房管局档案制度.docx

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房管局档案制度

房管局档案制度

房管局档案制度

档案保管制度

一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。

二、档案库房、办公用房和阅览室分开。

库房要有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。

三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符合国家标准。

四、坚持温湿度记录，温湿度控制达到省有关规定标准。

五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。

六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。

七、建立全宗卷，符合《全宗卷规范》。

档案保密制度

一、档案员要有高度的政治责任感，严格执行保密法，增强保密意识，做好保密工作。

二、保守党和国家的秘密，严格执行保密规定“十不准”。

三、档案库房、柜架要牢固安全，门窗坚固，并配有安全保险装置。

四、任何人和部门不准出卖档案和内部资料，不得丢失文件或档案，非归档的文件要集中上交有关部门。

五、凡利用涉及保密的档案，应按规定的范围使用，并严格履行查阅登记手续。

六、凡违犯保密规定者视其情节轻重给予党纪政纪处分直至法律制裁。

档案利用制度

一、检索工具齐全，检索效果较好。

二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。

三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研资料，各种资料编写规范、使用价值高。

四、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或复印，须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。

五、查阅档案时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资料不准拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。

六、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改情况，要及时报告领导，追究责任。

档案统计制度

一、坚持实事求是的原则，严肃认真，以强烈的事业心和责任感科学地进行档案统计。

二、严格档案的各项基础登记，保证统计数字的客观性、准确性和科学性。

三、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管等情况要定期做好统计，并根据统计出的数据进行分析和研究，总结经验，发现问题，提出措施，改进工作。

四、坚持对档案的利用情况进行统计，年终进行综合分析，了解利用者的需求和利用发展趋势，掌握档案的使用价值和发挥的作用。

五、及时、准确向有关部门报送档案工作统计报表。

六、按时完成其它档案调查统计工作。

档案移交制度

为保证档案信息资源安全保管、合理利用，规范档案移交各环节工作，根据《档案法》和其它档案法律法规，特制定本制度：

一、本委档案实行集中统一管理。

各科室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

二、移交的档案资料，要保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册。

移交档案时，档案目录（含电子目录）一并移交。

三、移交人员同档案人员在档案室办理交接手续。

档案人员对照移交清册，对移交人员移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案交接文据》上签字。

《档案交接文据》一式两份，双方各执一份。

四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

五、档案室对年满10年的属国家综合档案馆接收范围的档案，要及时编制清册，向市档案局报送移交计划。

六、根据市档案馆统一安排，按要求按时向市档案馆移交应进馆的档案资料，并做好后续室存档案的整理编目工作。

档案管理人员岗位责任制

一、认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖北省档案管理条例》，遵守国家保密制度，确保档案完整与安全，严格执行档案管理的各项制度。

二、严格履行综合档案室职责，熟悉档案业务工作，忠于职守，扎实做好档案管理工作。

三、集中统一管理各种门类和载体的档案。

四、对本单位内部各部门归档工作进行监督和指导。

五、对本系统档案工作进行监督、检查和指导。

扩展阅读：

德兴市房管局档案管理工作自查汇报

德兴市房管局档案管理工作自查汇报

根据上级要求,我局按照关于转发江西省档案局、江西省建设厅《关于开展全省城建房产档案执法调研的通知》的通知（饶档字[20__]8号）文件的要求，现将具体情况汇报如下：

自成立档案室以来，认真贯彻执行国家《档案法》和《江西省档案管理条例》等各项规定，始终把档案工作纳入重要议事日程，做到领导重视，配足人员，从严要求，对档案管理、保管设施、业务建设、利用服务等方面高要求，严管理，按照“省一级”档案管理要求，使档案工作逐步走上标准化、规范化轨道。

截止到目前为止，我局档案室约80平方米，藏档案26303卷（件）。

其中：

文书档案568卷（件）；房产档案25735卷。

在几年的不断完善过程中，我局档案管理基本实现了标准化、规范化。

20__年度，我局档案工作荣获江西省目标管理二级单位荣誉称号。

房地产产权档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录。

这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。

一是加强学习，认真做好一法一条例的宣传工作。

房屋产权档案在我国经济建设中发挥着重要作用。

房地产中介服务、房地产买卖、交易、赠予、继承等都离不开房产档案。

为了深入学习法律并运用法律指导好我们的房产档案管理工作，我局认真组织全体干部职工进行一法一条例的学习，并选送档案人员专门到省、市等各级档案人员业务培训，培训率达到100%，使我局的档案管理工作依法进行，档案管理利用工作得到了有效提高。

