供应商的管理规定.docx

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供应商的管理规定

采购员工作行为准则

为使采购工作程序化、标准化、保持良好的工作秩序，建立廉洁的采购队伍，为酒店树立良好的形象，为酒店采购质优价廉物品，确保酒店的正常运行，特制定本工作行为规范。

一、酒店采购工作的意义：

1、采购人员是酒店创取利润和降低运行成本的重要工作人员，因此必须熟知各级各类市场，采购价廉物美的商品是采购员的第一目标。

2、采购人员要明确所用的每一分钱都是酒店的纯利润，因此采购人员要做理财的能手，用好每一分钱。

3、采购人员是酒店对外联系的一个窗口采购人员必须以酒店的利益为自己的最高利益。

二、采购员的素质要求：

1、必须熟悉有关法律知识，熟练掌握经济合同法，在工作中勇于承担责任，有良好的工作表现。

2、必须会驾驶汽车，在任何条件和情况下能独立工作。

3、熟悉掌握自己所管辖物资的各种要求，使所购物资让使用部门称心领导放心。

4、掌握市场价格动态，及时向领导汇报价格的趋势。

5、建立完善的采购物品目录和供应商档案、资料，使采购工作规范化、标准化。

6、必须了解市场、开拓市场，做有心人，将开拓新的采购渠道作为重要工作，把降低单位成本作为中心工作。

采购员每月都必须提供新的供应商。

并根据采纳情况作为评价采购员工作的依据。

三、采购员行为准则：

1、在采购工作中杜绝营私舞弊，树立酒店的良好形象和口碑。

2、严禁利用工作之便受贿和索要回扣，一经查实将开除公职。

3、采购员每周必须递交工作周报

采购物资定价管理规定

为规范酒店采购渠道及定价程序，特制定本管理规定。

一、选择供应商原则：

1、实行由采购部，酒店员工推荐，供应商自荐三管齐下的推荐方式来决定供货渠道。

2、供应商经酒店采购物价核审小组审定核准后，由采购部将每一个供应商建立相应的管理档案，详细记录。

3、供应商分为常年、常用、散户等几种情况，分别签订长期或短期协议，降低采购价格。

（1）常年供应商如棉织品、瓷器、低值易耗品、酒水、干货、调味品等，与供应商本着互惠互利、又赢的原则，签订长期合作协议。

（2）常用供应商，如蔬菜、水果、海鲜、水产等与供应商签订常用协议，使采购价格低于商场价格。

（3）散户供应商，季节性物资签订短期协议。

二、定价原则

1、所有物资由采购部提供三家以上供应商报价单。

2、供应商投标书必须于定价前一天投入鲜活验货处报价箱内。

3、财务派员在定价当日收取供应商报价单，定价会现场拆封。

4、新价格于定价次日起执行。

5、供应商未按酒店报价规定时间报价，自动放弃本期供货。

6、价格一旦确定，不得任意调价，特别情况由定价小组重新讨论决定。

三、定价周期：

（一）鲜活食品类

1、水产、海鲜、肉、禽蛋每半月定价一次（特殊情况供需协商）

2、水果、蔬菜每十天定价一次

3、时令及反季节原料随行就市

（二）库有物资类

干货、酒水、物料、办公用品、杂品、维修材料、每月报价一次。

（三）合同订购定制物资

每周一次（特殊除外）。

四、临时采购

临时采购食品原料，由总厨定价报采购部，及时补办申购手续，采购按月统计并汇报，严格控制临时采购的非计划性，非计划性采购不得高于计划采购的20%，控制在计划性采购的80%范围内。

