商务接待和企业活动规范管理办法(终稿)Word格式.doc
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3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。
对各项商务接待费用实行预算管理,由总经办经理根据核定的预算严格控制使用,商务接待费用原则上不得超过限额,如需追加预算,由总经办负责人另行审批。
五、商务接待职责与分工
1、接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的意义。
各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。
2、接待内容包括:
交通安排、住宿、餐饮、接待、洽谈、参观介绍、行程安排及招待服务等。
分工如下:
①总经办行政文员:
负责来宾交通、住宿工作;
②秘书:
负责来宾行程安排、餐饮、接待、参观介绍、洽谈并陪同始终;
③前台文员:
协助行政文员完成交通安排,协助秘书完成餐饮接待、商务宴请工作;
④总经办经理对接待工作负有全面责任;
⑤来宾工作对接相关部门全力配合并派专人全程陪同。
六、商务接待流程与计划
公司高层
下达接待任务
总经办经理
接收并安排接待工作
相关部门
协助总经办工作
行政文员
安排交通、住宿等
秘书
安排行程、餐饮等,全程陪同至结束。
1、总经办经理在接到公司领导通知或相关部门来访预约任务时,应了解来宾基本情况:
来宾单位、来宾职务、来访具体时间、来访人员联系人和联系方式、本地逗留日期、目的,并下达接待任务给总经办秘书。
2、总经办秘书主动接洽来宾联系人,确认来访人员详细信息,包括来访人数;
主要成员姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族(在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯)、是否需要订房、订票、接送等。
秘书根据来宾情况及时向经理汇报,确定我方接待规格及参与人员,并制定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。
在这基础上填写《商务接待申请表》,此外,还应告知我方联系人姓名和联系方式。
并按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、总经办行政人事助理根据情况提前预定车票、机票以及酒店,并将相关信息告知秘书,以便秘书及时反馈给来宾。
4、总经办秘书根据来宾情况合理安排接待标准;
并在酒店房间内准备相关资料、茶水等。
根据计划、安排来宾游览路线、购物、娱乐项目等。
6、前台文员根据情况提前安排好接待所需车辆并告知总经办秘书,负责接待任务的司机须保证车辆清洁和安全性能的良好。
司机车辆听从总经办经理和秘书协调安排,统一调度。
7、特殊会议,总经办须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。
七、接待经费
公司所有商务接待费用均由总经办秘书负责报销和借支。
总经办秘书根据接待计划提前申请借支单,按照借支流程走审批;
接待完成后15个工作日内,完成经费报销流程。
若在接待中产生无发票的接待费用,取得总经办经理和财务人员同意后,可使用其他发票替代。
八、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。
第二章企业活动
一、定义解释:
企业活动就指由企业或公司名义组织的各种各样形式的活动,如排号活动、开盘活动、培训会议、接待活动、趣味活动、年会、集体聚会、户外拓展等。
二、活动分级
1、公司层面
2、部门层面
三、适用范围
全体在职员工
四、活动计划与流程
发起部门拟定活动计划和活动流程,并提前发出通知,所有在职员工配合计划的完成。
计划中,有安排工作的员工,全力配合发起部门做好工作;
若计划中,无工作安排,均视为后勤保障人员,配合整个计划的安排和调度。
活动流程按拟定方案执行。
发起部门提前告知相关部门或个人活动计划与流程,以便相关部门或个人提前做好配合准备工作。
第三章考核
一、考核方式
1、公司层面活动
员工一次缺勤,扣当月绩效15分,年度绩效考5分。
2、部门层面、其他部门或公司
员工一次缺勤,扣当月绩效10分,年度绩效扣3分。
3、员工若因病缺勤,填写《员工请假单》,部门经理和人事部批示“事假”,按照事假标准扣当月考勤;
员工若因事缺勤,填写《员工请假单》,部门经理和人事部批示“旷工”,按旷工标准扣当月考勤,并计入当月绩效考核。
二、附则
1、附《商务接待申请表》和商务接待中的座次安排(图)。
2、本办法最终解释权归总经办所有。
三、备注
总经办
二O一四年五月十二日
附件1
商务接待申请表
申请部门:
负责人:
1、客人信息:
姓名
单位
职务
电话
2、接待时间:
年月日至年月日共日
3、接待事由:
4、洽谈参加人员:
5、陪同人员:
6、招待项目:
□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它:
7、其它要求:
8、接待经费预算:
元,(大写:
)
部门
主管
分管副总
总经理
董事长
附件2
商务接待中的座次安排
(一)、关于会议主席台座次的安排
l主席台人数为奇数时
l主席台人数为偶数时
(二)、关于宴席座次的安排
宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。
以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。
l中餐桌
l西餐桌
(三)、仪式的座次安排
签字双方主人在左边,客人在主人的右边。
双方其他人数一般对等,按主客左右排列。
(四)、关于乘车的座次安排
小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边。
(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。
中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。
l乘车座次安排
(五)、合影座次安排与主席台安排相同。
会议座位安排
l长条桌
注:
A为上级领导,B为主方席
l沙发室
l与外宾会谈
注:
A为主方,B为客方
l与上级领导座谈
A为上级领导,B为主方领导
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