二是强化领导，专人专职做好档案管理工作。

房地产档案管理专业性、政策性、法律性很强。

房屋产权档案是房地产产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、图表账册、照片等各种不同形式和载体的历史记录。

这些房产档案记载了房屋产权归属和沿革，反映了房屋状况，因此房屋产权档案的形成，有其特殊的专业要求。

如房屋面积的丈量、土地界限的认定、房地产平面图的测绘等。

严谨的、规范的、技术性的专业要求，使产权档案成为进行房地产产权管理的重要工具。

房屋产权档案必须保持图、卡、卷、册与房屋现状的一致性。

必须不断地补充新材料，更改原有材料，才能自始至终反映房屋产权的现实情况，因而房产档案具有很强的动态性。

房屋属不动产，价值较高，在单位或者个人的财产构成中都占有重要地位。

因此，产权档案的有无，记载得是否准确、全面，产权档案保管的好坏，都将对产权人产生一定的甚至是巨大的影响。

因一纸档案而免受损失几十万元或百元的事例，就是产权档案价值性的佐证。

由记载房屋所有权归属的凭证等组成的产权档案，具有法律效力，是房地产管理部门和人民法院处理房地产纠纷的重要依据，应永久保存。

因此，房屋产权档案具有很强的法律性。

为此，我局明确了一名副局长专门负责档案管理工作，并设立了近80平方米的档案室以及档案管理办公室，安排了3名档案管理专职人员。

20__年，为了有效提高我局的房地产管理水平，还专门安排局档案工作人员到上饶市房管局档案室跟班学习，提高了工作人员的业务素质。

三是健全制度，提高档案管理工作效力。

为了增强房地产档案管理工作的效力，完善档案整理保管，提高合理化利用率，我局建立健全了档案工作制度。

明确了档案室管理人员职责、档案资料室管理制度、档案保卫、保密、销毁等工作制度，并悬挂于醒目位置。

进一步理顺档案管理体制，具体做法是：

把房产档案管理分成三个环节：

收集、整理、归档；两道工序：

收集整理、归档调档。

每个环节之间互相检查校对、制约，发现问题及时纠正。

对于检索体系应在档案案卷目录、分类目录、文号索引等步骤加强规范，使产权档案查找迅速，及时准确地为产权人服务，为经济建设服务。

严格按照档案管理的防火、防虫、防霉要求，每月进行一次清查工作，确保了档案的安全性。

四是计算机管理，实现档案管理的信息化。

从20__年度，我局已经实现了档案的计算机的管理要求，为档案工作专门配备了一台电脑，并通过对纸质档案的收集整理，逐一录入，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用、管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，更好地为房地产经济发展服务。

1、利用已建立起来房地产档案信息库，进行档案的编目、标引，建立自动检索系统，由计算机辅助进行档案的接收、整理、鉴定、库房管理、借阅利用、统计等，并实现档案信息传递网络化。

2、编制完善的检索工具和提高系统的安全防范。

系统的安全性指的是保护系统的硬件和软件免受自然灾害和人为的破坏，做好防病毒工作，抓好用户权限管理。

只有保证系统的安全顺利运行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现，因此我们将做好系统的安全防范工作是重中之重。

3、对电子档案原始信息的长期保存进行深入研究和探讨，对电子档案定期备份，防止了数据信息损失。

五是适应形势，大胆创新、实现档案管理现代化。

1、建立数字档案，实现数字房管

房屋档案就像是屋的“个人简历”，近年来，随着我市城市建设的逐步发展，城区房屋转移、新建和拆迁等状况，日趋房产频繁复杂。

而房屋交易市场的逐步活跃，又使商品房预（销）售、商品房买卖合同备案、按揭抵押、产权调查等新的房产业务数量大幅度上升。

要进行以上活动，查阅房产档案就成了必不可少的环节。

并且随着建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》的出台，档案的查询利用更加频繁，既增加了管理人员的工作量又不利于档案的永久保存，对档案的安全、完整产生了不利影响。