鲜活价格信息日常反馈程序

根据鲜活价格随市场变化起伏较大的特点，特制定本价格反馈程序。

一、每次定价后财务部将本期价格发给餐饮部、采购部，同时报总经理室。

二、采购部内勤编写出上涨和下降产品品种的名称，并注明上涨或下降的金额及幅度百分比。

三、购部根据价格的上涨和下降的情况，向餐饮部推荐其他种类，以降低成本。

四、餐饮部在接到价格变动情况通报后，要立即对上涨的原材料进行调整，保证食品成本控制在合理范围内。

五、对那些价格上涨但必须使用的品种，采购部、财务部、餐饮部必须立即召开协调会，调整计划价，同时调整产品的零售价。

关于鲜活食品补货的规定

为了规范鲜活定货工作，减少定货的次数，特制定鲜活食品补货规定。

一、各使用部门每天下午六时前必须将次日所需的原材料报采购部的采购员。

二、采购根据各营业点所报情况进行详细汇总（包括品名、规格、字迹清晰）报给采购经理。

三、由于客情变化而需要补货的，要以书面形式通知采购部，并注明岗点名称，口头通知无效。

四、为加强定货工作的计划性和严肃性，各岗点必须把好定货数量，尽可能的不加货和少补货。

五、采购部根据各岗点补货的情况，每周将信息反馈给总厨师长，并注明那些是正常补货，那些是非正常补货。

使用部门根据采购部每周反馈情况，合理调整定货的数量。

采购工作程序补充规定

为了做好酒店采购工作的改革，加强采购工作的民主管理，最大限度的降低运行成本，实现采购工作的透明度，特制定本采购工作程序如下：

一、实行接触和推荐货商、采集特价和审定价格以及验收相互分离的采购体系，并成立以财务、采购、餐饮部为主的采购物价核定小组，负责审定采购物品的价格。

二、建立科学民主的供货商推荐和管理渠道，拟采用采购部专业推荐、酒店员工推荐以及供货商自荐的三管齐下的推荐方式来决定供货渠道。

同时，对每一个供货商，建立相应的管理档案，详细记录供货商的资质、信誉情况。

三、建立供货商管理制度，从报价、送货、质量、验收、付款等各个方面对供货商进行制约的要求。

同时，也建立供货商投诉渠道，鼓励供货商对营私舞弊行为进行检举揭发。

四、建立采购员行为准则和考核制度，确立采购员的行为标准和规范。

在适当的时候，配合人员换岗制度，进行竞争上岗。

同时对那些不能够提供优质低价货源的采购员，进行合理流动，优胜劣汰，保持采购人员的基本素质。

五、由采购部建立完善的采购物品目录资料，将酒店今年的目标价格（比去年同期平均值降低10%）和改革前的价格资料存档，以便于留存作历史对比资料。

六、建立完善的招标投递程序，在职工食堂或指定地点设立固定的投票箱，根据采购物品的性质，确定招标周期并由供货商按时投递，投递时，供货商必须严格按照要求填写投票书并且封装。

七、投标书由酒店设计专门的格式让供货商填写，其中包括物品名称、拟供数量、质量标准、样品编号、送货方式、优惠条件、付款方式等，并且附封好的供货商标签卡。

八、根据所采购物品，可大致分为三种：

1、干货、调味品等需要至大型超市购买的物品，每月下旬由采购部根据库存情况和下一个月的营业指标和销售预计，提前将采购计划报总经理室待批，采购部在设计计划表时，要将品名、库存量、拟采购量、报价等内容写进报价表中，经总经理室审批后，财务部根据计划准备核发采购资金。

2、常年、常用的大宗物品采购，采用建立特约供货商的办法确立供货渠道。

利用前述的供货商推荐方法，由采购部和财务部订立相关条例，再经价格核评小组核准，建立酒店特约供货商，在相关条例中要包含下列条款和内容。

如：

凡成为酒店特约供货商后须交纳一定数量的质量定金，当出现质量问题并使其综合评定的等级达不到规定级别时，除扣除质量定金外并取消其特约供货商资格等。

3、对日常鲜活物品采购，根据不同种类，分为10-15天的周期，由物价审核小组根据样品质量、价格、优惠条件、综合评议，确定后当场开标，公布选定的供货商。

九、投票标书和样品由物价审核小组委派专人收集以供评标，一般来说，供货商档案管理和投标书、样品收集人员将不参加评标审核工作。

十、评标审核小组在进行审核评标时，将只对样品和报价资料、优惠条件进行核评，并当场对选中者进行供货商标签开封工作，由财务部发出中标通知给供货商，同时，采购部和餐饮部立即开始进行供货和验货的准备工作。

