监理项目资料档案管理作业指导书.doc
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监理项目资料档案管理作业指导书JKJL/C—22—2003
上海市建筑科学研究院建设工程咨询监理部
ConstructionEngineeringConsultingSupervisionDepartment
ShanghaiResearchInstituteofBuildingSciences
监理项目资料档案管理
作业指导书
版本号：
JKJL/C-22-2003
编写人：
林铧
审核人：
批准人：
批准日期：
发放号：
受控状态：
（印章）
2003.6.15批准2003.6.15实施
目录
1．总则．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．
（2）
2．引用标准．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．
（2）
3．档案管理职责．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．
（2）
4．项目档案的编制．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．（3）
5．项目档案的验收．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．（6）
6．项目档案的报送．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．（6）
7．项目档案的保存．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．（7）
1. 总则
1.1监理项目资料档案管理作业指导书规定了建设监理资料的档案管理职责和档案编制、验收和报送的程序和方法；
1.2监理项目资料档案管理作业指导书适用于建科院监理部各监理项目部对监理资料档案的收集、编制、验收、报送和保存管理工作；
1.3监理项目资料档案的范围系指在工程项目建设监理工作过程中形成的具有保存价值的工程管理；工程检查和工程总结资料、工程声像资料以及电子文件。
上述内容以下简称为档案。
1.4本作业指导收由监理部负责编制、发布并解释。
经监理部总工程师批准后正式实施。
2. 引用标准
2.1《中华人民共和国档案法》（1996年修正）；
2.2《上海市档案案例》（1997年修正）；
2.3《城市建设档案管理规定》（建设部令61号、90号）；
2.4《上海市城市建设档案管理暂行办法》（1995年）；
2.5《建设工程文件归档整理规范》GB／T50328-2001
2.6《建设工程监理规范》GB50319-2000
2.7《上海市建筑科学研究院档案管理规章制度》（1998年）；
2.8监理部现行有效的质量管理体系文件。
3. 档案管理职责
3.1档案管理工作按照“统一领导、分级管理”的原则进行网络化管理；
3.2监理部工程技术部负责并对监理项目部按照本作业指导书的各项规定实施监理项目资料档案归档工作进行业务上的指导工作；对大型项目档案的完整性、合格性与准确性进行验收检查；并负责对监理部档案室的建设和管理工作；
3.3各监理项目经理部应配置和建立档案资料所需的设备和材料和配备经过培训，掌握档案编制要求的档案管理人员；指导和协助监理项目部进行建档工作；并对中小型项目档案的完整性、合格性与准确性进行验收检查，确保项目资料档案及时归档；
3.4监理项目资料档案实行总监理工程师负责制；
3.4.1在工程开始时，总监应指定专人负责对监理项目资料的保管和汇总工作；
3.4.2在监理工作实施过程中，各专业监理工程师应各自负责收集、整理与本专业有关的资料，项目部应按《监理信息管理作业指导书》的要求，及时对相关资料进行处理、编码和存档；
3.4.3在工程项目完成后，在通过竣工验收后一个月内，由总监负责检查资料的完整性，并按本作业指导书的要求整理装订成册，报送项经部或工程技术部验收核准。
4. 项目档案的编制
4.1 档案编制内容
4.1.1监理项目的资料档案的编制内容及分卷要求应按“附件一”执行。
4.1.2小型监理项目的资料档案也可按如下内容及分卷要求进行编制：
第一卷
l招投标文件，中标通知书、建设工程施工监理登记证
l工程建设监理委托合同
l总监理工程师任命书、总监代表授权书
l监理大纲
l监理规划
l监理细则
第二卷
l《建设工程监理规范》规定的A类表资料★
第三卷
l《建设工程监理规范》规定的B类表资料★
第四卷
l《建设工程监理规范》规定的C类表资料★
第五卷
l监理月报
第六卷
l监理日记
第七卷
l监理实测实量、旁站、见证、平行检测和测量复核资料
第八卷
l会议纪要及工程建设各方往来函件
第九卷
l分部、分项工程质量评估报告
l单位工程质量评估报告
l监理单位工程质量合格证明书
l监理工作总结报告
l监理业务手册
其中：
1．《建设工程监理规范》规定的A类表资料归档必须包括：
工程开工、停工和复工报审；施工方案和施工组织设计报审；施工进度报审、工程款支付审核和监理工程师通知回复等资料；
2．《建设工程监理规范》规定的B类表资料归档必须包括：
监理工程师通知单、工程暂停令、质量事故报告及处理意见、工程款支付证书、工程最终延期审批表、费用最终审批表、合同争议、违约报告及处理意见和合同变更材料。
