信息处理能力.docx

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信息处理能力

信息处理能力

一、工具书的检索与利用

所谓工具书，顾名思义，是指在学习或工作时可以作为工具使用的特定类型的图书。

倘若一定要给它下一个定义，可简略地这样说：

凡是按照一定的目的收集某些资料并按一定的方法编排起来供人查考的图书，即可称之为工具书。

（一）工具书的种类

工具书的种类很多，一般都分为字典、辞典、书目、索引、年鉴、手册、年表、图谱、政书、类书和百科全书等类，

字典和辞典有时并为一类。

总的说，它是解释字、词的声音、意义、用法和形体构造，间或叙及源流的工具书。

我国古代没有字典、辞典之名，那时把解释字、词的书叫字书，旧的四部分类法中附属于"经部？

小学类".自清初《康熙字典》，始有字典之专称；辞典或词典则更是后起的名词。

所以说，字典和辞典可包括古代的《说文解字》、《尔雅》和《广韵》之属；也包括近代的《辞源》、《辞海》、《中华大字典》和《新华字典》之类；还包括《中国人名大辞典》和《中国地名大辞典》等专科性辞典。

书目是图书目录的简称。

它是记录图书名称、作者、卷册、版本、定价，间或叙及学术源流、图书流传、内容得失和收藏情况的工具书。

其范围不仅包括《四库全书总目》和《全国总书目》这种综合性书目，也包括《中国地方志综录》、《历代人物年谱集目》、《司马迁著作及其研究资料目录》、《红楼梦书录》等专题性书目。

索引又称通检或引得，它是将书报中的内容编为条目，按一定的方法排列起来专供人们检索的工具。

概括而言，有书籍索引，如《尚书通检》、《十三经索引》、《廿五史人名索引》；报刊索引，如《全国报刊索引》、《文学论文索引》。

年鉴是系统汇集年度时事文献和统计资料的连续性出版物。

如《中国年鉴》、《世界知识年鉴》。

手册是汇集某一方面经常需要查阅的文献资料或专业知识的工具书，如《汉语方言调查手册》、《译名手册》。

年表是按年代顺序用表格形式编制的查考时间或大事的工具书。

其中的纪年表供查考年代，如《中国历史纪年表》；历表可换算不同历法、纪年法的年、月、日，如《中西回史日历》；大事表则为查考大事及其年代的工具书，如《中国历史大事纪年》。

