企业信息化规划.docx

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企业信息化规划

亚欧大陆桥煤炭运销公司

信息化网络建设规划

（2008年----2010年）

●规划原则

所谓信息化不仅是技术变革，也是管理变革，企业无论采用怎样的技术与管理手段，其最终目的都是为了实现企业战略、提高企业的核心竞争能力，从而实现价值增值。

而信息化建设规划是指在企业发展战略目标的指导下，全面整合系统应用和相关信息架构，让各种业务解决方案、应用系统和数据都能不受约束地在公司总体结构上实现有效配合，同时结合企业管理需求、业务流程和信息化基础，对信息化目标和内容进行整体规划，全面系统地指导企业信息化建设。

对于本公司来讲，一个完整的信息化规划应当注意一下几点并将其作为信息化规划的基础和出发点：

一、与企业战略相符。

没有明确清晰的战略，不能以公司的现实情况为基础，规划就无从谈起，也就没有存在的价值和必要性。

也就是说选择最匹配而非最先进的技术，根据企业自身需要不断完善信息化进程。

二、各部门的共同支持参与。

企业信息化建设不单纯只是企业某个部门或某个人的事，它要求企业所有相关部门参与目标制定及规划建设和实施，因此计划前的需求分析、与各部门人员的沟通非常重要。

在规划过程中应明确——信息化的主人是企业所有的部门和每一位员工，信息化建设的最终目的在简化工作量，提高员工的工作效率。

三、形成管理闭环。

任何领域的规划都是一个复杂的项目，都应该是一个闭环的管理过程，即“制订规划——进行实施——总结反馈——修改规划”，如此不断前行，每年根据周围新的环境、企业新的发展以及技术发展的新趋势等因素进行补充和调整，形成滚动计划。

制定计划的方式应当是短期与长期相结合的方式：

首先制定长期发展规划，同时根据每年的具体发展情况及企业需求，制定短期计划。

四、从核心基础项目着手。

对于信息化项目需求的轻重缓急应当具有明确的界定，坚持“总体规划、分步实施、先易后难、急用先建”的原则，先实施企业最需要的基础核心项目，并以此为基础，量体裁衣，衍生其它项目的建设，保证数据的整体统一。

同时在公司整体规划过程中应以多元中心物流信息化建设规划为基础，根据实际情况，通过对现有应用系统、市场需求、竞争状况、企业经营目标等制定本公司信息化规划的总体战略目标，以此制定本公司信息化建设的步骤。

●公司信息化目标

信息化的目的是为企业业务服务，以此为基石，并为其提供保障。

在此对我公司主要经营的业务作以具体介绍，并从本公司经营的特点出发延伸出公司信息化发展的目的。

本公司作为乌鲁木齐铁路局唯一的煤炭专业化物流公司，成立两年多来，现已建立完整的公铁联运物流通道、煤炭采购渠道和煤炭经销渠道网络，以新疆铁路管辖线路为骨架现已覆盖全疆铁路营业里程的所有区域。

全疆建立包括喀什、阿图什、巴楚、玉尔滚、库车、哈密、色里布亚、莎车、奎屯在内的21个煤场，仓储面积达到1500于亩，储煤能力达500万吨。

已具有疆内外煤炭运销达1000吨的能力，公司领导在强抓物流设施建设的同时也非常重视软件方面的建设，ISO9000质量管理体系的运行，使我公司的整体管理水平、业务流程、客户管理趋于规范化、细致化、流程化，同时针对各营业部分布广泛且各点分布靠近煤矿而偏离城市同时各点业务又联系紧密的特点，提出单机与联机相结合、秉承两级化管理的企业信息化发展理念，通过建立交互式动态信息通道实现资源的最优配置，同时提高客户满意度。

实现公司运营从职能分工向业务流程分工的转化，从而达到最终建立一套集生产经营、设备管理、网络办公、财务资产、安全管理、实时监控系统为一体的综合网络系统的目的。

●企业信息化发展现状

目前我公司信息化的主要应用在于企业综合网络办公系统，其挂设在电信网络下中地址为（61.128.100.139）采用B/S结构方式构建，主要以电子广告牌、OUTLOOK、工作流为基础的邮件群发系统组成。