因此，20__年初我局决定对现有档案进行数字化拍摄处理。

房产档案数字化工作的开展，大大提高了业务工作的效益，一是在业务受理、审批过程中，通过实时调阅档案影象数据，工作效率可以成倍提高；另外，在受理客户查阅档案的过程中，通过使用影象数据，可以实时查阅打印，有效地保护原始档案，并节省了人力物力；同时原始档案进入档案库房后，无须频繁进出，有利于档案库房的规范化管理。

特别是房产产权产籍专业档案，其查阅、复印档案原件的事情随时发生，有时一户档案一天要查阅二至三次，甚至更多次，在查阅和复印过程中，对档案原件的人为的触摸污损和在静电复印过程中光照带来的危害及机械损伤，使得原件寿命大大减少。

通过电子拍摄后，将相关图片和数据，直接录入微机。

房产手续电子档案的建成，使办事群众在服务窗口就可进行档案查询，无需翻阅纸质档案，保证了纸质档案的完整，延长了纸质档案的寿命。

2、一户一档的档案管理模式

房地产档案管理是一项专业性、技术性都很强的工作，在整理、归档的过程中必须针对其自身特点，做到理论和方法的科学化。

今年，我局实行“一户一档”的档案管理模式，一栋房屋，一本案卷，查阅时可以直观的看到此栋房屋产权的全部变更状况，给查询利用工作带来极大的方便。

工作中我们严格执行档案管理规定，我们的权属档案的立卷、归档工作已步入规范化、制度化、程序化的管理轨道。

六是存在的问题及建议

1、产权档案收集面狭窄。

例如涉及旧城改造、房屋拆迁、企业改制、资产重组、房产买卖、交换、继承、抵押中产生的相应产权文件资料，除了登记档案之外，还有他项权设立和撤消的档案、产权注销登记的档案，房地产接（代）管档案、房地产交易档案、房屋拆迁档案等。

档案管理人员很少参加到这些业务工作中去，产权档案的收集仅仅局限在登记部门。

这就造成了产权档案与房地产现状的不一致。

因此。

产权档案的收集单靠接受登记部门移交是远远不够的，档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节，否则该归档的产权档案就难以收集齐全。

2、特殊载体的产权档案收集和保管存在困难。

产权档案除了常见的纸质材料以外，还包括记录反映房屋现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片、调查处理房地产纠纷过程中形成的有关房屋产权的录音材料，以及在使用计算机进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。

这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更容易遭到损坏。

因此，特殊载体的档案要求有特殊的保管方法。

但在实际工作中，这些档案没得到特殊的管理，以致于产权档案在内容上不够完整，在载体上不够丰富。

3、档案质量存在问题。

产权档案形成于产权管理过程中，其数量大，内容涉及面广，每年新增产权档案就千余卷册，且多为文字与图表相结合，内容涉及建筑、测绘、法律等专业知识。

由于产权档案管理人员知识面窄，不能发现其中的问题，不规范的产权资料进入权属档案中。

针对存在的问题，我们进行了一些有益的尝试，解决这些问题的方法可以采取：

第一，坚持原则，做好资料审验工作。

这是保证资料齐全的第一关，也是最重要的一关。

要严格产权登记各业务流程中资料移接交手续，保证产权资料的齐全。

第二，积极拓宽档案接收面，变被动接收为主动出击。

档案人员直接参与业务工作，及时了解业务部门工作动向和工作程序，在保持现有收集渠道稳定的同时，开辟新渠道，做到经常性收集与集中性收集相结合，主动收集与上门收集相结合。

第三，建立健全档案管理网络机构，充分发挥兼职档案人员的作用。

兼职档案人员由各职能部门中懂业务，熟悉工作程序的人员来担任。

由他们来把收集关。

兼职档案员负责督促承办人员在事情办结后，将材料及时归档，保证材料的完整、齐全。

发证窗口是产权人在房屋权属登记部门进行产权登记的最

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