图录是用图象表现事物的工具书，它既包括《世界地图》和《中国历史地图集》等各种地图，也包括《中国历史图谱》和《两周金文辞大系图录考释》等各种文物图录。

政书是文化史专著，它汇编历代或某一代政治、经济、军事、文化制度方面的资料供人阅读和查考。

如《通典》、《文献通考》、《唐会要》。

类书是我国古代百科全书式的资料汇编，有人也称它为百科全书，实际上两者之间是有区别的。

类书是记录群书中各门类或某一门类的资料，述而不作，分类排比，以便寻检和征引，是查考古代事物的工具书，如《艺文类聚》、《太平御览》、《古今图书集成》。

百科全书有综合性的，也有专科性的。

前者是完备的科学文化知识的汇编，搜集各科专门术语、重要名词，而加以详细的、系统的叙述和说明。

各条目按字母或分门别类编排。

后者所收条目则限于一个学科范围，只是较一般专科辞典为详备。

（二）工具书检索的一般程序

1.根据需要确定检索范围

应当熟悉自己所要检索的资料的性质，看看属于哪个学科或哪一类，应尽量缩小检索范围，便于快速检索。

如果一时确定不了比较正确的检索范围，就只能利用综合性工具书如《辞海》、百科全书了。

2.熟悉和利用现有的对口工具书

工具书种类繁多，必须对各种工具书比较熟悉，才能够按图索骥。

各类工具书都有一定的收录范围和编纂目的。

多多熟悉各种不同的工具书，检索资料就会起到事半功倍的效果。

3.查阅凡例和熟悉排检法，检索出所需资料

一般工具书的凡例说明了该工具书的编纂原则、编纂时间、出版时间、所收词目数量和范围、怎么注音、如何解释、如何使用检索等内容。

目录里则排列出了本辞书的全部内容标题，列出了各种不同的排检方法。

供熟悉不同排检法的人选择使用。

如~部《辞海》就有六种排检法可供选择。

所以，查阅凡例很重要。

4.摘录和复制资料

途径有：

一是卡片摘录，这是针对所需要的资料很少的时候用的：

二是复印，这是针对所需要的资料很多、长篇大论都可以用的时候用的；三是下载打印，这是针对电子数据或资料而用的：

四是剪贴，这是针对自己订阅的报刊和书籍而用的，图书馆和其他公共场所的报刊是绝对不能剪贴的：

五是电脑保存，这是针对有自用电脑的人而言的，但必须做好多个备份或保存到多个移动硬盘里，以免因计算机中病毒或重新安装系统或不小心格式化硬盘而造成数据或资料丢失。

5.整理资料。

一般是分类整理：

有笔记式、卡片箱式、袋装式等各种形式。

（三）几种常用的工具书排检方法

1.字顺法

字顺法又称字序法，它是一种排检单字或词汇的方法，也是工具书刊及数据库的主要编排查检方法。

一般字典、词典、百科全书等大都采用这种方法。

根据汉字的形体和读音特点，可分为形序法和音序法两类。

（1）形序法

形序法是根据汉字的形体结构，找出它们在形体上某些共同点加以排列。

它又分为部首法、笔画笔顺法和号码法。

①部首法

所谓部首，就是汉字的偏旁，其大多是指形声字的形旁，也就是把一些形体上有相同部分的字归为一部，这些字相同部分作为部首。

部首法就是将同部首的字归为若干部，按部首笔画多少为序，同类部首的字按部首以外字形的笔画多少先后排列。

②笔画笔顺法

笔画法又称笔数法，它以汉字笔画数量多少为排列次序。

相同笔画的字则按部首笔画或起笔笔形排列。

这种检字法原理简单，易学易检，但繁简字体的差异和各人书写习惯不同，以及每一笔画汉字数量极为悬殊，给检索带来一定困难。

现在一般把笔画法和笔顺法结合使用，把汉字先按笔画归类，相同笔画再按起笔笔顺集中，第一笔相同则比较第二笔、第三笔……依此类推，排列出汉字的先后顺序。

③号码法

对用户来说就是输入需要查询的关键字，点击"查询"之类的启动按钮，搜索引擎就会使用一定的检索算法从网页数据库中找出与查询关键字相匹配的记录，并以列表的形式显示给用户，在大多数情况下，搜索引擎是用来查找明确信息的最佳手段，如已知的文档、图片或短语等。

此外，大多数搜索引擎不仅提供一个或多个关键字的简单查询。

还提供附加的查询选项。

搜索引擎的使用方法：

（1）选择搜索引擎。

（2）确定搜索主题，以决定搜索用的关键字。

现在各种搜索引擎的设置都是非常简单实用的，只要根据提示单击相应按钮就可以进行相关操作了。

（3）缩小搜索范围。

各种搜索引擎都有缩小搜索范围的功能，如Goog1e的"高级搜索"和"在结果中再搜索"、XX的"在结果中找"等，只要对搜索条件进行限制，就能更精确地搜索到更有价值的资源。

拓展阅读

高级搜索

Goog1e的"高级搜索"功能提供了根据关键字、语言、文件格式、日期、字词位置和网域等条件，从而将搜索范围限制在某个特定的网站中，排除某个特定网站的网页，将搜索限制于某种指定的语言，查找链接到某个指定网页的所有网页，查找与指定网页相关的网页。