十、大力推广在一级市场的采购量，一级市场价格低、质量好，应建立起可靠方便快捷供货基地。

十一、酒店的采购工作程序应对供货商公开，以便供货商认准只有提供优质价廉的商品才能确保自身长远利益。

以建立一个在供货商之间的良性竞争环境，树立酒店的良好形象和口碑。

货物验收工作规程

为了进一步完善验收工作，降低成本，特制定本工作程序。

一、职责划分

1、餐饮部

（1）负责将各营业点用料计划报采购部。

（2）把好原料质量关，及时将所验原料的数量与计划数相核对。

（3）督促验收人员使用工具。

2、采购部

负责与供应商联系，根据使用部门的计划编制采购汇总表，保证原材料准时到位，做到补货及时。

3、财务部

（1）每日岗前校称。

（2）坚持使用专用验收工具，准确、及时利用专用验收工具检验数量。

（3）严格按照“规格”验收原料，直观上感觉有质量问题不予验收。

（4）凭计划单验收，规范填写验收单，准确填写数量，涂改无效。

（5）补单要注明原因，并于次日完成补单手续，过期由验收人员自行负责。

漏单现象必须严格控制，并及时上报部门，不得随意签字。

（6）根据有效签字人审核验收单，将有效验收单及时报送财务成本核算。

二、规格质量标准书

由餐饮部牵头与采购部财务部共同制定物品质量规格说明书，说明书应详细描述所够物品的名称、产地、规格型号、成熟程度、新鲜程度、商标、等级、大小、产品的形态、重量等。

三、有效验收单定义

经有效签字人确认，不得有涂改现象的货物验收单。

四、其他

1、验货时必须有餐饮部和财务部人员在场，共同验称。

2、一般情况餐饮部不得直接向供货商订购原材料。

供货商管理规定

为了更好地做好酒店的采购工作，增加酒店采购工作的透明度，建立良好的供求关系，特制定本管理规定。

一、建立供应商档案：

凡愿意为酒店送货的供应商都必须按照酒店的要求签定供应协议，建立供货商档案。

1、国营或集体单位需填写单位地址、负责人姓名、联系电话、送货方式，可供应品种目录，并提供营业执照副本（复印件）。

2、个体经营户填家庭地址、负责人姓名、及身份证复印件、联系电话、送货方式，可供应品种目录，以及担保人姓名及身份证复印件。

二、供应商等级评定：

按照供应商执行酒店各项要求的规定，将供应商分三级

1、一级供应商：

每月在质量投诉、短斤少两、送货不及时、偷拿东西和违反酒店规定等方面扣分不超过10分。

2、二级供应商：

每月在质量投诉、短斤少两、送货不及时、偷拿东西和违反酒店规定等方面扣分不超过20分。

3、三级供应商：

每月在质量投诉、短斤少两、送货不及时、偷拿东西和违反酒店规定等方面扣分不超过30分。

三、对供应商的要求：

1、所有供应商必须按照酒店的要求进行报价、送货。

2、所有供应商在中标入围后必须在财务部存放供货抵押金500—1000元，如违反送货规定将以抵押金作为处罚，每次500元为起点（如串货违规、打水和弄虚作假骗取份量、数量等一切不良手段）。

3、供应商不得向酒店任何人行贿，一经发现将开除送货资格。

如果酒店工作人员向供应商索要回扣，供应商有责任和权利向酒店物价核定小组检举揭发，经查属实酒店将给举报人奖励。

4、供应商必须按照中标要求及时提供货物，送到酒店规定地点。

5、供货商必须按时按质按量保证商品的供应，同时本着谁送谁加工（或例行值班）的原则，根据酒店要求进行加工，如有因加工不彻底，或有变质之原料掺和加工使用，一经发现，视加工数量的金额5倍处罚，如再次发生，予以除名。

6、送货加工人员必须服从酒店及餐饮部门的指挥领导，使加工品种及卫生符合标准。

7、本着互惠互利的原则，提供价廉物美的原料，不可因价格因素而缺货或少量提供。

故意违反者如发现将给予除名处理。

对于不能及时提供或数量不足之部分，酒店有权自行购买，差额部分及路费由供应商承担。

8、如对供货的市场价格有较大变化时，无论涨跌应主动向酒店提出，经酒店同意后，执行新的价格。

9、不可随意乱报价，或故意扰乱报价制度进行短期行为的操作，而使酒店缺货，一经发生，由其他供应商供货后之差价由其中标者承担，同时不得参加下次的报价。

10、供货商不得有将酒店原料私自带出酒店及其它盗窃行为，一经发现查实，将立即除名。

11、每月28日由采购部、财务部、餐饮部共同对供应商的级别根据评分标准进行评定。

供货商档案卡

类别

单位名称

单位地址

负责人姓名

营业执照

卫生许可证

电话号码

主要经营品种

处罚记录

质量问题

短斤少两

送货不及时

偷拿东西

违纪

违规合计

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

供货商质量等级评定办法：

1、每次质量问题4分，短斤少两2分，送货不及时2分，违纪2分。

2、每月累计扣分在10分以下的为一级供货商，扣分在20以下的为二级供货扣分标准