内外信息沟通管理规定Word格式.doc

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批准

备注

1

2

B0

20081219001

20120519001

2008-12-19

首次发行

1．流程更新，优化。

伍丽霞

王莉

团队

/

周惠胜

徐慎彬

文件发放范围及份数（在“（）”中打“√”表示需分发的单位，在“[]”中填写该单位发放文件份数）：

（）总经理[]

（）品质部[]

（）工程部[]

（）物流部（PMC）[]

（）生产部[]

（）PIE部[]

（）财务部[]

（√）营销中心[1]

（√）人力资源中心[1]

（√）文控中心[1]

（√）仪表盘事业部[1]

（√）采购部[1]

（）物流部（仓库）[]

（）其他：

[]

王莉

日期

2/4

1目的

为确保公司内、外部所有信息能够得到及时有效的交流、沟通，特制订本规定。

2适用范围

适用于公司所有内、外部信息的沟通管理。

3定义

无

4职责

4.1行政部：

4.1.1负责监督处理公司内部员工反馈的相关信息。

4.1.2负责政府对口部门反馈信息的收集、处理。

4.2各部门：

负责本部门工作范围内相关信息的收集、传递、处理和保存。

4.3总经办：

各相关信息及各体系标准类信息的收集、处理。

4.4营销中心：

客户信息的沟通、传递与反馈。

5工作内容

5.1信息的分类

5.1.1外部信息

A产品检验机构、技术监督机构、认证机构等监测或审查的结果及反馈的信息。

B市场行情及动态。

C相关方反馈的信息及其投拆；

相关方指顾客、供应商、工业区、周遭居民等。

D政策法规、标准类信息:

如法律、法规、条例、政府部门和体系标准等。

E地方环境监测站、环保局、消防队、劳动局、安监局等政府稽查部门检查的结果及反馈的信息。

F其它外部信息:

如各部门直接从外部获取的相关信息。

5.1.2内部信息

A内部日常信息：

指正常情况下的各种信息，如生产过程情况（含试产）、产品检查情况、体系运行情况、方针目标的实施情况及安全检查、环保检查情况等。

B内部异常突发信息：

指工作活动中发生偏差的信息。

如生产、质量、安全、环保不符合项。

C紧急信息：

如火灾、重大工伤、自然灾害等紧急情况。

D其他内部信息：

如员工投诉、建议、企业文化等。

5.2信息的沟通渠道包括但不局限于：

内部信息沟通渠道

外部信息沟通渠道

A教育培训

B集会（例如：

企业文化宣导大会、文娱晚会、员工生日晚会、员工座谈会、全体员工大会、管理评审会等内部集会）

C专职小组宣传

D公告栏

E信箱（员工意见箱及投稿箱）

F企业宣传画册、内刊

G标语

H广告牌

I电话

J邮件

K传真

L企业网站

A外训

其他企业、政府机构之间的商务会议、联谊会议、茶话会、研讨会等）

C访谈

E各种外部刊物

F媒体（电视、广告、报刊、新闻发布会、记者招待会等）

G邮递

H电话

I邮件

J传真

KInternet网络

3/4

5.3信息的接收

5.3.1外部信息的接收

A品质部负责质量技术监督机构、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集。

B产品相关法规、标准类资料信息由工程部、品质部等相关部门负责收集、更新、整理。

C市场信息、顾客满意度、客户投诉信息由营销中心负责收集，新产品项目导入和研发项目类的相关信息由项目、研发、等对口部门负责接收。

D供应商提供的质量记录及有关信息,由采购部、品质部SQE相关人员收集，并传递至相关责任部门。

E行政部负责接收政府各部门、工业区、周遭居民等相关方信息。

F体系标准、政策法规类信息由管理部及相关部门负责收集、更新、整理传至各相关部门。

G有关税务、金融相关信息由财务中心负责收集、更新、整理传至各相关部门。

H各部门直接从外部获取的其他信息,以《信息联络单》等方式及时反馈至各相关部门。

5.3.2内部信息的接收。

A日常信息由各部门相关人员负责接收。

B异常突发、重大、紧急的信息,由发现部门或人员负责接收处理。

C员工意见箱的员工意见与建议信:

员工意见箱的钥匙由总经理文员保管，并由其每周一开启一次收集员工意见与建议信件，有关员工投诉及提议转由人事部负责接收处理。

5.4信息的处理

5.4.1外部信息的处理

A质量技术监督机构、认证机构、体系标准等类信息的处理由责任部门把监测报告及检查结果等相关信息以《信息联络单》发布至公司各相关部门。

B政府各部门、法规、体系标准及其它从外部获取的信息等处理由相关责任部门对这些反馈信息进行如下处理：

l信息整理：

1）书面信息，则直接将复印件分发相关部门。

2）口头信息，由接收信息责任部门将其信息内容制作在《信息联络单》上，再复印分发给相关部门。

l信息分发：

按照信息的内容、目的等判定处理此信息的责任部门，再分发给相关部门。

l信息跟踪验收：

若有信息是需要反馈回复的，则由接收部门负责对分发信息的部门进行跟踪处理。

C供应商信息调查与处理：

公司有关的品质、环安、社会责任的政策、要求需对相关的供应商做出要求时，由采购部采购人员将公司制定的相关调查表传于供应商，具体的信息调查处理及评估流程参照《供应商管理流程》、《供应商开发流程》及《供应商现场审核流程》执行。

D客户的信息调查与处理：

为调查客户对公司产品品质、服务水平及其他保障体系的满意度，由营销中心根据发出的相关调查表及其他渠道获得的信息来评估公司客户的满意度，具体的信息调查处理及评估流程参照《客户满意度管理规定》。

5.4.2内部信息的处理

A内部日常信息由各部门相关人员按照相关的文件进行处理。

B紧急、重大等信息由发现部门或人员以电话等方式迅速传递给行政部负责人或值班保安处，具体按照《紧急应变与响应规定》执行。

C企业文化通过公司简报、报刊、培训、宣导大会等形式向全体员工进行宣传。

4/4

D内部员工建议、投诉等信息的处理：

由行政部负责将员工建议、投诉等具体内容进行分类整理，并填写在《回复员工意见与提议一览表》上，同时对员工投诉进行深入调查，相关责任单位负责人应做出回复，必要时采取纠正预防措施进行改善，行政部结合公司的实际情况将信息在接收到投诉信息的3个工作日内进行回复，制成《回复员工意见与提议一览表》呈总经理准后反馈给员工。

l信息发布：

行政部将回复员工信息以座谈会、公告、通告、张贴等方式进行发布。

行政部相关人员随时对员工信息进行跟踪处理。

5.4.3当内外部相关信息监测或检查结果出现不符合情况、发生外部投诉事件、供应商调查或客户满意度调查结果未达目标等不符合状况时，应按照《纠正预防措施管理规定》进行处理。

5.5信息的发布

5.5.1对于可为公众所获知的信息，如质量、安全、环保、卫生宣传资料或“环安承诺书”、“社会责任承诺书”等，应定期或不定期地告知于公司外部相关利益团体，将相关信息与要求延伸至供应商或分包商，使之向公司做出相关承诺，在内部将信息张贴在宣传栏中，使公司所有阶层的员工能获取相关信息。

5.5.2当相关方想了解本公司的质量、安全、环保、卫生方针及可公开的信息时，对口联系部门应及时发送给对方。

5.6信息的归档与保存

5.6.1各部门做好本部门信息的接收、传递、分类和归档工作。

5.6.2各部门须指定人员对本部门的信息按照信息的来源、类别、载体（如纸张、光碟、声像制品等）的不同进行整理和保护管理工作。

5.6.3提供相应适宜的环境分别存放，统一保存。

确保已获取信息的完整性和可靠性。

6支持及引用文件

DWB5.5《纠正预防措施管理规定》

DWB12.2.3《客户满意度管理规定》

DWB13.1《供应商管理流程》

DWB13.1.1《供应商开发流程》

DWB13.1.3《供应商现场审核流程》

DWB32.22《紧急应变与响应规定》

7生成记录（表单）

记录代码

记录名称

归管部门

保存年限

FWB32.16.1

信息联络单

行政部

1年

FWB32.16.2

回复员工意见及提议一览表

3年

8附录

无