还可以查找一些特定网页。

XX的"高级搜索"功能与其类似。

例如，要找诗句"随风潜入夜"的下句，直接搜"随风潜入夜",即可得到下句诗词。

三、信息处理

（一）信息的筛选与分类

1.信息的筛选

（1）鉴别真伪。

即看信息内容与已掌握的可靠数据资料是否有明显冲突。

同一条信息内容是否自相矛盾，信息来源是否可靠，信息传输的方式是否可靠。

（2）价值鉴定。

即确定信息是否有价值并评估价值的大小。

信息价值的高低，取决于对信息的需求程度。

，

2.信息的分析

分析信息首先要对信息分类。

然后才能在同类事物中作进一步的比较和分析。

信息分类的第一步是辨类。

即对信息做主题分析，分辨其所属类别；第二步是归类，即依据辨类的结果，将信息归位于分类体系中。

将信息分类后，即对信息做进一步分析：

（1）归纳法和演绎法。

是两种最基本、最常用的逻辑推理思维方法。

归纳法即从同类中的若干个别或特殊对象中推出有关该类事物的一般性结论。

演绎法是以一般性原理为前提，推出有关特殊的个别事物的结论。

调查研究中，经常将这两种方法结合在一起运用。

（2）比较法和分类法。

比较法即将一个事物同其他事物进行对比研究，或将事物不同阶段的情况进行对比研究，找出它们的相同点和不同点，从而得出对事物发展性质和发展规律的科学结论。

分类法是根据对象的相同点和不同点。

将调查对象区分为不同种类的逻辑方法。

比较法和分类法有密切的联系。

用比较法得到事物之间的相同点和不同点，可以作为分类的依据；而对事物做分类后，又便于对不同类的事物进行深入的比较研究，从而找出本质上的差异。

（3）分析法和综合法。

分析法即把事物的整体分解为各个部分、各个方面、各个要素，再分别加以研究考查的方法。

综合法是在分析的基础上，把对事物的各个部分、各个方面的认识组合为一个整体认识的方法。

分析法和综合法的反复运用，可以使研究不断深入。

（4）定量分析和定性分析。

定量分析是指通过对事物各种数量关系的研究来认识事物的方法。

对调查材料的定量分析。

就是通过统计和概率计算，得出可靠的数据，从而揭示事物各个方面的数量关系和变化趋势。

它具有逻辑的严密性和可靠性，结论往往有较强的说服力。

定性分析是指通过对事物规定性的研究来认识事物的方法。

对调查材料的定性分析，就是在对大量材料进行综合分析的基础上，对调查对象做出性质上的判断。

由于任何事物都具有量和质两方面的规定性，量的变化发展到一定程度必然引起质的变化，而质的差别也表现为一定数量关系的不同。

因此，定量分析和定性分析总是结合在一起进行。

一般情况下，任何定性分析都应在定量分析的基础上，其结论才更为可靠。

（5）系统分析法。

就是按照系统论的原理，把调查材料当作反映客观情况的集合来研究，从整体功能上去分析材料。

而且，不但要研究调查材料之间的内部联系，还要从整体与外部环境之间去综合考查调查对象。

最后还要注意调查材料在时间、空间、功能、逻辑等各方面的有序性等问题。

3.信息的提炼

信息提炼是在信息分析的基础上，对信息内容和文字进行的再加工，即对质量还不高的信息材料，做必要的浓缩和提炼。

浓缩是在不损失有用信息的前提下把篇幅过长的信息压缩成简短的信息材料，即对信息材料的概括。

提炼则是通过对零散的、肤浅的、杂乱的"一次信息"分析逻辑推理得出高质量的"二次信息".

信息的浓缩和提炼必须根据采用者的需求而不是按提供者的喜好和想法来加工。

加工过程主要体现在内容和文字两个方面：

（1）信息内容上。

将没有用的部分去掉，把有价值的内容凸显出来；把"杂质"去掉，把本质挖掘出来：

把虚的"水分"挤干，把实的内容留下。

（2）信息载体上。

即对信息的文字、篇幅进行提炼。

将多余的话和枝枝蔓蔓的文字去掉，将过长的篇幅进行压缩。

以达到用最少、最精练的文字和篇幅承载最多、最大的信息量。

4.信息的综合

信息的综合是对一定时间内获得的内容相同或相近的信息，按照一定的要求进行归纳、整理、加工和提炼，或者从中找出更重要的线索进行追踪，从而形成内容更为全面充实，理由更为充分，价值更高的有系统、有一定深度的信息。

