办公室管理第九、十章(能源管理专)自考要点.docx

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第九章办公室通讯服务管理

现代办公室工作主要的实质性任务就是信息服务工作。

第一节办公室信息通讯服务范围

一、办公室管理信息环境

信息环境是指办公室管理要传递或联络哪些信息。

1.输入信息2.输出信息

二、办公信息分类

1.按信息功用划分

1.公文传递信息，如拟文、发文、收文、批文等

2.管理决策服务信息；3.情报性信息

2.按信息载体划分

1.数据2.文字3.图形、图像信息4.声音信息5.软件信息

3.按信息来源划分

1.内源信息2.外源信息

是办公室管理必须处理的双向信息流。

4.按信息传递方法划分

1.上行信息2.下行信息3.平行信息

三、行政办公室管理服务范围

1.支持性信息服务2.信息直接服务

3.办公室通讯服务4.信息工作服务

第二节办公室通讯联系服务

一、口头通讯联系服务

办公联系形式：

1.口头联系2.书面形式3.人机自动化联系

人际沟通：

办公室信息交流的口头联系，实际上应是双向的；

口头沟通有助于发挥激励工作人员的作用。

二、办公室书面通讯服务

书面联系是办公室联系（或通讯）系统的核心

内部书面联系：

1.办公用便签2.工作报告3.指示与请示文件4.业务指导通讯书面联系。

外部书面联系：

1.传统的书面媒体2.现代化通讯媒体

第三节办公室书面通讯与文字处理

文字处理系统是由人员、机器设备和程序三种要素构成的，而人员是首要的条件。

第四节办公室邮递业务管理

1.收到邮件的流程：

启封—查阅处理—分检—送交管理或承办部门。

一般要求在收件后一小时内送出。

2.发出邮件流程：

打印-校对-填写发文地址-装封-区分-包装-加固-发出。

3.内部邮件：

分检—送办。

第十章现代办公室电子通讯与设备

第一节电子通讯概述

1.有线传送媒体

2.光导纤维传送方式（光纤）

3.微波通讯：

信息传送距离短，大约为25英里。

4.红外线传送：

传送距离比微波还短，仅限于几百米左右。

5.激光传送：

传送范围一般为15英里左右，特点：

保密程度极高。

6.无线电通讯：

传送距离为10英里左右。

7.卫星通讯

第二节电话与电话系统

长途直播号码由三部分组成：

1.为长途字冠号“0”，见0拨长途局；

2.为长途区号3.为被呼叫用户的本号。

第三节电子邮政系统

塞缪尔和英尔斯两人最早使用电报作为通讯的工具。

电子邮政系统分两类：

1.计算机化的邮政系统：

主要依靠大小网络构成的基本电子邮政系统。

2.非计算机化邮政系统：

各种类型的传真设备为主。

信息传送方式：

1.同步传送2.异步传送3.双同步传送

第四节计算机网络通讯系统

局域网：

指一个小区内的计算机互连的通信网络。

如一个建筑物、一个校园、一个工厂等

广域网：

或称远程网络，就是把区域扩大了的计算机网络，如全省、全国、全世界。

第六节数据通讯系统

数据传递通过一定的通讯设备，将需要发出的数据信息传送到接收端，属单纯的通讯联系过程，是通讯传递的一种形式。

二、数据通讯系统的构成

基本构成要素：

1.输入数据系统

2.数据转换系统

3.数据处理系统