主要包括个人办公系统、公共事务、信息交流、人力资源四个模块，具体结构如下：

综合来讲该系统的主要作用在于紧密结合我公司营业网点较多的特点，以工作流的方式，将企业的员工纳入其中形成有机整体，每一个员工通过个人账户密码登录系统后，通过显示页面通过公告信息、新闻动态、待办事宜等板块了解公司动态，及相关办公事宜，同时，通过内部邮件系统根据工作内容、针对特定对象实现信息群发功能，系统能够自动提示相关责任人需要查阅的信息，基本实现了各项业务的自动化传递，有效的降低了成本，提高了信息的传输效率。

同时，通过作为一个综合办公系统，基本起到了承上启下的衔接作用，保证了上下左右各方面理好工作关系，保持合作意识，将各项工作基本落到了实处。

起到了协调的作用。

在公司运作中起到的积极作用可分为以下几点:

（1）建立内部的通信平台即邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷畅通。

（2）建立了信息发布的平台，作为综合办公系统其在企业内部建立有效的信息发布和交流场所，例如电子公告、电子论坛、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。

（3）节约了企业的办公费用支出，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，为无纸办公打下了基础。

目前我公司已将其做为考核依据纳入企业考核管理办法中来，要求公司员工按时登录，保持在线，随时对工作进行处理。

同时在公司的发展过程中有暴露出一些新的问题，这也是我们急于思考和有待改进的几个方面：

（1）软件的应用中，四个模块的功能只用到了邮件系统、公告系统，办公系统的神髓在其中并没有体现出来。

（2）如何增强领导监控能力？

目前该系统主要作用侧重于于加强工作的交流，对于增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，发现问题及时解决，从而减少差错等没有放到重要地位。

（3）在应用中没有建立定向的工作流程，该综合办公系统中工作流管理的新建、流程设置、工作流的出发点等没有得到开发和应用，如：

公司在下达各项工作时使用的是现有综合办公系统的邮件群发功能，根据实际情况把工作交办给具体的人，而这一过程在办公系统中没有定向，这也是监管难以实现的主要因素之一。

（4）文档管理的自动化。

通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。

实现文档管理自动化以后，如企业新来人员只要管理员给他注册一个身份，一个口令，他自行进入系统就可以看到这个本公司积累下来的东西如规章制度、与其他供应商、客户签订的合同等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，使该人员能够快速上手，方便管理。

对于以上问题，经过公司领导的认真思考，其主要通过结合企业现有状况对现有系统功能的增加来实现或者以现有系统为蓝本，建立以外网为骨架、以内网为基础的新的综合办公系统。

根据公司信息化建设的目标及公司信息化发展的现状，自2008年起我公司信息化建设可主要分为一下几个阶段实施：

●2008年主要工作计划

1、企业门户网站的建立（）

作为一家专业的物流企业，公司的主要产品就是服务，如何将我们的服务做到最好、提高企业知名度企业门户网站起着不可代替的作用，公司门户网站的设计思想主要体现在：

（1）作为为对外展示的窗口，企业对外宣传的阵地，通过相关信息的发布及企业经营业务的介绍等起到网络营销的作用，从而提高了企业的总体形象，展现企业实力，使全国乃至全球能够了解自己，为拓展新的销售渠道打下了基础这就是我公司建设企业门户网站的主要作用之一。

（2）同时企业门户网站作为服务的一部分，通过其与现有客户保持动态联系，即建立客户查询管理。

现有客户能够通过公司提供的相应合同号等作为客户身份验证码对我方服务提出具体意见并能够向客户提供相应公司运作方式，使客户能够了解现行与公司签订业务的进展情况。

（3）再次应起到企业网络平台的作用，将公司未来新建的办公系统、生产经营管理系统都作为单独的板块体现在门户网站中，其主界面通过企业门户网站即可登陆。

也就是说我公司员工能够通过登陆门户网站进入各项办公系统。

网站主要内容可分为一下几个部分:

作为企业宣传的阵地应从行业动态、法律法规、企业专刊、企业新闻等几个方面入手，对公司经营给予最大范围的公开，同时以全疆铁路为骨架对公司各个分公司、煤场做一具体的介绍主要包含专用线平面图、煤厂全景、服务费用收取标准等几个方面，优良的硬件设施、专业化的物流能力业务是公司真实的写照，也是对公司业务能力的有力证明。

与公司即将开发的生产经营信息系统相互关联，建立顾客查询信息的窗口，顾客能够查询自身涉及的相关业务并留下宝贵意见，以备将公司不断提高自身业务水平。

2、综合办公及管理系统

针对原有办公系统的不足和企业未来发展的需求，构建新的网络办公及管理系统，其在原有系统的基础上应添加一下新的内容：

（1）将各个部门作为一个板块纳入其中，对各个部门职责、月度计划和总结纳入其中，以备公司人员参考和制定相应自身的工作计划。

（2）实现文档管理的自动化通过电子文件柜的形式实现文档的保管。

（3）人员调转管理。

涉及的数据主要包括：

工号、姓名、出生年月、民族、工作地点、职名、身份证号、参加工作时间、各营业部通过信息录入方式上报人力资源管理人员，由人力资源主管审核后入库、备份。

同时，设置相应权限保证有关负责人能够查询。

当各营业部人员发生变动时，原营业部人力资源负责人通过该平台向总公司人力资源负责人报，人员调度完成后，该人员现营业部向总公司人力资源负责人反馈，同时总公司人力资源负责人接到信息后对人员信息进行修改。

（4）企业管理理念的体现。

同时该系还应包括采购管理、资产管理、生产日报分析等几个方面内容其功能与即将新建的生产经营系统、安全设备管理系统等软件的主要区别在于，上述应用软件的作用在于实现对日常经营活动的管理，保证工作效率的持续提高。

综合办公管理系统中相应模块虽然调用以上系统中的数据并对以上信息进行汇总，形成总体的评价结构以分析以辅助决策。

在实现以上功能的同时公司计划于现行电子工程合作开发设备管理系统、安全信息系统，使其成为公司综合办公及管理系统的一部分：

1、设备管理系统

主要包含设备管理、设备维修管理、办公用品管理、劳保用品管理、车辆管理等六个模块。

主要作用在于：

满足设备管理部对固定资产、设备的管理需求而建设，对公司下属各营业部机械设备的使用维修、调用进行有效的管理，对设备到货、入库、领用、送修、维修验收、使用交接等业务进行处理，对设备在企业的使用过程和周转过程进行全面的跟踪，能够及时有效的为成本管理提供维修、采购等结算信息。

从设的使用到维修这个逻辑结构如图:

办公及劳保用品管理

以采购行为的发生为出发点，覆盖入库、出库、领用整个过程，主要包括：

低值易耗品采购、劳保用品采购,负责人能够根据具体关键字查询相应物品领用人信息。

2、安全信息系统

主要为满足安全设备部、企业相关领导对各个营业部安全方面的管理而构建，使检查出问题---整改---整改完毕----验收-----问题销号整个安全管理流程处在可控的范围内。

主要功能在于：

（1）通过安全关键点的动态输入，公司相关检查人员针对个营业部存在的问题，上传以上信息，通过设置权限，相关工作人员能通过本系统查询，做出相应批示，实现动态、非实时的交流。