信息的综合即综合归纳，具体方法有：

（1）阶段性综合归纳。

即在一段时间内，对某方面的情况进行综合归纳，进而分析出发展趋势、动态倾向和工作特点。

（2）专题性综合归纳。

即针对某一重要问题，对来自四面八方的同类信息进行综合归纳。

使分散的、没有直接联系的信息有机结合，形成专题信息，为决策者提供较为系统、完整的信息。

（3）地域性综合归纳。

即按地域划分，对所属全部地区或部分地区的情况进行综合归纳。

其中以部分地区综合归纳较为普遍，也较灵活机动。

（4）追踪性综合归纳。

即以初级信息为线索，组织力量进行追踪调研，然后加工成高层次的信息。

（二）信息传递

信息传递指信息经处理编写后，由信源（信息输出者）迅速通过信息载体和信道，及时传递给信宿（信息接收者），即信息输出。

当信源输出的信息作用于信宿，产生的结果又作为新的信息被输送回来，即信息反馈。

信息传递的方式有：

1.口头传递。

如开会、面谈等方式，具有简单、快捷的优点。

开会可以在较大范围内传递信息；面谈则适合传递紧急或机密的信息，或需要当面解释的信息，适用于小范围内的信息传递。

2.书面传递。

如邮寄、专递等方式。

邮寄又分邮政部门信函投送和机要交通部门专递两种。

前者适合于普通信息传递。

后者适用于机密信息的传递；专人递送主要用于近距离的、绝密或紧急的信息传递，需有必要的登记和签收手续，还要特别注意传递过程中的安全问题。

3.电信传递。

如电话、传真、电报、网络等方式。

电话速度快，时效性强，适用于特别紧急的信息传递；传真的特点是速度快，保持原样，准确无误，但保密性不强。

电报尤其是密码电报的保密程度极高，但信息内容不宜过长。

否则对保密和传递效率都有影响。

网络传递是现代信息传递方式，可以集信息的收集、传递、应用于一体。

但目前保密性还不能做到最好，故不能用于传递绝密信息。

（三）信息存储

信息存储即建立信息库，是指将有参考价值的各种信息采用相应的方法和载体存储起来，以备使用。

信息存储有利于集中管理信息资料，有利于开发高层次的管理信息，有利于充分利用信息资源。

提高管理工作效率。

1.信息存储的程序

（1）登记。

是为建立存人的信息资料而做的完整记录。

登记可分为总括登记和个别登记两种。

总括登记一般只登记藏入册数、种类及总额等，反映一个信息库内所藏人信息资料的全貌。

个别登记是对每一类、每一份、每一册信息资料的详细记录，以便掌握各类信息资料全貌的具体情况。

登记的作用是掌握藏人信息资料的变化情况，发现漏缺，以便补充配套。

（2）编码。

是将一种信息形式转换成另一种信息形式的过程。

信息工作中。

通常把文字信息转换成字母或数字信息。

编码是实现信息转换的重要手段之一，也是实现计算机处理的桥梁。

信息资料的编码过程一般是：

分析编码的信息资料选择最佳的编码方法确定数码的位数。

在信息工作实践中，信息资料的编码方法有多种，运用最广泛的是分类流水编码法。

（3）排列。

科学的存放排列对信息资料的查找利用尤为重要。

通常的排列方法有三种：

一是按来源部门排列，即按信息资料的来源地区和部门（结合时间顺序）依次排列。

其优点是便于查找信息源，但需要较大的存放空间。

二是按内容排列，即将信息资料按内容分类后依次排列，便于查找利用。

三是按形式排列，便于做到存放整齐；如果按信息资料的载体形式来存放，又便于按不同载体的特性来妥善保管。

2.信息存储的方式

（1）从技术方式上说，有五种：

一是文字纸张存储技术。

这种传统的存储技术所占空间大。

需要人员多，查找和使用都很不方便，而且纸张又易发霉损坏，因此，这种存储技术已越来越不适应信息社会的需求。

二是缩微存储技术，即用光电摄录装置把以纸张为信息载体的各种文献资料进行高密度缩小化制成缩微品的技术。

三是声像存储技术，即将信息通过录音或录像记录存储，它包括"声"、"像"两部分。

四是光盘移动硬盘存储技术，有较大的存储容量。

五是电子计算机存储技术，即用计算机的内外存储器存储信息的技术。

（2）从存储手段上说，有两种，一是手工存储，是指以文字卡片或书本为载体的、完全靠手工操作的存储。

它需要有一定的设备，包括卡片柜、存储库房以及空调、消防器材、去湿机、自动测温测湿仪、清扫机、吸尘器和防盗报警装置等一系列辅助设备。

手工信息的存储要按一定的方法、系统依次排架，排架有分类排架和形式排架两种。

分类排架是按信息分类来排列信息的方法。

形式排架是按照信息外部特征顺序排列信息的方法，其中又有登记号排架法和固定排架法两种。

二是计算机存储。

它需要建立清洁明亮、高大宽敞、温度恒定、防火防盗、防晒防潮的计算机房和信息库房，可以根据自身的需要购置不同功能和应用特点的计算机以及大量的用于存储信息的磁盘和移动硬盘。

3.信息存储的要求

（1）存储的信息要有价值。

要存储已做处理的、对机关单位的工作具有重要作用和长效作用的有价值的信息。

（2）存储信息要方便利用。

存储的目的是为了利用，方便利用的关键是便于检索，这就要求信息存储按信息检索的要求进行。

要满足集中化、有序化、科学化和实用性的要求。

（3）存储信息的现代化。

计算机技术、激光技术、全息摄影技术等新技术的发展，使存储信息的密度大大增加，可以极大地节省存储空间，有效地存储信息，也有利于实现信息存储的集中化和高速化。

因此应尽可能利用现代化的存储手段。

实现信息存储的现代化。