、文内使用简称,应当先用全称,并注明简称。
7、公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(二)审核
审核就是对公文文稿进行审查核定。
公文送负责人签发之前,由起草人进行审核。
审核的重点是:
是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合规定。
(三)签发
签发是负责人对已审核的文稿予以审定、签字,准予印发。
(四)复核
复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。
公文正式印制前,由综合办负责对文稿的复核。
复核的重点是:
审核、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
完成了以上工作,文件就可以进行缮印、用印、登记、分发了。
二、通用公文的格式
(一)公文用纸和印装规格
1、公文用纸采用国际标准A4型纸,其幅面尺寸为210mm×
297mm。
2、公文页边与版心尺寸:
公文用纸天头(上白边)为37mm±
1mm;
公文用纸订口(左白边)为28mm±
版心尺寸为156mm×
225mm(不含页码)。
3、文字符号从左至右横写、横排。
一般每面排22行,每行排28个字。
4、公文左侧骑马订或平订,不掉页;
后背平整、不空。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±
4mm。
5、页码用4号白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下1行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
(二)公文中各要素标识规则
通用公文的格式要素可分为眉首、主体、版记3部分。
红色反线以上的各要素统称眉首;
红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;
主题词以下的各要素统称版记。
1、眉首
(1)发文机关标识:
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。
使用小标宋体字,用红色标识。
(2)发文字号:
由发文机关代字、年份和序号组成。
用3号仿宋体字标识,年份标全称,用六角括号“[]”括入,序号不编虚位,不加“第”字。
(3)红色反线。
标识在发文字号之下的4mm处,其长度与版心等宽,即156mm。
2、主体
(1)公文标题:
位于红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分为1行或多行居中排布。
回行时要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
标题中除法规、规章名称加书名号以外,一般不使用标点符号。
(2)主送机关:
使用全称或规范化简称、统称,在标题下空1行并用3号仿宋体字标识,左侧顶格,回行时仍然顶格。
(3)正文:
位于主送机关下1行,采用3号仿宋体字,每自然段左空2字,回行顶格,正文中数字和年份数目字不能回行。
(4)附件:
公文如有附件,应在正文下空1行,左空2字,用3号仿宋体字标识“附件”,其后标全角冒号和附后件名称。
如附件不止一份,则用阿拉伯数字编列序号,上下排布;
附件名称后不加标点符号。
附件应在公文成文日期之后另起一页与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号(如“附件1”)。
(5)成文日期:
用汉字标全年、月、日,“零”写作“○”,成文日期右空4字。
(6)印章:
通用公文除“会议纪要”外均应加盖印章。
盖章应上距正文1行以内,端正、居中,下压成文日期。
印文要清晰,一律用红色。
3、版记
(1)主题词:
一份文件最多不超过5个。
“主题词”3字用3号黑体字居左顶格标识,其后标全角冒号;
词目用3号小标宋体字,词目之间空1字,不可用逗号取代空格。
(2)印发机关和印发日期:
位于主题词之下,同占1行,印发机关左空1字,印发日期右空1字。
(3)反线:
主题词、印发机关和印发日期之下均加一条黑色间隔横线,即反线,其宽度同版心。
三、其它常用公文格式
常用公文指调查报告、工作计划、工作总结、简报、经济分析报告等。
1、纸张
采用A4纸张,页边距一律采取:
上25mm,下22mm,左25mm,右22mm。
2、标题
主标题,采用3号小标宋体字,居中排布。
如有副标题,应另起一行,对着主标题后,先用破折号,再写副标题,副标题采用4号小标宋体字。
3、正文
(1)正文内容,一律用4号宋体字。
(2)结构层次序数。
第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(3)每自然段首行缩进2字符,行间距设为固定值25磅,字符间距为默认值(缩放100%,间距:
标准)。
(4)标点符号正确使用,忌误用、混用标点符号,用全角标注。
4、统计表格或图表
文中出现统计表格或图表,填写文字均采用宋体5号字。
5、页码
页码使用5号字,数码左右各放一条5号一字线,居右空1字。
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