（2）对已发现的问题建立问题库，当问题未解决时，该数据一直保留，当整改完成后删除相应前台页面问题库信息，同时对该问题进行保留，以指导日后工作。

（3）完成事故信息的通报。

（4）对相应安全信息进行统计。

如：

安全生产天数、无重大事故天数、无一般责任事故天数等。

（5）对安全监控信息实时发布。

相关检查人员在各营业部发现的问题能够得到体现。

主要结构：

3、生产经营信息系统

随着公司业务活动的不断扩大，营业网点的不断增多，为了加强生产经营的管理，公司计划于2008年3月开始构建此系统，并使其成为公司生产经营信息化的基础。

作用在于实现从合同的签定、运输、监测、账款回收、又回到合同验证整个过程的电子化，主要软件结构如图：

该软件的整个工作过程可以看成是对对现实工作的模拟，利用相关分析能力实现自动化。

具体工作流程在于：

（1）以合同的签订为出发点，签订合同后将合同录入生产经营信息系统中，并针对合同类别进行自动分类，并根据合同进行采购。

（2）同时经营开发部对各地区煤炭销售给出指导价并录入系统，给于营业部经理相应权限（即根据指导价定制销售价格，相差不得超过10%）。

（2）通过独立的磅秤系统、铁路运输信息对每日进出入煤场的煤炭重量（吨数）进行统计，每日下午提交系统保证数据与实际同步，系统自动生成营业部库存信息、

（3）同时将相关客户信息录入客户管理数据库中，主要包含信息：

公司名称、联系人、联系方式、开户银行账户、纳税人登记号等信息

（4）当①、②两步完成后，根据我公司先款后货的经营策略，进入财务付款阶段，当客户付款后，财务相关人员将付款金额、付款方式等信息录入相关合同付款应收账款中（属于零售则只在这一阶段完成，以磅秤系统采集的信息为基础，自动调节库存）。

（5）客户付款后，运输调度部根据付款金额、合同所包含交易规模、合同具体内容、编制运输计划（煤炭运输始发站---终点站相关信息）提请上级批准，并定期查看铁路运输计划，将各项批准车辆信息发送具体相关营业部。

（6）具体营业部负责具体装卸车业务，并将每日装卸车情况录入系统中，系统根据以上数据，实现对库存的加减（动态管理）

（7）系统通过以上信息（应收账款、库存动态变动明细、煤炭价格、等）形成合同履行情况即客户预付款现有余额、预付款账款扣减状况并以此为根据确定发煤量，当发生欠款时，系统自动报警以便相关人员处理。

（8）根据以上信息自动生成生产日报、以备相关领导查询、调阅便于领导掌握实时动态，提高管理能力。

由于我公司在进煤时采用的批量计算（即不分大块、小块、末煤），通过筛煤机、加工程序后，在零售过程中则按大块、小块、末煤分别定价，分别买卖，在销售发生过程中实际库存与系统显示库存、经营系统显示销售收入与实际收入不免发生偏差，这需要我们在每半年一次的库存盘点中及时校正相应库存、收入数据，（这种误差将会随着销售规模的增大而增大）如何避免以上问题的产生也是我们在系统运行过程中所要注意和思考的问题。

●2009年工作安排

1、信息化资源整合

针对2008年工作计划，连续开发生产经营信息系统、设备管理系统、安全信息系统等一系列软件，以上软件将在2009年进入运行，不可避免的会出现一些问题，这些问题的处理（无论是软件的修改还是公司管理上的变革）对企业整体信息化的发展都起着至关重要的作用，因此2009年的工作中公司各项软件资源的整合作为一个单独的项目提出，其主要工作可分为：

（1）从功能上打破应用软件与应用软件的壁垒，实现功能的嵌套、交叉式使用，让销售、服务共享同一个客户的主记录，采购、设备管理、财务可以共享一个成本数据，人力资源分析、设备运行状况、公司月财务状况能够在一个窗口显示数据，员工可以通过网络分享同一个计算机上的文档，方便企业内部员工进行交流，各部门之间相互合作更好的完成工作，加快企业内部对事务的处理速度。

（2）从管理上为管理者提供方便，使管理者不必想要查看企业设备调配、运转状况需要打开综合办公系统；想要查看企业经营状况又需要打开生产经营网络系统，使各种信息能够畅通的在各个系统中流动，并且作为最终分析结果在综合办公系统中体现出来。