3．《建设工程监理规范》规定的C类表资料归档必须包括：
监理工作联系单。
4．会议纪要必须包括：
图纸会审、设计交底、工程例会和专题会议等。
4.1.3档案必须真实、准确地反映工程建设过程中监理工作的实际情况，并按监理工作程序进行分类、整理和编目，要求做到完整、准确和责任各方签证完备；
4.1.4档案应字迹清楚、图样清晰、图表整洁和签字盖章手续完备；
4.1.5档案应使用原件，并且应按监理部受控文件的要求经检验为合格的文件资料。
如确需使用复印件的应加盖项目部章，并注明原件存放处。
4.2 档案编制规定
4.2.1 文件资料的排列与组卷
a）按先批复后请示，先报审后文件，先正文后附件，先文字材料后附图的要求组卷；
b）监理工作管理性文件资料按时间顺序组卷；
c）监理工作过程性文件资料按编号顺序组卷，复杂大型工程可按单位工程分别组卷；
d）监理工作总结性文件资料按时间顺序组卷。
4.2.2 文件资料的规格尺寸
文件资料的幅面规格尺寸为16开或4号图纸（297´210mm），同一卷内要求同样规格；纸张应采用能够长期保存的韧力在、耐久性强的纸张。
文件左边与上边靠齐，文件的左边应留有2.5厘米的装订距离。
4.2.3 文件资料的立卷及装订
a）文件资料立卷厚度不得超过40mm，立卷时要标明页号（正面标在右下角，背面标在左上角，案卷封面、卷内目录、卷内备考表和空白页不标页号）。
每卷单独编号，页号从“1”开始；
b）文件资料必须用线装订（卷面的上边与左侧为齐整部位），装订时应去除金属物，并装入档案盒；
c）装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用。
4.2.4 案卷、案卷号、编制说明以及索引目录的编写要求（所有内容的填写均使用黑色碳素墨水笔）
a）每个案卷必须按标准化、规范化的要求填写卷内目录、案卷封面、备考表及档案盒封面（见附表三、四、五）；
b）案卷号（档案号）由档案分类代码、归档年度、项目编码代号、归档类别代号和案卷顺序号组成，具体说明如下：
XX——XX——XX——XXX——XX
案卷顺序号
归档项目顺序代号
项目编码代号
归档年度
档案分类代码
l案卷分类代码：
第一位为L代表监理档案；X代表声像档案；D代表电子文件档案，第二位为1代表纵向档案。
l归档年度：
取归档年份的最后二位数字。
l项目编码代号：
第一位为L代表监理咨询部，第二位为项经部代码，1~6代表第一至第五项经部和市政项经部。
l归档项目顺序代号：
为至001开始的流水顺序号。
l案卷顺序号：
为至01开始的流水顺序号。
4.2.5 档案编制说明的内容
编制说明的内容包括监理工作档案的概况、案卷号和工程项目的简要说明，以及其他需要说明的内容。
4.2.6 索引目录卷的编制
档案需编制索引目录卷为零零卷，不列入总卷数内，索引目录卷由编制说明、案卷目录及各卷卷内目录组成。
4.3 声像档案的编制
4.3.1重大工程及建筑面积大于3000平方米的建设工程的监理项目应按要求建立音像资料档案，并进行归档，音像资料档案可分为照片和录像二项，其归档内容如下：
a）反映工程项目原地物、地貌及建成后的建（构）筑物的照片和录像；
b）反映工程项目施工主要过程，关键工序质量的照片和录像；
c）反映监理工作开展、组织工作的照片和录像；
d）有关领导来监理项目部或施工现场检查、指导工作所拍摄的照片、录像。
4.3.2在归档时拍摄的照片、录像应分别表明拍摄时间、拍摄地点、简要说明、拍摄者，录像还应表明放像用时间，应将底片、盘带全部归档、统一编目。
4.3.3音像资料必须图像清晰、声音清楚，并按专题内容和拍摄时间进行排序和归档。
4.4 电子文件档案的编制
4.4.1监理项目部使用计算机或使用监理软件或各种辅助性管理软件开展监理文件编制和管理工作的，应将监理过程中产生的电子文件进行归档。
归档时应按电子文件的性质确定具体分类、编目规则。
4.4.2电子文件应刻录在不可擦的光盘上进行归档。
5. 项目档案的验收
5.1监理项目资料档案编制完成后应及时报请相关人员进行项目档案验收工作。
5.2中、小型监理项目的档案应由项目总监、项经部档案主管人员、项经部主任工程师进行档案验收工作；大型监理项目的档案应由项目总监、项经部档案主管人员、项经部主任工程师、总师室档案主管人员、总师室副总工程师一起进行档案验收工作。
5.3项目档案的验收工作应在项目通过竣工验收三个月内完成档案验收工作。
5.4项目档案的验收工作采用表格打分法进行，满分100分，合格分为80％的得分率（见附表二），多人参加验收应分别打分，以平均分值计算，档案验收考核分值将计入监理部对项经部和项目总监年度工作考核中。
6.项目档案的报送
6.1监理费用在50万元以上的大、中型监理项目其经验收合格的项目档案应由各项经部档案管理人员在工程项目竣工后三个月内向建科院档案科进行报送和移交，档案存放于建科院档案科，同时按有关规定办理交接手续，有院档案科签发“档案移交（接收）清单”（见附表六）。
项目总监取得移交清单后交项经部和工程技术部备案。
6.2监理费用在50万元以下的小型监理项目其经验收合格的项目档案应由各项经部档案管理人员及时向建科院监理部工程技术部进行报送和移交，档案存放于监理部档案室，同时按有关规定办理交接手续。
由工程技术部签发“监理项目档案移交清单”（见附表七）。
7.项目档案的保存
