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1.会议记录要求做到()。
A、生动B、准确C、完整D、概括
9.会议策划方案一般包括会议为( )。
(A)议程 (B)筹备方案
(C)预算方案 (D)日程
1、天地公司秘书钟苗在编制会议议程表时,应考虑的因素有(BD、)。
(A)与会人员的要求(B)将同类问题集中排列
(C)将保密性强的议题安排在前面(D)公司章程对会议议程的规定
3、选择适当的会议地点应考虑(ABCD)。
(A)离上司和与会者均较近的地方(B)有充足停车位的地方
(C)设备齐全的地方(D)租借成本合理的地方
5、秘书钟苗在座会议记录时,必须做好的工作是(ABCD)。
(A)准备好记录用的笔和纸(B)准备好与会人员的座次表
(C)准备好会议文件(D)准备好磁带
106.会议信息的收集要力求(ABC
)。
(A)全面(B)真实(C)及时(D)重点突出
1、确定会场大小需考虑的主要因素是会议的(AD)。
(A)规模(B)主题(C)级别(D)时间
78、会议名称应当根据会议的(AB)来确定。
(A)主题(B)类型(C)规模(D)费用
79、会议记录应(BCD、)。
(A)将会议内容一字不漏地记录下来
(B)长期保存(C)由专人负责保管(D)统一编号
80、秘书编发会议信息用于新闻报道应注意(ABC)。
(A)准确(B)保密(C)内外有别(D)灵活
三、简答题(每题10分,共30分)
(一)怎样确定会议主题与议题
会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。
确定主题的主要方法:
一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。
议题是对会议主题的细化。
(二)怎样确定会议名称?
会议名称要拟得妥当,名实相符。
会名不宜太长,但也不能乱简化。
会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成,如“中国共产党第十五次全国代表大会”,其中“中国共产党”即组织名称,也可称单位;“第十五次全国代表大会”即会议内容。
有的会议名称由单位、年度、内容构成,如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。
有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。
如“2002年
1.2010年广东省高职类文秘专业协作委员会年会将于12月召开,请你思考在年会选择会议地点时应考虑哪些因素?
第一、应根据不同的会议类型来选地点。
如:
国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大因素,一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议,应选择富有专业特征的城乡地区召开,以便结合现场考察。
假如,棉花种植会议到深圳去开,钢铁生产会议到青岛去开,就不可理喻了。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。
会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方,以免受到干扰。
第二、应考虑交通便利
会场位置必须让领导和与会者方便前往。
一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。
第三、会场的大小应与会议规模相符。
一般来说,每人平均应有2~3平方米的活动空间比较适宜。
同时应考虑会议时间的长短,时间长的会议,场地不妨大些。
第四、场地要有良好的设备配置。
桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。
同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备,如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
第五、场地应不受外界干扰。
应尽量避开闹市区。
同时,“外界干扰”还包括室外的各种噪音,打进会场的电话,以及来访和参观等。
因此在场外应挂起“会议正在进行中,谢绝参观”的牌子,并要求关闭所有的手机。
会场内部也应具有良好的隔音设备,以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。
第七、场地租借的费用必须合理。
案例一:
“时装秀”方案
某服装集团为了开拓夏季服装市场,拟召开一个服装展示会,推出一批夏季新款时装。
秘书小李拟了一个方案,内容如下:
1.会议名称:
“2002XX服装集团夏季时装秀”。
2.参加会议人员:
上级主管部门领导2人;行业协会代表3人;全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人;主办方领导及工作人员20名。
另请模特公司服装表演队若干人。
3.会议主持人:
XX集团公司负责销售工作的副总经理。
4.会议时间:
2002年5月18日上午9点30至11点。
5.会议程序:
来宾签到,发调查表。
展示会开幕、上级领导讲话。
时装表演。
展示活动闭幕、收调查表,发纪念品。
6.会议文件:
会议通知、邀请函、请柬。
签到表、产品意见调查表。
服装集团产品介绍资料。
订货意向书、购销合同
7.会址:
服装集团小礼堂。
8.会场布置:
蓝色背景帷幕,中心挂服装品牌标识,上方挂展示会标题横幅。
搭设T型服装表演台,安排来宾围绕就座。
会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9.会议用品:
纸、笔等文具。
饮料。
照明灯、音响设备、背景音乐资料。
足够的椅子。
纪念品(每人发XX服装集团生产的T恤衫1件)
10.会务工作:
安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。
安排交通车接送来宾。
展示会后安排工作午餐。
分析:
从秘书小李拟制的这份方案,可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。
一个好的会议方案,应该是科学、详尽、可行的。
会议方案的制定要求高,需要秘书人员不断积累经验,认真细致地做好。
小李的方案还有一些需要改进的地方:
1.会议名称不能使用口语,应该用正规的书面语。
“时装秀”应改为“时装展示会”。
2.展示会的目的是打响品牌、开拓市场,应请新闻媒体记者到会报道,以扩大影响。
3.会议地点不应设在xx服装集团内部,这既不方便来宾,也起不到扩大影响的效果。
应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。
4.会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。
二、便条(20分)
钟苗:
我们将在8月15日召开客户咨询联谊会,请你列出发送会议通知应注意的问题,并拟写一份带回执的会议通知。
参考答案及评分标准:
发会议通知应注意:
1、检查所有的通知中是否已附上了会议日程,然后再封口。
2、检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全,有无错寄、漏寄。
3、如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点,应附上一张简明的交通路线图。
会议通知邀请函
尊敬的客户:
为了进一步加强与贵公司的协作关系,听取客户对我公司产品和服务的意见,我公司拟于2005年8月15日上午9点至下午5点在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。
敬请回复并光临。
附:
会议日程及路线图
天地公司(印章)
X年X月X日
回执
请于7月30日以前将回执寄至:
北京市朝阳区天地公司大厦行政部钟苗。
邮编(略)、电话(略)。
口我公司参加此次会议,参加人数:
口我公司不能参加此次会议。
姓名:
公司:
评分标准:
注意事项能写出两点以上合理内容的给满分4分,共计10分。
回执拟写:
回执包括了公司地址、邮编、电话、接受人的给2分。
有落款署名的给2分。
B:
】
四、
1、答:
(1)会议的名称;
(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;
(3)日期、时间(开始到结束的预定时刻);
(4)地点:
(具体在几号楼几号会议室);
(5)议题(或者议事日程);
(6)主办者的联络处、电话号码等;
(7)开会所在地,建筑物名称、几楼、电话号码9必要时可附上地图);
(8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料等。
五、
1、
(1)请租赁公司告知送货员的联系方法,想办法联系送货员;
(2)如果联系不到送货员,向总经理汇报,请求该如何办;
(3)马上向总经理报告,不得擅自决定调整会议议程;
(4)得到总经理指示,可否把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时?
(5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台);
(6)召开大型会议,各种准备工作,包括音响、电子类装置应至少提前一天安排;
(7)租借会议厅应全面考察内外部环境和设施,包括噪音、停车场等问题;
(8)不能仅凭电话联系,应实地查看;
(9)重要设备应考虑备用(或两套方案)