（3）从技术上来讲，使数据与算法相分离，所谓程序=数据+算法，两者特点在于数据作为处理过的信息具有其稳定性；而算法对于机器来将应具有易读性，其本身又具有灵活性。

各种不同的算法共享同一个数据库信息，有利于资源共享，避免数据冗余。

为了达到以上资源整合目的，主要的工作在于：

规范现有数据库，对公司整个数据库模式（即数据库三级模式两级定义、数据字典）、各二维表格、视图给予清晰定义。

形成文字描述、数据库语言使用描述，以备将来扩展之用。

为建立以数据库为根基，以应用系统为枝叶整体企业信息结构打下基础。

制定相应的规章制度，保证各项软件的顺利运行，在整个运行流程中相关人员负责的具体工作给予明确的定义。

2、网络视频会议系统的建立

为了实现公司经营理念的相互交流及公司精神的实时传达，通过建立可视通讯和视频会议系统实现在不同的地点互联，便于对公司经营发展进行讨论。

针对网络视频会议系统的特点，将这一系统作为一个独立的系统开发，与现有公司硬件资源相匹配，而软件资源相互独立。

目前，组建视频会议可通过架设专线或借助INTERNET来实现，而基于计算机平台的视讯实现方式又分为硬件视讯系统和纯软件实现的网络视频会议，考虑到我公司的实际情况，建议选择基于公网的纯软件视频方案。

公司每个信息点通过不同的方式链接到INTERNET上，实现点对点的语音、视频、多点综合时事通讯，参加会议的人员能够看到主持人的视频、能听到主持人的发言。

所需设备包括投影仪、网络接入、摄像头、视频会议软件，在花费资金较少的情况下基本能够满足公司需求。

●2010年工作安排

（1）网络实时监控系统的建立

煤炭装卸作业、自燃以及煤场内的安全一直是我公司各项工作中的重中之重，随着公司信息化发展的步伐不断加快，煤场远程监控系统也会随之建立

该系统所要达到的功能主要有：

（1）本地监控。

能在人无法值守的场合实现全方位监控，适时、真实地反映现场的的图象画面，使其成为现场管理人员管理中监控的一种极为有效的观察工具。

（2）远程网络实施监控。

总公司管理层能够通过该系统实时监督各个煤场现场工作，根据实际情况下达任务。

主要步骤：

1、建立本地监控网络主要有硬件为主、软件为辅，目前市场上相关技术已相当成熟。

重点在于如何根据个煤场的工作环境选购设备、软件，如：

使用何种摄像设备、选择什么样的传输方式、云台的选择、等，完成本地监控系统+视频采集卡的配置。

2、通过视频路由器、internet将监控视频上传

3、对本公司生产经营系统预留的网络视频监控接口进行拓展，完成实时图像的显现。

主要工作：

1、市场调研方面。

该系统所涉及的硬件设备较多，因此在立项之前对要对公司需求及市场上所存在的各项视频价格等选取产品，确定采购计划，注入启动资金。

同时，对公司相关需求进行统计，明确公所视频监控点数、一个分公司所花费价格，制定项目资金计划。

2、项目专人负责，确定项目实施计划。

应首先在某一分公司进行试点，当该点基本投入使用并满足需求后再全面铺开。

3、系统的定期维护尤其是暴露在室外的摄像设备，由于煤场作业灰尘大等特点，定期保养。

主要考虑的问题：

（1）系统带宽的配置。

根据分公司具体需求，监控点数明确带宽数，及每年资金投入情况。

（2）软件方面画面的分屏显示，实现整体画面的四画面、六画面等。

（3）视频监控信息的保存日期。

主要视频结构如下：

（2）形成企业的动态联盟和协同。

实现本企业与合作伙伴之间的信息一体化，从而使整个供应链实时地对订单变化进行响应，统一计划，统一数据模式，为我们的客户提供个性化的服务，大大缩短了客户订单调整的反馈时间。

整个供应链中所有上下游企业的实现信息共享及业务协作，大大减少供应链各环节的无效作业，此项作为对未公司发展的畅想提出。

●实施阶段

根据以上内容得出公司整体实施阶段可分为以下几方面的内容：

第一阶段

企业门户网站、公司生产经营、安全信息系统于2008年3月开始调研，预计与2008年底完成。

第二阶段

以现有综合办公系统为蓝本，构建新的网络办公及管理系统，通过与上述软件匹配，实现动态数据的调用。

预计2008年8月初开始开发。

于2008月12月初开发完毕投入试运行阶段。

第三阶段

待以上两项工作完成后（试运行完成，投入正式运行后），根据公司实际情况（2009年3-4月）进行网络视频会议项目开发立项，乐观估计历时6个月---8个月完成整个网络视频会议系统。

第四阶段

在视频会议系统的基础上新建以互联为为基础的网络视频会议系统预计2010年年底即可投入使用。