7.1项目档案为监理部内部资料，保管期限为长期（保存期限等于该工程的
使用寿命）。
7.2监理部建立档案室保存项目档案，由监理部档案管理员负责档案室的日常管理工作。
7.3监理部档案室应按规定保持适宜的储藏环境，应避光、防虫、防蛀，室内温度控制在摄氏14－24度、室内湿度控制在40％－60％。
7.4项目档案的借阅工作应按监理部受控文件的管理要求进行。
7.5项目档案的销毁应获得监理部总工程师的书面同意。
附表一
监理项目资料档案归档内容及分卷目录
类别
案卷号
内容名称
备注
监理工作
管理性文件
第一卷
1．招投标文件，中标通知书、建设工程施工监理登记表
t
2．工程建设监理委托合同
t
3．总监理工程师任命书、总监代表授权书
t
4．监理大纲
t
5．监理规划
t
6．监理细则
t
监理工作
过程性文件
第二卷
1．《建设工程监理规范》规定的A类表资料★
t
第三卷
2．《建设工程监理规范》规定的B类表资料★
t
第四卷
3．《建设工程监理规范》规定的C类表资料★
t
第五卷
4．监理月报
t
第六卷
5．监理日记
t
第七卷
6．监理实测实量、旁站、见证、平行检测和测量复核资料
t
第八卷
7．监理会议纪要及工程建设各方往来函件
t
监理工作
总结性文件
第九卷
1．分项、分部工程质量验收记录和质量评估报告
t
2．单位工程质量验收记录和质量评估报告
t
3．监理单位工程质量合格证明书
t
4．监理工作总结报告
t
5．监理业务手册
t
6．其他有参考价值的资料
影像资料
第十卷
1．照片资料
t
2．录像资料
电子文件
第十一卷
1.图像文件
2.数据文件
3.文本文件
注：
1.上表中注明“t”的为必须归档的监理项目资料，每个项目归档时不得遗漏；
2.注”★”的归档内容参见本作业指导书第4.1.2条规定;
3.第九卷”其他有参考价值的资料”：
项目总监理工程师应根据工程建设监理实际情况，保留建设单位、设计单位和施工单位编制的具有工程项目建设管理参考价值的文件和资料。
附表二
监理项目资料档案验收表
项目名称
监理项目许可证
项目总监
项目类型
建设单位
项目等级
设计单位
开工日期
施工单位
竣工日期
总卷数
文件（卷）
声像电子（盒、册）
检查内容
标准
扣分
得分
监理工作
管理性文件
1.管理性文件内容收集齐全、系统和完整
10
2.监理大纲、监理规划、监理细则结构齐全、内容完整
5
监理工作
过程性文件
3.过程性文件内容收集齐全、系统和完整
10
4.监理月报、监理日记记述清晰完整无缺漏
5
5.往来函件、会议纪要内容完整、准确
5
6.监理实测实量、旁站、见证、平行检测和测量复核资料真实、齐全和准确
5
7.工程检测资料、工程量、工期和价款审核资料真实、手续完备
5
监理工作
总结性文件
8.总结性文件内容收集齐全、系统和完整
5
9.工程质量评估报告、工程竣工验收报告、监理工作总结报告结构齐全、内容完整
10
监理工作声像、电子资料
10.声像资料和电子文件档案收集齐全、标识完整
10
监理档案
整体质量
11.组卷帧装规范、案卷排列合理、目录、封面字迹工整、无错漏
10
12.监理项目资料档案内容真实、准确地反映工程项目建设监理工作实际情况
10
13.档案资料的形成、来源符合实际，单位和责任人员签章手续完备
10
累计分
100
验收意见：
验收人员签字：
验收日期：
注：
1.评分、打分原则（得分率）很好100%，好80%，一般60%，差60%以下。
2.经评分小于80％得分率的，应进行整改。
附表三
档号
档案馆（室）号
缩微号
案卷题名
编制单位
编制日期
保管期限
密级
附表四
卷内目录
序号
文件
编号
责任者
文件题名
日期
页次
备注
注：
1.序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯文字从1依次标注；
2.文件编号：
填写文件原有的文号或图号；
3.责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者；
4.文件题名：
填写文件标题的全称；
5.日期：
填写文件形成标题的全称；
6.页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
“卷内目录”排列在卷内文件首页之前。
附表五
卷内备考表
说明：
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
注：
1.卷内备考表：
主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明；
2.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
附表六
档案移交（接收）清单
案卷
目录号
案卷目录题名
或组织机构名称
所属
年度
移交（接收）日期
移交（接收）原因
备注
移交人:
（签字）接收人:
（签字）
附表七
监理项目档案移交清单
项目名称：
总监理工程师：
案卷
目录号
案卷目录题名
所属
项经部
移交日期
移交原因
备注
注:
本表一式三份,项目总监、项经部、工程技术部各留存一份
移交人:
（签字）接收人:
（签字）
监理部档案管理员:
（签字）日期:
14
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